Raport A3, metoda Toyoty

Raport A3, któremu poświęcony jest ten artykuł, zawdzięczamy Toyocie. Jest on utożsamiany z ich unikalnym sposobem zarządzania i w dużej mierze odpowiada za jej obecny kształt. Obecnie wykorzystuje się go w kontekście rozwiązywania problemów, ale to nie jedyne jego zastosowanie. Dlaczego powstał i jakie korzyści możemy dzięki niemu uzyskać? Odpowiedź na to pytanie oraz szczegółową instrukcję jego przeprowadzenia podajemy poniżej. Gdy już zapoznasz się z artykułem, zachęcamy do pobrania darmowego wzoru raportu A3 pod linkiem (link) i spróbowanie swoich sił w jego wypełnieniu lub zastosowanie go u siebie w firmie.

Jak to się stało, że Japończycy zaczęli stosować w Toyocie raporty A3? Jak wiele metod i narzędzi w lean, tak i raport A3 powstał jako odpowiedź na zapotrzebowanie pracowników. Ludzie pracujący w Toyocie chcieli mieć narzędzie, które pozwoli na połączenie dwóch najważniejszych procesów zarządzania: zarządzanie strategiczne (jap. hoshin kanri) i rozwiązywanie problemów. Metoda oraz sposób jej wykorzystywania w firmie, postawił przed przedsiębiorstwem duże wyzwanie, ale równie duże możliwości. Może być używana przez pracowników wszystkich szczebli. Kompleksowe wykorzystanie narzędzia opiera się na jego wszechstronnym zastosowaniu w różnych celach. Do najpowszechniejszy należą:

• rozwiązywanie problemów,
• określanie osób odpowiedzialnych za dany projekt, jego monitorowanie i śledzenie statusu,
• uczenie się organizacji i pracowników z większą efektywnością i wydajnością, wspólne wypracowywanie dobrych praktyk, ciągłe poprawianie raportów = ciągłe doskonalenie,
• przedstawienie projektu,
• podejmowanie decyzji.

Nazwa metody pochodzi od formatu kartki, na której wykonuje się raporty A3. Jej wymiary to 297mm x 420mm. Czemu przyjęto akurat ten format? Czy A4 nie byłby lepszy? Okazuje się, że za arkuszem A3 przemawia jego uniwersalność. Pozwala zmieścić wszystkie niezbędne dane, opisy i grafiki, jednocześnie nie dając możliwości umieszczania nadmiernej ilości szczegółów. Raport A3, podobnie jak raport 8D, wykorzystuje cykl Deminga, czyli zasadę Plan-Do-Check-Act.

Najważniejszym elementem tworzenia raportu A3 jest zespół przeprowadzający analizę. Dla uzyskania najlepszych korzyści zaleca się zebranie zespołu złożonego z 5-7 osób, z jednoznacznie wyznaczonym liderem.  Powinni to być pracownicy multidyscyplinarni, których wspólną cechą jest dobra znajomość procesu, którego dotyczy omawiany problem. Forma raportu zachęca pracowników do dzielenia się spostrzeżeniami i rzeczowej dyskusji. Jest to niezwykle ważne w innowacyjnym podejściu do rozwiązywania problemów. Kreatywne dzielenie się pomysłami i możliwość skonfrontowania ich niemal natychmiast z innymi działami, pozwala bardziej efektywnie wykorzystać czas i pieniądze przeznaczone na rozwiązanie problemu.

Raport A3 powinien być w miarę możliwości przeprowadzany w miejscu lub pobliżu analizowanego problemu. Takie podejście, z jap. Genchi Genbutsu, także wywodzi się z Toyoty.  Jeśli to wykonalne, należy zorganizować na produkcji miejsce, w którym możliwe będzie tworzenie raportu. Jeśli nie ma takiej możliwości, wystarczy, by znajdowało się w niedalekim sąsiedztwie, co umożliwi podejście i weryfikację poszczególnych pomysłów, generowanych przez członków zespołu na etapie burzy mózgów.

Wydawać by się mogło, że opisywany raport to niezwykle łatwe narzędzie tworzone bardzo intuicyjnie. W istocie tak właśnie jest, należy jednak pamiętać o kilku zasadach, które powinny przyświecać zespołowi raportującemu przy tworzeniu arkusza. Najważniejsze z nich to:

• określenie wagi problemu, odrzucenie problemów błahych, które mogą zostać rozwiązane natychmiast w łatwy sposób,
• przekazywanie informacji w sposób zwięzły i zrozumiały dla każdego, unikanie branżowego żargonu,
• opieranie się wyłącznie na faktach i danych,
• prezentowanie danych w sposób obrazowy, poprzez wykresy i tabele, jednocześnie pamiętając o czytelności wszystkich elementów,
• dobór odpowiednich narzędzi (Diagram Ishikawy, 5Why itp.) i ich wykorzystania przez zespół,
• stosowanie elementów graficznych jedynie, gdy poza aspektem wizualnym wnosi to wartość dla raportu,
• ciągłe doskonalenie i komunikacja.

W pierwszej kolejności uzupełniamy podstawowe dane, do których należą:

1. Tytuł raportu,
2. Data rozpoczęcia tworzenia raportu, pracy nad nim,
3. Planowana data zakończenia raportu,
4. Wybór rodzaju problemu,
5. Numer porządkowy arkusza, zgodny z przyjętą w przedsiębiorstwie numeracją.

W tej sekcji umieszczamy dokładny opis problemu, powinien być on wyrażony w sposób liczbowy, o ile jest to możliwe, np. omawiana przyczyna powoduje 6% braków na maszynie, co stanowi niemal 3 razy więcej niż określa standard. Dzięki takiemu przedstawieniu problemu uwaga jest zwrócona na odstępstwo od normy i wpływ problemu na zakład. Prawidłowe opisanie problemu, nierzadko wymaga od pracowników konsultacji z pracownikami produkcyjnymi czy innymi osobami w firmie. Pomocne może okazać się wykorzystanie metody 5W2H.

Mając określony problem i cel projektu, na tym etapie zadajemy jak dziecko pytanie „Dlaczego?”. Robimy to, aż do momentu znalezienia przyczyny źródłowej. Takie postępowanie przypomina śledztwo i podążanie za tropami. Przechodzimy przez wszystkie przyczyny pośrednie, by w końcu dojść do sedna problemu. Polecane jest stosowanie dobrze znanych narzędzi, takich jak diagram Ishikawy i metody 5W2H.

Pole powinno zawierać opis celu przyjętego przez zespół, który jest wypracowanym porozumieniem między pracownikami a liderem/kierownikiem raportu. Powinien on być zrozumiały dla całego zespołu, aby wszyscy mogli w pełni uczestniczyć w dalszych etapach tworzenia raportu, gdzie niezbędne jest generowanie pomysłów. Jaki powinien być prawidłowo określony cel? Na pewno musi być ambitny, wymagać od zespołu nieszablonowego podejścia i być dla niego wyzwaniem. Powinien również móc być wyrażony przez jakiś wskaźnik, który w późniejszym etapie będziemy monitorować.

Dla znanych nam i opisanych wcześniej przyczyn problemów określamy środki zaradcze. Dla każdej z nich szukamy kilku rozwiązań, co najmniej 2-3. Dlaczego nie wystarczy jedno? Bo zazwyczaj pierwsze rozwiązanie jest czymś oczywistym, często również kosztownym, proponowanym bez dogłębnej analizy. Kolejne pomysły są dużo bardziej kreatywne i często trafniejsze. Dla każdego proponowanego rozwiązania ustalamy koszt, czas jego wdrożenia oraz wpływ na omawiany problem.

Po ustaleniu potencjalnych działań osoba odpowiedzialna za tworzenie raportu A3 tworzy plan wdrożenia. Jest on spisaniem konsultowanych już z członkami zespołu kolejnych działań, uzupełnionych o daty wykonania i cele. W tej sekcji wskazane są również pominięte wcześniej akcje, które są niezbędne do przeprowadzenia w sposób logiczny planu wdrożenia. Zaproponowany plan musi zostać zaakceptowany przez kierownika projektu.

Po wdrożeniu planu należy sprawdzić rezultaty. Swoją uwagę skupiamy na określonym w celu projektu wskaźniku, dla którego śledzimy jego zmianę w czasie. Pomocną metodą jest stosowanie kart kontrolnych, pozwalających gromadzić i analizować informację na temat określonej charakterystyki. Monitorujemy również wpływ przyjętego rozwiązania na ogólne koszty całego procesu. Rozwiązanie jest uznane za dobre, gdy ma pozytywny wpływ na określony wskaźnik oraz nie podnosi kosztów procesu.

Zdarza się, że pomimo wykonania raportu A3 i wdrożenia ustalonej akcji, nie obserwujemy pozytywnych rezultatów. Na tym etapie ustalamy, dlaczego tak mogło się stać, czy jest to wynik niepoprawnego przeprowadzenia metody dla arkusza A3, czy może problem jest dużo bardziej złożony. Mam nadzieje, że w swojej pracy rzadko będziesz się spotykać z takim stanem rzeczy, znacznie częściej obserwując sukces swojego zespołu. Dlatego w tej sekcji skupisz się wówczas na standaryzacji przyjętego rozwiązania, jego udoskonaleniu lub implementacji go w kolejnych obszarach na hali produkcyjnej.

Miejsce przeznaczone na dodatkowe uwagi dotyczące sposobu realizacji projektu, problemów pojawiających się w trakcie pracy nad raportem.

Sprawdź aplikację Karty Pracy – to rozwiązanie, które pozwala na rozliczanie czasu i raportowanie na produkcji. To narzędzie, które pozwala na monitorowanie postępów w realizacji zadań, a także dostęp do raportów w czasie rzeczywistym.

Mam nadzieję, że po zapoznaniu się z tym artykułem, temat raportu A3 jest Ci już nieco szerzej znany.  Możliwe, że w swojej karierze spotkasz się z nim niejednokrotnie, zatem musisz pamiętać, że mogą występować różne wzory raportów A3, które możesz modyfikować dla własnych potrzeb, by wykorzystać ich możliwości w większym stopniu.

Chcesz wprowadzić standaryzację do swojej produkcji i usprawnić jej efektywność? Sprawdź projekt: Standaryzacja pracy. To jedna z usług, które oferujemy, dopasowana do potrzeb Twojej firmy.

Każdą współpracę rozpoczynamy od badania potrzeb. Podczas pierwszych niezobowiązujących spotkań online doprecyzowujemy oczekiwania i wspólnie określamy optymalne rozwiązania. Poznanie dokładne zakresu projektu będzie możliwe po konsultacjach.