Porównanie systemów ERP

Na przestrzeni lat mieliśmy okazję przeprowadzić kilka badań z różnorodnych płaszczyzn, które okalają działalność z sektora małych i średnich firm. Tym razem, swoje siły postanowiliśmy przekierować w stronę funkcjonalności ERP.

Jeżeli chcesz, już teraz możesz przejść bezpośrednio do raportu z badania Systemy ERP, tymczasem od nas, należy Ci się kilka słów wprowadzenia.

Z roku na rok, liczba firm korzystających z ERP się zwiększa. Według badania, już 8/10 firm ma za sobą takie wdrożenie. Czy to dużo?

Tę spiralę, napędza dynamizm rozwoju przedsiębiorstw, a także oczywiście sytuacja na rynku. Paradoksalnie, sporo obnażyła pandemia. Firmy, które nie zainwestowały w cyfryzację, stanęły przed zagrożeniem utraty konkurencyjności. A jak się okazuje, nie tylko COVID-19, wymusił wprowadzenie zmian. W dobie rosnących cen surowców, energii, transportu, przedsiębiorstwa poszukują źródeł redukcji kosztów. Choć nie z efektem błyskawicznym, jednym z nich właśnie jest i będzie rozwiązanie klasy ERP.

Dlatego w tym miejscu skupimy się na takich płaszczyznach jak:

1. Dlaczego stworzyliśmy ranking systemów ERP?
2. Po co firmom systemy ERP?
3. Najpopularniejsze systemy ERP – dla dużych, małych i średnich firm
4. Jakie oprogramowania najbardziej pasują do Twojej firmy?
5. Wdrożenie systemu ERP – na co warto się przygotować?

Dlaczego stworzyliśmy ranking systemów ERP?

Zdajemy sobie sprawę z tego, z jakim wyzwaniem mierzą się przedsiębiorstwa, które mają przed sobą pierwsze wdrożenie systemu ERP, zastanawiają się, czy w ogóle warto zdecydować się na takie przedsięwzięcie, bądź planują zmianę lub poszerzenie dotychczasowej wersji oprogramowania.

Czy Tobie, jako właścicielowi, prezesowi lub kierownikowi, lawirowały czasem po głowie takie myśli?:

• Ile kosztuje wdrożenie nowego systemu ?
• Czy stać nas na taką inwestycję? Czy nowoczesne systemy ERP nie rozłożą nas finansowo na łopatki?
• Ile czasu zajmie nam przygotowanie się do tego projektu?
• Czy najlepsze systemy ERP, to właśnie te, które będą w stanie sprostać potrzebom naszej firmy?
• Na jakiej podstawie dokonać wyboru systemu ERP?
• Czy na polskim rynku będzie takie rozwiązanie ERP, które uda się uszyć dokładnie pod nas?
• Z jakiego typu awariami w systemie, będziemy musieli się liczyć?
• W jaki sposób przekonać pracowników, aby nie sabotowali nowego oprogramowania ERP?

Jeśli odpowiedziałeś „Tak”, na chociaż jedno pytanie, to z pewnością znajdujesz się teraz w dobrym miejscu.

Całe badanie, a także ranking, zostały stworzone po to, aby rozwiać podstawowe dylematy i ułatwić Wam ścieżkę decyzyjną.

Abyś mógł bardziej intuicyjnie poruszać się po materiałach, zestawienie przygotowaliśmy w podziale na kilka kryteriów:

• ogólna ocena rozwiązań z różnej klasy ERP
• aspekty wdrożenia
• spełnienie funkcjonalności
• relacja poniesionych kosztów uruchomienia systemu ERP, w stosunku do korzyści dla przedsiębiorstwa
• podniesienie efektywności pracy
• satysfakcja ze stosowania ERP

Po co firmom systemy ERP?

To właściwie pierwsze pytanie, które musisz zadać sobie na wstępie.

Po co Ci to?

Nie chodzi przecież o robienie sztuki, dla sztuki. Powinieneś widzieć jasny sens wprowadzania zmian, jeszcze przed ich podjęciem.

Do głównych czynników, które decydują o wdrożeniu ERP w firmach, można zaliczyć:

• Zbyt wiele procesów przetwarzanych ręcznie, co wpływa na pracochłonność, a także jest obarczone ryzykiem popełniania błędów,
• Potrzeba cyfryzacji,
• Nierzetelność informacji, wynikająca z braku odpowiednich rozwiązań, które będą w stanie operować na takiej ilości złożonych danych,
• Niewydolność arkuszy kalkulacyjnych, Exceli,
• Rozproszenie informacji na różnych nośnikach i kanałach,
• Brak sprawdzonego schematu postępowania,
• Brak unifikacji i standaryzacji procesów.

Czy któryś z tych elementów dotyczy również sytuacji w Twojej firmie?

Najpopularniejsze systemy ERP

Jakie oprogramowania ERP najbardziej pasują do Twojej firmy?

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych przykładów, powinniśmy wspólnie obalić kilka podstawowych mitów:

• Nie musisz porywać się z motyką na słońce. Najbardziej popularne systemy ERP stosowane w dużej firmie, nie zawsze będą adekwatne do potrzeb małej, czy średniej firmy.
• Nie musisz wszystkiego szyć na miarę. Dosyć często okazuje się, że tworzenie zupełnie nowych funkcjonalności ERP, zgodnie z wymaganiami firmy jest bardziej kosztowne i czasochłonne, niż przejście na procedurę postępowania, którą proponuje dostawca rozwiązania. Co więcej, często propozycja dostawcy, może okazać się sprawdzonym procesem i tym samym uporządkować wybrane płaszczyzny zarządzania przedsiębiorstwem. Nie zamykaj się na swój dotychczasowy szablon, możliwe, że jesteście w stanie pracować zupełnie inaczej na podstawie nowego systemu, a przy tym bardziej efektywnie.

• Nie kieruj się tylko tym co potrzebujesz teraz, ale postaw na to czego będziesz potrzebował. Patrzenie perspektywą krótkoterminową, może zakończyć się dla Was fiaskiem. Co to oznacza? Bardzo możliwe, że wdrożenie wytycznych, które postawiliście dostawcy, potrwa tyle czasu, że w momencie faktycznej implementacji, stan ten, będzie już nieadekwatny do Waszych potrzeb. I wtedy możemy mówić o tym, że była to niesłuszna inwestycja. Stąd, tak ważne jest mapowanie procesów biznesowych, procesów produkcyjnych, usługowych, a także wszystkich pozostałych strumieni.
• Strach ma wielkie oczy, a kasa się musi zgadzać. Nie każdy może sobie pozwolić na patrzenie skalą dużych przedsiębiorstw. Nic w tym złego. Małe i średnie firmy boją się dużych wydatków, szczególnie na poczet przedsięwzięcia, którego efekty zobaczą dopiero po pewnym czasie. Mówiąc o wdrożeniu ERP, nie musisz mierzyć miarą każdego obszaru firmy, możesz zacząć od najbardziej newralgicznego miejsca, które najbardziej potrzebuje automatyzacji procesu. Wydzielając etapy, prościej będzie Ci pracować na zwrot z inwestycji. Zrobisz to jednocześnie wolniej, małymi krokami, ale jednak najważniejsze jest to, że to zrobisz.

Jeżeli chcesz posłuchać rozmowy ze specjalistą w tym zakresie i rozwiać jeszcze więcej dylematów, w każdej chwili możesz odsłuchać nagranie z webinaru „Dobre praktyki we wdrażaniu systemu ERP”

SAP – czy to najlepszy system ERP?

To najbardziej rozpowszechnione w skali światowej oprogramowanie, opracowane przez niemiecką firmę. Swoją nazwę bierze od pełnego rozwinięcia System Apllications and Products in Data Processing. Jak wiele innych rozwiązań, operuje w wielu językach, a także na bieżąco dostosowuje się do lokalnych wymagań prawnych.

Słabe strony: 

Przenosząc się na płaszczyznę rankingu, paradoksalnie, SAP nie utrzymuje, aż tak wysokich not jak konkurencja, w zakresie osiągnięcia celów, które zostały wyznaczone przed wdrożeniem, doraźnego supportu oraz relacji ze stroną producenta, czy wygody obsługi przez użytkowników. Na podstawie badania, można również wysnuć wniosek, iż mimo swojej popularności, osoby korzystające z rozwiązania, nie mogą w pełnym stopniu polegać na jego funkcjonalności w zakresie procesów podatkowych (61%/100%).

Mocne strony:

Niezmiennie jednak, jest on wstanie sprostać obsłudze różnych obszarów organizacji i to z jego wykorzystaniem firmy decydują się na poprowadzenie kompleksowego wdrożenia, zyskując tym samym zintegrowany system. Według uczestników badania, nie cechuje się on dużą awaryjnością, a pracownicy, którzy obsługują oprogramowanie, nie chcieliby się zdecydować na jego zamianę (zaledwie 12% głosów zadeklarowało chęć zmiany). Cechuje się on wysoką skutecznością obsługi w ramach poszukiwania informacji, a także według 91% uczestników badania, którzy opisywali jego funkcjonalność, zwiększa efektywność ich pracy.

Comarch ERP

Na polskim rynku systemów, to rozwiązanie przoduje swoją popularnością oraz zasięgiem. Z pewnością może to również wynikać z faktu, iż jest to polski produkt, oferowany przez firmę, która budowała swoje podwaliny w Krakowie.

W ręce użytkowników oddawane są różne modele systemu Comarch ERP, przechodząc przez takie warianty jak: Optima, XT, XL, Enterprise itd. Producent oprogramowania mocno promuje ponadto alternatywę pracy w chmurze (ERP Cloud), co daje możliwość zarządzania przedsiębiorstwem z różnych miejsc oraz urządzeń, bez konieczności posiadania dodatkowych aplikacji.

Słabe strony: 

Posiłkując się rankingiem, Comarch ERP na tle innych rozwiązań otrzymał niemalże najgorszą notę, w kategorii niezawodności (tylko 23% głosów w ramach opiniowania tego oprogramowania uznaje, iż jest on niezawodny).

Mocne strony:

W porównaniu do SAP otrzymuje on nieznacznie, jednak lepsze oceny z zakresu wdrożenia zgodnego z harmonogramem, a także efektywności wdrożenia. Jego interfejs oraz wygoda użytkowania jest najwyżej oceniana w skali wszystkich oprogramowań (aż 85%). Kolejnym atutem jest również pozytywnie oceniania relacja z dostawcą oraz ciągłość jego supportu względem danej firmy.

Microsoft Dynamics 365

Kolejną pozycją na rynku systemów ERP jest propozycja od firmy Microsoft, co już na starcie mówi, że ten system informatyczny może zostać zintegrowany z pozostałymi produktami MS, chociażby z Wordem, Outlookiem, Power BI (nie zapominając też oczywiście o naczelnym Excelu). Tak jak pozostałe oprogramowania służy on do zarzadzania zasobami przedsiębiorstwa, a także obsługi głównych procesów: usługowych, produkcyjnych, czy administracyjnych, również oferując możliwość operowania w chmurze (ERP Cloud).

Słabe strony: 

Bazując niezmiennie na badaniu, jego ocena z zakresu zgodności z harmonogramem oraz wsparcia ze strony producenta jest niższa, niż w przypadku wcześniej omówionych rozwiązań (w przypadku supportu dostawcy jest tu mowa o różnicy 2,50 : 3,43 oraz 2,50 : 3,57, gdzie maksimum to 5,0).

Mocne strony:

Respondenci przyznali, że wprowadzenie systemów ERP firmy Microsoft, rozstrzygnęło ich bolączki i przyniosło największą poprawę z zakresu wcześniejszego braku automatyzacji powtarzalnych procesów, konieczności przepływu danych i informacji między poszczególnymi programami, a także w ramach komunikacji międzywydziałowej.

Wśród kolejnych rozwiązań systemów ERP służących do zarządzania firmą, zostały wyróżnione jeszcze: Infor, Symfonia, Simple, PC Guard, jeszcze jedna propozycja systemu Microsoft Dynamics NAV 2017, Oracle ERP czy Enova.

Ze względu na mniejszą ilość odpowiedzi respondentów, którzy korzystają z powyższych oprogramowań, zachęcamy Cię do wykonania osobistej analizy parametrów, które najbardziej Cię nurtują. Również w taki sposób dowiesz się jak kształtują się opinie użytkowników względem wdrożenia, funkcjonalności systemu ERP, zasad współpracy z dostawcą, ryzyka awaryjności, wpływu na poprawę efektywności pracy, a także na inne wskaźniki, choćby takie jak sprzedaż.

Wdrożenie systemu ERP – na co warto się przygotować?

Sam ranking to nie wszystko. Wyniki, które miałeś okazje zobaczyć, to zaledwie część badania. Dlatego właśnie w jego oparciu, chcielibyśmy przedstawić Ci jeszcze kilka kluczowych informacji.

Z czym musisz się liczyć wykorzystując poszczególne systemy ERP?

Nawet najlepszy system, nie będzie rozwiązaniem idealnym. Nie chodzi tu jednak o demonizowanie, a o stworzenie odpowiedniego marginesu, na którego podstawie będzie można budować świadomość pracowników.

Ile trwa wdrożenie systemu ERP?

Pomijając scenariusze rekordzistów, którzy badają wnikliwie po kilka lub nawet kilkanaście rozwiązań dostępnych na polskim rynku, gdzie tym samym czas rozpoczęcia przedsięwzięcia znacznie się wydłuża, uruchomienia systemu ERP zwykle rozkładają w przedziale 1-2 lat. Od tego terminu zdarzają się również wyjątki. Projekt może trwać krócej, nawet do 6 miesięcy, jeżeli przedsiębiorstwo decyduje się na wdrożenie wybranego modułu, a zintegrowany system pozostawia na perspektywę długofalową; bądź też może przekraczać okres dwóch lat, jeżeli konieczne jest zaprojektowanie indywidualnych rozwiązań. Oczywiście wydłużenie ram czasowych może też wynikać z innych kwestii takich jak:

• niedopracowane założeń,
• błędna interpretacja sprzedawcy systemów ERP,
• niekompletna, bądź nierzetelna analiza przedwdrożeniowa,
• nieprzestrzeganie harmonogramu prac (po obydwóch stronach, zarówno firm, jak i dostawców systemów ERP),
• problemy komunikacyjne, zaburzony przepływ informacji,
• problemy z dopięciem budżetu,
• opór pracowników wobec nowego oprogramowania ERP.

Na jakiej podstawie oceniano system ERP? Czym kierują się inne firmy?

Na ile możliwości systemu ERP przekładają się na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy?

Czy po procesie wdrożenia systemu dacie radę pożegnać się z arkuszami kalkulacyjnymi?

Odpowiedź z badania wydaje się jasna.

Choć wymagania dotyczące systemu ERP jak najbardziej mogą, a wręcz powinny być wygórowane jeżeli ma on zapewnić płynność zarządzania firmą, to jednocześnie musisz liczyć się z tym, że niektóre procesy i tak pozostaną w arkuszach kalkulacyjnych. Zawsze może pojawić się potrzeba wyeksportowania danych, bądź przygotowania podsumowania pod indywidualne wymagania klienta. Może się też okazać, że system faktycznie nie jest gotowy na obsługę specyficznych procesów (64% głosy w badaniu deklarują, że potrzeba korzystania z Excela wynika z braku funkcjonalności w ERP).

Nawet kompleksowy system ERP, może nie być aż tak elastyczny, aby móc przetworzyć dane zgodnie z oczekiwaniami wszystkich pracowników. Dlatego w formie uzupełnienia, chcielibyśmy oddać do Twojej dyspozycji listę kilku propozycji z zakresu MS Excel:

• Narzędzia Excel do zarządzania
• Narzędzia do przygotowania, opracowania i wizualizacji danych
• Poradnik Excel
• Jak skutecznie zbierać dane z produkcji?
• Jak podsumować dane z produkcji?
• Zarządzanie Produkcją w Excelu

a w tym, także program szkoleniowy:

• Pakiet: Skuteczny Planista

Chcielibyśmy także zwrócić uwagę na to, że oprócz arkusza kalkulacyjnego, firmy mogą posługiwać się również wspomagającymi aplikacjami.

Jaki korzyści powinny zapewniać system ERP swoim użytkownikom?

Tak. Na korzyści też powinieneś się przygotować. W końcu to one powinny Cię umotywować do wybrania odpowiedniego systemu ERP, a także utwierdzić Cię w przekonaniu, że naprawdę warto jest to zrobić.

Listę atutów ukazanych na wycinku badania, należy poszerzyć jeszcze o:

• Lepszą współpracę wszystkich zespołów w firmie (44 głosy)
• Zwiększenie decyzyjności – mniejszy czas reakcji (38)
• Szybszą realizację sprzedaży i zamówień (37)
• Lepsze standardy obsługi klienta (33)
• Zwiększenie wydajności pracowników (31)
• Zwiększenie produktywności pracowników (30)
• Wsparcie rozwoju przedsiębiorstwa (28)
• Zwiększenie płynności finansowej
• Zwrot z inwestycji
• Zdobycie lojalności klientów

Jak sam dobrze wiesz, firmy operują różnymi systemami ERP. Każdy z nich ma swoje punkty przewagi, jak wady. Przygotowany ranking, to forma rozeznania oraz pierwszego zetknięcia się z rozwiązaniami. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o opiniach użytkowników badania, aby lepiej przygotować się pod własny projekt, napisz do nas, a my podzielimy się z Tobą pełnym raportem.

Co jeśli nie ERP?

ERP wydaje się mimo wszystko być zbyt duży, kosztowny i przytłaczający? Jeśli w Twojej firmie nie potrzebujesz wszechstronnego rozwiązania, ale takiego, które usprawni działania w określonym obszarze? Świetnie się składa – w Lean Action Plan tworzymy aplikacje, które pozwalają na ułatwienie czy usprawnienie konkretnych procesów. Przykładowe obszary, dla których przygotowaliśmy rozwiązania to:

• Audyty 5s – aplikacja do przeprowadzania audytów 5s na produkcji.
• Rozliczanie czasu pracy – rozwiązania, które dopasowane są do biura lub pracy na produkcji
• Problembox – aplikacja do zbierania problemów pracowniczych i system sugestii w jednym
• Magazyn – aplikacje do zarządzania magazynem i kontrolowania zamówień, reklamacji

Stworzyliśmy również inne rozwiązania, które, łącznie z wymienionymi powyżej możesz sprawdzić klikając tutaj.

Uwaga, teraz czas na małą kontrowersję – system ERP nie jest programem do zarządzania produkcją. Serio! Chociaż wielu producentów oferuje moduły do zarządzania produkcją, to niestety, nie da się stworzyć jednego modułu, który będzie odpowiedzią na potrzeby setek branż produkcyjnych. W końcu każda produkcja – czy to reklamowa, drukarska, przetwórstwa stali – ma inne wyzwania, inne potrzeby i inaczej funkcjonuje. Niestety, ale często te moduły są po prostu niedopasowane do specyficznych potrzeb produkcyjnych firmy.

Co w takim razie zamiast systemu ERP?

Jeśli szukasz dedykowanego rozwiązania do zarządzania produkcją, sprawdź aplikację ZaPro. To system, który może być szyty na miarę, czyli dopasowany do potrzeb Twojej firmy. Jako twórcy ZaPro wychodzimy z hali produkcyjnej i właśnie to sprawia, że doskonale rozumiemy potrzeby tej branży. Nasze rozwiązanie jest dedykowane produkcji, ale również dedykowane Twojej firmie – na podstawie badania potrzeb dobieramy konkretne moduły i tworzymy rozwiązanie dopasowane w 100% do Twojej firmy. Takie szyte na miarę rozwiązanie odpowie na wszystkie wyzwania związane z zarządzaniem produkcją, przykładowo: planowanie produkcji, analizę rentowności czy sprawne zarządzanie wszystkimi procesami.