Jak przechowywać
dane z produkcji?

Z poprzedniego artykułu wiesz już jak zbierać dane. Teraz czas na kolejny krok w umiejętnym dysponowaniu danymi – zajmiemy się tematem odpowiedniego przechowywania danych. To bardzo istotne z punktu widzenia ich dalszego wykorzystywania do różnego rodzaju analizy.

Czy oglądałeś może film „Into the Wild” („Wszystko za życie”)?

SPOILER ALERT!

Obraz ten opowiada o młodym człowieku, który postanawia zerwać z dotychczasowym życiem i wyruszyć w podróż na Alaskę, aby, jak to zwykle bywa w takich historiach, odleźć siebie. Za posterunek obiera sobie wrak autobusu znaleziony w głębi prerii, a walcząc o pożywienie rozpoczyna polowania. Po wielu nieudanych próbach udaje mu się w końcu złapać łosia.

Wiesz już do czego zmierzam i na czym polega paradoks tej opowieści?

Łoś nie należy do najmniejszych zwierząt, a w środku ogromnej prerii raczej ciężko o… lodówkę. Mimo skonstruowania prowizorycznej wędzarni do zakonserwowania mięsa, brak doświadczenia i odpowiedniej wiedzy spowodował, że pożywienie po prostu się zepsuło.

Wyobraź sobie, że hala produkcyjna w twoim zakładzie to preria pełna danych. Zbierasz je, aby móc oprzeć swoje decyzje na solidnych podstawach. Jak zatem chcesz z nich korzystać, jeżeli nie stworzysz odpowiedniego środowiska do ich archiwizacji?

W tym artykule pokażę Ci, jak tworzyć dobre bazy danych, w których będziesz mógł nie tylko gromadzić informacje, ale także szybko do nich wracać, analizować i przetwarzać.

Na końcu oczywiście kolejne pliki Excel.

1. Zastanów się, do czego ma służyć Twoja baza danych

Na początek odpowiedz sobie na kilka pytań. Chcesz stworzyć prostą bazę klientów, aby móc zbierać dane kontaktowe, a może rejestr czasu wykonywania zleceń, aby ocenić terminowość realizacji zamówień? Być może potrzebujesz rejestru awarii lub wad jakościowych, aby móc analizować ich przyczyny ze względu na różne kryteria np.: typ maszyn, zmiana robocza, w ujęciu tygodniowym, miesięcznym, rocznym?

Od tego, czy będziesz dalej przetwarzał zebrane dane i jak szerokie ma być spektrum tych analiz, będzie zależało, jak dużo dodatkowych elementów będziesz potrzebował zaimplementować w swojej bazie – funkcje czasowe, wyszukiwania, sumy, łącza do innych plików, łącza do danych internetowych, tabele przestawne, wykresy, formatowania warunkowe.
Excel oferuje liczne możliwości stworzenia z bazy kompletnego narzędzia do gromadzenia i analizy danych.

Nie martw się, nie będę omawiać ich wszystkich w tym artykule!

Skupię się na podstawach, a te najlepiej wyjaśnia się na przykładzie, a co więcej, na przykładzie działającym w praktyce. Pozwól więc, że podzielę się z tobą naszą bazą danych służącą do rejestrowania przychodów i rozchodów części zamiennych w dziale utrzymania ruchu.

2. Archiwizuj tylko te dane, które są potrzebne, aby baza spełniała swoje zadania

Na ostatniej karcie znajdują się wymiary części oraz waga. Są to informacje niezbędne do analizy wykorzystania powierzchni magazynowej. Jeżeli znasz gabaryty oraz rozmieszczenie części lub pojemników, możesz zaplanować zakupy dodatkowych kuwet dla części podobnych, odpowiednio wcześniej. Możesz też symulować reorganizację magazynu, testować różne warianty rozmieszczenia części, co pozwoli Ci uniknąć błędnej decyzji o zakupie dodatkowego regału, może się bowiem okazać, że obecna przestrzeń jest wystarczająca i wymaga jedynie optymalizacji.

  JAKICH DANYCH NIE ZBIERAĆ?

Przypomnę jeszcze raz, że zarządzasz dużym magazynem. Masz informacje o stanach magazynowych na bieżąco, widzisz, kiedy należy złożyć zamówienie. Teoretycznie, wiadomości związane z dostawcą, telefonem kontaktowym, adresem e-mail, ceny jednostkowe, pojemność opakowania czy termin najbliższej dostawy, będą przydatne.

Pamiętaj jednak, że jako osoba zarządzająca magazynem, odpowiedzialna za przyjmowanie i wydawanie, będziesz obcował ze swoim rejestrem niemalże cały czas. Warto więc zadbać, aby praca z plikiem była nie tylko szybka, ale też komfortowa. Zbyt duża ilość danych to po prostu kolejne bodźce do przetworzenia, które spowodują tylko zmęczenie i pogorszą jakość twojej pracy.

Gdy już skończysz czytać ten artykuł i zabierzesz się za analizowanie zaproponowanych przez nas plików, spróbuj dodać powyższe kategorie do szablonu bazy części i sam oceń, czy wynik jest zadowalający.

Być może w twojej firmie za zamówienia odpowiedzialny jest zakupowiec. Jeżeli jednak uzupełnianie pozycji magazynowych należałoby do twoich obowiązków, dobrą praktyką będzie umieszczenie dodatkowych informacji na końcu tabeli lub w osobnym arkuszu, aby nie mieszać kategorii danych. Warto również zastanowić się nad implementacją mechanizmów wspomagających jak, np.: generowanie zestawień części do zamówienia lub formularzem przyjęcia/wydania.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak działają takie mechanizmy w środowisku produkcyjnym, zapraszamy Cię na nasze szkolenie otwarte Zarządzanie Produkcją w Excelu  . Omawiamy tam szczegółowo szeroką gamę plików, na których codziennie pracują nasi klienci. Pokazujemy, jak tworzyć oraz implementować zaawansowane mechanizmy automatyzacji.