Jak wygląda początek współpracy z firmą doradczą Lean Action Plan? Kick-off, dane i przygotowania
Decyzja: rozpoczynamy współpracę z firmą doradczą. Ale… jak to właściwie wygląda? Od czego zaczyna się taka współpraca? Jak się do niej przygotować? To normalne, że pojawiają się pytania i niepewność, w końcu do Waszej firmy wkraczają całkiem obce osoby, a do tego mają pojawić się zmiany. W tym artykule przeprowadzę Cię przez to, jak wygląda początek współpracy z firmą doradczą Lean, a konkretnie współpracy z nami, Lean Action Plan. Tak, aby nikt w Twojej firmie nie obawiał się wkroczenia konsultanta do firmy.
Spis treści:
- Startujemy: pierwsze spotkanie jako fundament współpracy
- Kick off i jego schemat, czyli jak to wygląda?
- Jak przygotować siebie i zespół do współpracy z firmą Lean?
- Obiekcje – czego obawiasz się Ty lub Twój zespół przed rozpoczęciem współpracy?
- Odbierz za darmo poradnik: 4 sposoby na poprawienie komunikacji w firmie
Startujemy: pierwsze spotkanie jako fundament współpracy
Formalności dopięte, umowa podpisana, terminy ustalone. Co wtedy? Jeszcze przed halą, widzimy się na kick offie, czyli spotkaniu, które jest rozpoczęciem projektu. Kick off to nic innego jak spotkanie, które ma na celu przygotować obie strony do współpracy – to miejsce na ustalenie szczegółów i poznanie się nawzajem. Mowa tu o poznaniu swoich dokładnych oczekiwań i funkcjonowania firmy. Rozmowa, wspólny przegląd dostępnych danych i pytania do nich pozwalają nam zrozumieć to, jak pracujecie, co jest dla Was ważne i wskazuje na wyzwania, z jakimi się mierzycie. W czasie kick offu omawiamy i wspólnie wyznaczamy również kierunek, w którym będziemy zmierzać – chcemy, żebyście Wy jako Klienci brali w tym procesie udział i mieli świadomość kroków, przez które będziemy przechodzić.
Jakie korzyści przynosi organizacja kick offu?
Takie spotkanie pozwala nam wystartować od razu ,,pełną parą”. Dzięki temu przyjeżdżamy do Waszej firmy świadomi celu, oczekiwań i wyzwań. Poza tym, w czasie kick offu prosimy Was o przekazanie niezbędnych informacji (o tym w dalszej części artykułu), dzięki czemu nasi konsultanci pojawiają się w Waszej firmie w pełni przygotowani do działań. Szczyt efektywności, prawda? W końcu dobrze przygotowani konsultanci to szybsza i lepsza realizacja działań. Dlatego tak ważne jest to, aby jeszcze przed rozpoczęciem współpracy przekazać wszystkie istotne dane, uściślić oczekiwania i ustalić proces – tak, aby nie było po drodze niespodzianek.
Jak przygotować się do kick offu? Po podpisaniu umowy otrzymasz od nas plik z potrzebnymi danymi – na etapie kick offu potrzebujemy przede wszystkim informacji, czy te dane są dostępne. Jeśli nie, nie ma się czym martwić, ale poinformuj nas o tym. Jeśli te dane są dostępne, warto mieć je na kick offie – chetnie przejrzymy je już wtedy.
Kick off i jego schemat, czyli jak to wygląda?
Zacznijmy od tego, że kick off to spotkanie w formie online, które trwa zazwyczaj od 2 do 4 godzin. Dzięki temu jesteśmy w stanie najlepiej spożytkować ten czas i w łatwy sposób wymienić informacje, które przygotują nas wszystkich do współpracy. Pewnie zastanawiasz się: okej, to spotkanie online, ale kto ma na nim uczestniczyć? Tu odpowiadamy, że to zależy. Ważne jest, aby na spotkaniu były kluczowe osoby odpowiedzialne za procesy, które będzie obejmowała współpraca. Pamiętaj jednak, że większa liczba osób może wprowadzać niepotrzebny chaos i kłótnie. Nie ma co szaleć z ilością uczestników spotkania – z ramienia Lean Actio na kick offie są zazwyczaj 2 osoby, ze strony Klienta sugerujemy, aby było to od 1 do 4 osób, powiązanych z procesami, o których rozmawiamy. Z naszego doświadczenia wynika, że to taka optymalna liczba osób – uczestnicy wzajemnie się uzupełniają, ale nie przeszkadzają sobie.
Dane, procesy, ludzie – stałe elementy spotkania kick off
Kick off meeting składa się ze stałych elementów, co pozwala nam na utrzymanie struktury spotkania i zebranie wszystkich potrzebnych informacji. W czasie spotkania rozmawiamy o tym, kto z konsultantów będzie realizował projekt i jak już zostało powiedzianie – na początku dogrywamy cele i oczekiwania.
Następnym punktem jest przegląd dostępnych danych – od wizji i strategii, przez strukturę organizacyjną, wskaźniki i planowane zmiany, aż do layoutu. Tak naprawdę im więcej się od Was dowiemy, tym lepiej.
Kolejny krok to rozmowa o procesie – chcemy jak najdokładniej poznać przepływ głównego procesu. Wspólnie tworzymy mapę procesu, która pozwala nam na ogólne zrozumienie tego, jak funkcjonujecie. Jeśli to nie główny proces jest problematyczny lub jest ich więcej, powiedz nam o tym – skupimy się również na nich. Na tym etapie zadajemy pytania, które pozwolą nam dokładnie zrozumieć Wasze procesy i sposób działania.
W dalszej części chcemy poznać Was – ludzi, którzy tworzą firmę. Od ogółu takiego jak poziom zatrudnienia, aż do kompetencji pracowników. Na kick offie poświęcamy też czas na narzędzia i programy, których używacie, żebyśmy mogli dowiedzieć się, jak możemy wykorzystać w pełni ich potencjał. Poza narzędziami skupiamy się na danych, a konkretnie na tym, jakie są dostępne i w jaki sposób je wykorzystujecie. Oczywiście, nie ma kick offu bez omówienia problemów i wyzwań, przed jakimi stoicie. W tej części zadajemy sobie bardzo ważne pytanie: Po czym poznamy, że współpraca przynosi korzyści?
Następnie, mając świadomość tego wszystkiego, przechodzimy do planowania harmonogramu realizacji. Uwzględniamy tu dogodne terminy, dostępność osób oraz ogólny plan przebiegu działań. Na sam koniec… praca domowa! Obie strony się z nią mierzą – a zadanie polega na przygotowaniu danych, planów, czy pozostałych kwestii, których być może zabrakło w czasie spotkania. Po spotkaniu dostajecie od nas maila z podsumowaniem, więc żaden aspekt Wam nie umknie!
Pewnie myślisz: kick off, kick offem, ale co z realizacją? Widzimy się (już w firmie, na hali) w zależności od ustalonych terminów – standardowo jest to około 1 – 2 tygodni po kick offie.
podniesienie swojej osobistej produktywności
Jak przygotować siebie i zespół do współpracy z firmą Lean?
Zacznijmy od fundamentu: jesteśmy po to, aby Wam pomóc. W działaniach jesteśmy partnerami, więc przede wszystkim nie wstydźcie się. Jako partnerzy chcemy poznać to, jak działacie każdego dnia – nie zmieniajcie sposobu pracy, nie ukrywajcie niedociągnięć czy problemów. ,,Nie malujcie trawy na zielono” – nie chodzi nam o to, aby zobaczyć idealny proces, ale o to, aby ulepszyć ten realny. Boisz się, że zespół może czuć niepokój w związku z wkroczeniem konsultanta na halę? Ważne jest to, jak przekażesz im informacje o planowanych działaniach. Przede wszystkim bądź transparentny: przekaż, że takie działania będą realizowane, a także w jakim obszarze. Podkreśl korzyści, które wynikają z podjęcia współpracy, m.in. usprawnienia procesów, uporządkowane stanowiska pracy czy eliminacja zbędnych działań. Zwróć uwagę na to, że nie jesteśmy dla Was audytorem z urzędu czy sędzią, a partnerami do długotrwałej współpracy – zależy nam na otwartości i rozwoju Waszej firmy,
To co, widzimy się na miejscu?
Obiekcje: czego obawiasz się Ty i Twój zespół przed rozpoczęciem współpracy?
Umówmy się – to nie jest nasza pierwsza współpraca z klientem. Wiemy, że w zespole, jak i w zarządzie mogą pojawić się obawy – nawet, jeśli są one niewypowiedziane. Ba – zazwyczaj tak jest, że te obiekcje pozostają ciche. Rozprawmy się z nimi tu i teraz – co Ty na to?
Z naszego doświadczenia wynika, że moment wkroczenia firmy doradczej wiąże się z dużymi emocjami dla zespołu – zazwyczaj jest to miks niepewności z oczekiwaniem. Pracownicy boją się, że będą oceniani lub że Właściciel ma wątpliwości, co do ich kompetencji czy jakości wykonywanej pracy. Te obawy i brak pewności tworzą pierwszą grupę obiekcji, które dotyczą stricte osób, które tworzą zespół. Pracownicy martwią się, że konsultant, który przyjdzie będzie patrzył im na ręce i oceniał ich, a nie proces. Zespół obawia się, że konsultant przyjdzie i będzie kazał pracować szybciej, więcej – a przecież już pracują najlepiej, najszybciej i najwięcej jak mogą. Obiekcje, które się tutaj pojawiają, to że firma na pewno zaleci zwolnienia, bo przecież to najszybsza opcja redukcji kosztów pracy… No cóż, po pierwsze nie jest to nasz interes, aby zwalniać Twoich pracowników.
Wręcz przeciwnie, chcemy budować w Waszej firmie stabilne zatrudnienie, a w czasie współpracy z nami pracownicy bardzo często podnoszą swoje kompetencje. Dodatkowo, często wiemy, które osoby wykazują cechy liderów i kiedy warto postawić na jego rozwój. Podczas takiej zmiany roli, wspieramy nowego kierownika czy menedżera, porządkując prace całego działu.
Po drugie: nie oceniamy ludzi, a PROCES – niech wybrzmi to głośno. Nie zależy nam na tym, aby podważać kompetencje zespołu, wytykać błędy czy oceniać pracowników – takie podejście nie prowadzi do niczego produktywnego. Naszym wspólnym celem jest przecież ułożenie Waszej firmy, usprawnienie Waszych procesów i poprawa jakości, ale też warunków pracy. Oczywiście, robimy to poprzez obserwację i analizę działań, a czasami nawet przez nagrywanie procesów. I chodzi tu tylko i wyłącznie o analizę procesu i sposobu jego wykonania – być może pracownicy nie zdają sobie sprawy, że robią te same rzeczy w różny sposób (a czasami można je robić po prostu łatwiej).
Tyle o tym procesie – ale przecież wokół niego też mogą narastać wątpliwości. W końcu, co konsultant z firmy zewnętrznej może wiedzieć o naszych procesach? Tutaj pojawia się kwestia zaufania do wiedzy specjalistów, a także współpracy. To właśnie po to, aby poznać Wasze procesy, Waszą codzienność i Wasze wyzwania, organizujemy kick off, a na miejscu audyt / diagnozę. Dzięki temu uzyskujemy konkretne informacje, które pozwalają na dalszą współpracę – w takim wydaniu, jakiego potrzebujecie jako firma.
To oczywiście najczęstsze z wątpliwości, które się pojawiają, ale z pewnością nie są to jedyne. To co Ty, możesz zrobić, to przede wszystkim zapewnić członkom zespołu poczucie bezpieczeństwa. Obawy, które mogą odczuwać, są poważne: w ich opinii ważą się losy ich pracy, utrzymania, codzienności. Ważne jest, żebyś utwierdził zespół w przekonaniu, że konsultant nie jest w firmie po to, aby wywołać rewolucję, zwolnienia i pracę ponad normę. Naszym wspólnym celem jest budować stabilne miejsce pracy, które działa wydajnie, a pracuje mądrze.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że ten artykuł wyjaśnił, jak wygląda współpraca z firmą doradczą Lean oraz jak się do niej przygotować. Krótko mówiąc: najważniejsze jest to, żebyście nie bali się pytać i pamiętali, że gramy do wspólnej bramki. We współpracy jesteśmy partnerami, a nie krytykami. Jeśli nadal Ty lub Twój zespół macie wątpliwości – spokojnie – poprowadzimy Was przez cały ten proces.
Pobierz poradnik Lean Action Plan:
4 sposoby na poprawienie komunikacji w firmie
Zapisz się do naszego newslettera i odbierz poradnik w formacie pdf oraz kolejne przewodniki z cyklu „Poradniki Lean”.
