Wizualizacja
danych wydajnościowych

Poprzednie artykuły przedstawiły wiedzę na temat zbierania, przechowania i podsumowania danych w arkuszu kalkulacyjnym. Dzisiaj przyszedł czas na ukierunkowanie zdobytych informacji. Skupimy uwagę na danych dotyczących efektywności i skuteczności wytwarzania w twoim przedsiębiorstwie. Pokażę Ci kilka przykładów istotnych wskaźników, które musisz monitorować, aby utrzymać realizację produkcji na właściwym poziomie. 

Jestem pewny, że poniższe przykłady i przygotowane przeze mnie pliki pozwolą Ci pewniej i skuteczniej zarządzać produkcją lub przygotować się do roli lidera w tym obszarze.

Zanim przejdziesz jednak do lektury tego artykułu, chciałbym polecić Ci jeszcze jeden wpis, który pomoże uporządkować Ci po co w ogóle są nam potrzebne wskaźniki i jak umiejętnie projektować kluczowe wskaźniki efektywności KPI.

 Efektywność i skuteczność

Już na wstępie pojawiły się te dwa pojęcia, od razu więc je wyjaśniam. Robiąc coś w sposób efektywny osiągamy cel, angażując stosunkowo niewielką ilość zasobów. Skuteczność to cecha zero-jedynkowa: cel został osiągnięty, zadanie zrealizowane albo wręcz przeciwnie nie udało się wykonać zamierzonego planu.

 Produktywność i wydajność

Twoim zadaniem, niezależnie od pełnionej funkcji w firmie, jest dostarczanie klientowi oczekiwanej przez niego wartości, czyli spełnianie jego potrzeb. W firmach produkcyjnych te potrzeby to nic innego jak dostarczenie odpowiedniej ilość wyrobów, w odpowiednim czasie i oczywiście w pożądanej przez klienta jakości. Wymagania klienta stają się zatem dla twojego systemu produkcyjnego celem do osiągnięcia. Zatem, aby zrealizować konieczne zadania, należy monitorować wskaźniki. Zapewniasz sobie w ten sposób wiedzę na temat przebiegu realizacji we właściwym tempie i ilości zużywanych zasobów.

Powyższy wykres przedstawia ilość sztuk wykonanych w ciągu godziny, w poszczególnych miesiącach. Jest to tzw. Produktywność godzinowa. W styczniu wielkość produkcji wyniosła 1 312 505 sztuk i do jej osiągnięcia wykorzystano 14 815 godzin. Wskaźnik produktywności wyniósł 89 szt/h. Oznacza to, że zużywając 1 godzinę pracy otrzymujesz 89 sztuk wyrobów gotowych.

Godziny okołoprodukcyjne to czas poświęcony na np. logistyka wewnętrzna, przezbrojenia i inne czynności nie będące bezpośrednio związane z produkcją.

Wybór elementów wejścia i wyjścia na podstawie, których możesz liczyć produktywność jest szeroki i zależy on w dużej mierze od branży i specyfiki produkcji. Możesz ją również liczyć dla pracowników i maszyn. Wówczas będziemy mówili o produktywności pracy oraz produktywności maszyn i urządzeń z jednostkami odpowiednio: sztuki/roboczogodzinę, sztuki/maszynogodzinę. Roboczogodziny to sumaryczny czas przepracowany przez pracowników w wybranym okresie, wyrażony w godzinach. Na przykład, jeżeli zatrudniasz 10 osób, pracujących przez 8 godzin dziennie to znaczy, że dziennie masz do wykorzystania 80 roboczogodzin. Maszynogodziny jak zapewne się domyślasz jednostka mierząca dostępny czas pracy twojego parku maszynowego.

Wybór elementów wejścia i wyjścia na podstawie, których możesz liczyć produktywność jest szeroki i zależy on w dużej mierze od branży i specyfiki produkcji. Przytoczony przeze mnie powyżej przykład to bardzo dobry sposób mierzenia produktywności wydziałów czy poszczególnych procesów. Nie wymaga analizowania wielu czynników, a dostarczane informacje są jasne i zrozumiałe dla wszystkich.

Wydajność pozwala zmierzyć, w jakim stopniu został zrealizowany cel na jednostkę czasu (dzień, tydzień, miesiąc). Jest to wielkość zrealizowanej produkcji w zaplanowanym okresie.

Pomiar wydajności stanowisk roboczych dostarcza bardzo ważną informację – pozwala dostrzec, gdzie znajduje się wąskie gardło.

Wąskie gardło to ogniwo systemu produkcyjnego o najniższej wydajności i najdłuższym czasie cyklu.

Chcąc zwiększać wydajność całego procesu lub całego systemu produkcyjnego musisz znać wąskie gardło. Bowiem wyniki poprawią się jedynie wtedy, gdy zaczniesz optymalizować najmniej wydajny proces.

W powyższym przypadku, wąskim gardłem okazała się operacja nr 3. Gdybyś działania optymalizacyjne rozpoczął od zwiększania wydajności na operacji nr 2 doprowadziłbyś do powstania dwóch głównych strat: nierównomiernego obciążenia, a w konsekwencji – nadprodukcji.  Nie ma znaczenia, jak szybko stanowisko drugie będzie przetwarzać wektor wejściowy, ponieważ i tak stanowisko numer 3. będzie znacznie wolniej wykonywać pracę, a pomiędzy tymi operacjami będą tworzyć się zapasy międzyoperacyjne.

 Obciążenie

Skuteczność systemu produkcyjnego i wydajność jego elementów można również mierzyć analizując poziom obciążenia, czyli wielkości informującej o efektywności wykorzystania zarezerwowanego czasu na wykonanie danej pracy.

Powyższy wykres przedstawia kwartalną wielkość produkcji oraz dostępny i zakładany czas na jej realizację. Zakładany czas to liczba wykonanych wyrobów przeliczona na czas według założonych norm wydajnościowych.

Planowane obciążenie to stosunek zakładanego czasu do czas dostępnego. Faktyczne obciążenie to stosunek faktycznie poświęconego czasu na wykonanie zaplanowanej pracy do czasu dostępnego

Jak widzisz w Lutym wskaźnik spadł poniżej 100%. A ponadto różnica między faktycznym obciążeniem, a planowanym jest wyraźna. Tak sytuacja nie musi oznaczać błędów planistycznych ani złej organizacji. Być może w lutym mieliśmy problemy z jakością, które wydłużyły czas trwania operacji. Może było więcej skomplikowanych zleceń, dla których przyjęto nieadekwatne normy wydajnościowe. Nie zawsze będziesz wiedział jaki problem wystąpił patrząc na tego typu dane. Ważne, że będziesz wiedział, gdzie wystąpił i jaki miał wpływ na działanie twojego systemu produkcyjnego. Stąd droga do rozwiązania jest dużo prostsza.

Powyższy przykład jest dosyć uproszczony i obarczony pewnym przybliżeniem, na potrzeby artykułu.

Praca w analizowanym obszarze produkcji planowana jest w cyklu dziennym. Aby uzyskać precyzyjne wyniki należy analizować dzienne obciążenie pracą. Przedstawia je poniższy wykres. Jest on dostępny dla Ciebie w załączonych plikach Excel.

Kończąc temat wydajności, chciałbym zwrócić twoją uwagę również na czasochłonność procesów. Jest to czas, jaki musisz poświęcić, aby wykonać pewną pracę np.: wyprodukować jedną sztukę wyrobu. Najczęściej spotykanym wskaźnikiem mierzącym czasochłonność dodawanym do wskaźników wydajnościowych jest ilość sekund na sztukę.

Być może analizując powyższe przykłady w twojej głowie zrodziła się wątpliwość. Czy aby na pewno produktywność i wydajność to dwa różne wskaźniki?

Celowo wybrałem do przykładów czasowe ujęcie produktywności, aby zwrócić twoją uwagę na dwie zasadnicze różnice.

• Wydajność zawsze będziemy odnosić do dostępnego zaplanowanego/zarezerwowanego czasu. Może to być zmiana robocza, tydzień, miesiąc. Produktywność natomiast bierze pod uwagę faktycznie wykorzystane nakłady w danym przedziale czasowym.
• Mówiąc o produktywności nie mierzysz stopnia realizacji planu, mierzysz efektywność jego realizacji. Mierząc wydajność będziesz zadawał sobie pytanie „ile wyprodukowałem/zrobiłem?” i „jak długo mi to zajęło”. Mówiąc o produktywności zapytasz również „ile mnie to kosztowało?”

 Plan produkcyjny

Wizualizacja danych to nie tylko wskaźniki na wykresach. Excel jest też świetnym narzędziem wspierającym procesy planowania produkcji.

Opracowanie planu produkcji jest równie ważna co jego odpowiednia wizualizacja. W Excelu możesz również stworzyć jasny i przejrzysty plan zadań produkcyjnych.

Aby lepiej trzymać się ustalonego planu, sprawdź aplikację ZaPro, która została stworzona na potrzeby branży produkcyjnej i pomaga w zarządzaniu procesami.

 Harmonogramowanie

W załączonych plikach przygotowałem dla Ciebie uproszczony szablon pomocny przy harmonogramowaniu produkcji wyrobów złożonych. Dowiesz się z niego, kiedy rozpocząć produkcję danego złożenia, aby zapewnić ciągłość pracy. Jedne co musisz znać, to czasy wykonywania oraz poziomy dla danych złożeń.

Spróbuj rozgryźć arkusz z harmonogramem i daj znać w komentarzu Jak Ci poszło.

Pod tym artykułem znajdziesz pliki, które naprawdę warto wykorzystać przy wizualizacji danych dotyczących wydajności i produktywności. Nie zapominaj jednak, że musisz je dostosować do specyfiki swojej działalności i wybrać te wskaźniki, które w Twoim przypadku są istotne. Masz jakieś wątpliwości? Pisz śmiało! Skorzystaj z Facebooka lub komentarzy pod wpisem.