Skuteczne spotkanie

przód koszuli, narzucić marynarkę i dalej siedzieć przed monitorem w spodniach od piżamy i kapciach – bo przecież nikt ich nie widzi.

Z części spotkań nie możemy zrezygnować, bo dzieją się one w naszym środowisku pracy, a z części nie chcemy – pomimo wszystkich dobrodziejstw techniki które mamy do dyspozycji. Dlaczego tak się dzieje?

Podczas spotkań:

• Budujemy silne relacje

Pojawienie się na spotkaniu świadczy o zaangażowaniu jego uczestników. Swoją obecnością wskazujemy na to, że temat spotkania jest dla nas istotny i będziemy zaangażowani w jego rozwinięcie.

„85% ludzi wierzy, że spotkania twarzą w twarz wpływają na budowanie silniejszych i bardziej znaczących relacji” – Forbes Insights

• Możemy komunikować się sygnałami niewerbalnymi

Mikro ekspresje oraz mowa ciała to podstawa komunikacji. Mimika twarzy, kontakt wzrokowy, postawa – te sygnały mówią więcej niż niejedno wypowiedziane zdanie. Jesteśmy w stanie w pełni je dostrzec jedynie w bezpośrednim kontakcie.

„Mowa ciała odpowiada za 55% wpływu naszej komunikacji, ton głosu, za 38%, słowa za 7%.” – Ablert Mehrabian

W typowej 10-minutowej rozmowie przekazujemy nawet do 150 komunikatów w formie mikro ekspresji.

• Możemy demonstrować fizyczne przykłady

Spotkania pozwalają demonstrować procesy oraz ich produkty w miejscu ich występowania. Najlepiej opisane zdjęcie nie zastąpi w ręce fizycznego produktu, aby go dotknąć, poczuć jego strukturę, obejrzeć pod różnym kątem, powąchać. Żeby zrozumieć istotę niektórych problemów, trzeba je poczuć.

Co zatem musimy zrobić, żeby nasze spotkania były bardziej produktywne? Warto przejść 10 poniższych kroków:

Pierwszy krok organizacji skutecznego spotkania odbywa się na długo przed samym spotkaniem.

Co jest jego celem? przekazanie informacji, burza mózgów,  podjęcie decyzji…

Czy cel da się zdefiniować jako SMART? Prosty, Mierzalny, Ambitny, Realny, Określony w czasie?

Jeśli określiłeś cel, możesz przejść do kroku 2.

W tym kroku musisz odpowiedzieć na jedno, podstawowe pytanie: Czy to spotkanie mogłoby być mailem?

Oczywiście jest to pewna przenośnia, ale pokazuje ona sposób w jaki powinniśmy postrzegać spotkania. Czy na pewno musimy angażować taką ilość osób, rezerwować dla nich salę, wysyłać zaproszenia? Czy zaplanowanego celu nie da się osiągnąć w inny sposób? Jeśli nie, przejdź do kroku 3.

Sięgnij pamięcią do spotkań w których uczestniczyłeś w przeszłości. Na ilu z nich byłeś niezbędny? Ile z nich potrzebowało Twojego wkładu merytorycznego, decyzji, akceptacji? A na ilu byłeś kolejnym biernym słuchaczem wyciągniętym z szeregu ważnych dla Ciebie zadań?

Teraz zadaj te same pytania w kontekście uczestników których zapraszasz. Czy aby na pewno każdy z nich jest niezbędny?

Rozumiem, że Twoja lista uczestników do zaproszenia nieco się skróciła. Czy zatem każdy, kto pozostał na niej pozostał zna swoją rolę oraz oczekiwania jakie będą wobec niego stawiane? Czy znowu padnie szereg pytań, na które odpowiedzi będą:

• Muszę sprawdzić
• Mam to gdzieś na mailu
• Przygotuję dla Ciebie to zestawienie na jutro
• Nie mam danych
• Nie jestem odpowiedzialny za ten proces – trzeba zapytać XYZ.

Jako organizator musisz zapewnić, że każdy uczestnik spotkania będzie miał w nim aktywny wkład.

Rozumiem, że spraw do przedyskutowania jest wiele, sposobów na rozwiązanie problemu również, ale skoro jesteś już w kroku 5, to znaczy, że odrobiłeś lekcję z punktu 1. No to jaki jest cel tego spotkania? Jak chcesz go osiągnąć w czasie który zaplanowałeś? Czy wszyscy wiedzą ile czasu mamy na omówienie oraz dyskusję poszczególnych kwestii? Dobra agenda wpłynie konstruktywnie na przebieg spotkania, a Tobie pozwoli pilnować czasu oraz trzymać się tematu.

Wreszcie dotarliśmy do spotkania samego w sobie. Jeśli to wasze pierwsze / jedyne spotkanie w danym temacie sprawdź czy wszyscy przygotowali się do niego wg oczekiwań z kroku 4.

Jeśli spotykacie się cyklicznie – narzędzia, projekty, dzienne odprawy – zweryfikujcie listę zadań z poprzedniego spotkania. To działania są kluczem, a nie spotkania same w sobie. Nawet jeśli jakieś zadanie nie zostało wykonane w całości to warto zapytać: Jaki jest najbliższy krok, który przybliży mnie do wykonania tego zadania? A następnie go wykonać.

Bez względu na cel spotkania, jego uczestnikom należy się szacunek za poświęcony czas oraz zaangażowanie. Nie każdy na spotkaniu musi grać pierwsze skrzypce, ale każdy musi mieć możliwość wypowiedzi. Zadać pytanie, rozwiać swoje wątpliwości, wskazać swoje obawy. Po spotkaniu natomiast trzeba przejść do działania, a nie plotkowania w kuluarach na temat tego, co można było wyjaśnić przy wszystkich.

Każde ze spotkań powinno zostać zakończone podsumowaniem w formie krótkiej notatki, tak aby każdy – nawet nieobecny na spotkaniu – był w stanie zrozumieć ustalenia oraz poszczególne zadania, które zostały przydzielone  podczas spotkania.

Jasno określony cel spotkania pozwoli Ci ocenić jego przebieg. Czy osiągnęliście to co było założone?

Action Plan – to główny produkt, który powinien powstać w wyniku spotkania. Klarowny podział ról, zadań i obowiązków to motor napędowy do działania. Nawet jeśli założony cel nie został w 100% osiągnięty to konkretna lista zadań nas do niego zbliży i pozwoli wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Pamiętaj, że wszystkie zadania muszą mieć terminy wykonania oraz osoby za nie odpowiedzialne. Odpowiedzialność za zadanie nie zawsze oznacza, że ta sama osoba ma wykonać to zadanie od początku do końca, ale w przypadku kiedy chcesz zapytać o status jego realizacji to jest osoba która będzie w stanie opowiedzieć Ci o wszystkich jego szczegółach.

Przykład Action Planu po spotkaniu – opracowanie własne.

Każde ze spotkań powinno zostać zakończone podsumowaniem w formie krótkiej notatki, tak aby każdy – nawet nieobecny na spotkaniu – był w stanie zrozumieć ustalenia oraz poszczególne zadania, które zostały przydzielone  podczas spotkania.

Przykład notatki po 1 h spotkaniu.

Więcej o dobrych i złych praktykach w komunikacji pojawią się w artykule pt: Skuteczna komunikacja, gdzie opiszę komunikację za pomocą:

• Wskaźników KPI,
• Maili,
• Komunikatorów: Telegram, Slack,
• Narzędzi do równoległej komunikacji na jednym dokumencie: Office 365, Arkusze Google,
• Narzędzi do zarządzania projektami: Asana, Clickup, Trello,
• Tablic do zarządzania wizualnego,
• Odpraw / daily huddle / operatywek,

które są w stanie przenieść znaczną część komunikacji, którą do tej pory realizowaliśmy w postaci spotkań, do bardziej odpowiadającej jej celom oraz środowisku w jakim się odbywa.

A Ty jakie masz sposoby na skuteczne spotkanie? Podziel się ciekawymi przykładami w komentarzu, lub napisz na pgolonka@leanactionplan.pl

Jeśli chcesz usprawnić komunikację ze swoimi pracownikami, wypróbuj aplikację do zgłaszania problemów wewnętrznych. To rozwiązanie, które pomoże Ci zarządzać zgłaszanymi przez pracowników wyzwaniami – dzięki temu, nie pominiesz żadnej z kwestii!

https://hbr.org/2014/04/how-a-weekly-meeting-took-up-300000-hours-a-year [30.12.2019 r.]

https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic [30.12.2019 r.]

https://www.management-issues.com/connected/6504/the-cost-of-bad-meetings/ [30.12.2019 r.]

https://www.aatcomment.org.uk/career/the-benefits-of-face-to-face-interactions-less-virtual-more-physical/ [30.12.2019 r.]

https://images.forbes.com/forbesinsights/StudyPDFs/Business_Meetings_FaceToFace.pdf [30.12.2019 r.]

https://www.aatcomment.org.uk/career/the-benefits-of-face-to-face-interactions-less-virtual-more-physical/ [30.12.2019 r.]