KAIZEN

Poznaj filozofię kaizen, czyli koncepcję ciągłego doskonalenia

Zobacz w jaki sposób zagwarantować sobie poprawę efektywności swoich działań. Dowiedz się jakie korzyści płyną z wdrożenia Kaizen Lean!

Utrzymaj i doskonal standardy – czyli zarządzanie przez Kaizen

Podczas pracy korzystaj z opracowanych standardów oraz przeznacz czas na ich doskonalenie. Działanie w standardzie zapewnia powtarzalność, a jeśli coś się powtarza, można to zmierzyć. Fakt ten sprawia, iż standardy są kluczowym punktem odniesienia do wprowadzanych usprawnień i przede wszystkim solidną podstawą do doskonalenia procesu pracy.

Myśl procesowo

Często spotykanym podejściem w biznesie jest orientacja głównego kierownictwa jedynie na osiąganiu jak najlepszego wyniku. Takie podejście zazwyczaj wiąże się z płytkim spojrzeniem na sposoby osiągania tych wyników. Myślenie procesowe jest zorientowane na udoskonalanie istniejących procesów w celu poprawy wyników. Najistotniejszy staje się sposób osiągnięcia wyniku, czyli proces, a nie sam wynik. Takie podejście daje przede wszystkim trwałe wyniki, a to za sprawą rozwiązywania kluczowych dla danego procesu problemów i eliminowaniu krótkowzrocznych działań które jedynie gaszą pożary.

Działaj w cyklu PDCA

W ciągłym doskonaleniu pomocny będzie cykl PDCA, który wspiera pracowników w podążaniu właściwą drogą do wyznaczonego celu. To niezwykle istotna kwestia w Lean Management, często bagatelizowana. Kaizen filozofia przypomina, że należy dążyć do ciągłego doskonalenia, a eksperymentowanie w cyklu Deminga stanowi świetną okazję, by nauczyć się nowych rzeczy.

Plan – Do – Check – Act:

Zaplanuj – określ cel, zidentyfikuj problemy oraz potencjalne usprawnienia, a następnie stwórz plan wdrożenia. „Plan” to etap stawiania hipotezy. Należy precyzyjnie określić plan działania (co chcemy zrobić), nakreślić cele i przedstawić spodziewane rezultaty (co spodziewamy się osiągnąć).

Zrób – wykonaj plan. Drugi etap to czas testu postawionej hipotezy. Należy wdrożyć zaplanowane działania, po czym poddać proces dokładnym obserwacjom, a zebrane dane dokładnie przeanalizować.

Sprawdź – Oceń czy plan realizowany jest właściwie i czy daje spodziewane efekty. Etap „check” to czas na porównanie faktycznych wyników uzyskanych przy testowaniu postawionej hipotezy, ze spodziewanymi rezultatami.

Działaj – Jeżeli plan się sprawdził należy działać według wprowadzonych w nim usprawnień, a wszelkie procedury należy zestandaryzować, aby poprzedni stan nie wrócił. Jeżeli zakładane rezultaty nie zostały osiągnięte – rozpocznij cały cykl od nowa. Zweryfikuj plan, założone cele i sposób działania, a także wprowadź do niego niezbędne poprawki. Przetestuj hipotezę i porównaj wyniki. Jeżeli okaże się, że założenia zostały spełnione, należy zadziałać w kierunku utrzymania opracowanego rozwiązania. Aby zadbać o powtarzalność procesu, należy opracować standardy do praktyk będących wynikiem cyklu.

Zawsze zapewniaj odpowiednią jakość

Klient zawsze będzie oczekiwał najniższej ceny, najkrótszego czasu realizacji zlecenia i najwyższej jakości. Jeżeli jednak nie zapewnimy wymaganego przez klienta poziomu jakości to nie skuszą go nawet najlepsze warunki cenowe i najkrótsze terminy realizacji. Należy na pierwszym miejscu stawiać zapewnienie odpowiedniej jakości.

W kaizen opieraj się na Danych

Metoda kaizen kładzie nacisk na rozwiązywanie przyczyny źródłowej problemu i proponowanie mądrych rozwiązań. Nie da się jednak zrozumieć problemu, nie posiadając odpowiednich danych na jego temat. Niestety często decyzje podejmowane są w oparciu o przeczucie lub intuicję, nie poświęcając czasu na analizę. Zrozumienie problemu jest bardzo ważne dla poprawnego rozwiązania, dlatego konieczne jest zebranie danych i ich dogłębna analiza. Usprawniamy procesy by poprawiać wyniki, więc nie możemy kierować się intuicją gdyż ta nie zawsze się sprawdza. Kaizen potrzebuje konkretnego sformułowania problemu i konkretnych rozwiązań.

Kolejne procesy to twoi klienci

Kaizen jest częścią metodologii Lean, a ta za obowiązek stawia dostarczanie klientowi dokładnie takiej ilości jakiej wymaga, w dokładnie takim czasie jakiego wymaga oraz w dokładnie takiej jakości jakiej wymaga. Kolejne procesy to tak zwani klienci wewnętrzni, którzy potrzebują określonej liczby materiałów od poprzedniego stanowiska, w określonym czasie i nie będą tolerować braków. Uświadomienie sobie tego jest podstawą do skutecznego usprawniania procesów. Ta wiedza konieczna jest szczególnie dla pracowników. Muszą oni rozumieć, że kolejny proces jest równie ważnym klientem, co klient końcowy, kupujący produkt. W Lean Management pojęcie kreowania wartości dodanej dla klienta to fundamentalna zasada. Filozofia kaizen wspiera dążenie do jak najbardziej efektywnego dostarczania wartości dla klienta.

Szkolenie wstępne Kaizen

Przed wdrożeniem kaizen w przedsiębiorstwie bardzo ważne jest wytłumaczenie pracownikom, na czy polega filozofia ciągłego doskonalenia. Należy im przekazać jaki metoda kaizen ma cel oraz nauczyć, że nie tylko wielkie zmiany mają znaczenie, lecz nawet najdrobniejsze mogą w konsekwencji przynieść ogromne rezultaty. Jest to nieodłączna część szczupłej produkcji. Podczas etapów szkoleń dąży się do tego, aby pracownicy nauczyli się określać czym jest wartość w procesie produkcyjnym, co tak naprawdę liczy się dla klienta. Termin wartości składa się z: jakości, funkcjonalności, dostępności, łatwości obsługi, ceny wyglądu i wielu innych czynników. Pod koniec powinni wiedzieć, na jakich czynnościach się skupić, aby je eliminować lub usprawniać. Podczas szkolenia warto wskazać dobrze kaizen przykłady, by uczestnicy warsztatów rozumieli, jak w praktyce wdrażać małe zmiany, które wskazuje kaizen filozofia. Warto na początku poświęcić więcej czasu pracownikom, aby upewnić się, czy dobrze rozumieją zasady kaizen w praktyce.

Poznanie typów marnotrawstwa pozwala na lepsze wykrycie czynności i elementów zbędnych w procesie produkcyjnym:

Lean Management wskazuje konieczność poświęcenia na czasu na eliminację muda. W lean wyróżnia się siedem szczególnych typów strat, na które wyczulony powinien być każdy pracownik, aby szybko eliminować pojawiające się marnotrawstwa czasu, energii i innych zasobów. Wiele z proponowanych przez pracowników usprawnień powinno dotyczyć szczególnie tych kluczowych strat, gdyż ich eliminacja przyniesie firmie największe korzyści. W lean identyfikuje się siedem głównych strat:

• Nadprodukcja – produkowanie większej ilości produktów niż jest na nie zapotrzebowanie
• Zapasy – magazynowanie większej ilości zapasów niż jest potrzebne
• Transport – bezsensowne przemieszczanie materiałów
• Oczekiwanie – bezczynne czekanie na kolejne procesy
• Zbędne przetwarzanie – procesy, które nie są potrzebne z punktu widzenia klienta
• Ruch – niepotrzebne przemieszczanie się, szukanie narzędzi, czy też zła ergonomia pracy
• Braki i usterki – błędnie wyprodukowane produkty

Poszukiwanie marnotrawstw w procesach powinno odbywać się według zasady Genchi Gembutsu.

Warsztaty Kaizen

Czas po szkoleniach jest idealnym momentem, aby tworzyć drużyny, które będą określały sposób na polepszenie działania poszczególnych części organizacji. Te zespoły są kamieniem węgielnym, który prowadzi do osiągnięcia szczuplejszej produkcji i utrzymania systemu Kaizen. Jest to sposób, aby pracownicy zaangażowali się w cele polegające na poprawie swojej pracy. Ważne jest to, aby mogli sami realizować swoje pomysły. Prowadzi to do większej skuteczności ich realizowania i stosowania. Pracownicy z danych obszarów powinni się zajmować ich usprawnieniem ponieważ mają największą wiedzę nad temat jego funkcjonowania. Wystarczy tylko dobrze ich nakierować, aby myśleli w odpowiedni sposób. Wszyscy powinni popierać cykliczne odbywanie się warsztatów, aby stały się częścią kultury organizacji.

Największą zaletą wdrożenia filozofii kaizen w firmie jest budowanie kultury ciągłego doskonalenia. Oznacza to wprowadzenie do codziennej pracy zupełnie innego spojrzenia na napotykane problemy. Myśląc wg kaizen problemy nie są przeszkodami do pokonania, a możliwościami, z których można wyciągnąć dużo dobrego, m. in. Podnieść stan swojej wiedzy technicznej, uczyć się myślenia kreatywnego, poprawić atmosferę pracy poprzez zaangażowanie innych i stworzenie możliwości rozwiązania problemu wszystkim pracownikom. Kultura kaizen to również wzajemny szacunek i świadomość wartości swojej pracy oraz najlepszy sposób na wzmocnienie samodyscypliny, która to jest kluczową cechą dla ciągłego doskonalenia.

10 zasad kaizen stanowi pewien drogowskaz na drodze ciągłego doskonalenia firmy.

1. Problemy stwarzają możliwości

Niech problemy staną się motorem zmian i motywują pracowników do ciągłej poprawy. Problem często stanowi kłopot, ale wykryty problem można zinterpretować jako wskazówkę dla nowych pomysłów.

2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 why)

Bądź ciekawy i zadawaj pytanie „dlaczego tak jest”, „dlaczego tak się dzieje”. Starając się dotrzeć do źródła problemu, można lepiej zrozumieć cały proces i stopniowo wprowadzać zamiany na lepsze, na końcu eliminując główną przyczynę złego stanu.

3. Bierz pomysły od wszystkich

Nie lekceważ żadnych pomysłów, tylko dlatego, że uważasz, że „on się nie zna”. Często osoba z zewnątrz może zaproponować ciekawy punkt widzenia, który zainspiruje do nowatorskich rozwiązań.

4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia

Kaizen stawia na wymyślanie realnych koncepcji, które będą łatwe do wdrożenia w firmach.

5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy

Odrzucaj ustalone „status quo”. To, że zawsze tak było, nie znaczy, że nie można zrobić tego lepiej. Podważaj wszystko, z czym masz do czynienia. Ten punkt pomoże w czasie stagnacji powrócić do dalszego doskonalenia.

6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne.

Możliwe, że czegoś rzeczywiście nie da się zrobić, jednak najpierw należy to sprawdzić. Sam proces testowania może przynieść nowe, ciekawe rozwiązanie problemu.

7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne

Doskonalenie małymi krokami polega na prowadzaniu rozwiązań i ich testowaniu, nawet jeśli nie są perfekcyjnie wypracowane.

8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy

Nie trzeba inwestować w drogie rozwiązania z długim czasem realizacji. Nawet proste pomysły organizacyjne, czy zmiana kolejności wykonywanych czynności – to już kaizen. Jeśli coś wymaga inwestycji, warto najpierw wprowadzić prostą wersję, aby przekonać się, czy rozwiązanie, które chcemy wdrożyć, spełni nasze oczekiwania.

9. Pomyłki koryguj na bieżąco

Jeśli widzisz, że coś nie działa lub szkodzi – od razu poprawiaj. Nie pozwól, by usprawnienia okryły się złą sławą.

10. Ulepszanie nie ma końca

Kaizen to myślenie o tym, że zawsze można coś zrobić lepiej. Jeśli nigdy się nie zatrzymasz, zapewnisz sobie drogę do nieustannego rozwoju.