Kluczowe wskaźniki efektywności – KPI

KPI Kluczowe Wskaźniki Efektywności

Jak w 8 krokach wdrożyć KPI w firmie?

    Po zapisie do newslettera otrzymasz dostęp do pełnej wersji poradnika. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis, to konieczny krok. 

     

    KPI (kluczowe wskaźniki efektywności) praktyczne przykłady

    Dlaczego firmom są potrzebne kluczowe wskaźniki? Ile wskaźników KPI jest potrzebnych w firmie? Co to jest wieża wskaźnikowa? Jak zarządzać wskaźnikami?

    „Dzisiaj był bardzo dobry dzień, ale jutro musimy zrobić więcej…” – to pułapka, w którą często sami wpadamy, kiedy nie podpieramy naszej pracy wynikami. Co to znaczy więcej? Ile dzisiaj zrobiliśmy? O ile więcej ma być jutro? To podstawowe pytania, które rodzą się w naszych głowach po takim stwierdzeniu, a nie zapytaliśmy jeszcze o sedno sprawy.

    Czy to co robimy jest w ogóle istotne?

    Każdy z nas dysponuje dokładnie taką samą ilością czasu każdego dnia, a to w jaki sposób go wykorzystamy zależy tyko i wyłącznie od nas samych. Warto jednak wiedzieć, że czasem jedno wykonane zadanie przybliży nas do celu bardziej niż wykonanie 10 innych.

    No właśnie… do celu. Peter Drucker powiedział kiedyś, że jeśli nie mamy określonego celu – każda droga nas do niego doprowadzi. Pracujemy wtedy dla samej pracy, a nie dla jej owoców. Czy znasz zatem cele waszej organizacji? Jej misję, wizję, strategię? Czy wiesz, jaką drogą do nich dotrzeć? Czy poruszasz się z odpowiednim tempem? W jaki sposób możesz się o tym dowiedzieć? W jaki sposób przekazać tę wiedzę dalej w organizacji? W jaki sposób powiązać tę drogę z codziennymi obowiązkami?

    KPI key performance indicators – Kluczowe wskaźniki efektywności

    Przekucie podstawowych założeń strategicznych organizacji na wymierne cele jest procesem żmudnym oraz skomplikowanym. Odbywa się za zamkniętymi drzwiami, w gronie najwyższego kierownictwa. Ludzi tych najczęściej da się zmieścić w jednym pomieszczeniu. Determinacja oraz zaangażowanie pozwalają im każdego dnia realizować działania w kierunku osiągnięcia założonego celu.

    To bardzo istotne, aby cała organizacja zmierzała w jednym kierunku. Co więc z pozostałymi członkami organizacji? Co z dziesiątkami, setkami, a czasem tysiącami pracowników, którzy każdego dnia przychodzą do pracy, aby sumiennie wykonywać swoje obowiązki?

    Zbudowanie jasnego oraz jednoznacznego sposobu komunikacji celów oraz stopnia ich realizacji to wielkie wyzwanie. Co nam z zaangażowania najwyższego kierownictwa, które opracowało najbardziej spektakularny plan, jeśli cała załoga słyszy tylko „Dzisiaj był bardzo dobry dzień, ale jutro musimy zrobić więcej…”.

    Szkolenie Online
    Zarządzanie Procesami i Wskaźniki KPI

    Jak zacząć wdrażanie zarządzania procesami w swojej organizacji?
    Jak definiować procesy w poszczególnych obszarach firmy?
    Jak uzupełnić diagram SIPOC?
     Jakie wskaźniki dobrać do poszczególnych procesów?

    Zarządzanie procesami i wskaźniki KPI - kurs online
    Zobacz KURS

    Z pomocą przychodzą nam wskaźniki – i to nie byle jakie, bo KPI – (Key performance indicators) – kluczowe wskaźniki efektywności. Ale czy na pewno?

    Wiele firm do jednego worka zwanego KPI wrzuca nie tylko wskaźniki efektywności (PI), ale również rezultatu (RI). Czym różnią się te 2 pojęcia? Odpowiedź jest bardzo prosta:

    RI – Result Indicators – Wskaźniki Rezultatu

    Result indicators (RI) to podsumowanie szeregu działań, których wynikiem jest osiągnięcie konkretnego rezultatu. Dają klarowny obraz informujący, czy nasza firma zmierza w obranym przez siebie kierunku.

    Przykładem wskaźników rezultatu są wszystkie wartości finansowe. Wynik finansowy zawsze jest wynikiem pewnych działań. Sprzedaż, logistyka, produkcja, jakość – to jedynie część działów, których działania wpływają na końcowy rezultat finansowy. RI nie obrazują wysiłku poniesionego przez poszczególne jednostki w firmie, aby ten rezultat osiągnąć.

    PI – Performance Indicators – Wskaźniki Efektywności

    Performance indicators (PI) to wskaźniki niefinansowe, które można odnieść do działania poszczególnych jednostek / zespołów w firmie.

    Przykładem wskaźników efektywności są wszystkie działania, na które pośrednio lub bezpośrednio mają wpływ poszczególne zespoły funkcyjne.

    Zarówno z RI jak i PI możemy wyznaczyć takie, które w nieporównywalnie większym stopniu odzwierciedlają ich istotność – i dopiero te będziemy nazywać kluczowymi.

    Jak w 8 krokach wdrożyć KPI w firmie?

      Po zapisie do newslettera otrzymasz dostęp do pełnej wersji poradnika. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis, to konieczny krok. 

       

      Jak wdrożyć wskaźniki KPI do firmy

      Dlaczego firmom są potrzebne KPI?

      Aby zarządzać przedsiębiorstwem złożonym z wielu indywidualności należy posługiwać się wspólnym językiem. Najczęściej wybór pada na język danych, faktów oraz liczb, ponieważ może być on interpretowany jednoznacznie przez wiele zaangażowanych stron.

      Wskaźniki jako efekt pomiarów pozwalają nam:

       Dostrzec postępy żmudnej, codziennej pracy,
       Skoncentrować się na tym co naprawdę istotne
       Być obiektywnym
       Podnieść wartość podejmowanych decyzji
       Uzyskać informację zwrotną o podjętych działaniach
       Zaangażować odpowiednie osoby w konkretne działania
      KPI Możemy wykorzystać e we wszystkich działach firmy takich jak: marketing, sprzedaż, obsługa klienta, produkcja, logistyka, HR oraz innych

      Główne korzyści ze stosowania KPI:

       Dostosowanie codziennych czynności do realizowanych przez organizację celów
       Poprawa efektywności działania
       Upełnomocnienie ludzi do zmian – wytworzenie zakresu odpowiedzialności
       Realny wpływ na kondycję firmy

      Aby zaprojektować dobre wskaźniki KPI należy przestrzegać podstawowych zasad.

        KPI powinny być:

      1. Aktualne – mierzone z odpowiednią częstotliwością.
      2. Nadzorowane przez zarząd – bezpośrednio na ich podstawie decyzje podejmuje kierownictwo wyższego szczebla.
      3. Proste – wszyscy w organizacji wiedzą, w jaki sposób są uzyskiwane oraz co na nie wpływa.
      4. Oparte na komórkach zespołowych – są nośnikiem informacji o efektywności pracy poszczególnych zespołów w firmie.
      5. Istotne – mają bezpośrednie przełożenie na realizację strategii firmy.
      6. Klarowne – są zaprojektowane w taki sposób, aby zespoły miały możliwie jak najmniejszy wpływ na sterowanie nimi.

      Ile wskaźników KPI jest nam potrzebnych w firmie?

      „Jak najwięcej key performance indicators”?!

      Wręcz przeciwnie.

      Ilość wskaźników w firmie możemy porównać do deski rozdzielczej naszego samochodu. Znajdują się tam tylko i wyłącznie informacje kluczowe z punktu widzenia kierowcy. Po zapaleniu się pomarańczowej lub czerwonej kontrolki sprawa przekazywana jest do serwisu, gdzie dokonywana jest szczegółowa diagnostyka oraz usunięcie przyczyny źródłowej usterki lub awarii.

      Tak samo w firmach produkcyjnych – konkretne oraz niezbędne informacje dla kadry zarządzającej muszą być podane w sposób czytelny oraz przejrzysty tak, aby po pierwszym spojrzeniu można było stwierdzić, jaki jest ich stan i podjąć kluczowe decyzje.

      David Parmenter w swojej książce KPI – Kluczowe wskaźniki efektywności Tworzenie, wdrażanie i stosowanie. zaleca zasadę 10/80/10. Jest to górna granica, która pozwala na sprawne zarządzanie w oparciu o wyniki.

      0
      Kluczowy wskaźnik rezultatu (KRI)
      0
      Wskaźnik rezultatu (RI) / efektywności (PI)
      0
      Kluczowy wskaźnik efektywności (KPI)

      Wieża wskaźnikowa – jak skutecznie zarządzać wskaźnikami?

      Przy tak dużej ilości wskaźników należy mieć świadomość, w jaki sposób są one połączone oraz jakie działania u podstaw mają wpływ na końcowy rezultat naszych działań.

      Przykładowo, biorąc pod uwagę kluczowy wskaźnik rezultatu (KRI) – Wartość umów podpisanych z klientami, możemy wyszczególnić szereg działań składających się na jego uzyskanie oraz ich szczegółowy opis z wyszczególnieniem kluczowych:

      1. KRI – Wartość umów podpisanych z klientami
      2. RI – Ilość zapytań klientów

      Te wskaźniki rezultatu podsumowują działania wielu zespołów na wielu płaszczyznach. Nie informują nas o tym, których działań należy wykonywać więcej, a których mniej.

      3. PI – Ilość terminowych kontaktów z klientami w celu informacji o interesujących ich publikacjach
      4. KPI – Ilość terminowych publikacji na stronie www skierowanych do osób decyzyjnych

      Wskaźniki efektywności powinny być bezpośrednio powiązane z poszczególnymi grupami zadaniowymi w organizacji oraz odzwierciedlać efekty ich pracy. Odpowiedzialność jest przypisana do konkretnych osób, które mają realną informację o działaniach u podstaw, które składają się na realizację ogólnej strategii firmy.

      KPI – przykłady key performance indicators

      Jak opisałem powyżej, chcąc zaprojektować i wdrożyć system wskaźników KPI w organizacji musimy powiązać je z kluczowymi wskaźnikami rezultatu naszej organizacji. Nie ma uniwersalnych wskaźników KPI, które można skopiować i bezrefleksyjnie stosować w różnych organizacjach. Zawsze należy wyjść od realizowanej strategii. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, w jaki sposób zaprojektować KPI w różnych obszarach odzwierciedlając realne cele firmy.

      Obszar

      KRI

      RI

      PI

      KPI

      Sprzedaż

      Przychody netto Miesięczny
      poziom przychodów
      Liczba spotkań sprzedażowych handlowców

      Średnia wartość koszyka

      Liczba klientów w trakcie procesu ofertowania

      Liczba oczekujących na przekazanie po terminie

      HR

      Poziom satysfakcji pracowników Poziom rotacji kluczowych pracowników Liczba inicjatyw pracowniczych zrealizowanych w terminie

      Poziom absencji chorobowej

      Liczba zgłaszanych inicjatyw pracowniczych

      Liczba wypadków

      Liczba pracowników z brakiem szkolenia wprowadzającego powyżej 2 tygodni od rozpoczęcia pracy

      Logistyka

      Liczba kompletnych oraz terminowych dostaw do kluczowych klientów Liczba kompletnych oraz terminowych dostaw do wszystkich klientów Liczba opóźnionych transportów

      Liczba brakujących elementów opóźniających wysyłkę 

      Skargi klientów rozpatrzone powyżej 24 godz.

      Opóźnione / niekompletne dostawy do kluczowych klientów

      Lean

      Lead time kluczowej rodziny produktów Średni Lead time

      Liczba warsztatów VSM

      Liczba szkoleń pracowników

      Liczba akcji zrealizowanych w celu osiągnięcia stanu przyszłego

      Postęp projektu

      Utrzymanie

      Ruchu

      Liczba i czas awarii kluczowych maszyn Liczba i czas awarii wszystkich maszyn Liczba godzin pracowników przeznaczona na prewencyjne utrzymanie ruchu

      Liczba warsztatów TPM na maszynach 

      Liczba awarii dłuższych niż … min

      Liczba przeglądów maszyn zrealizowanych po terminie

      Liczba brakujących części zamiennych na magazynie

      Produkcja

      Terminowa realizacja planu produkcji Średni czas opóźnienia zleceń

      Poziom wykorzystania parku maszynowego

      Wyniki audytów 5S

      Liczba przestojów maszyn

      Liczba bieżących opóźnień planu produkcji

      Jakość

      Liczba reklamacji kluczowych klientów Liczba wszystkich reklamacji Liczba braków zatrzymanych na produkcji 

      Czas odpowiedzi na reklamację klienta

      Liczba rozwiązanych przyczyn źródłowych problemów

      Liczba opóźnionych raportów A3 

      Obsługa klienta

      NPS kluczowych klientów Średnia wartość NPS
      dla wszystkich klientów
      Średni czas obsługi klientów Liczba inicjatyw wdrożona w dziale obsługi klienta

      Liczba oczekujących na przekazanie po terminie

      Jak w 8 krokach wdrożyć KPI w firmie?

        Po zapisie do newslettera otrzymasz dostęp do pełnej wersji poradnika. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis, to konieczny krok. 

         

        Jak wdrożyć wskaźniki KPI do firmy
        Wykres KPI top10
        kpi wykres top10 wartość

        Jak często aktualizować wskaźniki?

        Niektóre z nich powinny być monitorowane na bieżąco, inne z częstotliwością co godzinę, jeszcze inne co zmianę lub raz dziennie. Nie ma uniwersalnej recepty na częstotliwość aktualizacji KPI. Jako managerowie musimy pojąć takie decyzje bezpośrednio dla środowiska, w którym się znajdujemy.

        Za każdym razem, kiedy widzimy swój wynik mamy szansę podjąć działania korygujące lub standaryzujące i wpłynąć na sytuację, więc aktualizujmy je zatem tak często, jak tylko chcemy mieć możliwość poprawy.

        Kto powinien aktualizować wskaźniki KPI?

        W dobie przemysłu 4.0 systemy informatyczne dają nam możliwość agregowania, analizy oraz wizualizacji danych jak nigdy wcześniej. Rozwiązania on-line pozwalają na bieżąco śledzić parametry procesów niemal z każdego miejsca na ziemi. Czy zatem nie ma miejsca dla człowieka w tym procesie? Wręcz przeciwnie!

        Budując świadomą kulturę ciągłego doskonalenia i zatrudniając pracowników, zatrudniamy nie tylko przysłowiowe „ręce do pracy”, ale i głowy do kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów. Aby skutecznie rozwiązywać te problemy, należy podnieść świadomość ludzi o realnym wpływie na zmianę swojego otoczenia. Upełnomocnienie do aktualizacji wskaźników pozwala im na ich głębokie zrozumienie oraz podjęcie realnych działań związanych z ich poprawą lub stabilizacją.

        Pamiętajmy jednak, że prawdziwa odpowiedzialność jest wtedy, kiedy możemy o niej powiedzieć „Ja chcę”, a nie „Ja muszę”.

        A ile wskaźników KPI jest w Waszych firmach?

        Bibliografia:
        Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – Tworzenie, wdrażanie i stosowanie”, David Parmenter

        Autor artykułu: Piotr Golonka, Kierownik projektów

        Piotr Golonka - Lean Action Plan
        Profil LinkedIn

        Na co dzień pracuje jako Manager Strumienia Wartości integrując wszystkie działy w firmie w celu optymalizacji całego strumienia wartości. Zajmuje się podnoszeniem efektywności procesów, usprawnianiem systemów zarządzania oraz realizacją projektów wdrożeniowych z wykorzystaniem narzędzi takich jak: VSM (Value Stream Mapping), SMED (Single Minute Exchange of Die), 5S, Standaryzacja, Shopfloor Management, KANBAN, TPM (Total Productive Maintenance), Kaizen. Pracował w środowisku dużych korporacji oraz w mniejszych i średnich firmach rodzinnych. Potrafi budować silne zespoły razem z którymi z powodzeniem realizuje ustalony plan.

        Live Action Plan odc. 7 – Zarządzanie Procesami oraz wskaźniki KPI

        Pamiętaj –  Pracujmy mądrzej, a nie więcej.

        Jak w 8 krokach wdrożyć KPI w firmie?

          Po zapisie do newslettera otrzymasz dostęp do pełnej wersji poradnika. Pamiętaj, aby potwierdzić zapis, to konieczny krok. 

           

          Jak wdrożyć wskaźniki KPI do firmy

          Jeżeli chcesz, tak jak nasi klienci, rozwijać swoje przedsiębiorstwo, skontaktuj się z nami i umów się
          na spotkanie, na którym porozmawiamy o Twoich potrzebach i dopasujemy najlepsze rozwiązanie..

          SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
          OMÓWIMY MOŻLIWOŚCI WSPÓŁPRACY

          • Kraków, ul Wrocławska 87

          • pgolonka@leanactionplan.pl

          • +48 508 969 080

          Piotr Golonka Leanactionplan

          Piotr Golonka

          Obsługa klienta:
          Piotr Golonka
          pgolonka@leanactionplan.pl
          +48 508 969 080
          Kraków, ul. Wrocławska 87

          FORMULARZ

            Korzystając z formularza, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych przez witrynę zgodnie z zasadami naszej polityki prywatności. Bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas podstawa.