Jak wizualizować dane z produkcji?

Dzisiaj zajmiemy się tematem dotyczącym dobrych praktyk związanych z wizualizacją danych. To bardzo ważne metody przekazywania informacji. Dzięki nim jesteśmy w stanie dzielić się informacjami abstrakcyjnymi, ale także po prostu wiadomościami odzwierciadlającymi rzeczywistość. 

Życie bez zarządzania wizualnego było by znacznie trudniejsze. Myślę, że z łatwością zgodzisz się z postawioną przeze mnie tezą. Jeszcze lepiej zrozumiesz, dlaczego wizualizacja jest tak ważna, próbując wyobrazić sobie świat bez niej.

Widziałeś kiedyś, co dzieje się na większych skrzyżowaniach, gdy sygnalizacja świetlna przestanie działać? Zdecydowanej większości kierowców ciężko jest odnaleźć się w takiej sytuacji.

Proste 3 kolory, które dają 3 równie proste informację, znacznie odciążające i ułatwiające odpowiednie zachowanie na skrzyżowaniu, co z kolei przekłada się na porządek i bezpieczeństwo.

Co sprawia, że zarządzanie wizualne jest tak skuteczne?

Bodźce wizualne to fantastyczny nośnik informacji, ponieważ nasz mózg przetwarza je szybciej i łatwiej. Możemy przyswoić dużo więcej wiadomości i lepiej je zapamiętać, jeżeli są one wzbogacone o elementy wizualne takie jak np.: wykresy danych.

Dlaczego warto przedstawiać dane na wykresach?

Dobry wykres kompiluje wszystkie przygotowane przez nas dane stając się łatwo przyswajalną pigułką informacji
 Dobry wykres sprawia, że odbiorca potrzebuje mniej czasu i energii na analizę przedstawionych danych
Dobry wykres będzie zrozumiały również dla osób, które nie miały wcześniej styczności z prezentowanymi danymi

Obiecałem w zeszłym tygodniu, że pokażę Ci wykres przestawny, ale zanim przejdziemy do tego, chciałbym żebyś zapoznał się z kilkoma dobrymi praktykami przy wizualizacji danych w Excelu.

Dla mnie dobry wykres ma dwie cechy – jest jasny i czytelny. Poniżej omówię elementy wpływające na jasność i czytelność, a tak że na przykładzie pokażę pojawiające się różnice. Jakość wykresu będzie stopniowo rosnąć, wraz ze stosowaniem kolejnych wskazówek.

Czytelność

 Przekazuj tylko istotne informacje

Jeżeli pamiętasz mój tekst o tworzeniu baz danych, to pamiętasz również, że ważne jest, by znać ich cel. W przypadku wykonywania wykresu powinieneś zadać sobie pytanie jaką informację chciałbym przekazać? Jeśli wykres ma być czytelny, nie można wrzucić na niego zbyt wiele wiadomości, bo zwyczajnie pozbawimy go zalety, jaką jest uproszczenie odbioru informacji. Wykres powinien skupiać się na grupie kluczowych danych i wskazywać ewentualne miejsca do przeprowadzenia głębszej analizy.

Na poniższym przykładzie możesz zobaczyć wykres przedstawiający stany wszystkich części w magazynie z osobna. Tych danych jest zwyczajnie zbyt dużo i zdecydowanie lepiej pozostawić ilości konkretnych części do odczytania bezpośrednio z bazy. Chcąc pokazać stany magazynowe na wykresie, należałoby pogrupować części np.: według numeru regałów, na których się znajdują i tworzyć zestawienia dla każdego z nich. Możesz również przedstawić stany w rozbiciu na kategorię, dostarczy to informacji o tym, jakiego typu naprawy angażują najwięcej części lub gdzie szukać zapasów i gdzie analizować asortyment.

 Unikaj zbędnych wodotrysków

Przez wodotryski rozumiem udoskonalenia w postaci formatowania, które sprawiają wrażenie bardzo „zaawansowanych”. Często ulegamy pokusie stosowania nietypowych kształtów wykresu – uwypukleń, cieni, perspektyw 3D, kolorowych teł itp. W rzeczywistości bombardujemy uczestnika niepotrzebnymi bodźcami i sprawiamy, że musi spośród nich łowić informacje.

Ciemne tło wykorzystane na poniższym wykresie, obrysy z poświatą i zanikająca siatka linii pomocniczych dają wrażenie futurystycznego panelu, jednak jedyne co przyniosły to nadmiar niepotrzebnych bodźców.

 Dobierz odpowiedni wykres do prezentowanych danych

Jeżeli twój wykres będzie miał charakter rankingowy, użyj wykresu kolumnowego bądź słupkowego. Jeżeli twój wykres będzie pokazywał zmiany jakiejś cechy w okresie użyj wykresu liniowego. Jeżeli wyznaczasz udział części w całości, najlepiej sprawdzi się, po raz kolejny, wykres kolumnowy. Wizualizując udziały nie było by błędem zastosowania wykresu kołowego, jednak zdecydowanie łatwiej zauważymy różnicę w wysokości kolumn, aniżeli w powierzchni koła. Wykres kołowy będzie za to wyglądał bardzo dobrze, gdy porównamy na nim niewielką ilość danych, których dokładnej wartości nie musimy znać, np: procentowy udział marnotrawstw w procesie.

Jasność

 Dodaj odpowiedni tytuł i podpisuj dane

Nie każ odbiorcom domyślać się, co przedstawia twój wykres. Określ to na samym początku odpowiednim tytułem.

Tytuły osi, legenda i etykiety danych. Są to niezwykle ważne elementy. Pomagają zrozumieć i poprawnie zinterpretować dane, choć czasem mogą wprowadzić niepotrzebne zamieszanie.

W momencie, gdy masz jedną serię danych, a z tytułu jasno wynika, co przedstawia wykres, nie potrzebujesz podpisywać osi ani wprowadzać legendy. Nasz wykres przedstawia stany magazynowe dla kategorii części, logicznym więc będzie dla odbiorcy, że oś pionowa przedstawi daną grupę części, a oś pozioma przedstawi nazwę danej grupy. Gdybyśmy natomiast zechcieli dołożyć drugą serię danych, dla przykładu niech będą to zapasy bezpieczeństwa, wówczas konieczne będzie wprowadzenie legendy, aby umożliwić rozróżnienie danych.

 Zadbaj o logiczny układ wykresu

Dobrze przygotuj swoje dane zanim umieścisz je na wykresie. Jeżeli przedstawiasz statystyki w rozkładzie miesięcznym – ustaw miesiące w odpowiedniej kolejności. Jeżeli przedstawiasz dane dotyczące produktów, przedstaw je w porządku alfabetycznym.

Wykres po lewej został posortowany w porządku rosnącym. W tym przypadku jest to zabieg bezcelowy, ponieważ tracimy ciągłość danych i cenną informację, jak kształtowała się historia poziomu braków dla danego produktu. Żeby znaleźć minimalne i maksymalne poziomy braków wcale nie potrzebujesz sortować danych.

 Nie mieszaj informacji

Wspomniałem na początku tego tekstu o sygnalizacji świetlnej. Pewne kolory są już powiązane w naszej pamięci z określonymi informacjami, tak jak w przypadku sygnalizatora, zielony – jedź, czerwony – stój. Musisz uważać, aby formatując wykres nie wywołać błędnej kategoryzacji danych.

W poniższym przypadku, pierwszy wniosek, jaki wysnuje odbiorca będzie brzmiał następująco: zielone – dobre, czerwone – złe. Zupełnie nie o taki odbiór chodziło. Zawsze lepiej jest używać neutralnych kolorów, jeżeli twoim celem nie jest jasne wskazanie pewnej zależności.

 Zachowaj odpowiednie proporcje

Zadbaj o to, aby żaden z elementów nie był dominujący – duża czcionka na tytułach osi i mała czcionka na podpisach elementów nie wpłyną dobrze na komfort czytania wykresu.

Jak widzisz, powyższe wskazówki udowadniają, że nie ma potrzeby poświęcać wielu godzin na formatowanie wykresów. Proste zabiegi, które powinieneś stosować (oczywiście z zachowaniem wszystkich powyższych zasad) to jedynie:

Powiększenie i pogrubienie czcionek na osiach, tytule i etykietach danych
Usunięcie siatki linii pomocniczych – zazwyczaj wcale nie jest potrzebna
Dostosowanie jednostki podziału na osi pionowej – tak, aby zyskać, jak największą przestrzeń na sam wykres
 Dostosowanie podpisów na osiach – aby były czytelne i zajmowały możliwie jak najmniej miejsca

Wykresy przestawne

Przedstawię temat na przykładzie jednego z plików, który omawiam na szkoleniu  Zarządzanie produkcją w Excelu. Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak pisać makra, które pozwolą Ci zapisywać wykres do formatu pdf lub drukować za pomocą jednego kliknięcia zapraszam Cię na takie szkolenie. Plik do zadania znajdziesz tradycyjnie na końcu artykułu.

Ten przykład jak i wszystkie poprzednie opracowany został w oparciu o wersję Excela 2016. O ile porady zawarte w tym cyklu artykułów są uniwersalne, sposób tworzenia przedstawianych tu elementów będzie się różnił. Największe różnice wystąpią w stosunku do Excela 2003 i 2007/10.

 Przygotowanie danych do wykresu przestawnego

Do wstawienia wykresu przestawnego niezbędna jest tabela przestawna. Jeżeli nie pamiętasz, jak stworzyć tabelę przestawną, zapraszam Cię do lektury poprzedniego artykułu w tym cyklu.

 Sortowanie i filtrowanie danych

Ustaw się w polu nagłówka listy produktów (w przykładowym pliku jest to pole Nr detalu:) i rozwijając opcję filtru, wybierz polecenie Więcej opcji sortowania…

W oknie opcji sortowania wybierz sortowanie Malejąco i podaj rubrykę z wartościami braków. Następnie z listy opcji filtrowania nagłówka listy produktów wybierz opcję Filtry wartości i regułę Pierwsze 10.

 Wstawianie wykresu przestawnego

Wybierz jakąkolwiek komórkę w tabeli przestawnej, a następnie z karty Wstawianie wybierz dowolny rodzaj wykresu.

Udało nam się doprowadzić wykres do pożądanej postaci. W tym artykule dostaniesz ode mnie nie tylko gotowy plik, ale również szablon, na którym będziesz mógł przećwiczyć kroki pokazane w tym artykule.

Teraz pokażę Ci jeszcze kilka czynności – trików, które pomogą Ci „wycisnąć” z wykresów przestawnych jeszcze więcej.

 Wyróżnianie konkretnej pozycji

Jeżeli potrzebujesz wyróżnić konkretne dane na wykresie np.: dane z grudnia lub konkretny produkt, kliknij na odpowiedni słupek danych. Po zaznaczeniu całej serii kliknij na niego jeszcze raz, aby zaznaczyć tylko jedną pozycję. Wszystkie zmiany formatowania, jakie wykonasz w tej chwili będą dotyczyć tylko tej konkretnej danej. W tym przypadku zmiana koloru jednej wartości, spowodowała zmianę sposobu wyświetlania legendy. Nie potrzebujesz legendy w takiej formie, więc możesz po prostu ją usunąć a do tytułu dodać wybrany miesiąc.

 Ukrywanie pól wykresu przestawnego

Może nawet od początku omawiania tego przykładu zastanawiałeś się, czy jest możliwość pozbycia się szarych pól z filtrami wykresu przestawnego. Aby to zrobić musisz odznaczyć opcję Przyciski pól w zakładce Analiza. Jest to bardzo przydatna opcja przy drukowaniu wykresów przestawnych.

 Kotwiczenie wykresu

Jeżeli nie chcesz, by twój wykres przestawny zmieniał rozmiar i położenie wraz ze zmianą rozmiaru komórek wykonaj następujące operacje: Prawym przyciskiem mysz kliknij na białe tło wykresu i wybierz opcję formatowanie obszaru wykresu.

A może nie chcesz zajmować się firmą w Excelu? Zrozumiałe, w końcu to nie jest program dla każdego!

Sprawdź aplikację ZaPro, która pomoże pozbyć się arkuszy, jednocześnie zapewniając płynność w zarządzaniu procesami!