FreshMail.pl

Kluczowe
wskaźniki efektywności

„Dzisiaj był bardzo dobry dzień, ale jutro musimy zrobić więcej…” – to pułapka, w którą często sami wpadamy, kiedy nie podpieramy naszej pracy wynikami. Co to znaczy więcej? Ile dzisiaj zrobiliśmy? O ile więcej ma być jutro? To podstawowe pytania, które rodzą się w naszych głowach po takim stwierdzeniu, a nie zapytaliśmy jeszcze o sedno sprawy.

Czy to co robimy jest w ogóle istotne?

Każdy z nas dysponuje dokładnie taką samą ilością czasu każdego dnia, a to w jaki sposób go wykorzystamy zależy tyko i wyłącznie od nas samych. Warto jednak wiedzieć, że czasem jedno wykonane zadanie przybliży nas do celu bardziej niż wykonanie 10 innych.

No właśnie… do celu. Peter Drucker powiedział kiedyś, że jeśli nie mamy określonego celu – każda droga nas do niego doprowadzi. Pracujemy wtedy dla samej pracy, a nie dla jej owoców. Czy znasz zatem cele wasze organizacji? Jej misję, wizję, strategię? Czy wiesz, jaką drogą do nich dotrzeć? Czy poruszasz się z odpowiednim tempem? W jaki sposób możesz się o tym dowiedzieć? W jaki sposób przekazać tę wiedzę dalej w organizacji? W jaki sposób powiązać tę drogę z codziennymi obowiązkami?

KPI – Kluczowe wskaźniki efektywności

Przekucie podstawowych założeń strategicznych organizacji na wymierne cele jest procesem żmudnym oraz skomplikowanym. Odbywa się za zamkniętymi drzwiami, w gronie najwyższego kierownictwa. Ludzi tych najczęściej da się zmieścić w jednym pomieszczeniu. Determinacja oraz zaangażowanie pozwalają im każdego dnia realizować działania w kierunku osiągnięcia założonego celu.

To bardzo istotne, aby cała organizacja zmierzała w jednym kierunku. Co więc z pozostałymi członkami organizacji? Co z dziesiątkami, setkami, a czasem tysiącami pracowników, którzy każdego dnia przychodzą do pracy, aby sumiennie wykonywać swoje obowiązki?

Zbudowanie jasnego oraz jednoznacznego sposobu komunikacji celów oraz stopnia ich realizacji to wielkie wyzwanie. Co nam z zaangażowania najwyższego kierownictwa, które opracowało najbardziej spektakularny plan, jeśli cała załoga słyszy tylko „Dzisiaj był bardzo dobry dzień, ale jutro musimy zrobić więcej…”.

Z pomocą przychodzą nam wskaźniki – i to nie byle jakie, bo KPI – (Key performance indicators) – kluczowe wskaźniki efektywności. Ale czy na pewno?

Wiele firm do jednego worka zwanego KPI wrzuca nie tylko wskaźniki efektywności (PI), ale również wskaźniki rezultatu (RI). Czym różnią się te 2 pojęcia? Odpowiedź jest bardzo prosta:

RI – Result Indicators – Wskaźniki Rezultatu

Wskaźniki rezultatu (RI) to podsumowanie szeregu działań, których wynikiem jest osiągnięcie konkretnego rezultatu. Dają klarowny obraz informujący, czy nasza firma zmierza w obranym przez siebie kierunku.

Przykładem wskaźników rezultatu są wszystkie wskaźniki finansowe. Wynik finansowy zawsze jest wynikiem pewnych działań. Sprzedaż, logistyka, produkcja, jakość – to jedynie część działów, których działania wpływają na końcowy rezultat finansowy. RI nie obrazują wysiłku poniesionego przez poszczególne jednostki w firmie, aby ten rezultat osiągnąć.

PI – Performance Indicators – Wskaźniki Efektywności

Wskaźniki efektywności (PI) to wskaźniki niefinansowe, które można odnieść do działania poszczególnych jednostek / zespołów w firmie.

Przykładem wskaźników efektywności są wszystkie działania, na które pośrednio lub bezpośrednio mają wpływ poszczególne zespoły funkcyjne.

Zarówno z RI jak i PI możemy wyznaczyć takie, które w nieporównywalnie większym stopniu odzwierciedlają ich istotność – i dopiero te będziemy nazywać kluczowymi.

Dlaczego firmom są potrzebne kluczowe wskaźniki efektywności?

Aby zarządzać przedsiębiorstwem złożonym z wielu indywidualności należy posługiwać się wspólnym językiem. Najczęściej wybór pada na język danych, faktów oraz liczb, ponieważ może być on interpretowany jednoznacznie przez wiele zaangażowanych stron.

Wskaźniki jako efekt pomiarów pozwalają nam:

 Dostrzec postępy żmudnej, codziennej pracy,
 Skoncentrować się na tym co naprawdę istotne
 Być obiektywnym
 Podnieść wartość podejmowanych decyzji
 Uzyskać informację zwrotną o podjętych działaniach
 Zaangażować odpowiednie osoby w konkretne działania

Główne korzyści ze stosowania KPI:

 Dostosowanie codziennych czynności do realizowanych przez organizację celów
 Poprawa efektywności działania
 Upełnomocnienie ludzi do zmian – wytworzenie zakresu odpowiedzialności
 Realny wpływ na kondycję firmy

Aby zaprojektować dobre wskaźniki należy przestrzegać podstawowych zasad.

  KPI powinny być:

1. Niefinansowe – istnieje możliwość wyrażenia ich w jednostkach pozafinansowych.
2. Aktualne – mierzone z odpowiednią częstotliwością.
3. Nadzorowane przez zarząd – bezpośrednio na ich podstawie decyzje podejmuje kierownictwo wyższego szczebla.
4. Proste – wszyscy w organizacji wiedzą, w jaki sposób są uzyskiwane oraz co na nie wpływa.
5. Oparte na komórkach zespołowych – są nośnikiem informacji o efektywności pracy poszczególnych zespołów w firmie.
6. Istotne – mają bezpośrednie przełożenie na realizację strategii firmy.
7. Klarowne – są zaprojektowane w taki sposób, aby zespoły miały możliwie jak najmniejszy wpływ na sterowanie nimi.

Ile wskaźników KPI jest nam potrzebnych w firmie?

Jak najwięcej?! Wręcz przeciwnie.

Ilość wskaźników w firmie możemy porównać do deski rozdzielczej naszego samochodu. Znajdują się tam tylko i wyłącznie informacje kluczowe z punktu widzenia kierowcy. Po zapaleniu się pomarańczowej lub czerwonej kontrolki sprawa przekazywana jest do serwisu, gdzie dokonywana jest szczegółowa diagnostyka oraz usunięcie przyczyny źródłowej usterki lub awarii.

Tak samo w firmach produkcyjnych – konkretne oraz niezbędne informacje dla kadry zarządzającej muszą być podane w sposób czytelny oraz przejrzysty tak, aby po pierwszym spojrzeniu można było stwierdzić, jaki jest ich stan i podjąć kluczowe decyzje.

David Parmenter w swojej książce KPI – Kluczowe wskaźniki efektywności Tworzenie, wdrażanie i stosowanie. zaleca zasadę 10/80/10. Jest to górna granica, która pozwala na sprawne zarządzanie w oparciu o wyniki.

0
Kluczowy wskaźnik rezultatu (KRI)
0
Wskaźnik rezultatu (RI) / efektywności (PI)
0
Kluczowy wskaźnik efektywności (KPI)

Wieża wskaźnikowa – jak skutecznie zarządzać wskaźnikami?

Przy tak dużej ilości wskaźników należy mieć świadomość, w jaki sposób są one połączone oraz jakie działania u podstaw mają wpływ na końcowy rezultat naszych działań.

Przykładowo, biorąc pod uwagę kluczowy wskaźnik rezultatu (KRI) – Wartość umów podpisanych z klientami, możemy wyszczególnić szereg działań składających się na jego uzyskanie oraz ich szczegółowy opis z wyszczególnieniem kluczowych:

1. KRI – Wartość umów podpisanych z klientami
2. RI – Ilość zapytań klientów

Te wskaźniki rezultatu podsumowują działania wielu zespołów na wielu płaszczyznach. Nie informują nas o tym, których działań należy wykonywać więcej, a których mniej.

3. PI – Ilość terminowych kontaktów z klientami w celu informacji o interesujących ich publikacjach
4. KPI – Ilość terminowych publikacji na stronie www skierowanych do osób decyzyjnych

Wskaźniki efektywności powinny być bezpośrednio powiązane z poszczególnymi grupami zadaniowymi w organizacji oraz odzwierciedlać efekty ich pracy. Odpowiedzialność jest przypisana do konkretnych osób, które mają realną informację o działaniach u podstaw, które składają się na realizację ogólnej strategii firmy.

KPI – przykłady 

Jak opisałem powyżej, chcąc zaprojektować i wdrożyć system wskaźników w organizacji musimy powiązać je z kluczowymi wskaźnikami rezultatu naszej organizacji. Nie ma uniwersalnych wskaźników KPI, które można skopiować i bezrefleksyjnie stosować w różnych organizacjach. Zawsze należy wyjść od realizowanej strategii. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, w jaki sposób zaprojektować wskaźniki KPI w różnych obszarach odzwierciedlając realne cele firmy.

Obszar

KRI

RI

PI

KPI

Sprzedaż

Przychody netto Miesięczny
poziom przychodów
Liczba spotkań sprzedażowych handlowców Liczba klientów w trakcie procesu ofertowania

Liczba oczekujących na przekazanie po terminie

HR

Poziom satysfakcji pracowników Poziom rotacji kluczowych pracowników Liczba inicjatyw pracowniczych zrealizowanych w terminie

Poziom absencji chorobowej

Liczba zgłaszanych inicjatyw pracowniczych

Liczba wypadków

Liczba pracowników z brakiem szkolenia wprowadzającego powyżej 2 tygodni od rozpoczęcia pracy

Logistyka

Liczba kompletnych oraz terminowych dostaw do kluczowych klientów Liczba kompletnych oraz terminowych dostaw do wszystkich klientów Liczba opóźnionych transportów

Liczba brakujących elementów opóźniających wysyłkę 

Skargi klientów rozpatrzone powyżej 24 godz.

Opóźnione / niekompletne dostawy do kluczowych klientów

Lean

Lead time kluczowej rodziny produktów Średni Lead time

Liczba warsztatów VSM

Liczba szkoleń pracowników

Liczba akcji zrealizowanych w celu osiągnięcia stanu przyszłego

Postęp projektu

Utrzymanie

Ruchu

Liczba i czas awarii kluczowych maszyn Liczba i czas awarii wszystkich maszyn Liczba godzin pracowników przeznaczona na prewencyjne utrzymanie ruchu

Liczba warsztatów TPM na maszynach 

Liczba awarii dłuższych niż … min

Liczba przeglądów maszyn zrealizowanych po terminie

Liczba brakujących części zamiennych na magazynie

Produkcja

Terminowa realizacja planu produkcji Średni czas opóźnienia zleceń

Poziom wykorzystania parku maszynowego

Wyniki audytów 5S

Liczba przestojów maszyn

Liczba bieżących opóźnień planu produkcji

Jakość

Liczba reklamacji kluczowych klientów Liczba wszystkich reklamacji Liczba braków zatrzymanych na produkcji 

Czas odpowiedzi na reklamację klienta

Liczba rozwiązanych przyczyn źródłowych problemów

Liczba opóźnionych raportów A3 

Jak często aktualizować wskaźniki?

Niektóre wskaźniki powinny być monitorowane na bieżąco, inne z częstotliwością co godzinę, jeszcze inne co zmianę lub raz dziennie. Nie ma uniwersalnej recepty na częstotliwość aktualizacji KPI. Jako managerowie musimy pojąć takie decyzje bezpośrednio dla środowiska, w którym się znajdujemy.

Za każdym razem, kiedy widzimy swój wynik mamy szansę podjąć działania korygujące lub standaryzujące i wpłynąć na sytuację, więc aktualizujmy je zatem tak często, jak tylko chcemy mieć możliwość poprawy.

Kto powinien aktualizować wskaźniki?

W dobie przemysłu 4.0 systemy informatyczne dają nam możliwość agregowania, analizy oraz wizualizacji danych jak nigdy wcześniej. Rozwiązania on-line pozwalają na bieżąco śledzić parametry procesów niemal z każdego miejsca na ziemi. Czy zatem nie ma miejsca dla człowieka w tym procesie? Wręcz przeciwnie!

Budując świadomą kulturę ciągłego doskonalenia i zatrudniając pracowników, zatrudniamy nie tylko przysłowiowe „ręce do pracy”, ale i głowy do kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów. Aby skutecznie rozwiązywać te problemy, należy podnieść świadomość ludzi o realnym wpływie na zmianę swojego otoczenia. Upełnomocnienie do aktualizacji wskaźników pozwala im na ich głębokie zrozumienie oraz podjęcie realnych działań związanych z ich poprawą lub stabilizacją.

Pamiętajmy jednak, że prawdziwa odpowiedzialność jest wtedy, kiedy możemy o niej powiedzieć „Ja chcę”, a nie „Ja muszę”.

A ile wskaźników KPI jest w Waszych firmach?

Bibliografia:
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – Tworzenie, wdrażanie i stosowanie”, David Parmenter

Zobacz artykuły dotyczące wizualizacji danych w Excelu:

Wizualizacja danych wydajnościowych

Jak wizualizować dane?

Autor:
Piotr Golonka
Senior Lean Consultant
pgolonka@leanactionplan.pl

Pytanie lub komentarz? Daj nam znać!

Wszystko co tworzymy jest po to, aby pomóc Ci rozwiać się nie tylko w na drodze zawodowej, ale i w życiu prywatnym.

Będę Ci wdzięczny za każdy komentarz. Napisz proszę, czy podobał Ci się ten tekst. A może masz pewne wątpliwości lub zastrzeżenia? Chętnie wdamy się z Wami w dyskusję i odpowiemy na wszystkie pytania.

Mamy do Ciebie jeszcze serdeczną prośbę. Jeśli uważasz ten wpis za wartościowy, to podziel się nim ze znajomymi, którym mógłby pomóc sprawniej realizować swoje cele prywatne lub zawodowe.

Pamiętaj –  Pracujmy mądrzej, a nie więcej.

PLIKI DO POBRANIA

WYKORZYSTAJ GOTOWE SZABLONY ZBIERANIA I WIZUALIZOWANIA DANYCH DO TWORZENIA KLUCZOWYCH WSKAŹNIKÓW EFEKTYWNOŚCI:

Sprawdź, które szablony przydadzą się w Twojej firmie.

     ZOBACZ WIĘCEJ:

2018-06-26T16:25:29+00:00

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o

Spokojnie, jestem tutaj, żebyś nie przegapił czegoś ważnego.

Informacja o gotowych do użycia plikach Excel, szablonach wykresów i prezentacji, raportach w formie pdf, zupełnie za darmo, prosto na Twoją skrzynkę.

Chcę otrzymywać wiadomości (w każdej chwili możesz zrezygnować).

FreshMail.pl
 

Potrzebujesz więcej informacji?

Wartościowe artykuły i gotowe do użycia pliki bezpośrednio na skrzynkę e-mailową?    

FreshMail.pl