W wielu polskich zakładach produkcyjnych można zauważyć pewien dziwny mechanizm. Zatrudniasz nowych ludzi, linia produkcyjna zapełnia się dodatkowymi parami rąk do pracy… i co? Wcale nie widać oczekiwanego wzrostu produkcji. A czasami wręcz przeciwnie – im więcej osób na hali, tym wolniej idzie praca.

Brzmi absurdalnie? A jednak potwierdzają to dane. Według raportu GUS z 2024 roku średnia wydajność w polskim przemyśle spada w firmach, które w ostatnich trzech latach mocno zwiększyły zatrudnienie. Co ważne, dzieje się to nawet wtedy, gdy nie zmieniają się technologie ani wykorzystywane maszyny.

Dla właścicieli i menedżerów to często źródło frustracji. Logika podpowiada: więcej ludzi = więcej wyprodukowanych sztuk. Ale produkcja to nie równanie matematyczne. Jeśli wzrost zatrudnienia nie idzie w parze z lepszym planowaniem, standaryzacją i usprawnieniem procesów, efekty bywają odwrotne od zamierzonych. Pojawia się chaos, przestoje, a rentowność firmy leci w dół.

Chiński model produkcji a polska rzeczywistość

W Chinach czy innych krajach Azji masowa produkcja to często perfekcyjnie zaplanowana orkiestra. Automatyzacja jest podstawą, a człowiek pełni tam rolę uzupełniającą – nadzoruje, reaguje na wyjątki, obsługuje systemy.

W Polsce wygląda to inaczej. Automatyzacji jest mniej, a koszty pracy wyższe. Do tego dochodzi specyficzny sposób zarządzania – wiele decyzji kadrowych podejmuje się intuicyjnie. „Brakuje ludzi przy maszynie? Zatrudnimy dwóch nowych”. Problem w tym, że jeśli proces nie jest zoptymalizowany, to dodatkowe ręce niewiele zmienią. W efekcie produkcja nie rośnie proporcjonalnie, a czasem… wręcz zwalnia.

Wyższe koszty pracy w Polsce – skutki dla wydajności

W ostatnich pięciu latach koszty pracy w Polsce wzrosły średnio o 15–20%. To ogromne obciążenie. Każdy dzień przestoju, każda godzina nieefektywnej pracy zaczyna realnie uderzać w wynik finansowy.

I tutaj pojawia się pokusa: zamiast analizować i poprawiać procesy, firmy próbują łatwego rozwiązania – zatrudniają kolejne osoby. „Jedna nie daje rady? Dodajmy drugą. Potem trzecią.” Problem w tym, że ludzie nie działają jak kopie w Excelu. Każdy nowy pracownik generuje dodatkowe koszty – pensja, szkolenie, składki – i jeśli procesy pozostają chaotyczne, to efekt jest odwrotny do zamierzonego.

W najlepszym przypadku produkcja stoi w miejscu, w gorszym – spada. A budżet puchnie od wydatków na ludzi, którzy nie mogą pracować efektywnie.

Dlaczego dodatkowe osoby nie zawsze zwiększają produkcję?

Paradoks „więcej ludzi = mniej wydajności” nie jest teorią oderwaną od rzeczywistości. To zjawisko, które codziennie można zaobserwować na halach produkcyjnych – i które dla wielu firm staje się bolesnym doświadczeniem. Na pierwszy rzut oka wydaje się logiczne: skoro jest więcej zamówień, wystarczy zatrudnić więcej osób, by praca szła szybciej. W praktyce bywa odwrotnie.

Dlaczego? Powód nie tkwi w „lenistwie” czy braku chęci pracowników, ale w mechanizmach, które rządzą organizacją pracy. Jeśli procesy są źle zaprojektowane, to każdy nowy pracownik zamiast pomagać, staje w kolejce i czeka – razem z resztą zespołu. Jeśli nie ma standardowego, systematycznego wdrożenia, nowa osoba uczy się w chaosie, a doświadczeni pracownicy zamiast pracować, poświęcają czas na tłumaczenie podstaw.

Do tego dochodzi brak planowania pracy – gdy nie ma jasno określonych priorytetów, ludzie wykonują zadania przypadkowo, często powielając wysiłki innych albo zajmując się rzeczami mało istotnymi. Gdy decyzje o zatrudnieniu podejmowane są „na oko”, bez analizy danych i realnych potrzeb, w efekcie pojawia się nadmiar osób w obszarach, które wcale nie wymagają wsparcia, a wąskie gardła pozostają nietknięte.

Największym błędem jest jednak próba „zalewania” problemów nowymi ludźmi zamiast usprawniania sposobu pracy. To trochę jak dolewanie wody do zatkanego kranu – niczego nie przyspieszy, a wręcz spowoduje większy bałagan.

I właśnie te elementy sprawiają, że dodatkowe ręce nie przyspieszają pracy. Często dzieje się dokładnie odwrotnie – wprowadzają chaos, wydłużają czas realizacji i generują koszty, których można było uniknąć, gdyby firma wcześniej skupiła się na analizie i optymalizacji procesów.

5 głównych mechanizmów obniżających efektywność przy większym zatrudnieniu

1. Nieefektywne procesy – czyli czekanie zamiast pracy

Najczęstszy winowajca? Procesy, które kuleją od środka. Maszyny stoją, bo czekają na partię surowca. Operatorzy nie mają co robić, bo przezbrojenie trwa dwa razy dłużej niż zakładano. Materiał się skończył, a zamówienie już dawno powinno być na etapie realizacji.

W takiej sytuacji dodatkowy pracownik nie zmienia nic. On też czeka. A jeśli dostanie zadania „na siłę”, to nierzadko jeszcze bardziej miesza – przestawi maszynę nie w tym momencie, opóźni zmianę albo wprowadzi zamieszanie w harmonogramie.

To dokładnie jak korek drogowy. Im więcej aut wepchniesz na już zakorkowaną ulicę, tym wolniej wszystko się porusza. Więcej ludzi przy nieefektywnym procesie działa tak samo.

2. Brak wdrożenia nowych osób – stracony czas i frustracja

Każdy nowy pracownik potrzebuje czasu, by odnaleźć się w środowisku pracy. Problem w tym, że w wielu firmach nie istnieje żaden plan wdrożenia. Szkolenia są improwizowane, instrukcje pisane „na kolanie”, a efektem jest chaos.

Wyobraź sobie: doświadczony operator zamiast obsługiwać swoją linię, cały dzień pokazuje nowicjuszowi podstawy. Produkcja stoi, zamówienia czekają, a frustracja rośnie. Do tego dochodzą błędy – nowy pracownik jeszcze nie wie, co i jak, więc pomyłki są nieuniknione.

To koszt, którego firmy często nie liczą. A powinny. Bo brak systematycznego wdrożenia oznacza nie tylko stracony czas, ale też obniżenie morale zespołu i długotrwałe spadki efektywności.

3. Brak planowania pracy – czyli chaos zamiast priorytetów

Bez dobrego planu nawet najlepszy zespół szybko się pogubi. Pracownicy kręcą się wokół siebie, czekają na maszynę albo zajmują się zadaniami drugorzędnymi, bo nikt nie powiedział im, co jest naprawdę priorytetem.

Efekt? Produkcja przypomina przypadkowy taniec – dużo ruchu, mało efektów. Ludzie mają poczucie, że ciężko pracują, a wyników nie widać. To z kolei odbija się na motywacji i jakości pracy.

Wystarczy jednak jasny harmonogram i dobrze rozpisane priorytety. Nagle okazuje się, że ta sama liczba osób jest w stanie zrobić znacznie więcej – i to bez dodatkowych kosztów.

4. Zatrudnianie „na oko” – intuicja zamiast danych

„Wygląda na to, że brakuje ludzi przy tej linii. Zatrudnijmy kogoś.” – to zdanie w wielu firmach pada zdecydowanie zbyt często. Problem w tym, że takie decyzje rzadko są oparte na realnych danych.

Bez analizy wskaźników wydajności, obciążenia maszyn czy faktycznego czasu realizacji zadań nowy pracownik ląduje tam, gdzie… wcale nie jest potrzebny. Efekt? Kolejna osoba na liście płac, a produkcja ani drgnie.

Zatrudnianie na wyczucie to prosta droga do rosnących kosztów i frustracji – zarówno wśród menedżerów, jak i pracowników.

5. Zalewanie procesów ludźmi zamiast ich usprawnienia

To najprostsza – i jednocześnie najgorsza – reakcja. Masz problem? Daj więcej ludzi. To trochę jak gaszenie pożaru kubkiem wody – może na chwilę złagodzi sytuację, ale w dłuższej perspektywie niczego nie rozwiązuje.

Lepszym kierunkiem jest reorganizacja pracy, standaryzacja procesów i automatyzacja tego, co powtarzalne. To działania, które dają trwały efekt: mniej błędów, większa wydajność i lepsze morale w zespole.

„Łatanie dziur” ludźmi maskuje problem tylko na moment. Usprawnienie procesów eliminuje go na dobre.

Systematyczne wdrożenia

Każdy nowy pracownik to inwestycja. Jeśli zostawisz go samego z maszyną i krótką instrukcją, nie oczekuj cudów. Standaryzowany proces wdrożenia, szkolenia krok po kroku i opiekun–mentor sprawiają, że nowa osoba szybciej staje się realnym wsparciem, a nie obciążeniem dla zespołu. To czas, który na początku wydaje się stratą, ale w praktyce zwraca się wielokrotnie.

Planowanie prac

Ludzie mogą pracować ciężko, ale bez planu ich wysiłek często idzie w próżnię. Jasny harmonogram i priorytety to jak mapa drogowa – każdy wie, co robić i w jakiej kolejności. Dzięki temu nie ma sytuacji, że pięć osób czeka na maszynę, a w tym samym czasie inne stanowisko świeci pustkami.

Zatrudnianie oparte na danych

„Wydaje mi się, że brakuje ludzi” – to zdanie kosztuje firmy tysiące złotych miesięcznie. Intuicja w zarządzaniu personelem to za mało. Dane o obciążeniu maszyn, wydajności zmian czy czasie cyklu powinny być punktem wyjścia. Dopiero wtedy dodatkowy etat naprawdę przekłada się na wyniki, zamiast tylko zwiększać koszty.

Optymalizacja procesów

Czasem zamiast 10 nowych osób wystarczy dobrze poukładać to, co już jest. Lean Manufacturing, standaryzacja i automatyzacja powtarzalnych czynności działają lepiej niż „kupowanie” kolejnych par rąk do pracy. To długofalowe rozwiązanie, które nie tylko zwiększa wydajność, ale też daje pracownikom poczucie, że ich praca ma sens i nie polega na gaszeniu pożarów.

Lista kontrolna dla kierowników produkcji

Masz wątpliwości, czy naprawdę potrzebujesz nowych ludzi? Odpowiedz sobie szczerze na te pytania:

• Czy znam wszystkie wąskie gardła w mojej produkcji – te, które faktycznie spowalniają cały proces?
• Czy monitoruję wyniki każdej zmiany na bieżąco, czy tylko patrzę na raporty „po fakcie”?
• Czy moi pracownicy mają jasne instrukcje i wsparcie, czy częściej improwizują?
• Czy wiem, jak naprawdę wykorzystywany jest czas pracy na hali – ile to pracy, a ile czekania?
• Czy decyzje kadrowe podejmuję na podstawie danych, czy raczej na intuicję i chwilowe wrażenie?

Jeśli kilka odpowiedzi brzmi „nie”, to znak, że zanim zatrudnisz kolejne osoby, powinieneś najpierw uporządkować procesy.

Rekomendacje dla menedżerów i właścicieli

Zamiast stawiać na ilość, warto inwestować w jakość – procesów, planowania i zarządzania ludźmi. Oto pięć zasad, które pomagają uniknąć paradoksu „więcej ludzi, mniej produkcji”:

• Obserwuj i analizuj procesy, zanim zatrudnisz nowych ludzi – często rozwiązanie problemu już masz na hali.
• Wdrażaj pracowników systematycznie – dzięki temu szybciej osiągają pełną efektywność i popełniają mniej błędów.
• Planuj z wyprzedzeniem – harmonogram to najlepszy przyjaciel wydajności i antidotum na chaos.
• Zatrudniaj tam, gdzie naprawdę brakuje mocy – decyzje oparte na danych chronią przed kosztownymi pomyłkami.
• Usprawniaj procesy zamiast kupować kolejne pary rąk – automatyzacja i standaryzacja dają lepszy zwrot z inwestycji niż chaotyczne zatrudnienia.

Takie podejście pozwala firmie rosnąć stabilnie i przewidywalnie. Pracownicy wiedzą, co robią i dlaczego, a menedżerowie mogą spać spokojnie, bo zespół działa efektywnie – bez frustracji i bez marnowania potencjału.

Konkretnie i na temat. Odpowiedź na właściwie zadane pytanie może zaoszczędzić wiele godzin Twojej pracy. Do usłyszenia podczas rozmowy.