FreshMail.pl

Zarządzanie procesami – wkaźniki

Cel:

wdrożenie  narzędzia

zarządzanie procesami

wskaźnikowanie

  1. Proces
  2. Zarządzanie procesami
  3. Definiowanie procesów oraz ich przepływów
  4. Wskaźniki
  5. Praca ze wskaźnikami

Procesy są elementem każdej firmy. Można powiedzieć, że firma to system połączonych ze sobą procesów, które są od siebie zależne. Każdy, kto kieruje działaniami firmy, powinien znać złożoność procesów i ich zależności między sobą, aby móc efektywnie analizować napotkane sytuacje. Działaniem, które pozwala na przejście całej firmy na myślenie procesowe jest wdrożenie narzędzia.

Zarządzania procesami, którego efektem jest:

  • stworzenie ustrukturyzowanej formy przepływu procesów
  • określenie ich wpływu na główne oraz poboczne wyniki firmy
  • określenie wskaźników, które pozwolą nam cyklicznie monitorować efektywność funkcjonowania.

Elementem, który jest niezbędny do wdrażania każdego narzędzia jest potrzeba oraz poparcie wyższego kierownictwa.  Gdy już je mamy, możemy przejść do następnych etapów.

Plan:

Pierwszym działaniem podejmowanym w tym etapie było, wybranie Lidera danego Narzędzia. Dzięki temu narzędzie będzie „żyło” po zakończeniu działań wdrożeniowych. Osoba, którą mianowaliśmy na stanowisko, mogła myśleć i oswajać się ze swoją przyszłą funkcją.

Etap planowania rozpoczął się szkoleniem z Zarządzania Procesami. Jego celem jest zapoznanie uczestników z koncepcją, aby umożliwić efektywną pracę na warsztatach. Przeważnie są to działy takie jak: sprzedaż, zakupy, produkcja, logistyka, HR, etc.

Do:

Następną częścią warsztatów było definiowanie klientów w całej firmie. Przeważnie są to działy takie jak: sprzedaż, zakupy, produkcja, logistyka, HR, etc.

Mapa strumienia wartości – makro

KLIENT  WYMAGANIA

KLIENT  ZADOWOLENIE

Gdy już je określiliśmy, mogliśmy przystąpić do definiowania procesów w nich występujących. Dzięki temu dowiedzieliśmy się jakie procesy zachodzą w  poszczególnych działach.

Gdy już zakończyliśmy poprzedni krok, umożliwiło to przystąpienie do analizy ich wpływu na kluczowe kategorie firmy oraz dojrzałości. Dzięki temu określiliśmy sobie priorytety procesów optymalizacji.

    KRYTERIA OCENY  
    JAKOŚĆ TERMINOWOŚĆ DOSTAW FINANSE  
DZIAŁ PROCESY WŁAŚCICIEL 20% 30% 50% WAŻNOŚĆ
            60,0
            60,0
            60,0
            60,0

Na podstawie wcześniej uzyskanych informacji mogliśmy efektywnie przystąpić do określania wież wskaźnikowych oraz wskaźników w nich występujących na podstawie, których mogliśmy weryfikować efektywność funkcjonowania całej firmy, jak i działów w niej występujących.

Następnym etapem było dokładne opisanie każdego działu w firmie SIPOC. Elementami, które były wyszczególnione to Klient, Dostawca, wejście oraz wyjście każdego z działów. Dało nam to szczegółowy opis procesów oraz ich przepływów między sobą.

WIEŻA WSKAŹNIKOWA
 PROCES POZYCJONOWANIE (SEO) PROWADZENIE STRON WWW PROWADZENIE FANPAGE SPOTKANIA SPRZEDAŻOWE  OFERTOWANIE
WSKAŹNIK POZYCJE Z KLUCZOWYCH WEJŚCIA ODRZUCENIA ILOŚĆ WYRZUCANYCH TREŚCI ILOŚĆ WRZUTÓW EFEKTYWNOŚĆ SPOTKAŃ EFEKTYWNOŚĆ OFERTOWANIA
2016
STYCZEŃ              
               
               
               

Check

Aby wszystko mogło funkcjonować bez naszego zaangażowania, niezbędne było kompleksowe wdrożenie lider metodą TWI do momentu jego stabilnej pracy nad działaniami wyznaczonymi w ramach danego narzędzia.

Największe znaczenie miała weryfikacja sposobu uzyskiwania wskaźników. Aby wyeliminować problemy związane z błędnym ich określeniem, stworzyliśmy narzędzia, które pozwalały na automatyczne uzyskanie określonych informacji.

Działaniem, które pozostało po naszej stronie to cykliczny audyt narzędziowy, ze standardowymi pytaniami. Po jego zakończeniu cyklicznie przedstawiamy raport jego funkcjonowania.

Act

Jednym z elementów, który pozwolił utrzymać zmiany była standaryzacja czynności, które wynikają z funkcjonowania narzędzia. Elementy, które zostały „sformalizowane” to:

  • aktualizacja procesów oraz ich oceny
  • uzyskiwanie wszystkich wskaźników
  • prowadzenie cyklicznych spotkań w celu koordynowania realizacji akcji/projektów, aby optymalizować kluczowe punkty firmy.
DZIAŁANIA CZĘSTOTLIWOŚĆ
REALIZACJA WARSZTATÓW ZARZĄDZANIA PROCESAMI RAZ NA KWARTAŁ
   
   

Po efektywnym wdrożeniu kroków, firma wiedziała jakie procesy występują w poszczególnych działach oraz które z nich są kluczowe (poprzez zdefiniowanie procesów, ich połączenie). Ważną korzyścią jest też wdrożenie merytorycznego zarządzania opartego na danych, a nie na opinii innych. Ten nowy styl zarządzania pozwala osiągać realne cele oraz weryfikować ich osiągalność na podstawie twardych danych.

Dzięki temu krokowi, następne działania optymalizacyjne były określane oraz weryfikowane poprzez pryzmat zdefiniowanych kluczowych informacji o funkcjonowaniu firmy.

2017-03-24T12:23:37+00:00

Spokojnie, jestem tutaj, żebyś nie przegapił czegoś ważnego.

Informacja o gotowych do użycia plikach Excel, szablonach wykresów i prezentacji, raportach w formie pdf, zupełnie za darmo, prosto na Twoją skrzynkę.

Chcę otrzymywać wiadomości (w każdej chwili możesz zrezygnować).

FreshMail.pl
 

Potrzebujesz więcej informacji?

Wartościowe artykuły i gotowe do użycia pliki bezpośrednio na skrzynkę e-mailową?    

FreshMail.pl