4 kluczowe obszary planowania produkcji

Wstęp do tego cyklu artykułów znajdziesz pod linkiem:

Wstęp [link]

a omówienie kolejnych obszarów w następujących linkach:

1. Technologia [link]
2. Dostępność [link]
3. Materiały [link]

Możesz również pobrać cały materiał w formie PDF na komputer lub telefon.

Zacznijmy od czegoś oczywistego. Bez zamówień trudno mówić o jakimkolwiek planowaniu produkcji. W praktyce wszystko zaczyna się właśnie od obszaru sprzedaż. To tam pojawiają się informacje o zapotrzebowaniu klientów, terminach realizacji, ilościach i specyfice produktów. Dlatego sprzedaż jest pierwszym i najważniejszym elementem całego systemu planowania. Jeżeli dane z obszaru sprzedaż są niepełne, nieaktualne albo rozproszone w mailach i arkuszach Excel, to nawet najlepszy planista produkcji niewiele zdziała.

W wielu firmach produkcyjnych sprzedaż pełni rolę swego rodzaju „radaru rynku”. To właśnie zespół sprzedaży widzi zmiany w popycie, nowe potrzeby klientów, sezonowość zamówień czy rosnące zainteresowanie konkretnymi produktami. Te informacje muszą trafiać do planowania produkcji w sposób uporządkowany. W zależności od charakteru firmy i modelu biznesowego można wyróżnić trzy główne typy produkcji, które w różny sposób wykorzystują dane z obszaru sprzedaż:

• produkcja pod zamówienie (make to order), 
• produkcja na magazyn (make to stock), 
• produkcja mieszana. 

Każdy z tych modeli inaczej wykorzystuje informacje o tym, jak wygląda sprzedaż i jakie są potrzeby klientów.

Przykład: Produkcja pod zamówienie charakteryzuje produkty dostosowane do wymagań klienta. Przykładem mogą być produktu od niskobudżetowych np. koszulki z nadrukiem do naprawdę kosztownych jak jachty. W obu przypadkach proces produkcyjny może zostać uruchomiony po złożeniu zamówienia przez klienta, a także często po dokonaniu przedpłaty lub wpłaceniu zaliczki.

Produkcja pod zamówienie to model, w którym sprzedaż bezpośrednio uruchamia proces produkcyjny. Produkcja rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy klient złoży zamówienie. Dobrym przykładem są koszulki z nadrukiem, meble na wymiar, elementy maszyn czy bardzo zaawansowane produkty jak jachty lub instalacje przemysłowe. W każdym z tych przypadków sprzedaż jest impulsem startowym dla produkcji.

W praktyce oznacza to, że proces produkcyjny zaczyna się dopiero po:

• potwierdzeniu zamówienia przez klienta, 
• ustaleniu specyfikacji produktu, 
• często także po wpłacie zaliczki lub przedpłaty. 

Taki model sprawia, że sprzedaż musi bardzo dokładnie zbierać informacje o zamówieniu. Każdy szczegół ma znaczenie, bo bez niego produkcja nie będzie w stanie wykonać zlecenia. Firmy pracujące w modelu make to order muszą być bardzo elastyczne. Produkcja odbywa się w małych seriach, często pojawiają się przezbrojenia maszyn, a każde zlecenie może mieć nieco inną specyfikę. Dlatego sprzedaż musi ściśle współpracować z produkcją i technologią. Błędy na etapie sprzedaży – niepełne dane, brak informacji o wariancie produktu czy błędny termin – bardzo szybko przenoszą się na produkcję. Drugim ważnym elementem jest rentowność. W modelu produkcji pod zamówienie sprzedaż musi dokładnie kalkulować koszt każdego projektu. Bez tego łatwo przyjąć zamówienie, które wygląda dobrze pod względem przychodu, ale w rzeczywistości generuje stratę.

Kluczowym elementem łączącym sprzedaż z produkcją jest baza zamówień. To centralne miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje potrzebne do planowania produkcji.

Dobrze zaprojektowana baza zamówień powinna zawierać:

• numer zamówienia, 
• specyfikację zamówienia, 
• ilość produktów, 
• termin wysyłki, 
• dane klienta, 
• nazwę firmy, 
• adres dostawy, 
• osobę kontaktową, 
• dane kontaktowe (telefon, e-mail). 

Bardzo często pomijanym elementem jest numeracja zamówień. W wielu firmach numer zamówienia jest traktowany jak zwykła etykieta, a tak naprawdę może być nośnikiem wielu ważnych informacji.

Przykładowy numer zamówienia może wyglądać tak:

07-11-18-1000-01-XX

Każdy element może oznaczać coś innego:

• miesiąc, 
• rok, 
• identyfikator klienta, 
• identyfikator produktu, 
• dodatkowe oznaczenia. 

Dobrze zaprojektowana numeracja pozwala szybko odnaleźć zamówienie w systemie i powiązać je z produkcją. Dzięki temu sprzedaż, planowanie i produkcja pracują na tych samych danych.

Przykład: Produkcja na magazyn, charakteryzuje produkcję masową i sprzedaż bezpośrednio z magazynu. Przykładem jest produkcja ramek na zdjęcia, w której klient może wybrać produkt z dostępnych. A stan magazynowy jest uzupełniany.
Do monitorowania i zarządzania magazynem sprawdź aplikację Magazyn.

Drugi model to produkcja na magazyn. W tym przypadku sprzedaż nie uruchamia produkcji bezpośrednio. Produkty są wytwarzane wcześniej i przechowywane w magazynie, a sprzedaż polega na ich dystrybucji.

Przykładem mogą być:

• ramki na zdjęcia, 
• standardowe elementy budowlane, 
• opakowania, 
• artykuły gospodarstwa domowego. 

Klient wybiera produkt z dostępnej oferty, a sprzedaż realizowana jest bez oczekiwania na produkcję.

W takim modelu kluczową rolę odgrywa prognozowanie popytu. Sprzedaż musi przewidywać, jakie produkty będą potrzebne w przyszłości. Planowanie produkcji opiera się wtedy na analizie historycznej sprzedaży i prognozach.

Najważniejsze elementy obszaru sprzedaż w tym modelu to:

1. lista produktów magazynowych, 
2. prognoza sprzedaży. 

Prognoza sprzedaży powinna uwzględniać między innymi:

• plany sprzedażowe, 
• dane historyczne sprzedaży, 
• sezonowość, 
• ustalone poziomy minimalne i maksymalne zapasów.

Przykład: Produkcja mieszana, charakteryzuje się produkcją według zamówień, z reguły długoterminowych planów, na określony bufor (zapas bezpieczeństwa). Przykładem jest produkcja podzespołów do montażu samochodów.

Trzeci model to produkcja mieszana, która łączy elementy produkcji pod zamówienie i produkcji na magazyn.

W tym przypadku sprzedaż dostarcza zarówno bieżące zamówienia, jak i prognozy długoterminowe. Produkcja nie reaguje wyłącznie na konkretne zamówienie klienta, ale także na analizę stanów magazynowych i przewidywanego popytu.

Dobrym przykładem są firmy produkujące komponenty dla przemysłu motoryzacyjnego. Sprzedaż opiera się tam często na kontraktach długoterminowych, ale produkcja utrzymuje również zapas bezpieczeństwa.

Dlatego planowanie produkcji bazuje na trzech kluczowych źródłach informacji:

1. stanach magazynowych, 
2. danych z obszaru sprzedaż, 
3. prognozach popytu. 

W obszarze sprzedaż szczególne znaczenie mają:

• kontrakty z klientami, 
• forecasty sprzedaży, 
• aktualna baza zamówień. 

Dzięki temu produkcja może reagować na zmiany popytu, a jednocześnie utrzymywać stabilny poziom zapasów.

Wyjściem z obszaru ZAMÓWIEŃ powinna być lista zamówień przekształcanych w Zlecenia Produkcyjne zawierające pełną identyfikowalność produktu i specyfikę zamówienia. Kluczowym jest powiązanie numeracji między zamówieniem a zleceniem. W przypadku produkcji pod zamówienie często jest to ten sam numer.

W dobrze zorganizowanym systemie planowania produkcji obszar sprzedaż powinien dostarczać jedno bardzo konkretne wyjście: listę zamówień, które zostaną przekształcone w zlecenia produkcyjne.

Każde zlecenie produkcyjne powinno zawierać:

• identyfikację produktu, 
• ilość, 
• termin realizacji, 
• dane klienta, 
• specyfikację zamówienia. 

Kluczowym elementem jest także powiązanie numeracji między zamówieniem a zleceniem produkcyjnym. W modelu produkcji pod zamówienie często jest to dokładnie ten sam numer. Dzięki temu sprzedaż, planowanie produkcji i magazyn mogą bez problemu śledzić historię realizacji zamówienia.

I właśnie tutaj wracamy do punktu wyjścia: sprzedaż jest początkiem całego procesu. Jeśli sprzedaż działa sprawnie, planowanie produkcji staje się znacznie prostsze. Jeśli dane sprzedażowe są chaotyczne, to nawet najlepszy system planowania nie będzie działał tak, jak powinien. Dlatego w nowoczesnych firmach produkcyjnych sprzedaż nie jest tylko działem przyjmującym zamówienia. To kluczowy element systemu planowania produkcji.

Przejdź do kolejnego artykułu z tego cylku

1. Technologia [link]

Omówienie kolejnych obszarów planowania produkcji znajdziesz w następujących linkach:

1. Dostępność [link]
2. Materiały [link]