Procedura zgłoszeń wewnętrznych w ramach ustawy o sygnalistach
Sygnaliści – cisi strażnicy prawdy w organizacjach – odgrywają kluczową rolę w ujawnianiu ukrytych nieprawidłowości i pomagają firmom działać zgodnie z prawem i etyką. Często ryzykując swoją karierę, a nawet reputację, decydują się na podjęcie działania w obronie wartości, które są dla nich najważniejsze. Kim tak naprawdę są sygnaliści i dlaczego ich rola jest tak istotna dla funkcjonowania każdej organizacji?
25.09.2024 r. wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Co znaczy prawna ochrona sygnalistów i jak wpływa na zgłoszenia wewnętrzne? A tak w zasadzie, to czym w ogóle są zgłoszenia wewnętrzne?
Spis treści:
- Czym jest Ustawa o Sygnalistach?
- Procedury zgłoszeń: wewnętrzne zgłoszenia i zgłoszenia zewnętrzne
- Ochrona Sygnalistów: Zakaz działań odwetowych
- Rola Rzecznika Praw Obywatelskich
- Ochrona Danych Osobowych Sygnalistów
- Sankcje karne za naruszenia
- Odbierz za darmo poradnik: 4 sposoby na poprawienie komunikacji w firmie
Czym jest Ustawa o Sygnalistach?
Ustawa o Sygnalistach to ważne prawo, które ma na celu prawną ochronę sygnalistów. Sygnaliści to osoby, które informują o niezgodnych z prawem działaniach, takich jak oszustwa, korupcja czy nadużycia, często ryzykując swoją pozycję zawodową. Dzięki tej ustawie, pracownicy, którzy zgłaszają takie sytuacje, otrzymują ochronę prawną, a firmy muszą wprowadzić odpowiednie procedury, aby sygnaliści mieli zapewnione bezpieczne dokonanie zgłoszenia. Krótko mówiąc, to po prostu ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa w pracy czy jej regulaminu.
Ochrona osób zgłaszających umożliwia pracownikom dokonywanie zgłoszeń problemów, które mogą zagrażać bezpieczeństwu publicznemu, finansom firmy lub łamaniu prawa. Sygnaliści mogą zgłaszać problemy dotyczące korupcji, mobbingu, narusza nia przepisów bezpieczeństwa czy ochrony środowiska. Ustawa ma na celu zapewnienie, że takie osoby nie będą karane, a te zgłoszenia wewnętrzne będą traktowane poważnie.
Kluczowe założenia ustawy o ochronie sygnalistów
Główne założenia ustawy obejmują ochronę sygnalistów zgłaszających naruszenia przed odwetem, takim jak zwolnienie z pracy, degradacja lub inne formy represji. Projekt ustawy zobowiązuje firmy do wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłaszania naruszeń oraz zapewnienia, że sygnaliści będą mogli to robić anonimowo i bez obaw o konsekwencje. Pracodawcy muszą także regularnie informować pracowników o możliwości zgłaszania naruszeń oraz o środkach ochrony przysługujących sygnalistom. Celem tych przepisów jest stworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się bezpiecznie, zgłaszając nieprawidłowości, co przyczynia się do bardziej przejrzystego i uczciwego funkcjonowania firm.
Kim jest Sygnalista?
Sygnalista to osoba, która decyduje się na dokonanie zgłoszenia naruszeń, nieprawidłowości, nadużycia lub łamanie prawa w swoim miejscu pracy. Sygnalista pełni ważną funkcję, ponieważ jego zgłoszenia pomagają w zapobieganiu większym problemom i poprawiają funkcjonowanie organizacji. Taki pracownik informuje o sprawach, które mogą mieć negatywny wpływ na firmę, współpracowników lub nawet społeczeństwo. Sygnaliści to często pracownicy zgłaszający naruszenia prawa, takie jak oszustwa finansowe, korupcja, mobbing czy naruszanie przepisów dotyczących bezpieczeństwa. Ich działania są bardzo ważne, ponieważ pomagają ujawnić problemy, które mogłyby zostać zignorowane lub ukryte.
Kto może zostać sygnalistą?
Sygnalistą może zostać każdy pracownik, który zauważy nieprawidłowości w swoim miejscu pracy i zdecyduje się je zgłosić. Dotyczy to zarówno osób zatrudnionych na stałe, jak i na umowę czasową, a także kontrahentów czy współpracowników zewnętrznych. Ważne jest, aby zgłoszenia były oparte na faktach, a nie na przypuszczeniach czy osobistych konfliktach. Sygnalistą może być także osoba pracująca w administracji publicznej, prywatnej firmie lub organizacji non-profit. Każdy, kto zauważy niezgodne z prawem lub nieetyczne działania w pracy, ma prawo zgłosić je zgodnie z przepisami ustawy o sygnalistach.
Procedury zgłoszeń: wewnętrzne zgłoszenia i zgłoszenia zewnętrzne
Procedury zgłoszeń to zorganizowany sposób, w jaki sygnalista może zgłaszać nieprawidłowości, nadużycia czy łamanie prawa w miejscu pracy. Procedury te mogą być wewnętrzne, czyli w ramach firmy, lub zewnętrzne, gdzie zgłoszenia kierowane są do odpowiednich instytucji poza organizacją, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Oba rodzaje zgłoszeń mają na celu ochronę sygnalisty i zapewnienie, że jego informacje zostaną potraktowane poważnie.
Jak przygotować się do wdrożenia ustawy?
Aby skutecznie wdrożyć przepisy ustawy o sygnalistach, firmy muszą dokładnie zaplanować cały proces i podjąć szereg działań przygotowawczych. Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie analizy wewnętrznych procesów i zidentyfikowanie potencjalnych obszarów, które mogą wymagać zmian. Należy stworzyć dedykowany zespół lub wyznaczyć odpowiednie osoby odpowiedzialne za opracowanie i wdrożenie systemu zgłaszania nieprawidłowości.
Wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych
Wewnętrzna procedura zgłaszania to zgłaszanie nieprawidłowości bezpośrednio w firmie lub organizacji. Każda firma powinna wprowadzić jasny i prosty sposób zgłoszeń wewnętrznych, aby sygnaliści mogli bezpiecznie i poufnie informować o zauważonych naruszeniach. Procedury te powinny określać, do kogo sygnalista może zgłosić problem (np. do działu HR lub specjalnej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń) i jak będzie chroniona jego tożsamość. Dodatkowo, powinny one zawierać kroki procedury zgłoszeń, czyli jak wygląda poprawne dokonanie zgłoszenia. Zgłoszenia wewnętrzne pozwalają firmie szybko zareagować na problemy i podjąć odpowiednie kroki, zanim sprawa trafi na zewnątrz. Ważne jest, aby sygnalista czuł, że jego zgłoszenie zostanie potraktowane poważnie i że nie będzie narażony na represje ze strony przełożonych czy współpracowników.
Wdrożenie wewnętrznych procedur zgłoszenia naruszeń – krok po kroku
Wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych wymaga starannego planowania i przemyślanych działań. Pierwszym krokiem jest stworzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który jasno określi, jakie działania mogą być zgłaszane, kto może dokonywać zgłoszeń i jakie procedury będą stosowane do ich rozpatrywania. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych powinien określać kroki takie jak:
- przekazanie zgłoszenia, czyli procedury dokonywania zgłoszeń
- przyjęcie zgłoszenia i weryfikację zgłoszenia wewnętrznego
- działania następcze
Następnie, należy wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za odbieranie i przetwarzanie zgłoszeń, który będzie czuwał nad całym procesem. Ważnym elementem jest także zapewnienie, że zgłoszenia mogą być składane w sposób poufny, a tożsamość sygnalistów będzie odpowiednio chroniona.
Kolejnym etapem jest wdrożenie bezpiecznych, wewnętrznych kanałów zgłoszeń, takich jak specjalne skrzynki e-mail, platformy internetowe lub dedykowane linie telefoniczne, które umożliwiają pracownikom bezpieczne i anonimowe zgłaszanie problemów. Pracownicy muszą zostać odpowiednio poinformowani o istnieniu takich kanałów i zachęceni do korzystania z nich, jeśli zauważą nieprawidłowości. Następnie należy przeprowadzić szkolenia, które wyjaśnią pracownikom, jak działa system zgłoszeń, jakie mają prawa i jakie wsparcie mogą otrzymać jako sygnaliści. Należy tutaj podkreślić tak, aby wszyscy pracownicy mieli świadomość, że sygnalista podlega ochronie.
Ostatnim krokiem jest monitorowanie i regularna ocena wdrożonych procedur. Ważne jest, aby sprawdzać, czy system działa skutecznie, czy zgłoszenia są rozpatrywane w odpowiednim czasie, a sygnaliści czują się chronieni. W razie potrzeby procedury mogą być aktualizowane, aby jeszcze lepiej odpowiadały na potrzeby firmy i jej pracowników.
Długoterminowe korzyści z ochrony sygnalistów
Ochrona osób zgłaszających naruszenia przynosi firmom wiele długoterminowych korzyści, które przekładają się na poprawę zarówno atmosfery pracy, jak i efektywności operacyjnej. Przede wszystkim, wprowadzenie odpowiednich procedur do zgłaszania nieprawidłowości buduje kulturę zaufania w firmie. Pracownicy, którzy widzą, że ich obawy są brane pod uwagę i że nie muszą się obawiać negatywnych konsekwencji zgłaszania problemów, czują się bezpieczniej i są bardziej zaangażowani w swoje obowiązki. To z kolei wpływa na lepsze relacje między pracownikami a pracodawcami oraz na większe zaangażowanie w rozwój firmy.
Ochrona sygnalistów zgłaszających nieprawidłowości pomaga także w wczesnym wykrywaniu problemów, które mogłyby przekształcić się w większe kryzysy. Pracodawcy mogą reagować na zgłoszenia sygnalistów na wczesnym etapie, co pozwala uniknąć poważniejszych problemów prawnych, finansowych czy reputacyjnych. Dzięki temu firma staje się bardziej przejrzysta i wiarygodna, co ma pozytywny wpływ na jej wizerunek zewnętrzny, zarówno wśród klientów, jak i partnerów biznesowych.
Dodatkowo, wdrożenie systemów ochrony sygnalistów sprzyja zapewnieniu zgodności z przepisami prawa (compliance). Firmy, które dbają o ochronę sygnalistów, unikają ryzyka sankcji prawnych, a jednocześnie podnoszą swoje standardy etyczne i biznesowe. W dłuższej perspektywie może to prowadzić do lepszego zarządzania ryzykiem i bardziej zrównoważonego rozwoju organizacji. Z kolei pozytywne doświadczenia pracowników w firmie, która szanuje prawa sygnalistów, przyczyniają się do zwiększenia lojalności i zmniejszenia rotacji kadry.
Ochrona Sygnalistów: Zakaz działań odwetowych
Ustawa o sygnalistach wprowadza szczególną ochronę dla osób, które zgłaszają nieprawidłowości w miejscu pracy. Jednym z najważniejszych elementów tej ochrony jest zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów. Oznacza to, że pracodawca ani współpracownicy nie mogą podejmować żadnych kroków, które mogłyby zaszkodzić sygnaliście za to, że zgłosił naruszenie prawa. Celem zakazu działań odwetowych jest zapewnienie, że sygnalista będzie mógł zgłosić problem bez obawy o negatywne działania następcze, np. utratę pracy, pogorszenie warunków zatrudnienia czy inne negatywne konsekwencje.
Jakie działania są zabronione?
W ramach zakazu działań odwetowych pracodawcy nie mogą podejmować szeregu kroków, które mogłyby zaszkodzić sygnaliście. Zabronione jest na przykład:
- Zwolnienie z pracy – sygnalista nie może być zwolniony tylko dlatego, że zgłosił nieprawidłowości.
- Obniżenie wynagrodzenia – pracodawca nie może zmniejszyć pensji sygnalisty ani w inny sposób pogorszyć jego warunków finansowych.
- Zablokowanie awansu – sygnaliście nie można odmówić awansu czy szkoleń tylko z powodu zgłoszenia problemu.
- Degradacja – pracodawca nie może przenieść sygnalisty na gorsze stanowisko ani zmienić jego obowiązków na mniej atrakcyjne.
- Mobbing – sygnalista nie może być nękany ani szykanowany przez przełożonych czy współpracowników.
Te i inne działania odwetowe są wyraźnie zakazane przez prawo, co ma na celu stworzenie bezpiecznego środowiska dla osób, które chcą zgłaszać nieprawidłowości. Wprowadzenie zakazu działań odwetowych sprawia, że pracownicy czują się pewniej i mogą podejmować działania, które przyczyniają się do poprawy funkcjonowania organizacji.
Sankcje za naruszenie zakazu
Jeśli pracodawca lub inna osoba w firmie naruszy zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty, mogą zostać nałożone poważne sankcje. Przepisy ustawy przewidują różne kary w zależności od rodzaju naruszenia. Przykładowo:
- Kara finansowa – pracodawca, który zwolnił sygnalistę bezprawnie, może zostać zobowiązany do zapłaty wysokiego odszkodowania.
- Przywrócenie do pracy – sygnalista, który został zwolniony w ramach działań odwetowych, może ubiegać się o przywrócenie na swoje stanowisko.
- Reputacyjne konsekwencje – firma, która nie przestrzega przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, może stracić zaufanie pracowników i klientów, co negatywnie wpłynie na jej wizerunek.
- Odpowiedzialność karna – w niektórych przypadkach osoby odpowiedzialne za działania odwetowe mogą ponieść konsekwencje karne, zwłaszcza gdy doszło do poważnych naruszeń.
Sankcje te mają na celu zniechęcenie pracodawców do stosowania działań odwetowych i zapewnienie sygnalistom pełnej ochrony prawnej.
Szkolenie Online z CERTYFIKATEM
Skuteczny lider – budowa zespołu, komunikacja
Stosowanie 6 kroków na drodze do budowania zespołu
Udzielanie pozytywnej oraz negatywnej informacji zwrotnej
Rozpoznawanie 5 kluczowych dysfunkcji w pracy zespołowej
Delegowanie zadań dla pozostałych członków zespołu
Rola Rzecznika Praw Obywatelskich
Rzecznik Praw Obywatelskich pełni rolę w ochronie sygnalistów, dbając o przestrzeganie ich praw oraz wspierając w przypadkach naruszeń. Jako niezależny organ państwowy, Rzecznik monitoruje, czy firmy i instytucje stosują się do przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, oraz interweniuje, gdy dochodzi do nieprawidłowości. Jego zadaniem jest także szerzenie świadomości o prawach pracowników i promowanie standardów etycznych w organizacjach.
Wsparcie dla sygnalistów
Rzecznik Praw Obywatelskich oferuje wsparcie sygnalistom, którzy obawiają się działań odwetowych lub spotkali się z nieprawidłowościami w miejscu pracy. Sygnaliści mogą liczyć na poradnictwo prawne, ochronę ich tożsamości oraz pomoc w rozwiązywaniu konfliktów z pracodawcami. Rzecznik zapewnia, że osoby zgłaszające problemy będą chronione przed represjami, a ich sprawy zostaną rozpatrzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych
Sygnaliści, którzy nie mogą zgłosić nieprawidłowości wewnętrznie w swojej firmie lub nie czują się bezpiecznie, mogą złożyć zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich. Rzecznik przyjmuje takie zgłoszenia, bada sprawy i podejmuje odpowiednie działania, aby zapewnić, że sygnalista będzie odpowiednio chroniony. Zgłoszenia te są traktowane poufnie, a tożsamość sygnalisty jest chroniona, co pozwala na swobodne i bezpieczne zgłaszanie nadużyć.
Zgłoszenia zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich
Jeśli sygnalista nie czuje się bezpiecznie, zgłaszając problem wewnątrz firmy lub uważa, że jego zgłoszenie zostało zignorowane, ma prawo skierować sprawę na zewnątrz. Zgłoszenia zewnętrzne można przesłać do instytucji takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Rzecznik zapewnia przyjęcie zgłoszenia i podejmuje odpowiednie kroki, by sprawdzić, czy doszło do naruszeń prawa. Zgłoszenia do Rzecznika są szczególnie ważne, gdy sygnalista chce, aby jego sprawa została rozpatrzona przez niezależny organ, który zapewni mu pełną ochronę prawną. Rzecznik może także interweniować w sprawach, które dotyczą poważnych naruszeń, mających wpływ na interes publiczny.
Ochrona Danych Osobowych Sygnalistów
Ochrona danych osobowych sygnalistów to istotny element ich bezpieczeństwa. Sygnaliści, którzy zgłaszają nieprawidłowości, muszą mieć pewność, że ich tożsamość będzie chroniona, aby uniknąć jakichkolwiek działań odwetowych. W związku z tym pracodawcy mają obowiązek zadbać o to, by dane sygnalistów były traktowane w pełni zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony prywatności. Dotyczy to zarówno danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, stanowisko czy adres, jak i innych informacji, które mogłyby ujawnić tożsamość sygnalisty. Ochrona tych danych jest niezbędna, aby zapewnić sygnalistom anonimowość i ochronić ich przed negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z ujawnienia nieprawidłowości.
Zasady ochrony danych zgodne z RODO
Przepisy dotyczące zgłoszeń i zasady ochrony danych sygnalistów muszą być zgodne z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), które obowiązuje w Unii Europejskiej. Oto kluczowe zasady, jakie muszą być przestrzegane przez firmy:
- Minimalizacja danych – pracodawcy powinni przetwarzać jedynie te dane, które są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty. Nie można zbierać więcej informacji niż to konieczne.
- Poufność – dane sygnalisty muszą być przechowywane w sposób bezpieczny i poufny. Dostęp do nich powinni mieć jedynie wyznaczeni pracownicy lub osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszenia. Pracodawca ma obowiązek wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zabezpieczą dane przed nieautoryzowanym dostępem.
- Prawo do dostępu i poprawiania danych – sygnaliści mają prawo wglądu w swoje dane osobowe oraz możliwość ich poprawienia, jeśli są one nieprawidłowe.
- Ograniczenie przechowywania – dane osobowe sygnalisty mogą być przechowywane tylko przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia. Po zakończeniu procesu przetwarzania dane powinny zostać usunięte lub zanonimizowane.
- Anonimowość – o ile to możliwe, sygnaliści powinni mieć możliwość zgłaszania naruszeń w sposób anonimowy, aby jeszcze bardziej chronić ich prywatność.
Przestrzeganie tych zasad jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także kluczowe dla budowania zaufania w firmie. Dzięki nim sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości bez obawy o ujawnienie ich tożsamości i ewentualne konsekwencje.
Sankcje karne za naruszenia
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje surowe sankcje za wszelkie działania, które mają na celu utrudnianie zgłaszania nieprawidłowości lub naruszają prawa sygnalistów. Przepisy te mają na celu zapewnienie, że każdy pracownik, który zauważy naruszenie w firmie, może je zgłosić bez obaw o negatywne konsekwencje. Sankcje karne obejmują różne sytuacje, od blokowania możliwości zgłoszenia nieprawidłowości po celowe ujawnienie tożsamości sygnalisty. Kary te mają na celu odstraszenie pracodawców i współpracowników od podejmowania działań, które mogłyby zniechęcić sygnalistów do zgłaszania problemów.
Kary za uniemożliwianie zgłoszeń
Jednym z najpoważniejszych naruszeń, za które grożą kary, jest uniemożliwianie sygnalistom zgłaszania nieprawidłowości. Tego rodzaju działania mogą przybierać różne formy, na przykład zastraszanie, groźby, utrudnianie dostępu do odpowiednich kanałów zgłoszeń, a nawet jawne zakazywanie zgłaszania problemów. Pracodawcy, którzy dopuszczają się takich działań, mogą zostać ukarani grzywną, a w poważniejszych przypadkach odpowiedzialność karna może obejmować karę pozbawienia wolności. Kary finansowe mogą być bardzo dotkliwe, a ich wysokość zależy od skali naruszenia oraz jego skutków dla sygnalisty. Celem tych przepisów jest zapewnienie, że sygnalista ma pełne prawo do bezpiecznego zgłaszania nieprawidłowości i nie może być w tym procesie w żaden sposób blokowany.
Odpowiedzialność za ujawnienie tożsamości sygnalisty
Kolejnym poważnym naruszeniem jest ujawnienie tożsamości sygnalisty bez jego zgody. Ochrona tożsamości sygnalistów jest jednym z kluczowych elementów ustawy, ponieważ sygnaliści często boją się działań odwetowych ze strony pracodawcy lub współpracowników. Ujawnienie tożsamości sygnalisty może prowadzić do negatywnych konsekwencji, takich jak mobbing, zwolnienie z pracy, czy inne formy represji. Osoby odpowiedzialne za takie ujawnienie mogą ponieść surowe konsekwencje prawne, w tym wysokie grzywny, a w niektórych przypadkach nawet odpowiedzialność karną. Ustawa przewiduje, że ochrona danych sygnalistów jest bezwzględnym priorytetem, a każda próba naruszenia tej zasady spotka się z odpowiednimi sankcjami. Firma, która dopuści się ujawnienia tożsamości sygnalisty, może także stracić reputację, co negatywnie wpłynie na zaufanie pracowników i klientów.
Te sankcje karne mają na celu zapewnienie, że sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa bez strachu przed negatywnymi konsekwencjami, a ich dane osobowe będą odpowiednio chronione.
Podsumowanie
Podsumowując, wprowadzenie skutecznych procedur zgłaszania nieprawidłowości to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także sposób na budowanie kultury opartej na zaufaniu i transparentności. Dzięki ochronie sygnalistów firma może szybciej reagować na potencjalne problemy, a pracownicy czują się bezpiecznie, wiedząc, że ich głos ma znaczenie. Ostatecznie takie podejście przekłada się na lepszą atmosferę w pracy, większą lojalność zespołu i pozytywny wizerunek firmy. To inwestycja, która nie tylko pomaga unikać kryzysów, ale też buduje silniejszą i bardziej odporną organizację na przyszłość.
Do zgłaszania problemów i sugestii w firmie warto wykorzystać odpowiednie narzędzia – przykładowo aplikację ProblemBox.
Pobierz poradnik Lean Action Plan:
4 sposoby na poprawienie komunikacji w firmie
Zapisz się do naszego newslettera i odbierz poradnik w formacie pdf oraz kolejne przewodniki z cyklu „Poradniki Lean”.
