Jak poukładać firmę, kiedy wiecznie brakuje Ci czasu?

Jakie są objawy przepracowania?

Przejdźmy od razu do konkretów. Czy Ciebie też to dotyczy?

• Często nie możesz się skoncentrować?
• Zapominasz o niektórych kwestiach, spotkaniach, mailach, zmianach na produkcji oraz w innych działach?
• W pracy towarzyszy Ci napięcie, presja czasu oraz frustracja?
• Czujesz się zmęczony, zarówno fizycznie, jak i psychicznie?
• Wiecznie się gdzieś spóźniasz?
• Przychodzisz do pracy, na zmianę zrezygnowany lub zdenerwowany?
• Łapiesz się na tym, że siejesz chaos wśród pracowników?

Jeśli odpowiedziałeś przynajmniej na część, lub o zgrozo, na wszystkie pytania „TAK” to znaczy, że nie masz kontroli nad tym co robisz. I nie szukaj w tym winy innych, swoich pracowników, zagrażającej konkurencji, czy dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej.

Dzisiaj mówimy o Tobie, więc jeśli chcesz poprawić organizację swojej firmy, a wiecznie nie masz na to czasu, najpierw musisz poukładać swoją pracę.

A rozpoznanie objawów, jest pierwszym elementem autodiagnozy.

Jakie konsekwencje powodują ciągłe nadgodziny?

Dlaczego powinieneś zacząć od siebie?

Aby to rozstrzygnąć, musimy zastosować podział na dwa wątki: pierwszy ten, który mówi jak nadgodziny wpływają na Twoją organizację pracy, a także życie prywatne, drugi, który mówi jak poprzez nieudolne zarządzanie sobą w czasie wpływasz na pracowników, nietrafne decyzje biznesowe i stagnację przedsiębiorstwa.

Będąc w natłoku zadań (które też na własne życzenie sam sobie przypisujesz), stajesz się jak rozpędzony pociąg, który jest w stanie zmieść wszystko z drogi, którą się porusza.

Czym może odbić się na Tobie pracowanie po godzinach, w weekendy i na wakacjach?

• Przekształceniem wcześniejszych objawów w stałe konsekwencje działające destrukcyjne na Ciebie i zespół,
• Pogorszeniem relacji rodzinnych, gdzie tutaj należy wspomnieć jasno o rozwodach, utraceniu ważnych chwil z życia dzieci, zerwaniu bądź wyraźnym nadwątleniu kontaktów,
• Wyłączeniem ze swojego życia jakiejkolwiek formy rekreacji, czy spełnienia się na polu towarzyskim, co tak naprawdę odbiera Ci szansę regeneracji,
• Pogorszeniem stanu zdrowia fizycznego, jak i psychicznego.

Natomiast nadgodziny i nieefektywne zarządzanie czasem, mogą stworzyć mieszankę wybuchową, która zakończy się:

• Urwaniem wątku planów długoterminowych i perspektywy rozwoju firmy, poprzez bycie w trybie „stand by” dla działań operacyjnych i gaszenia pożarów,
• Zaburzeniem zdolności decyzyjnych,
• Ubezwłasnowolnieniem pracowników.

Nie chcesz takiego scenariusza, prawda?

Jak nieudolna organizacja czasu pracy wpływa na przedsiębiorstwo?

To całkiem prawdopodobne, że nie zdajesz sobie sprawy z tego jakie błędy popełniasz na co dzień. Być może Twoje dobre intencje tak naprawdę zaślepiają Cię w ułożeniu poprawnego planu działania.

Spróbujmy przejść teraz przez kilka  scenariuszy, w których to Ty nieświadomie stajesz się blokadą dla siebie i innych.

System mikrozarządzania firmą

Chcesz, a może już doprowadziłeś do tego, że wszystkie decyzje muszą przejść przez Twoją akceptację? Kontrolowanie nie jest złe, wręcz przeciwnie, jest wskazane, jednak nie powinieneś brać na swoje barki wszystkich spraw.

Rozłóżmy taki przykład w czasie:

• Akceptacja nowego dostawcy komponentów, wymagająca wgłębienia się w temat terminów, warunków płatności, certyfikacji surowców, walidacji przez klienta – 1,5 godziny
• Zatwierdzenie aktualizacji systemu informatycznego pod automatyzację przypisywania numerów zleceń do faktur proforma – 1 godzina
• Zaakceptowanie wrzutki produkcyjnej na produkcji dla wiecznie marudzącego klienta – 10 minut
• Zatwierdzenie ofert od działu sprzedaży dla nowych klientów – 40 minut
• Akceptacja planu działań korygujących i naprawczych po aferze z reklamacją detali – 30 minut

To tylko wycinek dnia. Każdy temat z innej parafii. Łącznie 3 godziny 50 minut poświęcone na weryfikację spraw i zatwierdzenie.

Czy na pewno musiałeś w tym uczestniczyć?

Czy wiesz z czym to się wiąże?

Jeśli wydaje Ci się, że tylko Ty możesz podejmować (kluczowe) decyzje, bo tylko Ty znasz tak dobrze swoje przedsiębiorstwo oraz klientów, to jesteś w błędzie. Co więcej obrazujesz tym samym, że nie masz zaufania do swoich pracowników. To jeszcze nie koniec, w taki sposób uczysz ich, że muszą przyjść do Ciebie z każdym najmniejszym tematem oraz że nie muszą się wcale tak starać, ponieważ Ty i tak dokonasz ostatecznej weryfikacji.

W tej sytuacji mamy dokładnie odwrotny efekt w stosunku do pożądanego.

Ty:

• nie masz czasu na sprawy z poziomu strategicznego i taktycznego,
• wszyscy muszą na Ciebie czekać, co tym samym niesie za sobą ryzyko przegrania tematu u klienta, opóźnień produkcyjnych, przeoczenia któregoś z tematów,
• odbierasz odpowiedzialność pracowników,

Pracownicy:

• nie mają motywacji aby bardziej angażować się w pracę,
• nie widzą dla siebie perspektywy rozwoju, ponieważ nie mają szansy na większą moc decyzyjną oraz podejmowanie się nowych tematów.

Chęć realizacji zadań na poziomie operacyjnym i wykonawczym

Ten aspekt mocno nawiązuje to wcześniejszego punktu, jednak należy zaznaczyć tutaj jeszcze jedną ważną różnicę. Akceptacja i decyzje to jedno. Drugie to faktyczne działanie.

Jeżeli wydaje Ci się, że Ty nie wykonujesz operacji, to przystań teraz na chwilę w miejscu i zastanów się czy faktycznie tak jest?

Weźmy na tapet dwa case’y:

Jakość – produkcja

Dostaliście reklamację na ubytki w powłoce, od klienta, z którym to jeszcze Ty, na początku funkcjonowania firmy dopracowywałeś kontrakt. Stąd czujesz wysoką potrzebę zaangażowania się w ten temat.

• Pierwsze co, sam dzwonisz do kontrahenta zapowiadając szybką reakcję (nierzadko zdarza się, że obiecujesz coś dodatkowego) – 15 minut
• Chcesz uczestniczyć w analizie przyczynowo – skutkowej na spotkaniu jakościowym – 2 godziny
• W między czasie wypada jeszcze spotkanie z operatorami, gdzie czujesz potrzebę porozmawiania z nimi na temat niezgodności – 30 minut
• Weryfikujesz analizy przygotowane przez jakość i wprowadzasz swoje pomysły – 1 godzina
• Uczestniczysz w postępowaniu ustalania terminów dostaw poprawionych komponentów, weryfikujesz plany działań korygujących i naprawczych, rozmawiasz znowu z klientem itd. – 4 godziny

W tygodniu poświęciłeś: 7 godzin 45 minut

Technologia – produkcja

Przebrnąłeś ostatnio z działem handlowym przez ofertę dla nowego klienta (co też zajęło Ci kilka godzin), ale teraz przyszła pora na weryfikację możliwości produkcyjnych, opracowanie technologii, próbne serie i ustalenie tolerancji. Ponieważ już od samego początku uczestniczyłeś w procesie, masz potrzebę pojawienia się na uruchomieniu, chcesz przegadać wybór surowca pod wtrysk części, a także skonsultować to z klientem.

Na ogół czynności w tygodniu poświęciłeś: 5 godzin

Nie musiałeś przeżyć TYCH sytuacji, ale z pewnością miałeś okazję przeżyć podobne. Czy to był poziom strategiczny? Czy to były projekty, które bez Ciebie nie poszłyby dalej?

Ilość czasu, którą poświęcasz na działania operacyjne powinna być znikoma! I tu też zrozum odpowiednio to stwierdzenie. Nie chodzi o to, abyś wszedł teraz w model zarządzania zza biurka, ale żebyś powierzył pewną decyzyjność i zaangażowanie pracownikom. Najprawdopodobniej Twoja energia potrzebna jest zupełnie gdzie indziej. Angażując się w działania na poziomie operacyjnym, nie dajesz się rozwinąć tematom, które mają wydźwięk długoterminowy, skupiasz się na tym co jest teraz, a nie na tym co będzie.

Zarządzanie zespołem pracowników, którzy nie myślą

To kolejny element, który wychodzi wprost z poprzednich. Nie ma być on obrazą Twoich pracowników, a przytykiem do Ciebie.

Jeżeli:

• nie dzielisz się odpowiedzialnością,
• ograniczasz decyzyjność pracowników,
• oczekujesz, że wszystkie tematy będą czekać na Twoją akceptację,
• wściubiasz nos w działania na poziomie operacyjnym i wykonawczym,
• nieumiejętnie delegujesz zadania,

w efekcie Twój zespół staje się ubezwłasnowolniony.

Twoje nawyki zarządzania sobą, przesiąkają do ludzi, którzy już nie muszą dynamicznie reagować na zmiany, starać się dopracować osobiście wszystkiego, czy wyjść z jakąś inicjatywą.

Czy blokowanie pracowników, nie brzmi jak naturalne ograniczanie rozwoju firmy?

Organizacja pracy, a złodzieje czasu i pieniędzy

Form pożerania czasu, a co za tym idzie również pieniędzy firmy jest wiele. Spróbujmy pokrótce przejść tylko przez kilka przykładów. Możesz przy tym zastanowić się, które z tych elementów mogą dotyczyć Ciebie:

• nadmierna liczba spotkań, bądź przedłużające się narady – jako aktywnie zaangażowany w działania firmy prezes, masz potrzebę uczestniczyć w spotkaniach, które równocześnie mogłyby się odbyć bez Twojej obecności lub nadmiernie rozwlekasz analizy, bo masz poczucie, że tylko w ten sposób jesteście w stanie dobrnąć do słusznych wniosków (gdzie jednak na wnioskach się tylko kończy) ?
• odrywanie się od pracy, aby odpisać na maile, które co chwile lądują w skrzynce,
• odbieranie wszystkich telefonów,
• przyjmowanie niespodziewanych gości lub niezapowiedziane rozmowy z pracownikami,
• ciągłe odczytywanie powiadomień na telefonie,
• krótka przerwa, która kończy się plotkowaniem na korytarzu lub przeciągniętym przeglądaniem wiadomości, LinkedIn, bądź Twitter’a na telefonie,
• słynne multitasking, które powoduje rozproszenie i podejmowanie zbyt wielu tematów na raz,
• tworzenie niepotrzebnych notatek i raportów.

Czy nie masz wrażenia, że jednocześnie robisz wszystko i nic?

Gdyby do tego dołożyć jeszcze pośpiech, niecierpliwość, nieuporządkowane miejsce pracy, brak stanowczości, rozmyte cele, możemy jasno powiedzieć, że mamy przepis na katastrofę. A zwróć przy tym uwagę na to, że mówimy tylko o jednej osobie!

To trochę brzmi, jakbyś czuł się niezastąpiony. Jeśli przebrzmiewa Ci przez głowę takie określenie, odwołam Cię od razu do jeszcze jednego materiału:

• Artykułu o niezastąpionym kierowniku produkcji
• Audio Action Plan o byciu niezastąpionym

Twoje zaangażowanie we wszystkie tematy nie spowoduje, że będziecie mieli więcej klientów, większą sprzedaż, podniesiecie moce przerobowe, poziom jakości, czy zbudujecie większą świadomość pracowników.

To wszystko nie będzie miało miejsca, ponieważ wchodząc w szczegóły i chwytając się chaotycznie wszystkich tematów, zgubisz kontekst długofalowy oraz utracisz priorytety w realizacji strategii przedsiębiorstwa.

Jak odzyskać czas i zwiększyć rozwój firmy?

Pora wyjść z wcześniejszego amoku.

Zacznijmy od zarządzania własnym czasem w strukturze dnia.

Czy słyszałeś o tak zwanej krzywej wydajności psychofizycznej REFA? Spójrz na grafikę poniżej. Niezależnie od tego, czy nie śpisz po nocach, czy wstajesz jak poranny ptaszek, pewien statystyczny schemat dotyczy również Ciebie.

To co widzisz na wykresie jest naturalnym rozkładem wydajności i efektywności osobistej w ciągu dnia. Oznacza to, że w wyznaczonych fazach masz większe pokłady energii, które pozwolą na uzyskanie lepszych rezultatów w pracy, niż w pozostałych odcinkach czasowych.

Zwracając uwagę na peak wykresu, można powiedzieć, że do własnej dyspozycji masz około 4 godzin. To dla Ciebie pierwszy sygnał o tym, abyś swój plan tygodnia rozkładał tak, aby w tym przedziale czasowym nie odbywały się żadne operacyjne spotkania, konsultacje, maile, czy telefony.

Chcesz mieć swój czas? To właśnie pora, którą powinieneś poświęcić na realizację priorytetów związanych z realizacją strategii przedsiębiorstwa. Aby jednak miało do odpowiednie przełożenie na rzeczywistość, musisz zakomunikować to swoim pracownikom. Możesz być do ich dyspozycji w początkowych porannych godzinach, a także w porze popołudniowej. Tym samym kulminujesz też pozostałe sprawy w konkretnych odcinkach czasowych, a także nakłaniasz pracowników do tego, aby samodzielnie podejmowali pewne decyzje.

No właśnie, skoro o decyzjach mowa, to kolejny element układanki.

Jeżeli zamierzasz ograniczyć swoją dyspozycyjność na rzecz projektów o wyższej wadze, oznacza to, że musisz podzielić się odpowiedzialnością ze swoim zespołem. W tym miejscu ponownie sens odnajduje kaskadowanie działań, wyznaczanie liderów oraz ustalanie kanałów komunikacji.

Pamiętaj, że przełomu zarządzania swoją firmą, nie możesz dokonać obwieszczając, że od dziś nie wchodzisz już w drobne tematy i nie oczekujesz podsyłania decyzji do akceptacji. Wszystko to wiąże się z przeanalizowaniem struktury organizacyjnej oraz wyłonieniem powiązań, które pozwolą pogrupować poziomy decyzyjności oraz działań.

W utworzeniu schematu komunikacji oraz postępowania pomoże Ci macierz RASCI. Jeśli chcesz się więcej dowiedzieć o podziale ról i zobowiązań w zespołach, przejdź bezpośrednio do artykułu Jak monitorować realizację strategii w firmie produkcyjnej?

Większa samodzielność i autonomia pracy zespołów nie oznacza, że nie możesz już w takim razie uczestniczyć w żadnych spotkaniach! Decyduj się na nie, bądź zwołuj je jeśli wiesz:

• jak kształtuje się ich agenda,
• jak kształtują się ramy czasowe,
• jaki jest ich skład osobowy,
• jaki jest ich cel,
• jakie rezultaty mają być osiągnięte.

Jeżeli kluczowe dla Ciebie elementy przemawiają za udziałem, nie odmawiaj, bądź czynnym uczestnikiem. Jeżeli widzisz, że spotkanie zapowiada się na mało konstruktywną rozmowę, która nie posiada żadnej zaplanowanej struktury, poleć pracownikom, aby odwołali spotkanie do czasu wypracowania założeń. Natomiast jeśli temat wydaje się zasadny, jednak w skład narady wchodzą liderzy obszarów, przemyśl, czy ich obecność nie będzie już wystraczająca.

Patrząc na trzy powyższe aspekty, bardziej skuteczne zarządzanie czasem sprowadza się do analizy czasu pracy oraz efektów jakie może ona przynieść. To czy odmówisz spotkania, bądź wyłonisz swoją lukę czasową jeszcze nie oznacza, że staniesz u swojego celu. Na etapie autodiagnozy oraz pierwszych zmian, warto abyś starał się monitorować i zapisywać ile czasu zajmują Ci poszczególne czynności oraz czy da się je w pewien sposób pogrupować. Da Ci to obraz tego czy wśród wykonywanych zadań nadal nie ma jeszcze czynności operacyjnych, zbędnych telefonów oraz innych rozpraszaczy, jak gospodarujesz odzyskany, dodatkowy czas, a także ile z niego przeznaczasz na procesy dodające wartość organizacji.

Jak poprawić zarządzanie zespołem pracowników?

Jaki pan, taki kram. Jeżeli rozpuściłeś wcześniej swoich podopiecznych, teraz czeka Cię spore wyzwanie, aby poprawić zarządzanie zespołem. A przecież to w jaki sposób oni będą pracowali, pozwoli Tobie, jak i im samym zaoszczędzić czas, a co za tym idzie skupić się na poukładaniu procesów w przedsiębiorstwie.

Tak też, ostatni wątek spróbujmy przenieść na zasady zarządzania pracownikami:

• delegowanie zadań powinno być oparte o cel i strukturę – konkretne zadania dla konkretnych osób, jasne miejsce w procesie, ustalone ramy czasowe, sprecyzowana częstotliwość działania, stałe bramki weryfikacji;

Nie mów Maćkowi, że chciałbyś żeby zajął się zleceniami dla nowego klienta.

Powiedz Maćkowi, że chciałbyś, aby przygotował harmonogram i poprowadził wdrożenie nowych zleceń dla klienta w oparciu PPAP, by zaplanował comiesięczne podsumowanie postępów prac, tak aby z początkiem drugiego kwartału można było podpisać kontrakt długoterminowy. 

• przekazywanie odpowiedzialności powinno opierać się o wypracowany schemat – jasny zakres działań, ustalona struktura komunikacji, checklista kluczowych kroków, które zapewniają spokój właścicielowi, a następnie stają się standardami pracy zespołu;
• ustalenie grafiku dyspozycyjności i schematu komunikacji powinno odbywać się nie tylko w relacji prezes – liderzy, prezes – pracownicy, ale również na poziomie liderzy – liderzy, liderzy – pracownicy. Dzięki temu zredukowane zostanie ryzyko wkradającego się chaosu oraz rozproszenia, a także nieprecyzyjnego przekazywania informacji, czy opóźnień. Zwiększy to mobilizację, stanowczość w decyzjach oraz dyscyplinę pracy;
• nie próbuj zarządzać przez konflikt i nie pozwól by inni liderzy podążali takim schematem – w wyniku frustracji i natłoku zadań, poddanie się negatywnym emocjom wpływa na morale zespołu, a i tak nie przynosi większej sprawczości i oczekiwanych rezultatów,
• zabezpieczenie zasobów to połowiczny klucz do sukcesu – nie zakładaj, że coś uda się zrobić w „międzyczasie”, zarówno Ty, jak i pracownicy powinniście mieć ulokowany czas na wykonanie dodatkowych lub nowych zajęć w harmonogramie (możesz o tym przeczytać więcej w artykule Jak połączyć strategię w spójne cele, wskaźniki i projekty dla różnych działów),
• nigdy nie planuj 100% swojego czasu – tę dewizę przekaż również pracownikom działów wspierających produkcję. W najlepszej alternatywie uda Wam się wykonać 80% założonych spraw, reszta będzie wynikiem nieprzewidzianych zdarzeń.

Na koniec, w formie refleksji i benchmarkingu, zachęcam Cię do odsłuchania jednego z odcinków cyklu Czas dla prezesa, gdzie możesz dowiedzieć się o osobistych wrażeniach właściciela jednej z firm, na temat zarządzania czasem, radzenia sobie z presją czasu, a także polegania na personelu w szybko rozwijającym się przedsiębiorstwie.