Jeśli Twoja firma produkcyjna funkcjonuje, ale Ty jesteś w niej codziennie – czyli prezes na hali produkcyjnej, w biurze, między telefonami, decyzjami i gaszeniem pożarów – to bardzo możliwe, że nie masz problemu z zaangażowaniem. Masz problem z organizacją, która nie urosła razem z firmą.

To scenariusz, który powtarza się zaskakująco często. Firma zaczynała od kilku osób, wszystkiego pilnowałeś sam, to było naturalne. Każda decyzja przechodziła przez Ciebie, każdy problem był „na Twojej głowie”. I to działało. Przez jakiś czas.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma rośnie, a sposób zarządzania zostaje dokładnie taki sam. Nadal wszystko przechodzi przez właściciela. Nadal bez Ciebie nic się nie dzieje. Nadal plan, jeśli w ogóle istnieje, rozpada się w momencie Twojej nieobecności.

Dlaczego właściciel firmy produkcyjnej nie potrafi „zniknąć” z hali?

Wielu prezesów mówi: „ja bym chciał oddać decyzyjność, ale nie mam komu”. Albo: „próbowałem, ale i tak wszystko wraca do mnie”. I bardzo często to nie jest wymówka. To realny efekt tego, jak firma jest zorganizowana.

W firmach produkcyjnych do 30 osób obecność właściciela na hali jest czymś normalnym. Nie ma jeszcze rozbudowanej struktury, nie ma przestrzeni finansowej na pełny średni szczebel, więc właściciel naturalnie jest blisko produkcji, sprzedaży, zakupów.

Schody zaczynają się wtedy, gdy firma rośnie do 40, 50, 60 osób – a sposób działania się nie zmienia. To jest moment ostrzegawczy. Bo skala już wymaga struktury, odpowiedzialności i jasnych zasad, a ich po prostu nie ma. Powyżej pewnej wielkości firmy ciągła obecność prezesa na hali przestaje być wsparciem. Zaczyna być blokadą rozwoju.

Niewygodna prawda: nic nie dzieje się bez Twojej decyzji

Jeśli jesteś właścicielem firmy produkcyjnej i:

• to Ty decydujesz, które zlecenie jest pilne,
• Ty wskazujesz, co przesuwamy, a czego nie,
• Ty zatwierdzasz każdą zmianę planu,
• do Ciebie przychodzą z brakami materiałów, reklamacjami, awariami,
• bez Ciebie ludzie „czekają”,

to nie dlatego, że masz zły zespół. To dlatego, że firma nauczyła się działać wokół Ciebie.

Plan produkcji często powstaje „na czuja”. Nie dlatego, że ktoś nie potrafi liczyć, tylko dlatego, że nikt nie ma przestrzeni, żeby to robić systemowo. Każda zmiana – nieobecność pracownika, awaria maszyny, opóźniona dostawa –  trafia z powrotem do właściciela. Bo tylko on „wie”, co jest ważniejsze. W efekcie prezes nie zarządza firmą. Prezes jest firmą.

Gdy firma rośnie, a system zostaje w garażu

Wiele firm produkcyjnych wyrosło z garażu. I to jest ogromny sukces. Problem w tym, że część z nich nadal jest zarządzana jak garaż – mimo że zatrudnia kilkadziesiąt osób.

Decyzje są w głowie właściciela. Procedury są „na wyczucie”. Zasady obowiązują, dopóki właściciel jest na miejscu. Poszczególne działy widzą tylko swój fragment: produkcja swoje maszyny, sprzedaż klientów, logistyka terminy, magazyn stany.

Kto łączy kropki? Właściciel.

I dopóki on jest – jakoś to działa. Ale cena jest wysoka: brak skalowalności, ciągła presja, brak realnego urlopu i narastająca frustracja.

Drugi problem: kierownik, który nie jest kierownikiem

W wielu firmach produkcyjnych nie ma średniego szczebla w prawdziwym znaczeniu tego słowa. Są świetni fachowcy, którym „dołożono” odpowiedzialność. Dobry spawacz, operator czy technolog zostaje kierownikiem. Intencje są dobre. Tyle że nikt nie dał mu narzędzi, kompetencji ani jasnych granic decyzyjności.

Efekt? Nie masz ani spawacza, ani kierownika. Taki kierownik staje się przekaźnikiem poleceń prezesa, a nie liderem zespołu. Nie wie, co może zdecydować sam, a co musi zatwierdzić. Boi się podejmować decyzje, żeby „nie podpaść”. W praktyce to właściciel dalej zarządza halą – tylko przez pośrednika. I znowu: to nie jest zła wola. To brak systemowego podejścia do budowy roli kierowniczej.

Trzeci problem: gaszenie pożarów zamiast rozwiązywania przyczyn

Problemy w firmie są nieuniknione. Awarie, braki, reklamacje, opóźnienia – to codzienność produkcji. Różnica polega na tym, kto i jak je zamyka.

W wielu firmach prezes reaguje szybko i skutecznie. Jedzie, załatwia, kupuje, decyduje. Problem znika… na chwilę. Po tygodniu lub miesiącu wraca dokładnie ten sam.

Dlaczego? Bo nikt nie odpowiada za przyczynę. Nie ma przypisanej osoby, nie ma procesu, nie ma wniosków. Jest tylko ulga: „prezes ogarnął”. W ten sposób firma uczy się jednego: nie trzeba myśleć systemowo, bo i tak ktoś przyjdzie i uratuje sytuację.

Najgorszy moment: gdy prezesa nie ma

Prawdziwy test organizacji pojawia się wtedy, gdy właściciel znika. Urlop, choroba, delegacja. Jeśli w tym momencie:

• decyzje się zatrzymują,
• ludzie boją się ruszyć temat,
• wszyscy „czekają”,
• telefon do prezesa dzwoni non stop,

to nie jest problem ludzi. To dowód, że firma nie nauczyła się działać bez Ciebie.

A Twoja wiedza – zamiast być siłą organizacji – jest zamknięta w jednej głowie.

Prezes na hali to objaw, nie przyczyna

Ciągła obecność właściciela na produkcji nie jest cechą charakteru. Jest objawem struktury, która nie nadążyła za rozwojem firmy.

I pytanie nie brzmi: „czy da się tak prowadzić firmę?”.
Pytanie brzmi: jak długo jeszcze?

Bo długofalowo to zawsze kończy się tym samym: wypaleniem, frustracją i zahamowaniem rozwoju.

Co dalej?

Wyjście z tej sytuacji nie jest szybkie ani wygodne. Wymaga zmiany sposobu myślenia, budowy odpowiedzialności, uczenia ludzi podejmowania decyzji i stopniowego oddawania kontroli. Ale to jedyna droga, żeby firma:

• działała stabilnie,
• rosła bez chaosu,
• nie była uzależniona od jednej osoby.

Jeśli chcesz zrobić pierwszy krok i zobaczyć, jak to wygląda w Twojej konkretnej firmie, warto zacząć od spokojnej rozmowy i spojrzenia na organizację z boku.

Bo dobra firma produkcyjna to nie ta, w której prezes jest wszędzie. To ta, która potrafi działać również wtedy, gdy prezesa akurat nie ma na hali.