Długie terminy realizacji zamówień i opóźnienia dostaw u klientów

Mówiąc bez ogródek, z pewnością nie jeden klient płakał Wam do telefonu lub rzucał dokumentami, grożąc, że urwie współpracę, ponieważ nie byliście w stanie dostarczyć mu wyrobów na czas.

Wy pewnie zachowaliście się nie jeden raz tak samo, będąc z kolei klientem Waszych dostawców, którzy nie mieli jak się wytłumaczyć z tego, że przewidywany czas dostawy opóźnia się już o tygodnie.

Czyż nie?

Łańcuchy dostaw zmieniają się w łańcuchy wyzwań. I o ile niektórych przeciwności naprawdę nie da się pokonać, to jako firma nie możecie czekać na cud. Jako prezes, właściciel lub kierownik pewnie już to wiesz, że w obecnych czasach stanie w miejscu to zagrożony los firmy i tylko ruch pozwoli Wam się utrzymać, a także dalej rozwijać.

Jeżeli poszukujesz ścieżek do zrozumienia globalnej sytuacji, a także wybrnięcia z opresji, zostań tutaj, a wspólnie spróbujemy rozstrzygnąć:

1. Czy masz wpływ na termin dostawy?
2. Rodzaje ryzyka dla łańcucha dostaw
3. Jak skrócić wewnętrznie czas realizacji zamówienia?
4. Czy można poprawić łańcuch dostaw swojej firmy?

Czy masz wpływ na termin dostawy?

To zależy.

Po pierwsze od tego, czy surowiec jest w ogóle dostępny na rynku.

Po drugie od tego, czy to Ty jesteś dostawcą, ale masz surowce.

Po trzecie od tego, czy to również Ty jesteś dostawcą i nie masz surowców.

A po czwarte od tego, czy odpowiednio dobierasz dostawców.

Przyjrzyjmy się tym wariantom.

Na niektóre produkty poczekamy do przyszłego roku

W niektórych sytuacjach trzeba przyznać, że jako firma możecie mieć znikomy wpływ na otrzymanie towaru w przewidywanym terminie dostawy. Ba, możecie mieć nawet do czynienia z brakiem prognoz. Tak było z półprzewodnikami podczas oraz po opanowaniu Covid (i jest dalej). Tak będzie również ze względu na niedobory neonu, niklu czy palladu. A teraz mówimy tylko o ułamku problemów z branży automotive, gdzie podobne sytuacje przecież dotyczą również innych przedsiębiorstw.

Co w takiej sytuacji zrobić, aby przetrwać?

Pomijając wszystkie zabiegi wydłużania terminów, zmian w planie produkcji, mrożenia potencjalnych dostaw, konieczne są półśrodki i działania zaradcze. Na przykład, dealerzy aut zaczęli proponować pojazdy kontraktowe, które (choć za dodatkową opłatą) mają skompensować potrzebę przemieszczania się. Wymaga to na klientach zakupu produktu z wydłużonym terminem oczekiwania, jednak tym samym pozostawia go przy producentach.

W przypadku innych branż może się to wiązać z koniecznością poszerzenia gamy produktów, zgodnych z obecnym popytem, ale nie wymagających korzystania z ograniczonych zasobów. To nic innego jak polityka przetrwania, która narzuca często restrukturyzację, czy zupełną zmianę profilu. Realizowana jest jednak na poczet utrzymania pracowników oraz infrastruktury, spłacenia zobowiązań, a także utrzymania pozycji na rynku.

Termin wykonania zamówień leży po naszej stronie

Dłuższy termin realizacji zleceń, a także opóźnienia dostaw do klienta, nie zawsze są wynikiem problemów z surowcem, czy z dostawcami. Nie można wszystkiego zwalać na czynniki otoczenia zewnętrznego. Dalej, w bardzo dużym stopniu, kluczowy wpływ na terminowość ma poziom organizacji przedsiębiorstwa. Temu poświęcimy osobno uwagę w punkcie: Jak skrócić wewnętrznie czas realizacji zamówienia?

Od nich nie ma mowy na terminową dostawę, a już mamy termin zapłaty

W naszej analizie musimy również wziąć pod uwagę scenariusz, w którym to czas oczekiwania klienta na zlecenie wydłuża się, jednak nie z naszej winy, a z powodu niedotrzymywania terminu realizacji dostawy przez kontrahenta. Zakładając oczywiście, że surowiec jest dostępny na rynku, a my mamy po prostu do czynienia z firmą, której mozolnie idzie wykonanie usługi, rozwiązaniem jest zakasanie własnych rękawów, bez liczenia na to, że coś się zmieni. Co należy zrobić?

Po pierwsze przeprowadzić ocenę dotychczasowych dostawców, uwzględniając przy tym parametry takie jak: jakość produktów, koszt / cena, termin odbioru, zmiany terminu dostawy, rozliczenia, komunikacja.

Po drugie dokonać rozpoznania potencjalnych, nowych partnerów i również względem nich dokonać oceny.

Po trzecie na podstawie danych dokonać decyzji, którzy dostawcy mają strategiczne znaczenie, jakie można wyznaczyć dla nich źródła substytucyjne.

Po czwarte ustalić wewnętrzną procedurę postępowania, korygującą wpływ firm wydłużających terminy dostaw.

Rodzaje ryzyka dla łańcucha dostaw

Żeby spróbować w jakikolwiek sposób przeciwdziałać czyhającym zagrożeniom, a także zminimalizować ich wpływ, najpierw trzeba zidentyfikować jakie są ich źródła.

Od razu zaznaczę, że taki rozkład ryzyka wcale nie jest receptą na każdą bolączkę. Ułatwia jednak zrozumienie pewnych zależności przyczyno-skutkowych.

Można powiedzieć, że przydałaby się Wam analiza FMEA, ale na zupełnie innym poziomie, zarządzania przedsiębiorstwem.

Zacznijmy od pierwszej grupy zagrożeń, na poziomie operacyjnym. Na tej liście należy wyłonić:

• logistykę zewnętrzną oraz wewnętrzną,
• relację z dostawcami,
• jakość dostaw,
• jakość wyrobów oraz usług,
• sprawność parku maszynowego,
• czynnik ludzki (zawodność, rotacja, brak kompetencji),
• wpływ warunków atmosferycznych.

Jeśli chodzi o ryzyko finansowe, na działanie przedsiębiorstwa mogą mieć wpływ:

• koszty (w tym materiałowe, utrzymania przedsiębiorstwa, utrzymania zasobów ludzkich itd.)
• kredyty oraz rosnące stopy procentowe,
• inflacja,
• kursy walut,
• problemy z utrzymaniem rentowności oraz płynności finansowej.

Z kolei w ujęciu strategicznym, należy zwrócić uwagę na:

• rynek,
• embargo,
• konkurencję,
• technologie,
• przepisy giełdowe, podatkowe, dot. ochrony środowiska,
• wymagania klientów,
• sukcesje, przejęcia oraz fuzje,
• kwestie prawne,
• ogólną kondycję gospodarki.

Skonfrontowanie różnych czynników, pozwala na przygotowanie więcej niż jednego scenariusza postępowania. Weźmy na tapet krótkie przykłady:

• Masz do wyboru dwie ścieżki, dla których możesz oszacować strukturę kosztów. Jedna, droższa, daje szybki termin dostawy, jednak niepewne ilości. Druga tańsza, wymaga wcześniejszego planowania i zabezpieczenia surowców, ma dłuższy czas dostawy produktu, jednak jednocześnie daje pewność ilościową, a co za tym idzie szansę na zapewnienie płynności produkcji. Jaką opcję wybierzesz?

Przykład 2:

• Do tej pory zamawiałeś drewno z Białorusi, jednak w wyniku zaangażowania jej władz w konflikt na granicy oraz w inwazję rosyjską na Ukrainie, wprowadzone zostało embargo. Masz do wyboru droższe dostawy krajowe, bądź otwarcie się na rynek niemiecki i norweski. W tym przypadku do oceny należy wziąć nie tylko cenę na dzień analizy, ale także jakość produktu poprzez składowanie w specyficznych warunkach atmosferycznych, fluktuację kursu walut oraz informacje odnośnie terminu płatności i warunków.

Bardzo możliwe, że akurat Twoje przedsiębiorstwo dotykają zupełnie inne dylematy. Cała refleksja jednak sprowadza się do tego, abyście nie zamykali się na swój problem, bądź naprędce chwytali się bez weryfikacji innego rozwiązania, a dokonali analizy sytuacji w szerszym kontekście, zarówno szans, jak i zagrożeń. Kontrolujcie wypłacalność klientów, badajcie wpływ inflacji na substytucyjne dobra w innych krajach, otwierajcie się na nowych dostawców, monitorujcie koszty energii, benchmarkujcie i nie zapominajcie, że poziom organizacji Waszych procesów produkcyjnych także ma wpływ na płynność łańcucha.

Jak skrócić wewnętrznie czas realizacji zamówienia?

To chyba już każdy dobrze wie, że nie można zwalić całej winy na brak surowców i wydłużone terminy dostaw. Problem długiej realizacji zamówień do klienta oczywiście może być też wynikiem chaosu produkcyjnego wewnątrz organizacji.

Może się okazać, że:

• Duża zmienność produkcyjna powoduje, że operacje są trudne do znormowania, bądź normatywy są nieprecyzyjne,
• Nie ma synchronizacji działań między obszarami,
• Występują wyraźnie problemy w adaptacji stanowisk pod produkcję,
• Praca na stanowisku nie jest wydajna,
• Lokalizacja obszaru wytwórczego jest niezgodna z przepływem,
• Nie ma identyfikacji materiałów na magazynie oraz dla produkcji w toku,
• Produkcja jest nieskutecznie sterowana (jakość, UR, technologia, planowanie itd.),
• Nie ma dynamicznie działających planów produkcji.

Co może stać się receptą na takie bolączki i co może przynieść skrócenie czasu realizacji zamówień?

Dokładnie odwrotność tych niepożądanych działań. Czyli:

• Grupowanie produktów w rodziny, aby usprawnić proces planowania, ale także zbadać słuszność obecnego układu stanowisk,
• Choć w cierpieniu – normowanie pracy – ale nie w celu żyłowania operatorów, a poznania faktycznych możliwości produkcyjnych, które będą uwierzytelnieniem dla planowania,
• Wprowadzenie ewidencji i doraźnego monitorowania stanów magazynowych, surowców, WIP oraz wyrobów gotowych – co zarówno poprawi organizację przestrzeni, intuicyjność pracy, ale również procesy magazynowe i planowanie na bazie dostępności,
• Wprowadzenie elementów standaryzacji pracy, która pomoże w stabilizacji organizacji procesów, a także w sterowaniu, zachowywaniu wiedzy w firmie, a także poszukiwaniu dalszych podstaw do usprawnień,
• Dążenie do zbudowania lub poprawy procesu planowania produkcji, w oparciu o zmieniające się czynniki otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego.

To oczywiście tylko zalążek działań, więc jeśli chcesz poszerzyć kontekst organizacji produkcji, a także planowania przy dużej zmienności otoczenia, zapraszam Cię do kolejnych, wartościowych materiałów:

1. Jak efektywnie planować produkcję?
2. Jak efektywnie planować produkcję przy dużej zmienności otoczenia?
3. 4 kluczowe obszary planowania produkcji

Czy można poprawić łańcuch dostaw swojej firmy?

Przez cały czas zmierzamy wspólnie do tego, żeby powiedzieć, że tak, da się to zrobić, ale niezmiennie wymaga to kompleksowego podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem. Wyciągając już pierwsze refleksje z wcześniejszych rozważań, przyjmij jeszcze kilka TOP TIPS odnośnie optymalizacji łańcucha dostaw.

5 zasad optymalizacji łańcucha dostaw

1. Uporządkuj dane, obieg informacji i kanały komunikacji 

• Zbieranie danych oraz pracowanie na wskaźnikach oraz wizualizowanie pozwoli dokonać Ci bardziej rzetelnych analiz na temat obecnych kosztów magazynowania, zamawiania transportów, terminów realizacji zleceń, terminowości dostaw itd. To szansa na zbadanie trendów, odchyleń, a także oczywiście podjęcie adekwatnych reakcji.
• Nie musisz tego robić ręcznie. W optymalizacji łańcucha i lepszej kontroli danych pomogą Ci aplikacje lub systemy operacyjne typu: ERP lub aplikacja ZaPro, WMS czy TMS. Na jakie funkcjonalności możesz liczyć? Biorąc pod uwagę Warehouse Management System uporządkujesz planowanie i zarządzanie przyjęciami, a także wydaniami towarów, dokonasz pełnej identyfikacji składowania oraz przemieszczania się materiałów, zredukujesz ilość zapasów, poprawisz dostępność niezbędnych produktów, a także skorzystasz ze wsparcia decyzyjnego w pozostałych procesach logistycznych.

2. Kontroluj fizyczne przepływy łańcucha dostaw

• Naturalnie w usprawnieniu przepływu materiałów pomogą Ci wcześniej zebrane dane. Będą one jednak jedynie podstawą do faktycznych działań.

3. Usprawnij transport i składowanie

• Można powiedzieć, że to drugi namacalny punkt w redukcji kosztów łańcucha dostaw, który warto połączyć z tym wcześniej wymienionym.
• Poprzez optymalizację fizycznego przepływu, a także procesu składowania i transportu należy rozumieć: analizę i reorganizację layoutu hali oraz magazynu zgodnie z potrzebami, optymalizację tras transportowych, faktyczną redukcję stanów magazynowych, wdrożenie analizy ABC XYZ, łączenie palet oraz innych opakowań, organizację systemu ssącego (PULL), system FIFO, a także wewnętrzne zmiany z wykorzystaniem w zależności od możliwości i potrzeb: supermarketów, regałów przepływowych, Kanban, logistyka wewnętrznego itd.

4. Pilnuj przepływów finansowych i analizuj budżet

• Ustalenie zasad rozliczania oraz płatności z dostawcami oraz klientami to element zapewnienia płynności finansowej przedsiębiorstwa, ale tym samym i optymalizacji łańcucha dostaw firmy.
• Niezbędna w tym przypadku jest jasna polityka informacyjna precyzująca: termin zapłaty między stronami, postępowanie po upływie terminu płatności, a w tym roszczenia klienta, odsetki za niewykonanie świadczeń pieniężnych, czy też podstawy obliczenia rabatów itd..
• Dlaczego to ma znaczenie? Jeżeli klient terminuje Cię, praktykuje wydłużanie terminów zapłaty, traktując Waszą firmę jako kredytodawcę, musisz kontrolować z jednej strony wielkość oraz ilość jego zamówień, z drugiej strony kontrować dane o Twoich zobowiązaniach względem dostawców. Nie weryfikując stanu na bieżąco możesz spowodować piętrzące się ryzyko niewypłacalności zarówno na płaszczyźnie kolejnych dostaw surowców, ale także utrzymania infrastruktury, pracowników, czy opłacenia mediów.

5. Prognozuj i reaguj

• Może brzmi to pospolicie, jednak przewidywanie jest nieodłącznym elementem zarządzania łańcuchem dostaw. Dlaczego? Bez badania sprzedaży, nie sprawdzicie czy Wasza strategia jest spójna z popytem. Bez elementów analityki nie dowiecie się czy Wasze koszty produkcji i magazynowania pozwalają Wam pozostać konkurencyjnymi. Bez prognoz nie dowiecie się jak kształtuje się makro-otoczenie i jaki jest prawdopodobny trend zmian. Nie zdążycie też w porę zareagować.

Rozwój organizacji jest naturalnie wpisany w każdy z powyższych elementów. I dokładnie każdy z nich wpływa pośrednio lub bezpośrednio na poprawę organizacji procesów, podniesienie morale pracowników, poczucie istotności w dostarczaniu wartości dla klienta, właściwą poprawę jakości, kształtowanie reputacji firmy, a także ogólne zarządzanie organizacją.