Wiele firm po wdrożeniu 5S dochodzi do etapu, w którym „trzeba robić audyty”. Ktoś przygotował tabelkę, ktoś inny wydrukował formularze, raz w tygodniu albo raz w miesiącu ktoś przechodzi po hali, coś zaznacza, coś podpisuje. Później te kartki lądują w segregatorze albo w Excelu, do którego nikt nie zagląda. Formalnie wszystko się „zgadza”, ale w realnym życiu nic się nie zmienia.

Brzmi znajomo? Jeśli tak, to znaczy, że Twoje audyty 5S są tylko kolejną procedurą do odhaczenia – a nie narzędziem do realnej poprawy organizacji pracy. A wtedy naprawdę szkoda na nie czasu.

Poniżej wskazuję, jak poukładać skuteczne audyty 5S tak, żeby przestały być papierologią pod normę, a stały się konkretnym wsparciem dla produkcji, pracowników i wyników firmy.

Dlaczego audyty 5S często są stratą czasu?

Zanim zaczniesz cokolwiek poprawiać, warto uczciwie nazwać po imieniu, co dziś nie działa. W wielu zakładach audyty 5S są prowadzone, ale nie przynoszą efektów z kilku bardzo powtarzalnych powodów.

1. Audytowanie dla samego audytowania

Klasyka: audyty są robione, bo „norma wymaga” albo „tak mamy w systemie”.

Nikt nie umie jasno powiedzieć, po co one są, poza ogólnikami typu „utrzymanie standardu”. Wyniki nie prowadzą do żadnych decyzji, nie ma listy działań, nie ma właścicieli zadań.

Najlepszy test? Zadaj sobie pytanie:

Gdybyśmy przestali robić audyty 5S na trzy miesiące – kto by to w ogóle zauważył?

Jeśli odpowiedź brzmi „pewnie tylko dział jakości przy audycie zewnętrznym” – to znaczy, że proces audytowania żyje swoim życiem, a produkcja – swoim.

2. Papier, Excel i raporty, których nikt nie czyta

Drugi typowy scenariusz: audytor chodzi z kartką, zaznacza „tak/nie”, potem ktoś przepisuje to do Excela, generuje raport, dorzuca wykres… i na tym się kończy. Zero realnej rozmowy o problemach, zero priorytetów, zero zamkniętych działań.

W efekcie:

• marnujesz czas audytora,
• marnujesz czas osoby, która przepisuje dane,
• nie wykorzystujesz potencjału informacji z audytów.

To nie są skuteczne audyty 5S, tylko biurokracja ubrana w ładną tabelkę.

3. Eskalowanie drobiazgów zamiast rozwiązywania ich na miejscu

Kolejna pułapka: każdą drobnostkę zapisujemy, raportujemy, eskalujemy. Zamiast podnieść z ziemi wadliwą etykietę i od razu dogadać z operatorem, że kosz na makulaturę ma stać w zasięgu ręki – robimy z tego „punkt niezgodności”, który potem tygodniami krąży po mailach.

Audyty 5S mają pomagać ludziom na produkcji, a nie dokładać im papierowej roboty. Jeśli drobny problem da się rozwiązać od razu na miejscu – zrób to. Dokumentuj tylko to, co naprawdę wymaga szerszej reakcji.

4. Brak działań po audycie

Często audyt kończy się na kartce lub kliknięciu „zapisz”. Są niezgodności, są procenty, jest wykres – ale nikt nie ma przypisanych konkretnych zadań.

Skutek jest prosty:

• ci sami audytorzy widzą te same problemy miesiącami,
• operatorzy widzą, że nic z tego nie wynika i przestają audyt traktować poważnie,
• kierownicy dostają „ładne raporty”, ale nie mają z nich narzędzia do działania.

Bez realnych działań po audycie nie mówimy o skutecznych audytach 5S, tylko o statystyce dla statystyki.

5. Audyt jako „polowanie na premie”

Najgorsza wersja: audyt z zaskoczenia, bez rozmowy, bez wyjaśnień, bez udziału ludzi z produkcji. Punkty z audytu są potem wykorzystywane wyłącznie jako kij – np. do obniżania premii.

Pracownik nie wie, że był oceniany, nie rozumie, co zrobił źle, a słyszy tylko:
„Masz niższą premię, bo nie trzymasz standardów 5S.”

To zabija zaufanie, zaangażowanie i jakąkolwiek chęć współpracy. Zamiast partnerstwa pojawia się kombinowanie i „sprzątanie pod audyt”.

Skuteczne audyty 5S – od czego zacząć?

Żeby audyty miały sens, trzeba je zaprojektować jak normalny proces: z celem, zakresem, właścicielami i sposobem mierzenia efektów. Nie wystarczy wgrać szablonu pytań z internetu.

1. Ustal jasny cel audytów 5S

Bez tego ani rusz. Skuteczne audyty 5S zawsze są powiązane z konkretnym celem biznesowym. Przykładowo:

• zwiększenie wydajności – szukamy zbędnych ruchów, szukania narzędzi, niepotrzebnego chodzenia,
• poprawa bezpieczeństwa – sprawdzamy zabezpieczenia, drogi komunikacyjne, odkładanie narzędzi,
• utrzymanie jakości – koncentrujemy się na czystości stanowiska, zabezpieczeniu detali, stanie przyrządów pomiarowych,
• obniżenie kosztów – patrzymy na marnotrawstwo materiału, ginące narzędzia, zbędne zapasy,
• prewencja awarii – oceniamy stan maszyn, elementy narażone na uszkodzenia, przeglądy.

Cel audytu musi być zrozumiały:

• dla zarządu (dlaczego inwestujemy w audyty),
• dla kierownictwa (jakie wyniki chcemy poprawić),
• dla audytorów (na co mają zwracać uwagę),
• dla pracowników na produkcji (po co ktoś ich w ogóle ocenia).

Bez tego audyt staje się „kolejną checklistą”, a nie narzędziem do poprawy.

2. Podziel halę na konkretne obszary i stanowiska

Nie da się sensownie audytować „całej produkcji”. Dla skutecznych audytów 5S potrzebujesz podziału na:

• linie, gniazda, maszyny,
• strefy (np. cięcie, gięcie, spawanie, montaż, pakowanie),
• a czasem nawet konkretne stanowiska.

Dlaczego to takie ważne? Bo inne pytania zadasz przy prasie krawędziowej, a inne przy pakowaniu wysyłek. Jeżeli wszędzie używasz tej samej, ogólnej listy, to znaczy, że de facto audytujesz „z daleka”.

Dobra praktyka: zacznij od obszaru pilotażowego – np. jednej linii albo jednej hali – dopracuj tam listę pytań, harmonogram i sposób pracy audytorów, a dopiero później rozszerzaj na resztę zakładu.

3. Zaplanuj realny harmonogram audytów

Kolejny krok to decyzja: jak często i gdzie robimy audyty.

Możliwości jest kilka:

• stała częstotliwość dla danego obszaru (np. raz w tygodniu na pakowaniu, raz w miesiącu na lakierni),
• losowanie stanowisk z listy (np. co tydzień losujemy jedną z 20 maszyn),
• różna częstotliwość w zależności od ryzyka (krytyczne maszyny częściej, stabilne obszary rzadziej).

Harmonogram musi być do udźwignięcia przez audytorów i kierowników. Lepiej zacząć od mniejszej liczby audytów i robić je porządnie, niż od razu zaplanować gęstą siatkę, której i tak nikt nie będzie w stanie utrzymać.

Dobra praktyka: powiąż harmonogram audytów z kalendarzem (Outlook, Google, Teams) i przypomnieniami – tak, żeby audyty nie „znikały” w natłoku bieżących spraw.

Jak przeprowadzać skuteczne audyty 5S w praktyce?

Mamy cel, mamy podział na obszary, mamy harmonogram. Teraz najważniejsze: jak wygląda sam audyt na hali, krok po kroku.

1. Dobrze dobrani audytorzy

Skuteczne audyty 5S wymagają ludzi, którzy:

• rozumieją, o co chodzi w 5S i w ogólnej organizacji pracy,
• potrafią rozmawiać z pracownikami z szacunkiem i bez „polowania na błędy”,
• umieją obserwować proces, a nie tylko „odhaczać kratki”.

Warto zadbać o to, żeby:

• audytor nie oceniał własnego obszaru,
• audytorzy mieli choć krótkie wspólne spotkania raz na jakiś czas – żeby wymieniać się doświadczeniami i ujednolicać podejście,
• audytowanie było wpisane w zakres obowiązków, a nie wciskane „na doczepkę”.

2. Checklista dopasowana do stanowiska, a nie ściągnięta z internetu

Tu często rozgrywa się być albo nie być całego procesu. Możesz mieć najdroższą aplikację, ale jeśli pytania są ogólnikowe, audyty niewiele wnoszą.

Przykład słabej, ogólnej checklisty:

• „Czy stanowisko jest czyste?”
• „Czy narzędzia mają swoje miejsce?”
• „Czy odpady są usunięte?”

Przykład pytań dopasowanych do konkretnego stanowiska:

• „Czy na rozwijaku są założone łapy zabezpieczające?”
• „Czy kantówki są odłożone poza drogą transportową wózka?”
• „Czy w pojemniku przy maszynie znajdują się tylko elementy z bieżącej partii?”

Widzisz różnicę? W drugim przypadku każdy dokładnie wie, co jest standardem, co należy sprawdzić i co poprawić. To jest fundament skutecznych audytów 5S.

3. Technologia zamiast papieru

Papierowa kartka + przepisywanie do Excela to przeszłość. Jeżeli chcesz, żeby audyty:

• były szybkie w wykonaniu,
• nie generowały zbędnej pracy biurowej,
• dawały aktualne dane „od ręki”,

Warto przenieść je na:

• aplikację w telefonie,
• tablet używany na hali,
• prosty formularz webowy połączony z bazą danych.

Co powinna umożliwiać dobra aplikacja do audytów 5S?:

• wybór obszaru/maszyny i rodzaju audytu,
• prostą skalę ocen (0/1 lub 1–3),
• zaznaczenie „nie dotyczy”,
• dodawanie zdjęć niezgodności i dobrych praktyk,
• tworzenie od razu zadań poaudytowych z przypisaniem osoby odpowiedzialnej,
• generowanie raportów i wykresów bez dodatkowej obróbki w Excelu.

Nie chodzi o „fajny gadżet IT”, tylko o to, żeby audytor zużywał czas na obserwację i rozmowę z ludźmi, a nie na przepisywanie liczb z kartki.

4. Zachowanie audytora na stanowisku

Nawet najlepsza checklista nie zastąpi zdrowego rozsądku i szacunku. Dobry audytor:

• zaczyna od rozmowy – przedstawia się, mówi, że to audyt 5S, wyjaśnia, po co go robimy,
• nie atakuje – pokazuje niezgodność, tłumaczy, dlaczego jest ważna (bezpieczeństwo, jakość, czas),
• słucha pracownika – czasem „niezgodność” ujawnia problem ze standardem, a nie z człowiekiem,
• rozróżnia drobne potknięcia od powtarzalnego wzorca.

Wyobraź sobie różnicę między dwoma komunikatami:

„Źle, minus, nie ma łap, będzie obniżona premia.”

„Zobacz, łap nie ma na miejscu. Gdyby spadł profil, mógłby uszkodzić maszynę albo kogoś zranić. Co możemy zrobić, żeby te łapy miały swoje miejsce i było Ci łatwiej je odkładać?”

W jednym budujesz opór, w drugim – współodpowiedzialność.

5. Działania poaudytowe – serce skutecznych audytów 5S

Bez tego cała zabawa nie ma sensu. Po audycie musi powstać lista zadań, a nie tylko lista punktów.

W praktyce warto rozróżnić:

• działania natychmiastowe – to, co można poprawić od razu z operatorem na miejscu (przestawienie stojaka, wyznaczenie miejsca, przetarcie czujnika),
• działania długoterminowe – zmiany w organizacji przestrzeni, inwestycje, doposażenie, zmiany w standardzie pracy.

Każde zadanie długoterminowe powinno mieć:

• właściciela,
• termin,
• priorytet,
• krótkie, konkretne opisanie problemu i oczekiwanego efektu.

To jest ten moment, w którym audyty 5S stają się realnym narzędziem do doskonalenia, a nie tylko „kontrolą porządku”.

Dane, raporty i ciągłe doskonalenie

Jeżeli zbierasz dane elektronicznie, możesz z audytów wyciągnąć znacznie więcej niż tylko „średni wynik procentowy”.

Co warto monitorować?

• trend w danym obszarze – czy wynik audytu rośnie, spada, stoi w miejscu,
• liczbę niezgodności na kategorię (bezpieczeństwo, organizacja, jakość, czystość),
• liczbę zadań poaudytowych i odsetek zrealizowanych,
• sumienność audytorów – ile audytów wykonali na czas, ile z opóźnieniem, ile wcale.

Dzięki temu możesz:

• łatwo wyłapać obszary, które „jadą na kole”,
• sprawdzić, czy nie generujesz więcej zadań, niż jesteś w stanie udźwignąć,
• zobaczyć, czy audytorzy trzymają standard i harmonogram.

To jest dopiero poziom, na którym skuteczne audyty 5S zaczynają realnie wspierać zarządzanie produkcją.

Czy warto inwestować w narzędzia IT do audytów 5S?

Krótko: tak – pod warunkiem, że masz proces i cel, a nie odwrotnie.

Aplikacja nie załatwi za Ciebie:

• złego doboru pytań,
• braku działań po audycie,
• kultury „karania audytem”.

Ale jeśli:

• masz przemyślany cel audytów,
• podzieliłeś halę na obszary,
• przygotowałeś checklisty dopasowane do stanowisk,
• traktujesz audyt jako narzędzie do rozmowy, nie do bicia po głowie,

to narzędzie IT:

• skróci czas samego audytowania,
• wyeliminuje przepisywanie danych,
• da Ci szybki wgląd w sytuację na produkcji,
• ułatwi zamianę niezgodności w konkretne zadania.

Podsumowanie – audyty 5S, które naprawdę coś zmieniają

Skuteczne audyty 5S nie polegają na tym, że ktoś z tabelką chodzi po hali i liczy punkty.

Opierają się na kilku prostych zasadach:

1. Mają jasny cel powiązany z wynikami firmy.
2. Są prowadzone na konkretnych obszarach, z checklistami dopasowanymi do stanowisk.
3. Wykonują je odpowiednio dobrani audytorzy, którzy potrafią rozmawiać z ludźmi, a nie tylko „wystawiać oceny”.
4. Kończą się zawsze działaniami poaudytowymi – natychmiastowymi i długoterminowymi.
5. Dane z audytów są wykorzystywane do podejmowania decyzji, a nie tylko do generowania raportów pod normę.

Jeśli dziś masz poczucie, że Twoje audyty 5S są przede wszystkim marnowaniem czasu, to wcale nie znaczy, że metoda jest zła. To tylko sygnał, że pora inaczej poukładać proces audytowania – tak, by wspierał ludzi na produkcji, a nie ich męczył.

Bo na końcu nie chodzi ani o piękne tabelki, ani o japońskie nazwy. Chodzi o to, żeby na hali można było pracować mądrzej, a nie więcej – a dobrze zaprojektowane, naprawdę skuteczne audyty 5S są jednym z najlepszych narzędzi, żeby to osiągnąć.