Lean Office drogą
do sukcesu Twojej firmy
Koncepcja lean management czerpie swoje korzenie z japońskiej filozofii kaizen. Kaizen można rozumieć w dwóch aspektach – życiu codziennym oraz w biznesie. Aspekt życia codziennego i kulturowego jest widoczny w próbie tłumaczenia samego słowa kaizen, co nie jest łatwe ze względu na wysoką kontekstowość języka japońskiego. Kai tłumaczy się, jako zmianę, zaś zen, jako coś dobrego, poprawę. Łącząc oba elementy w całość powstaje kaizen, czyli ciągłe doskonalenie. Na podstawie tej koncepcji życia powstał drugi aspekt odnoszący się do biznesu, z naczelną zasadą ulepszanie nie ma końca. Przykładem pierwszej firmy, która zaczęła stosować kaizen jest japońska Toyota. Zaczęto w niej doskonalić jakość produkcji samochodów. W tym aspekcie kluczowe jest jednak to, że filozofia kaizen w zarządzaniu odnosi się tylko i wyłącznie do toczącego się stale procesu. Proces ten jest ciągle powtarzalny np. proces produkcji samochodów w fabryce Toyoty. Obecnie kaizen stosuje się w wielu dziedzinach biznesu.
Cele kaizen
Stosowanie filozofii kaizen w firmach ma na celu:
- redukcję kosztów,
- poprawę jakości i skrócenie czasu realizacji procesu,
- tworzenie kryteriów oceny i nagradzania,
- dostosowywanie techniczne elementów systemu.
Zasady kaizen
Można wyróżnić 10 zasad filozofii kaizen:
1. Problemy stwarzają możliwości.
2. Pytaj 5 razy Dlaczego?.
3. Bierz pomysły od wszystkich.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy.
6. Wymówki, że czegoś nie da się zrobić są zbędne.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco. Jeśli coś poszło nie tak jak powinno, to trzeba jak najszybciej naprawić błąd.
10. Ulepszanie nie ma końca.
Skoro już wiemy skąd wywodzi się Lean Management to przejdźmy do samej definicji. Lean Management, czyli szczupłe zarządzanie można zdefiniować, jako metodę doskonalenia funkcjonowania przedsiębiorstwa, która poprzez nieustanną eliminację marnotrawstwa, optymalizuje tworzenie i przepływ wartości w całym procesie wytwarzania. Skoro można stosować szczupłe zarządzanie na halach produkcyjnych i eliminować marnotrawstwo to czy można stosować to w biurze i usługach? Odpowiedź brzmi tak i tym właśnie zajmuje się Lean Office.
Jak wdrażać Lean w środowisku pozaprodukcyjnym?
Jak rozumieć zasady Lean przez pryzmat usług?
Jak identyfikować wartość dodaną dla Klienta?
W jaki sposób dokonywać wyboru narzędzi Lean do rozwiązania konkretnego problemu?
Jednym z narzędzi Lean Office jest 5S. Celem stosowania tej techniki jest uzyskanie uporządkowanego i dobrze zorganizowanego biura – w skrócie, biura bez bałaganu, gdzie wszystko jest starannie posegregowane. Sprawnie uporządkowane miejsce pracy zwiększa wydajność, minimalizuje stratę czasu na szukanie segregatorów, markerów itp. i w ogólnym rozrachunku zmniejsza koszty działalności biura. Nazwa 5S pochodzi od pierwszych pięciu liter słów opisujących etapy wdrożenia metody. Przejdźmy do szczegółowego omówienia techniki 5S.
1S. Sortowanie (ang. sort). Jest to tak zwana akcja czerwonej etykiety. Polega na oznaczeniu rzeczy zbędnych i niepotrzebnych czerwoną etykietą. Następnie gromadzi się je w jednym miejscu i ustala, co ostatecznie z nimi zrobić. Jeśli w Twoim biurze jest coś, z czego w ogóle się nie korzysta – oznacz to czerwoną etykietą i pozbądź się, ponieważ zabiera to tylko cenne miejsce.
2S. Systematyka (ang. straighten). Główna zasada brzmi: niezbędne materiały muszą znajdować się blisko pracownika. Każdy przedmiot w biurze powinien mieć swoje wyznaczone miejsce i się tam znajdować. Ponadto, miejsce gdzie coś jest przechowywane powinno być odpowiednio oznaczone np. etykietą lub kolorem. Pracownicy w biurze muszą mieć łatwy dostęp do przedmiotów, z których bardzo często korzystają np. zakreślacze, nożyczki, pieczątki itp. Jeśli będą je mieć blisko siebie to zaoszczędzą w ten sposób mnóstwo czasu, który straciliby na szukaniu.
3S. Sprzątanie (ang. shine). W tym kroku uwydatnia się istota filozofii kaizen, a mianowicie, rozwiązania tej filozofii stosowane są tylko w procesach ciągle powtarzających się. Pracując w biurze używasz artykułów biurowych po kilkanaście – kilkadziesiąt razy dziennie. Bardzo istotne jest, aby Twoi pracownicy, mimo odpowiedniego ułożenia artykułów biurowych ciągle je tam trzymali i wyrabiali dobry nawyk sprzątania i utrzymywania porządku.
4S. Standaryzacja (ang. standarize). To, co zostało wdrożone w poprzednich krokach musi zostać udokumentowane i poddane standaryzacji. Stosowanie metod lean to proces ciągły i sumienny. Należy stworzyć odpowiedni standard dla Twojego biura. Warto stworzyć jednolite instrukcje dla wszystkich działów dotyczące przyjętych standardów metody 5S.
5S. Samodoskonalenie (ang. sustain). Odwołując się kolejny raz do istoty filozofii kaizen – ulepszanie nie ma końca. Zawsze elementy procesów będzie można poprawić, mimo tego, że funkcjonują jak należy. Przeprowadzaj w swoim biurze kontrole, audyty oraz szkolenia z filozofii kaizen, aby proces doskonalenia był ciągły i efektywny.
Twoje biuro – Twój zamek
Serdecznie zachęcam Cię do wprowadzania koncepcji Lean Office w biurze, którym zarządzasz. Da Ci to ogromne korzyści i przede wszystkim idealny porządek w miejscu pracy. Pamiętaj jednak, że kaizen to nie jednorazowe usprawnienie i posprzątanie biura. To przede wszystkim sposób myślenia i podejście do pracy.
Autor:
Michał Golarz
Sfera Menedżera
