5S i zarządzanie wizualne – dlaczego te narzędzia są warte uwagi

Spis treści:

1. Istota metody 5S
2. Wizja uporządkowanego miejsca pracy
3. Co powoduje brak 5S w zakładzie?
4. Sygnały, które powinny zaalarmować konieczność usprawnień

Istota metody 5S

Pewnie wielu z was słyszało o narzędziach, jakimi są 5S i zarządzanie wizualne, ponieważ są one często wykorzystywane zarówno na halach produkcyjnych czy w biurach. Mogą być kojarzone z porządkowaniem i organizacją miejsca pracy i słusznie, jednak niosą za sobą o wiele więcej korzyści. Dlatego też spróbujmy sobie odpowiedzieć na pytanie, dlaczego właściwie warto wdrożyć u siebie te narzędzia.

W uzmysłowieniu istoty i wagi metody 5S oraz zarządzanie wizualnego, pomocne może być wyobrażenie sobie swojego domu lub mieszkania. Zastanówmy się, do jakiego mieszkania chcielibyśmy wracać po pracy, a do jakiego z pewnością nie? Czy wolimy, gdy nasze mieszkanie jest czyste, a w zlewie nie zalega sterta naczyń? Czy może nie przeszkadza nam to podobnie jak porozrzucane na podłodze zabawki dzieci lub ubrania? Z pewnością większość z nas wybierze pierwszą wizję.

Wizja uporządkowanego miejsca pracy

Teraz wyobraźmy sobie miejsce pracy. Do jakiej firmy przychodzilibyśmy codziennie z przyjemnością? Często patrzymy na miejsce pracy zupełnie inaczej, nie dbając o nie tak jak o własne mieszkanie, nie czujemy się za nie odpowiedzialni. Jednak w pracy spędzamy sporą część naszego życia, więc czy nie warto zadbać o wspólny komfort w tym miejscu? To od nas zależy czy będziemy tracić energię na nieustanne przekładanie i szukanie, czy może zdecydujemy się na wypracowanie jakiegoś standardu, którego będziemy później przestrzegać.

Wyobraź sobie zakład produkcyjny bez właściwej organizacji miejsca pracy. Jest to miejsce, w którym nikomu nie przeszkadza wszechobecny bałagan, zepsute narzędzia, brudna podłoga, odpady czy rozlany olej. W takim zakładzie przyjęło się zwyczajowo, że poszukiwanie narzędzi, części, matryc albo materiałów to część codziennej pracy. Jaka jest największa umiejętność pracowników w takim zakładzie? Jest nią wiedza, gdzie znaleźć brakujące elementy.

Z taką sytuacją mamy często do czynienia w firmach, gdzie ludzie pracują już od wielu lat i są przyzwyczajeni do konkretnego sposobu pracy oraz do otoczenia. Ciężej wtedy spróbować czegoś nowego, skoro obecne podejście sprawdza się od tak dawna.

Co powoduje brak 5S w zakładzie?

Z powodu niewystarczającego dbania o obszar pracy w zakładzie, mogą występować wadliwe produkty, opóźnienia w realizacji zamówień w związku z błędami, szukaniem czy uszkodzeniami towaru, niska wydajność maszyn i pracowników, których czas jest marnowany na wiele zbędnych czynności, niskie morale pracowników, niebezpieczeństwo spowodowane niewystarczającym poziomem dbania o BHP, brak miejsca spowodowany dużymi ilościami zapasów oraz brakiem ustalonych pól odkładczych, a także przetrzymywaniem wszystkiego, co może się kiedyś przydać.

Wady braku organizacji miejsca pracy można dostrzec bezpośrednio na stanowisku pracy lub w jego najbliższym sąsiedztwie. Można zauważyć m.in.:

• dodatkowe sprzęty uniemożliwiające optymalne ustawienie wyposażenia,
• pomieszanie przedmiotów potrzebnych z niepotrzebnymi na stanowisku,
• utratę właściwości lub wycofanie produktów (przeterminowanie),
• zastawione trasy transportowe i pola odkładcze,
• dodatkowy transport i przestawianie, z użyciem sprzętów lub siły ludzkiej,
• nadmierne zapasy oraz dodatkowe koszty związane ze składowaniem i transportem,
• zbędny sprzęt przeszkadzający w pracy,
• oraz dodatkowo można zaobserwować również MARNOTRAWSTWA takie jak: szukanie, zbędne ruchy, nadmierny transport, oczekiwanie i wiele innych.

Przykłady wdrożenia 5S – pokaż to swoim pracownikom!

Kompleksowe omówienie przykładów przed i po wdrożeniu, stanowi najbardziej trafną formę prezentacji korzystnych zmian dla przedsiębiorstwa.

Sygnały, które powinny zaalarmować konieczność usprawnień

Obserwując pracę na nieprzygotowanych stanowiskach, które nie zostało zestandaryzowane do wykonywania konkretnej pracy oraz w firmie, która funkcjonuje na takich samych zasadach, możemy zarejestrować:

• przewożenie przedmiotów z miejsca na miejsce,
• dużo niepotrzebnego chodzenia,
• ciągłe szukanie odpowiednich elementów,
• brak porządku na magazynach,
• utrudniony dostęp do magazynu,
• mało ergonomiczne stanowiska pracy,
• brak wyznaczonych pól odkładczych,
• przetrzymywanie zapomnianych wyrobów.

W takich firmach osoby zatrudnione nie czują, że mogą poprawić swoją sytuację i sposób pracy. Marnotrawstwo stało się już na dobre częścią ich codzienności. Przykładowe zdania, które można usłyszeć w takich zakładach:

„Gdzie są te części? Były, ale nie pamiętam gdzie.”

„Idę poszukać papierów. Zawsze gdzieś giną.”

„Gdzie jest ten materiał? System pokazuje, że jest.”

„Nie ma tych elementów, trzeba kupić!”
(A potem się przypadkiem znajdują…)

„Żeby się tam dostać, muszę to wszystko przestawić.”

Jeżeli słyszałeś zdania tego typu w pracy, to najprawdopodobniej potrzebujesz usprawnienia w obszarze organizacji stanowisk pracy. Należy pamiętać, że marnotrawstwo jest problemem, który będzie się tylko zwiększać. Zajmując się jedynie gaszeniem przysłowiowych pożarów bez profilaktycznego działania, będziemy tylko piętrzyć problemy, które prędzej czy później będą wracać z większą siłą i z dotkliwszymi skutkami.

Jeżeli uważasz, że 5S i zarządzanie wizualne to coś, czego potrzebujesz lub po prostu chciałbyś zagłębić się bardziej w tą tematykę, to koniecznie zapoznaj się z ofertą tego kursu: