Jak przechowywać dane?

Jak przechowywać
dane z produkcji?

Z poprzedniego artykułu wiesz już jak zbierać dane. Teraz czas na kolejny krok w umiejętnym dysponowaniu danymi – zajmiemy się tematem odpowiedniego przechowywania danych. To bardzo istotne z punktu widzenia ich dalszego wykorzystywania do różnego rodzaju analizy.

Czy oglądałeś może film „Into the Wild” („Wszystko za życie”)?

SPOILER ALERT!

Obraz ten opowiada o młodym człowieku, który postanawia zerwać z dotychczasowym życiem i wyruszyć w podróż na Alaskę, aby, jak to zwykle bywa w takich historiach, odleźć siebie. Za posterunek obiera sobie wrak autobusu znaleziony w głębi prerii, a walcząc o pożywienie rozpoczyna polowania. Po wielu nieudanych próbach udaje mu się w końcu złapać łosia.

Wiesz już do czego zmierzam i na czym polega paradoks tej opowieści?

Łoś nie należy do najmniejszych zwierząt, a w środku ogromnej prerii raczej ciężko o… lodówkę. Mimo skonstruowania prowizorycznej wędzarni do zakonserwowania mięsa, brak doświadczenia i odpowiedniej wiedzy spowodował, że pożywienie po prostu się zepsuło.

Wyobraź sobie, że hala produkcyjna w twoim zakładzie to preria pełna danych. Zbierasz je, aby móc oprzeć swoje decyzje na solidnych podstawach. Jak zatem chcesz z nich korzystać, jeżeli nie stworzysz odpowiedniego środowiska do ich archiwizacji?

W tym artykule pokażę Ci, jak tworzyć dobre bazy danych, w których będziesz mógł nie tylko gromadzić informacje, ale także szybko do nich wracać, analizować i przetwarzać.

Na końcu oczywiście kolejne pliki Excel.

1. Zastanów się, do czego ma służyć Twoja baza danych

Na początek odpowiedz sobie na kilka pytań. Chcesz stworzyć prostą bazę klientów, aby móc zbierać dane kontaktowe, a może rejestr czasu wykonywania zleceń, aby ocenić terminowość realizacji zamówień? Być może potrzebujesz rejestru awarii lub wad jakościowych, aby móc analizować ich przyczyny ze względu na różne kryteria np.: typ maszyn, zmiana robocza, w ujęciu tygodniowym, miesięcznym, rocznym?

Od tego, czy będziesz dalej przetwarzał zebrane dane i jak szerokie ma być spektrum tych analiz, będzie zależało, jak dużo dodatkowych elementów będziesz potrzebował zaimplementować w swojej bazie – funkcje czasowe, wyszukiwania, sumy, łącza do innych plików, łącza do danych internetowych, tabele przestawne, wykresy, formatowania warunkowe.
Excel oferuje liczne możliwości stworzenia z bazy kompletnego narzędzia do gromadzenia i analizy danych.

Nie martw się, nie będę omawiać ich wszystkich w tym artykule!

Skupię się na podstawach, a te najlepiej wyjaśnia się na przykładzie, a co więcej, na przykładzie działającym w praktyce. Pozwól więc, że podzielę się z tobą naszą bazą danych służącą do rejestrowania przychodów i rozchodów części zamiennych w dziale utrzymania ruchu.

2. Archiwizuj tylko te dane, które są potrzebne, aby baza spełniała swoje zadania

Załóżmy na początek, że części jest niewiele i nie musisz za bardzo zastanawiać się, jak je przechowywać. W takim przypadku rejestr będzie miał tylko dwa zadania – informowanie czy dana część jest na stanie, a która na wyczerpaniu i należy ją zamówić.

Świadomość zadań, jakie ma spełniać baza da Ci konkretne spojrzenie na kategorie danych, które powinny się tam znaleźć. Jak widzisz w tym przykładzie, cztery rubryki są wystarczające, aby spełnić przedstawione zadania.

Niezbędne pola to oczywiście nazwa części i typ części. Bez nich nie byłbyś w stanie zidentyfikować, o jaką część chodzi pracownikowi proszącemu o wydanie. Ilość minimalna to pole, które pozwala nam zorientować się czy należy zamówić dane części. Rubryka stan obecny to nic innego jak aktualna ilość danej części na magazynie. W tej kolumnie zastosowaliśmy proste formatowanie warunkowe, które wizualizuje komórki zbliżające się do poziomu minimalnego kolorem żółtym i komórki poniżej poziomu minimalnego kolorem czerwonym.

A teraz przyjmijmy, że zarządzasz sporym magazynem części zamiennych, masz dużo różnych części i ograniczoną powierzchnię magazynową. W tej sytuacji powyższy wariant będzie niewystarczający. Sprawdzanie, czy części znajdują się na stanie okaże się żmudne i długotrwałe – będziesz musiał albo wyszukiwać każdą część z osobna, albo przewijać cały rejestr w poszukiwaniu pożądanej pozycji. Ręczna zmiana ilości części po wydaniu z magazynu będzie horrorem. Pomyłki i nieodnotowane wydania przejdą do porządku dziennego.

Przyjrzyj się rejestrowi przedstawionemu obok, przeanalizuj pozycje, które zostały dodane (ze względu na duże rozmiary podzieliliśmy go na kilka stron).

Pierwsza karta dostarcza dodatkowych opcji sortowania w celu inwentaryzacji. Rzetelnie uzupełniane kategorie, pozwolą Ci szybko sprawdzić stany magazynowe w poszczególnych grupach.

Druga karta to trzon Twojej bazy danych, który znasz z poprzedniego wariantu. Jednak tym razem oprócz formatowania warunkowego w kolumnie ze stanem magazynowym, znajduje się formuła wyliczająca ilość części znajdujących się aktualnie na magazynie, w oparciu o rejestr przyjęć i wydań z osobnej zakładki.

Aby wykonać wydanie lub przyjęcie części wystarczy, że w pierwszy wolny wiersz wprowadzisz lub przekleisz z rejestru: nazwę i typ części, ilość i typ działania (Przyjęcie lub Wydanie)

Karta nr 3 to informacje dodatkowe pozwalające szybko zidentyfikować i zlokalizować część na magazynie. Kolumna zdjęcie zawiera odnośniki do zdjęć znajdujących się w osobnej zakładce. Dzięki fotografiom, nikt nie będzie miał wątpliwości, o jaką część chodzi, oczywiście, pod warunkiem, że będzie dobrze zrobione. Sposób przechowywania to pole, w którym znajdziesz informację, czy dana część jest umieszczona w kuwecie, pojemniku, czy może po prostu została położona„luzem” na półce regału. Jest to przydatne przy ocenie zagospodarowania powierzchni magazynowej oraz ułatwia rozmieszczanie części na regałach. Lokalizacja oraz adres to rubryki niezbędne w magazynach z dużą ilością części. Bez wiadomości o dokładnym położeniu elementu, szukanie może zająć bardzo dużo czasu i pochłonąć wiele energii.

Na ostatniej karcie znajdują się wymiary części oraz waga. Są to informacje niezbędne do analizy wykorzystania powierzchni magazynowej. Jeżeli znasz gabaryty oraz rozmieszczenie części lub pojemników, możesz zaplanować zakupy dodatkowych kuwet dla części podobnych, odpowiednio wcześniej. Możesz też symulować reorganizację magazynu, testować różne warianty rozmieszczenia części, co pozwoli Ci uniknąć błędnej decyzji o zakupie dodatkowego regału, może się bowiem okazać, że obecna przestrzeń jest wystarczająca i wymaga jedynie optymalizacji.

JAKICH DANYCH NIE ZBIERAĆ?

Przypomnę jeszcze raz, że zarządzasz dużym magazynem. Masz informacje o stanach magazynowych na bieżąco, widzisz, kiedy należy złożyć zamówienie. Teoretycznie, wiadomości związane z dostawcą, telefonem kontaktowym, adresem e-mail, ceny jednostkowe, pojemność opakowania czy termin najbliższej dostawy, będą przydatne.

Pamiętaj jednak, że jako osoba zarządzająca magazynem, odpowiedzialna za przyjmowanie i wydawanie, będziesz obcował ze swoim rejestrem niemalże cały czas. Warto więc zadbać, aby praca z plikiem była nie tylko szybka, ale też komfortowa. Zbyt duża ilość danych to po prostu kolejne bodźce do przetworzenia, które spowodują tylko zmęczenie i pogorszą jakość twojej pracy.

Gdy już skończysz czytać ten artykuł i zabierzesz się za analizowanie zaproponowanych przez nas plików, spróbuj dodać powyższe kategorie do szablonu bazy części i sam oceń, czy wynik jest zadowalający.

Być może w twojej firmie za zamówienia odpowiedzialny jest zakupowiec. Jeżeli jednak uzupełnianie pozycji magazynowych należałoby do twoich obowiązków, dobrą praktyką będzie umieszczenie dodatkowych informacji na końcu tabeli lub w osobnym arkuszu, aby nie mieszać kategorii danych. Warto również zastanowić się nad implementacją mechanizmów wspomagających jak, np.: generowanie zestawień części do zamówienia lub formularzem przyjęcia/wydania.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak działają takie mechanizmy w środowisku produkcyjnym, zapraszamy Cię na nasze szkolenie otwarte Zarządzanie Produkcją w Excelu . Omawiamy tam szczegółowo szeroką gamę plików, na których codziennie pracują nasi klienci. Pokazujemy, jak tworzyć oraz implementować zaawansowane mechanizmy automatyzacji.

3. Stosuj wizualizację

Nie mówię o zaawansowanym formatowaniu warunkowym, czy pisaniu makr. Istnieje wiele prostych zabiegów, które znacznie uprzyjemnią pracę z bazą danych.

Tym razem posłużę się przykładem prostego rejestru działań usprawniających.

Pierwszym z patentów, który gorąco Ci polecam jest formatowanie zakresu jako tabeli programu Excel. Co to znaczy?

Zalety stosowania tabel sformatowanych:

Możesz wykorzystywać predefiniowane style – oszczędzasz czas na formatowanie.
Dynamiczne zakresy – dodawane wiersze i kolumny automatycznie sformatują się do stylu tabeli. Funkcje czepiące dane z tabeli automatycznie zaktualizują zakres w formule.
Ciągłość funkcji – użyte funkcje, poprawności danych oraz formaty warunkowe zostaną automatycznie przeniesione do nowych wierszy i kolumn tabeli.

JAK TO ZROBIĆ?

Ustaw się w dowolnej komórce należącej do zakresu i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + L.

Musisz upewnić się, że zakres został poprawnie wybrany przez Excela i że opcja „Moja tabela ma nagłówki” jest zaznaczona.

Zaznaczając jakąkolwiek komórkę w sformatowanej tabeli, na pasku narzędzi pojawi się karta narzędzi tabel. W tej karcie, w polu „Nazwa tabeli:” możesz nadać własną nazwę.

Taki zabieg umożliwia szybkie odnoszenie się do poszczególnych zakresów w sformatowanej tabeli.

Załóżmy, że chcesz zsumować aktualną ilość części w rejestrze. Jeżeli po znaku „=” zaczniesz wpisywać zdefiniowaną przez siebie nazwę, Excel pokaże odniesienie do sformatowanej tabeli:

Warto jest również oddzielać kolorami różne sekcje danych jak np.: dane z wymiarami części w przykładzie poprzedniej bazy.

Jestem pewien, że porady zawarte w tym artykule, zaoszczędzą Twój cenny czas i jednocześnie zapewniam, że czas poświęcony na przeczytanie kolejnych publikacji w naszym cyklu będzie najlepszą inwestycją w siebie.

A teraz pobierz przygotowane pliki i „kuj żelazo, póki gorące”. Pamiętaj też, że sekcja komentarzy jest do Twojej dyspozycji chętnie odpowiemy na pytania i podejmiemy dyskusję.

Widzimy się już za tydzień w kolejnym artykule, gdzie pokażemy wam jak w przejrzysty i klarowny sposób raportować i podsumowywać zebrane dane.

Autor:
Marcin Wawer
Senior Excel Design Developer
mwawer@leanactionplan.pl

Pytanie lub komentarz? Daj nam znać!

Wszystko co tworzymy jest po to, aby pomóc Ci rozwiać się nie tylko w na drodze zawodowej, ale i w życiu prywatnym.

Będę Ci wdzięczny za każdy komentarz. Napisz proszę, czy podobał Ci się ten tekst. A może masz pewne wątpliwości lub zastrzeżenia? Chętnie wdamy się z Wami w dyskusję i odpowiemy na wszystkie pytania.

Mamy do Ciebie jeszcze serdeczną prośbę. Jeśli uważasz ten wpis za wartościowy, to podziel się nim ze znajomymi, którym mógłby pomóc sprawniej realizować swoje cele prywatne lub zawodowe.