Jak przygotować firmę do przeprowadzki do nowej hali produkcyjnej
Przeprowadzka do nowej hali to nie lada wyzwanie, do którego należy podejść z należytą starannością. Przedsiębiorstwo staje przed zadaniem odpowiedniego uporządkowania zasobów, sprzętu, zaplanowaniem harmonogramu, a także konsekwentnym rozładunkiem po relokacji. Jako właściciel lub kierownik musisz uwzględnić również kilka dodatkowych czynników na szali: jak pracownicy ustosunkują się do zmiany miejsca pracy w kontekście dojazdów, jak wpłynie to na system obsługi dostaw, jak będzie można przystosować obecną infrastrukturę do nowego metrażu, a także jak wykorzystać tę zmianę do dalszego rozwoju. Każdy mały błąd może wpłynąć na utratę czasu, a co za tym idzie wydłużyć termin powrotu do wydajnej pracy.
Jeżeli zastanawiasz się jak ugryźć ten temat, zapraszam Cię do przystępnego przewodnika, w którym umówimy wspólnie:
Opracowanie i kultywowanie standardów
Powodów do przeprowadzki może być tyle ile jest przedsiębiorstw na rynku. Choć może to trochę przesadne porównanie, chciałam podkreślić, że niezależnie od przyczyny, aby maksymalnie usprawnić takie przedsięwzięcie konieczny będzie element standaryzacji. Dobrym krokiem na początek będzie dla Was pewnego rodzaju 5S w przyspieszonej procedurze, ponieważ aby przenosiny miały ręce i nogi należy zadbać o:
Odpowiednią selekcję zasobów (wyznaczyć niezbędne maszyny, narzędzia, surowce; określić które z pozostałych elementów są potrzebne, a także które należy zutylizować lub usunąć przed przeprowadzką, aby w nowej lokalizacji nie zabierały przestrzeni, a także „nie dodawały” kolejnych transportów),
- Systematykę – w tym przypadku skierowaną na sporządzenie spisu, czy ewidencji waszych zasobów według kategorii oraz ich bezpośrednim oznaczeniu jeśli jest to możliwe. Nastawiając się przy tym na ujednolicony i przejrzysty system kodowania kolejno według:
- Surowców, komponentów, wyrobów gotowych,
- Obszaru, a następnie maszyn i ich podzespołów, a dalej części zamiennych,
- Narzędzi pomocniczych – również zgodnie z podziałem obszarowym,
- Wyposażenia hali,
- Wyposażenia przestrzeni biurowych,
- Dokumentacji itd.
Listy zasobów w poszczególnych obszarach niekoniecznie będą szły w parze ze spisem przedmiotów, które zostaną umieszczone w samochodzie transportowym. Stąd pamiętaj, aby zapanować również nad tymi danymi, ponieważ będzie to miało elementarne znaczenie przy zaangażowaniu większej floty.
Sprzątanie – powinno być wynikową wcześniejszej selekcji, a także w połączeniu z systematyką kluczowym przygotowaniem do transportu maszyn. W większości przypadków rozbudowane i zautomatyzowane linie produkcyjne oraz urządzenia wymagają częściowego demontażu. Jest to najlepszy moment na ich oczyszczenie, oznakowanie części oraz rozmieszczenie ich do również oznakowanych pudeł, pojemników, czy kontenerów. W efekcie proces ich ponownego montażu będzie dużo prostszy.
Kultywowanie i wprowadzenie do porządku dziennego wcześniejszej pracy – standaryzację. Tę fazę należy umiejscowić przy tym co wydarzy się po przeprowadzce do nowej hali. Wykorzystajcie efekty Waszych działań, nie traktując selekcji, systematyki oraz elementów porządkowania jako tymczasowy zryw. Dzięki temu wkroczycie w nowy etap z uporządkowaną gospodarką zasobami, a także wyznaczycie nowy trend pod dalsze działania.
W tym miejscu warto dodać jeszcze jeden ważny punkt. O tym, że przeprowadzka będzie miała miejsce, będziecie wiedzieć odpowiednio wcześniej. Ta wizja jednak nie powinna Was zamrażać w poczynaniu usprawnień i działań doskonalących „w między czasie”. Jeżeli macie przed sobą taką możliwość, należy z niej skorzystać, a nie odkładać na dalszy plan. Skąd takie stwierdzenie? Nowa przestrzeń, będzie miała również swoje nowe problemy oraz nowe pożary, a pełne przystosowanie się do zmienionej lokalizacji zajmie sporo czasu. Rozpoczęcie działań, w tym nawet chociaż ich testowanie w starej hali, będzie punktem do wyszlifowania rezultatów w późniejszym czasie.
Podstawowe aspekty organizacji przeprowadzki
To dla Ciebie z pewnością oczywiste, że przedsięwzięcie takiej rangi nie odbędzie się od tak. Zarówno proces przygotowania, realizacja, jak i lokacja w nowym miejscu wymagają czasu. Stąd też w tym początkowym etapie opracowywania strategii dla przemieszczenia produkcji, weź pod uwagę konieczność:
- Określenia możliwego terminu przeprowadzki w planie rocznym
Choć ten element scenariusza może nie dotyczyć każdego przedsiębiorstwa, jest on bardzo istotny z punktu utrzymania konkurencyjności, stabilności zatrudnienia, a także czynników zewnętrznych, czyli zabezpieczenia przed negatywnym wpływem warunków pogodowych. Wyjątkami od tej reguły będą organizacje, które otrzymały nakaz opuszczenia lokalu, bądź nie są w stanie inwestować w utrzymanie nowej, jeszcze pustej hali. Określenie najbardziej dogodnego terminu przeprowadzki powinno opierać się o analizę, w którym okresie występuje największa oraz najmniejsza produkcja, jaki czas sprzyja zachęceniu pracowników do ewentualnego skorzystania z urlopów, a także jakie warunki atmosferyczne pozwalają na tymczasowe przechowywanie zasobów w otwartej przestrzeni oraz umożliwiają bezpieczny transport przedmiotów wielkogabarytowych. Każdy z tych elementów musi być dokładnie przemyślany, ponieważ niesie za sobą ryzyko utraty klientów, uszkodzenia infrastruktury, a także zwolnień pracowników.
- Oceny potencjalnych usługodawców z branż transportu oraz montażu
Zanim rozpoczniecie pracować nad budżetem, konieczne jest przeprowadzenie szczegółowego rozeznania na rynku usług przeprowadzkowych. Choć powierzenie przedsięwzięcia firmie zewnętrznej jest zdecydowanie bardziej kosztowne, niż samodzielne zaaranżowanie takiej inicjatywy, niesie za sobą również wiele atutów. Przedsiębiorstwa trudniące się przeprowadzkami niejednokrotnie w ramach swoich działań gwarantują: zabezpieczenie urządzeń, wsparcie z zakresu demontażu oraz montażu maszyn, użyczenie opakowań, organizację niezbędnej dokumentacji (m.in.: zezwoleń na przejazd naczep ponadgabarytowych z pilotem), pomoc w sprawach formalnych zmiany lokalizacji, czy użyczenie do dyspozycji wszelkiego typu dźwigów oraz podnośników. Skorzystanie z czyjegoś know how w tym przypadku jest słuszną inwestycją i pozwala przy tym na utrzymanie możliwej ciągłości produkcji (kontynuując część procesów jeszcze w starej hali oraz rozpoczynając stopniowo pracę w nowej). Jeśli chodzi natomiast o samą ocenę, powinna opierać się ona o takie aspekty jak: doświadczenie, ubezpieczenie, posiadane zasoby oraz oczywiście kosztorys.
- Określenia budżetu na relokację
Właścicielu, oby nie przyszło Ci do głowy zaczynać przeprowadzki bez opracowania budżetu. Co więcej, powinien on zawierać nie tylko koszt usług firmy zewnętrznej, ale także środki na dostosowanie nowej hali do użytku, ewentualne remonty oraz dozbrojenia, bufor na wypłacenie załogi w przypadku niepożądanej dłuższej przerwy produkcyjnej, a także odbiory techniczne oraz konsultacje z zakresu BHP.
- Określenia planu nowych stanowisk
O tym też nie wolno Ci zapomnieć! Ale pamiętaj, że nie jesteś w tym sam. U Twojego boku stoi zespół pracowników, a do Twojej dyspozycji również w tym przypadku pojawiają się wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Opracowanie nowego layout’u hali powinno opierać się na kilku elementarnych kwestiach takich jak: określenie przepływu, uwzględnienie kluczowości rodzin produktów, lokalizacja magazynów oraz supermarketów i pól odkładczych, przepustowość dróg transportowych, lokalizacja przyłączy mediów, wentylacji oraz oświetlenia, a przy tym zapewnienie warunków bezpieczeństwa oraz jakości produkcji. Już wkrótce będziemy mieli okazję wspólnie rozpracować temat projektowania layout’u, tymczasem teraz w formie wsparcia zachęcam Cię do zapoznania się ze wskazówkami tworzenia gniazd produkcyjnych oraz skorzystania z planu projektowego.
- Ustalenia harmonogramu działań
Harmonogram w tym przypadku będzie narzędziem komunikacji, podtrzymania realizowanych procesów oraz kontroli efektywności projektu przeprowadzkowego. Dzięki niemu całe przedsięwzięcie będzie można podzielić na etapy oraz umieścić w konkretnych przedziałach czasowych. Co za tym idzie, tak jak mówiliśmy wcześniej, część procesów dalej będzie mogła operować jeszcze w starej lokalizacji, natomiast reszta podlegać stopniowemu rozruchowi w nowym miejscu. Pracownicy każdego działu, poczynając od operatorów, poprzez Dział Jakości, jak i Sprzedaży będą wiedzieć jak dysponować obecne siły, a także jak prowadzić kontakt z klientem. Kontrola terminów pozwoli również przewidzieć ewentualne opóźnienia lub sprawniej przeprowadzone kroki.
- Zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zasobów
To niezwykle ważny temat. Chodzi zarówno o zabezpieczenie maszyn, urządzeń oraz surowców przed ewentualnymi uszkodzeniami, jak i zapewnienie bezpieczeństwa przed zagrożeniem dla pracowników, jak i osób zajmujących się demontażem oraz transportem. Dlatego jeszcze raz w tym miejscu odwołam się do skorzystania z pomocy profesjonalnej firmy, która oprócz doświadczenia posiada również ubezpieczenie, z którego w razie niepożądanej usterki zostanie Ci wypłacona rekompensata.
Utrzymanie bazy klientów
Twoi klienci muszą wiedzieć o przeprowadzce hali produkcyjnej. Jest to informacja konieczna z punktu widzenia logistyki oraz łańcucha dostaw. Możesz jednak sprawić, że nie odczują oni tego przedsięwzięcia w perspektywie komunikacji, terminów oraz wielkości zamówień. W jaki sposób możecie pracować nad utrzymaniem relacji z kontrahentami?
- Otwierając biuro w tymczasowej lokalizacji, bądź przechodząc na tryb zdalny – aby zapewnić ciągłość prowadzonej korespondencji, wycen oraz zamówień.
- Odpowiednio wcześnie pytając klienta o długoterminową prognozę zamówień.
- Nakłaniając klienta do zabezpieczenia płynności jego dystrybucji poprzez zwiększenie jego stanów magazynowych.
- Zlecając wewnętrznie wcześniejszą, tymczasową produkcję na zapas dla kluczowych produktów, aby mimo wyłączenia linii produkcyjnych oraz maszyn utrzymać stałe wielkości dostaw.
Zapewnienie stabilności kadry oraz budowanie kultury pracy
To aspekt, który możesz nieświadomie pominąć w trakcie rozmyślań na temat relokacji. W rzeczywistości prawidłowa komunikacja jest jednym z głównych obowiązków właściciela. Twoim zadaniem będzie odpowiednio wczesne zaanonsowanie pracownikom planowanego przedsięwzięcia, a także wskazanie dokładnych danych o nowej lokalizacji. Taki front rozmów ma służyć nastawieniu załogi na zmianę codziennych destynacji, a także skonfrontowanie wydłużenia (ale i skrócenia) tras. Choć przepisy prawa nie regulują kwestii zwrotu kosztów za dojazd do pracy, w przypadku znaczącego wydłużenia się tras dla niektórych pracowników, przychylnym gestem będzie ustanowienie częściowych rekompensat/dodatków. To krok w Twoim interesie, jest nim utrzymanie stabilności zatrudnienia, potwierdzenie poczucia istotności pracowników w budowaniu wartości organizacji, a także chęć zaangażowania ich w rozwój przedsiębiorstwa.
Mimo to, musisz nastawić się również na drugą wersję scenariusza, w której to część pracowników zrezygnuje z pracy ze względu na inną lokalizację. Tutaj po raz kolejny powtarza się kwestia odpowiednio wczesnego zaanonsowania zmiany. To wyprzedzenie będzie dla Ciebie szansą dla zaplanowania przekazania wiedzy, a także dokonania rekrutacji. W myśl doceniania pracowników za ich wkład i zaangażowanie, warto abyś wykazał się wsparciem dla osób, które nie będą uczestniczyli w dalszej podróży. W takim przypadku pomoc w znalezieniu pracy, czy wystosowanie rekomendacji to rola prawdziwego przywódcy.
Kontynuując wątek komunikacji, przeprowadzka hali produkcyjnej nie odbędzie się jedynie siłami właściciela, kadry kierowniczej, czy firmy zewnętrznej. Do przedsięwzięcia o takiej skali potrzebny jest cały zespół, który należy zaangażować odpowiednio na różnych etapach:
- Selekcji materiałów i przyrządów pracy,
- Usystematyzowania zapisów ewidencji zasobów,
- Czynności porządkowych oraz konserwacyjnych,
- Zbierania problemów oraz sugestii, które można rozwiązać lub wdrożyć na etapie przeprowadzki,
- Burz mózgów i dyskusji na temat nowego zagospodarowania przestrzeni,
- Planowania i projektowania nowej hali,
- Bezpośredniej organizacji nowej przestrzeni.
Delegowanie zadań, podział odpowiedzialności oraz mobilizowanie pracowników do czynnego udziału w przedsięwzięciu jest potwierdzeniem woli budowania kultury organizacji, opartej na współpracy oraz realizacji wspólnych celów.
W trakcie przeprowadzki może się jednak zdarzyć również tak, że część załogi będzie miała niewykorzystane moce przerobowe. Oprócz rozważanych już wspólnie kwestii urlopowych, naprzeciw takiej sytuacji wychodzi inna korzystna alternatywa. Jest nią otwarcie ścieżek zdobywania wiedzy oraz doświadczenia przez pracowników poprzez realizację szkoleń, kursów oraz programów certyfikacyjnych. Czas, który niejednokrotnie jest ciężko wygospodarować firmom, w tym przypadku staje się sprzymierzeńcem edukacji. Warto z tego skorzystać.
Potencjał rozwoju przedsiębiorstwa po przeprowadzce
Pewnie Cię to nie zdziwi, ale o tym jaka będzie miara potencjału rozwoju Twojego przedsiębiorstwa decyduje również to, w jaki sposób przygotujesz się do przeprowadzki, a także ją zrealizujesz. Przed Tobą stoją różne możliwe ścieżki:
- Usprawnienia przepływu, skrócenia czasów produkcji oraz redukcji zapasów międzyoperacyjnych – poprzez poprawę organizacji przestrzeni,
- Uzyskania oszczędności finansowych poprzez bardziej efektywne wykorzystanie powierzchni,
- Rozbudowania parku maszynowego, jeżeli nowa hala ma do tego predyspozycje – a co za tym idzie zwiększenia mocy produkcyjnych,
- Zaimplementowania nowych technologii,
- Pozyskania nowych klientów (powiększenia rynku zbytu),
- A także nieustannego poszukiwania nowych alternatyw rozwoju poprzez współpracę zaangażowanym i wykfalifikowanym personelem.
Chcąc podsumować temat przygotowania firmy do przeprowadzki, kluczowym wnioskiem jest, aby postawić na szali korzyści oraz zagrożenia jakie niesie za sobą to przedsięwzięcie. Podjęcie decyzji wymaga posiadania odpowiedniego zaplecza: zabezpieczonego budżetu, zaangażowania pracowników, utrzymania stabilnej kondycji przedsiębiorstwa oraz pozycji konkurencyjnej na rynku, a także sieci kontaktów z klientami. To nie jest zwykłe przenoszenie maszyn, a kompleksowa strategia dalszego rozwoju firmy.
