MAPOWANIE PROCESÓW

Z pewnością mapa procesów w samej idei jest pojęciem znanym każdemu przedsiębiorcy. Przez doradców ds. zarządzania i rozwoju działania objęte tą metodą zalecane są w kontekście osiągnięcia ogólnej poprawy efektywności przedsiębiorstwa (koncepcja Lean). Odpowiednie wykorzystanie narzędzi mapowania procesów pozwala otóż doprowadzić do ogólnej optymalizacji struktury organizacyjnej, jak i poszczególnych czynności biznesowych.

Wśród wymienianych przez firmy powodów, które skłoniły je do stworzenia mapy procesów, wyróżnia się:

• zbyt wysokie, wciąż rosnące koszty obsługi pomimo właściwego funkcjonowania wewnętrznego;
• niekompatybilne rozwiązania realizowane w tym samym procesie;
• brak spójności w kanałach kontaktu w zespole (poczta e mail, wewnętrzne czaty, wiadomości przekazywane drogą telefoniczną/elektroniczną);
• wzrost ilości reklamacji i zwrotów;
• zbyt długi czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań podejmowanych przez kadrę pracowniczą;
• wzrost rotacji pracowników w firmie;
• stosowanie przestarzałych procedur, które są niechętnie podejmowane przez pracowników;
• brak pełnego obrazu sposobów podniesienia jakości i efektywności w zespole;
• rozbieżne zasady funkcjonowania w różnych działach.

Mapowanie procesów (w tym procesów biznesowych) definiowane jest jako element umożliwiający szczegółowe rozpoznanie zasad i systemu funkcjonowania danego procesu przy nastawieniu na dalszy intensywny rozwój organizacji, obejmujący system zarządzania, przeprowadzenia analiz procesu lub wprowadzenia do produkcji nowych wyrobów. Podjęcie się operacji nakierowanej na mapowanie procesów jest szczególnie istotne podczas:

• wdrażania nowych systemów informatycznych;
• integracji wykorzystywanych rozwiązań (np. poczty e mail, systemów zarządzania wewnętrznego, bazy klientów);
• monitorowania przebiegu realizowanych procesów;
• modyfikacji systemów produkcji;
• rozpoznania niewystarczającej efektywności funkcjonowania procesu.

.

Działania podejmowane w ramach mapy procesów (związane z osiągnięciem optymalizacji pracy organizacji, przebiegu procesu i wszystkich czynności przekładających się na poprawę jakości w odbiorze klienta) należy permanentnie wdrożyć pomiędzy dane procesy zachodzące w firmie, w tym w te związane z gospodarowaniem zasobami i zarządzaniem organizacją. Na tym polega istota podejścia procesowego – jednej z głównych zasad zarządzania jakością. Podejście procesowe w tym kontekście nakierowane jest na tworzenie procesów w organizacji i takie ich kształtowanie, aby osiągnąć maksymalizację ich efektywności i skuteczności.

Konkretne składowe realizacji mapowania procesów zależą od konkretnego przypadku, w tym od charakterystyki firmy, branży jej działania, liczby zatrudnianych osób i wielu innych. Wyboru jednak należy dokonać spośród zaprezentowanych poniżej propozycji:

• przeprowadzenie warsztatów z pracownikami w zakresie wykonywanych czynności;
• identyfikacja procesów realizowanych w firmie;
• opracowanie map wszystkich czynności wraz z wykazem angażowanych w nie zasobów i czasu;
• weryfikacja istniejącej dokumentacji procesów;
• analiza SWOT dla określonych wariantów zmian;
• poszukiwanie sposobów uzyskania spójności mapy procesów z procedurami ISO;
• opracowanie mapy procesów odrębnie dla poszczególnych działów, a następnie łączenie ich w całość;
• opracowanie instrukcji dla tworzonych w firmie stanowisk;
• równoległy pomiar procesów zachodzących w różnych wymiarach działalności;
• opracowanie raportu końcowego zawierającego przede wszystkim: podsumowanie projektu, opis procesów oraz zalecenia optymalizacji w przebiegu procesów to be.

Rozpatrzeniu i modyfikacji we wskazany sposób powinien zostać poddany każdy proces występujący w organizacji. Najczęściej dzieli się je na trzy podstawowe grupy:

• procesy główne,
• procesy zarządcze,
• procesy pomocnicze.

Analiza procesów głównych w firmie produkcyjnej wyróżnia przede wszystkim:

• proces nabywania wartości i informacji,
• procesy projektowania,
• procesy wytwarzania i produkcji,
• procesy sprzedaży.

Procesy zarządcze to m. in.:

• planowanie,
• zarządzanie personelem,
• przegląd systemu,
• audyty wewnętrzne.

Procesy pomocnicze związane są natomiast z:

• utrzymaniem ruchu,
• transportem wewnętrznym,
• nadzorem nad sprzętem kontrolno-pomiarowym,
• nadzorem nad obiegiem danych.

Mapowanie procesów w zakresie danych obszarów opisuje działania nakierowane na zdefiniowanie:

• początku i końca procesu;
• struktury procesu;
• celów organizacji do osiągnięcia w wyniku przeprowadzenia mapy procesów;
• spisu narzędzi pomiaru i oceny;
• wpływu procesu na wynik całości pracy organizacji;
• dokumentacji procesu i jego przebiegu.

Mapa procesów tworzona jest w wyniku przeprowadzonej analizy procesów, dzięki której powstaje diagram procesowy. Diagram ten opisuje dane czynności realizowane wewnątrz firmy, informacje w zakresie wejścia/wyjścia procesu oraz wykaz pracowników odpowiedzialnych za proces. W trakcie mapowania dużą role ogrywa proces zarządzania biznesem w danym przedsiębiorstwie. Tym samym istotne jest, aby tworzona mapa procesów była przygotowana indywidualnie dla danej firmy i dopasowana do jej konkretnych potrzeb, a nie powielała jedynie ogólne schematy.

Wynik mapowania procesów powinna stanowić dokumentacja opisująca wyróżnione procesy, która zawiera takie elementy jak:

• identyfikacja procesów,
• opis procesów,
• identyfikacja podprocesów,
• czynności podejmowane w procesach (sekwencje działań wykonywane wewnątrz procesu, system klasyfikowania zadań),
• opis powiązań pomiędzy procesami.

Mapę procesu powinno się realizować także przy użyciu narzędzi graficznych. Jest to sposób na łatwiejsze zobrazowanie danych elementów oraz ich intuicyjną weryfikację. Szczególnie użyteczne w tym zakresie są wszelkiego rodzaju schematy, wykresy czy diagramy procesowe. Szablony tworzące mapę procesów powinny być jednak rozszerzone o indywidualną charakterystykę firmy.

Odpowiednio przeprowadzone mapowanie procesów biznesowych pozwala na zobrazowanie sposobu, w jaki funkcjonuje firma. Szeroko pojęte mapowanie procesu ma swoje zastosowanie niezależnie od przyjętego modelu biznesowego, tworzonych wartości czy rodzaju klientów.

Poprzez mapowanie procesu umożliwione jest wypracowanie systemu zarządzania mającego na celu:

• identyfikację elementów wymagających usprawnienia;
• zdiagnozowanie możliwości lepszego wykorzystania potencjału pracowniczego;
• opracowanie systemu wspólnej odpowiedzialności;
• znalezienie elementów odpowiedzialnych za obniżanie jakości i efektywności osiąganej w zespole;
• skrócenie czasu wykonywania poszczególnych procesów zachodzących w organizacji.

Realizacja mapowania procesów może wynikać z wielu powodów. Jednakże wśród kluczowych zalet tworzenia mapy procesu, wymienia się przede wszystkim:

• Optymalizacja kosztów – mapowanie procesów ułatwia identyfikację obszarów pochłaniających zbyt wysokie zasoby finansowe, a także sposobów ich optymalizacji.
• Wzrost efektywności – opisywane jest to poprzez wykreowanie zdolności obsługi większej liczby zadań przez zespół zarządzanych osób przy użyciu posiadanych zasobów. W tym zakresie mapa procesu umożliwia identyfikację miejsc o niskiej efektywności.
• Troska o zasady RODO – zidentyfikowanie miejsc przetwarzania danych osobowych i gromadzenia informacji poufnych należy do działań nakierowanych na zapewnienie klienta o zagwarantowaniu przez firmę pełnego bezpieczeństwa stron biorących udział w procesie, jak i realizacji zleceń, co powinno być nadrzędnym priorytetem firmy.
• Uporządkowanie sposobu działania – mapowanie procesu związane jest z poszukiwaniem wąskich gardeł w funkcjonowaniu firmy oraz wskazywaniem szeregu operacji przeciwdziałania im.
• Ujednolicenie funkcjonowania firmy – działanie tworzenia mapy procesu zarządzania strukturą organizacyjną opisuje diagram przedstawiający przekształcenia firmy, wykaz stanowisk, zachowaną hierarchię oraz proces realizacji poszczególnych zadań i projektów. Mapowanie procesu pozwala wychwycić rozbieżności w działaniu firmy w tych zakresach.
• Skalowanie firmy – mapa procesów pozwala zwizualizować, w jaki sposób firma ma obsługiwać swoje procesy wraz z postępującym rozwojem działalności.
• Doskonalenie jakości – wskazuje to na czas poświęcany na realizację danych czynności oraz udział w procesie tworzenia jakości poszczególnych jednostek. Poprzez mapę procesu możliwe jest opracowanie dobrych praktyk idących w parze z optymalizacją czasu i osiągnięciem jakości, która stanowi największą wartość w odbiorze klienta.
• Wdrożenie nowych lub usprawnienie obecnych systemów informatycznych – w tym zakresie mapowanie pozwoli na uzyskanie informacji, w jaki sposób rozwiązania informatyczne mogą uzupełnić dany proces. (W zakresie systemów informatycznych sprawdź aplikację ZaPro, która pomaga w zarządzaniu procesami produkcyjnymi)

W uogólnieniu więc, właściwie sporządzona mapa procesów pozwala zbudować w firmie świadomość istnienia danego procesu, poszczególnych powiązań pomiędzy procesami, podziału obowiązków i odpowiedzialności, a także idei relacji firma-klient.

Mapowanie procesów należy realizować w dwóch etapach. Pierwszy z nich dotyczy identyfikacji procesów, której można dokonać dwiema metodami:

• metodą odgórną (ang. top down), w której określa się ogólną działalność organizacji oraz jej cele, a następne dokonuje się uszczegółowienia wskazanych elementów;
• metodą oddolną (ang. bottom-up), która wymaga zaangażowania większego zasobu czasu niż w przypadku top down; opisuje ona analizę wykonywanych w organizacji czynności i formułowanie przebiegających w niej procesów poprzez tworzenie mapy procesu.

Wybór konkretnej metody zależny jest od dostępnych rozwiązań analitycznych, a także czasu, jaki firma może przeznaczyć na realizację założeń mapowania.

Odpowiednio przygotowana mapa procesu stanowi niezastąpioną wartość dla organizacji, która pozwala na zidentyfikowanie obszarów niewykorzystanego potencjału działalności. Dzięki zastosowaniu wyróżnionych elementów w procesach podejmowanych w ramach optymalizacji struktury organizacyjnej, możliwe jest opracowanie najefektywniejszego sposobu funkcjonowania procesu przekładającego się na zadowolenie obu stron w relacji firma-klient. Mapowanie procesów jest zatem niezbędne dla osiągnięcia określonego celu efektywności przedsiębiorstwa, a także dla skutecznego i optymalnego funkcjonowania organizacji (idea Lean). Wartości te przekładają się na poprawę konkurencyjności oraz wizerunku marki w odbiorze klientów. Wskazuje to na istotę tego działania w strategii rozwoju każdej firmy.

Wciąż nie wiesz, jak odpowiednio podejść do podjęcia się mapowania procesów zachodzących w Twojej firmie? Dzięki skorzystaniu z innowacyjnych funkcjonalności modułów zawartych w Bpower2 mapowanie procesów będzie łatwiejsze niż myślisz! Już dziś skontaktuj się z naszymi ekspertami, a my pomożemy Ci maksymalnie wykorzystać potencjał Twojej firmy poprzez optymalne zarządzanie organizacją z mapą procesów.

Wolisz naukę offline? Przygotowaliśmy szkolenie VSM, które odbywa się w Twojej firmie! To warsztaty zamknięte dla pracowników, które opierają się na przykładach z wnętrza firmy, tak, aby pomóc Wam usprawnić konkretne procesy.

Jacek Rakoczy to wizjoner biznesu, profesjonalnie zaangażowany w wykorzystanie technologii do optymalizacji wydajności operacyjnej biznesu i skutecznego rozwoju strategicznego. Od samego początku swojej kariery pracował w sektorze informatycznym, wdrażając innowacyjne pomysły. Tworzona przez niego technologia biznesowa nadaje się do modyfikacji w zależności od potrzeb, bez długiego przeprojektowywania, przekodowywania i ponownej implementacji.

W swojej karierze podejmował takie wyzwania, jak wprowadzenie QAD na polski rynek lub reorganizacja strategii sprzedaży firmy dla IFS Polska. Pracował również dla IDS Scheer, gdzie zajmował się ARIS Smart Path jako skutecznego narzędzia do wdrażania rozwiązań SAP ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw, znacznie zwiększając obroty firmy w tym sektorze. Jacek założył Bpower2 –  firmę technologiczną, która projektuje, rozwija i wdraża innowacyjny sposób modelowania działań organizacyjnych, wdrażania automatyzacji i skutecznego dostosowywania ich do wymagań i możliwości rynkowych. Bpower2 uważa, że ​​każda organizacja ma swoją „operacyjną mozaikę” procesów i powinna być w stanie z niej korzystać i zmieniać ją w miarę ewolucji. Jacek ma tytuł magistra Politechniki Wrocławskiej oraz tytuł MBA Uniwersytetu Oxford Brookes.