Raport 8D – skuteczna metoda rozwiązywania problemów

Raport 8D skuteczna metodyka rozwiązywania problemów

W każdym przedsiębiorstwie niezależnie od branży czy stażu na rynku, częściej lub rzadziej występują problemy, niejednokrotnie stopując ciągłość produkcji lub jakiegoś procesu. Są one nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu i pracy w przedsiębiorstwie.  Zamiast liczyć, że się nie pojawią, lepiej nauczyć się je metodycznie rozwiązywać i zapobiegać ich nawrotom. Jak mawiają lean’owcy: „każdy problem to okazja do doskonalenia”. Dlatego wykorzystaj jak najlepiej możliwości, które stawia przed Tobą, kolejny pojawiający się w Twojej firmie problem. Aby Ci to ułatwić, opisujemy najczęściej wykorzystywaną metodykę rozwiązywania problemów, jaką jest raport 8D.

Raport 8D jest jedną z metodyk służących do rozwiązywania problemów RCA (root cause analysis) w sposób standardowy i systematyczny. Metodę powszechnie stosuje się w branży automotive, gdzie wymagania jakościowe są najwyższe. Jego obecność w przemyśle, zawdzięczamy Fordowi, który stoi za jego rozpowszechnieniem. Nie oznacza to jednak, że jest zarezerwowany tyko dla tej jednej branży. Z powodzeniem możesz stosować go u siebie, wystarczy jedynie dostosować go do własnych potrzeb i oczekiwań.

Pozwala w sposób usystematyzowany podejść do rozwiązywania pojawiających się problemów oraz stymuluję proces ciągłego doskonalenie przedsiębiorstwa. Analiza oparta jest na standardowo określonych, ośmiu krokach. Zapewniają one możliwość określenia przyczyny problemu oraz wymaganych działań korekcyjnych.

Rysunek 1. Raport 8D – osiem kroków do rozwiązania problemu

Pobierz szablon raportu 8D

Zapisz się i odbierz bezpłatny dostęp

1D – Grupa robocza

Największą zaletą pracy metodą 8D, jest jej zespołowość i wykorzystywanie doświadczenia swoich pracowników. W pierwszym etapie dobieramy odpowiednie osoby, które będą stanowić skład grupy pracującej wspólnie nad tworzeniem raportu 8D. Poniżej przedstawiono wymagania, które powinna spełniać grupa, by jej praca była możliwie jak najefektywniejsza i przebiegała bez zakłóceń:

 Liczba członków powinna mieścić się w przedziale od 5 do 8 osób,
 Jasno określony lider zespołu oraz należące do niego kompetencje,
 Zaangażowanie osób z różną wiedzą i posiadanym doświadczeniem – interdyscyplinarność,
 Członkowie charakteryzujący się dobrą znajomością omawianych wyrobów i procesów wytwórczych,
 Wybór osób z uprawnieniami, które mogą być pomocne podczas wdrażania opracowanych rozwiązań.

2D – Opisanie problemu

Drugi krok jest istotny z perspektywy, dogłębnego poznania problemu i zdefiniowania go z odpowiednim poziomem szczegółowości. Może to być kluczowe w kolejnym etapie, by działać jak najbliżej ogniska powstania problemu, a nie w jego dalszym otoczeniu. Należy więc uwzględnić wszystkie z poniższych punktów:

 Opis zdarzenia – podając wszystkie znane szczegóły,
 Określenie miejsca wystąpienia,
 Ustalenie momentu pojawienia się problemu,
 Ilość sztuk wyrobów, które zostały objęte błędem,
 Informacje o użytych sposobach identyfikacji,
 Informacje o konsekwencjach dla klientów.

Na tym etapie warto zastosować narzędzie 5W2H, które może okazać się pomocne przy moderowaniu pracy całej grupy.

3D – Akcja natychmiastowa

Krok trzeci, inaczej zwany również akcjami tymczasowymi. Polega na zastosowaniu natychmiastowych działań, które mają zminimalizować skutki i zagrożenia wynikłe z pojawiającego się problemu, zarówno dla organizacji jak i klienta. Ich celem jest również przywrócenie ciągłości produkcji oraz minimalizowanie kosztów wynikających z wytworzenia wadliwych wyrobów.

Przykładowe akcje tymczasowe:

 Odroczenie wysyłek do chwili rozwiązania problemu,
 Segregowanie wyprodukowanych sztuk zarówno na produkcji jak i na magazynie, gdzie mogły już trafić,
 Wysłanie informacji do klienta, jeśli możliwe jest dostarczenie do niego wadliwych sztuk,
 Skontaktowanie się z dostawcami, jeżeli mogli być oni przyczyną problemu.

4D – Znalezienie przyczyny źródłowej

Chwilowe odroczenie problemu, dzięki zastosowaniu akcji natychmiastowych, nie eliminuje ponownego wystąpienia problemu. Dlatego na tym etapie, należy zdefiniować przyczynę źródłową. Nie jest to proste zadanie i wymaga zastosowania pomocniczych narzędzi takich jak: Diagram Ishikawy w połączniu z 5WHY.

Określenie przyczyny powinno być poprzedzone burzą mózgów całego zespołu oraz wyeliminowaniem pojawiających się wątpliwości. Przyczyna źródłowa powinna być określona w sposób jednoznaczny i spójny.

5D – Akcja korekcyjna

Kiedy przyczyna źródłowa jest już znana, można na jej podstawie określić akcje korekcyjne/korygujące. Powinny to być trwałe działania, które przyniosą faktyczne rozwiązanie pojawiającego się problemu, jednocześnie nie powodując żadnych skutków ubocznych.

Do takich działań można zaliczyć:

 Dodatkową kontrolę, wprowadzoną do procesu,
 Dodanie nowej operacji (np. testowania wyrobu),
 Naprawienie wadliwych sztuk, które zostały oddane przez klienta.

6D – Weryfikacja akcji korekcyjnej

Szósty krok pozwala zweryfikować słuszność podjętych na wcześniejszym etapie działań korekcyjnych. Pozwala określić ich skuteczność oraz poprawność ustalonej przyczyny źródłowej. Jeśli nie widać poprawy, należy wrócić do kroku 4D i jeszcze raz przeanalizować możliwe przyczyny błędów.

Dobrym sposobem weryfikowania podjętych akcji korygujących jest prześledzenie mierzalnych wskaźników, które z nich bezpośrednio wynikają. Mogą do nich należeć:

 PPM, RPM, DPM – mówiące o ilości wad,
 Wskaźniki Cp, Cpk (SPC) – mówiące o stabilności procesu,
 Mniejszy poziom odpadu na kontroli wejściowej
 Oraz inne niemierzalne dowody.

7D – Akcja zapobiegawcza

Siódmy etap poświęcony jest działaniom zapobiegawczym, które mają sprawić, że dany problem nie wystąpi powtórnie w przyszłości. Są kolejnymi działaniami, które powinny być wdrożone, zastępując akcje korekcyjne. Należy ponownie zastanowić się nad poprawą obecnego systemu sterowania i zarządzania, zaktualizować wykorzystywane w procesie instrukcje.

Często są to działania, które ingerują bezpośrednio w parametry procesu, materiału lub wyrobu.

8D – Ocena i zamknięcie 8D

Ostatni etap angażuje jedynie lidera grupy roboczej, który sam lub wspólnie z klientem dokonuje oceny. Klient jest proszony o pomoc w przypadku, gdy wadliwe sztuki przedostały się przez system jakości organizacji.

Ocena powinna opierać się na danych i wskaźnikach mierzalnych, nie na subiektywnych odczuciach obu stron.

Po ocenie można zamknąć pracę nad raportem i przedstawić wynik grupie roboczej oraz zainteresowanym i uprawnionym osobą. Dobrą praktyką jest stworzenie archiwum dla raportów 8D, do którego zawsze będziemy mogli wrócić w razie konieczności, by na nowo nie tworzyć raportów dla zbliżonych problemów. Zgromadzone raporty mogą stanowić bazę wiedzy dla obecnych i przyszłych pracowników.

Poniżej umieściliśmy przykładowy raport 8D. Pamiętaj, że format raportu może się różnić w zależności od przedsiębiorstwa, jego oczekiwań i potrzeb. Różnice mogą być zarówno wizualne jak i dotyczące różnego poziomu szczegółowości. Spotyka się raporty w wersji podstawowej, jak i w formie rozbudowanej listy pytań. Mamy nadzieję, że przeanalizowanie go wraz z powyższym tekstem, rozwieje Twoje wątpliwości.

Pobierz szablon raportu 8D

Zapisz się i odbierz bezpłatny dostęp

Mamy nadzieje, że powyższy artykuł pomógł Ci zrozumieć istotę i mechanikę tworzenia raportu 8D. Teraz nie masz już wymówek, więc z powodzeniem możesz uczestniczyć w spotkaniach grupy roboczej pracującej nad takim raportem. Jeśli w Twojej firmie brakuję jasno zdefiniowanego sposobu postępowania podczas rozwiązywania problemów, może warto zastosować powyższą metodę? Pamiętaj również, że raport 8D powinien „żyć” aż do momentu, gdy zostanie zamknięty, a więc przyczyna problemu, rzeczywiście zostanie usunięta.

Interesuje Cię tematyka jakości w branży automotive?
To koniecznie zobacz artykuł o PPAP –  kliknij tutaj

Być może chcesz poszerzyć umiejętności rozwiązywania problemów wśród swoich pracowników, kadry zarządzającej czy u siebie? Sprawdź nasze szkolenie zamknięte:

Rozwiązywanie problemów / Problem solving

Program obejmuje praktyczne ćwiczenia, studia przypadków oraz interaktywne dyskusje, które pomagają zrozumieć proces rozwiązywania problemów w różnych kontekstach. Szkolenie jest idealne dla osób na każdym poziomie organizacji, które chcą poprawić swoje umiejętności w zakresie zarządzania wyzwaniami i podejmowania decyzji.