System zarządzania produkcją, który naprawdę pomaga zarabiać – a nie tylko „ładnie wygląda na papierze”

W pewnym momencie rozwoju każdej firmy produkcyjnej przychodzi taki dzień, kiedy szef siada wieczorem nad kolejnym Excelem, patrzy na stos wydruków i czuje w kościach, że dalej tak się nie da. Zlecenia „gdzieś są”, ludzie coś robią, faktury się wystawiają, ale odpowiedzi na proste pytania – ile na tym zarabiamy, gdzie uciekają godziny, czy damy radę przyjąć kolejne zamówienie na ten termin – wymagają pół dnia dłubania w plikach. I właśnie w tym momencie zaczyna się prawdziwy temat: system zarządzania produkcją, który ma nie tylko ładną nazwę, ale realnie porządkuje firmę i poprawia jej wyniki.

System zarządzania produkcją – po co Ci on tak naprawdę?

Jeżeli masz poczucie, że „produkujecie na oślep”, to znaczy, że system zarządzania produkcją w Twojej firmie albo nie istnieje, albo żyje w rozproszeniu: trochę w Google Docs, trochę w Subiekcie, trochę w głowach kierowników, a reszta na kartkach przy maszynach. Na co dzień wygląda to tak: klienci dzwonią i pytają o status zlecenia, Ty pytasz kierownika, kierownik pyta brygadzistę, a brygadzista idzie na halę i dopiero tam zaczyna się szukanie prawdy. Nikt nie robi tego ze złej woli – po prostu brakuje jednego, sensownego miejsca, w którym widać cały obraz.

Dobry system zarządzania produkcją nie jest kolejną „zabawką IT”, tylko narzędziem, które pozwala przejść z poziomu domysłów na poziom faktów. Zamiast czuć, że coś jest nie tak z rentownością, widzisz czarno na białym, na jakim produkcie przepalasz TKW, który klient ciągnie marżę w dół, a który spokojnie udźwignie podwyżkę cen. Zamiast intuicyjnie zatrudniać kolejną osobę „bo się nie wyrabiamy”, widzisz realne obciążenie gniazd produkcyjnych tydzień po tygodniu. Zamiast liczyć na to, że ludzie sami „jakoś się zorganizują”, ustawiasz im jasną kolejkę zleceń, w której dokładnie wiedzą, co mają robić dalej.

Co ważne – system zarządzania produkcją nie ma być celem samym w sobie. Nie chodzi o to, żeby móc pochwalić się przed znajomym dyrektorem, że też „wdrożyliście system”. Chodzi o to, żeby po kilkunastu tygodniach pracy na nim dało się palcem wskazać konkretne efekty: wzrost rentowności, krótsze przestoje, mniej błądzenia po hali, mniej nerwowych telefonów z działu sprzedaży.

Od Excela do systemu zarządzania produkcją – historia z metalowej produkcji

Żeby nie mówić o tym tylko teoretycznie, weźmy na warsztat przykład firmy produkującej elementy metalowe: cięcie, gięcie, spawanie, toczenie, frezowanie, montaż. Około sześćdziesięciu pracowników, sporo zleceń pod konkretne zamówienia, dużo powtarzalnych operacji, ale też niemało „kombinowania” przy nietypowych projektach. Firma nie była „w kryzysie” – zamówień nie brakowało. A jednak coś wyraźnie zaczęło zgrzytać.

Po pierwsze, właściciel zauważył, że na przestrzeni kilku lat rentowność zamówień spadła o około 10%. Bez jednej spektakularnej przyczyny. Bez wielkiego kryzysu. Po prostu delikatny, ale systematyczny zjazd. Po drugie, przy większej liczbie zleceń coraz trudniej było panować nad planem. Ludzie czekali na decyzje, dopytywali: „co mam robić dalej?”, „czy do tego mamy już materiał?”, „które zlecenie jest pilniejsze?”. Po trzecie, przy każdej próbie odpowiedzi na pytanie „na czym tak naprawdę zarabiamy?” trzeba było nurkować w kilku plikach, doczepionych gdzieś do Google Docs, i składać to jak puzzle. System zarządzania produkcją w tej firmie istniał w postaci:

• plików i arkuszy na dysku Google, w których każdy dział miał swój świat,
• Subiekta, który ogarniał sprzedaż, faktury i magazyn,
• ustnych ustaleń i telefonów między kierownikami.

Brakowało jednego, spójnego „mózgu”, który łączyłby te klocki w całość. Właśnie w tym miejscu zapadła decyzja: trzeba zbudować prawdziwy system zarządzania produkcją – coś więcej niż kolejny Excel, ale mniej sztywnego i przytłaczającego niż wielki ERP.

Zaczęło się klasycznie od diagnozy. Dwa dni przeglądania procesów, rozmów z ludźmi, oglądania, jak naprawdę wygląda przepływ zlecenia: od zapytania klienta, przez ofertę, planowanie, produkcję, kontrolę jakości, aż po wysyłkę. Okazało się, że firma ma… bardzo dużo danych. Tylko że rozproszonych i niespiętych. Czasy operacji gdzieś tam niby były notowane, ale nikt ich nie używał do niczego sensownego. TKW ustalane przy ofertowaniu żyło swoim życiem, a produkcja – swoim. System zarządzania produkcją miał w tym przypadku przede wszystkim połączyć to, co już istnieje, i zacząć z tego wyciągać konkretną wiedzę.

Na tej podstawie powstała aplikacja ZAPRO, która pełni rolę centralnego systemu zarządzania produkcją. Co ważne – nie zaczęto od wielkiego, rocznego projektu. Po dwóch tygodniach od podpisania umowy podstawowa wersja była już uruchomiona na hali, ludzie mogli się na niej odbijać, śledzić zlecenia, a firma mogła na bieżąco zgłaszać uwagi. Dopiero później dokładane były kolejne moduły: planowanie, jakość, zakupy, transport, raporty dla księgowości.

Z czasem system zarządzania produkcją objął:

• rejestr zleceń z pełnym statusem (dokumentacja, materiał, etap realizacji),
• podgląd postępu produkcji na każdym zleceniu,
• obciążenie gniazd produkcyjnych w rozbiciu na tygodnie,
• kontrolę TKW – porównanie założeń z rzeczywistością,
• raportowanie jakości z przyczynami i zdjęciami,
• generowanie plików z danymi do dalszej analizy finansowej.

Efekt? Po kilku miesiącach pracy na nowym systemie zarządzania produkcją firma:

• odbiła w górę rentowność o około 10%,
• podniosła efektywność produkcji o mniej więcej 15%, bo ludzie przestali czekać na to, „co dalej”,
• zaczęła realnie widzieć, które produkty i jacy klienci są warci utrzymywania, a gdzie trzeba twardo rozmawiać o cenach albo po prostu odpuścić.

To nie wydarzyło się dzięki „magii systemu”. To się wydarzyło dlatego, że system zarządzania produkcją wreszcie zaczął dostarczać danych, na których da się oprzeć decyzje – zamiast opierać się tylko na intuicji i poczuciu „że coś jest nie tak”.

Kiedy Excel przestaje wystarczać, a system zarządzania produkcją staje się koniecznością

Nie ma jednej granicy zapisanej w ustawie, że od „X pracowników” obowiązkowo trzeba wdrożyć system zarządzania produkcją. W praktyce widać jednak pewien powtarzający się moment: okolice dwudziestu, trzydziestu osób na produkcji i rosnącej liczby zamówień. Excel, który jeszcze rok wcześniej był Twoim najlepszym przyjacielem, nagle zaczyna Cię hamować.

Zaczyna się od drobiazgów. Ktoś zapomniał odświeżyć formuły, ktoś nadpisał komórkę, ktoś założył własny plik „bo tak mu wygodniej”. Potem robi się z tego większy problem: planowanie zajmuje już nie godzinę, tylko pół dnia, a i tak co tydzień trzeba go „ręcznie korygować”. W końcu orientujesz się, że masz kilkanaście plików, w których niby są te same dane, ale z różnych dni, w różnej strukturze, czasem z inną logiką. 

System zarządzania produkcją jest w takim momencie jak przejście z „notatnika w kieszeni” na normalny kalendarz z przypomnieniami. Nagle:

• zamiast gonić informacje po ludziach, wchodzisz w jedno miejsce i widzisz, co się dzieje z każdym zleceniem,
• zamiast ręcznie przepisywać godziny do raportów, dostajesz gotowe zestawienia,
• zamiast zastanawiać się, czy „możemy jeszcze przyjąć dwa duże zlecenia na ten miesiąc”, widzisz obciążenie gniazd produkcyjnych i wiesz, gdzie się „przelewa”.

W dużych korporacjach tę rolę pełnią rozbudowane systemy ERP i MES. W małych i średnich firmach często lepiej sprawdza się prostszy, elastyczny system zarządzania produkcją szyty na miarę – taki, który:

• umie dogadać się z tym, co już masz (Subiekt, dysk Google, obecne Excele),
• nie wymaga rewolucji organizacyjnej na pół roku,
• można rozwijać krok po kroku, dokładnie tam, gdzie firmę najbardziej boli.

Istotne kryterium jest proste: jeżeli czujesz, że coraz więcej energii idzie na ogarnianie chaosu, a coraz mniej na rozwój, to znaczy, że system zarządzania produkcją nie nadąża za rozwojem firmy. Albo go po prostu nie ma.

System zarządzania produkcją jako sposób na spokój właściciela i normalną pracę zespołu

Na koniec warto powiedzieć o jednej rzeczy, o której rzadko wspomina się w folderach sprzedażowych: psychiczny komfort. Dobry system zarządzania produkcją daje właścicielowi to, czego w rosnącej firmie dramatycznie brakuje – poczucie kontroli bez konieczności trzymania ręki na wszystkim. Zamiast siedzieć po nocach nad plikami, możesz wejść do panelu i w kilka minut zobaczyć:

• jak wygląda portfel zleceń na najbliższe tygodnie,
• które gniazda są przeciążone, a które niewykorzystane,
• czy marża na istotnych klientach trzyma się planu, czy zaczyna się „rozjeżdżać”.

Pracownicy z kolei przestają być „zależni od łaski kierownika”, który powie im rano, co dziś mają robić. System zarządzania produkcją pokazuje im klarowną kolejkę zadań. Mają mniej biegania, mniej czekania, mniej nerwów. To nie jest kosmetyka – to jest codzienna różnica między chaosem a normalną robotą. Jeżeli więc czujesz, że:

• gubisz się w swoich Excelach,
• coraz częściej łapiesz się na tym, że „nie wiesz dokładnie, na czym zarabiacie”,
• ludzie co chwila przychodzą z pytaniem „co dalej?”,
• a każda większa analiza wymaga pół dnia żmudnego dłubania w danych,

To jest sygnał, że czas na prawdziwy system zarządzania produkcją. Taki, który jest dopasowany do Twojej skali, łączy to, co już masz, i przede wszystkim – pracuje na wynik Twojej firmy, a nie tylko na prezentację dla zarządu.