Jak wygląda współpraca z firmą doradczą Lean Management? Praktyczny przewodnik
Dobrze, że jesteś!
Możliwe, że odesłaliśmy Cię tu sami, a może trafiłeś tutaj ponieważ zastanawiasz się nad możliwością rozwoju, bądź współpracy i chcesz dowiedzieć się trochę więcej jak mogłoby to wyglądać. Jeśli masz takie pobudki, to z pewnością jest to dla Ciebie ważne i dziękujemy, że zwróciłeś na nas uwagę.
Być może korzystałeś już z usług innych firm doradczych, więc mniej więcej wyobrażasz sobie pewne schematy i formułę działania. W tym miejscu możesz jednak porównać jakie jest nasze podejście i specyfika, a nie zawsze wszystko jest takie samo, ponieważ w dużej mierze wykorzystujemy własne know how. Jeśli decydujesz się na to po raz pierwszy, poniżej znajdziesz sporo szczegółów – mamy nadzieję, że pozwolą one rozbić Twoje obiekcje i odpowiedzieć na wyzwania.
Po krótce, to trochę jak z kuchennymi rewolucjami lub pierwszą wizytą i leczeniem przez doktora. Nie ma jednak rzucania talerzami, ani zastrzyków :) Jak to w takim razie wygląda?
Poznanie faktycznych potrzeb i operowanie faktami to podstawa
Pierwszy krok współpracy zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy.
Klienci, którzy zwracają się do nas, mają z reguły przed sobą konkretne wyzwania, bądź problemy (nie zawsze sprecyzowane). Czym to się różni?
Problemy z reguły są tu – i teraz. Wysoki poziom reklamacji, kulejąca wydajność, wysoki poziom odrzutów jakościowych, rotacja, niskie zaangażowanie pracowników. Borykasz się z nimi obecnie i potrzebujesz znaleźć dla nich rozwiązanie w bliskiej perspektywie.
Wyzwania natomiast odnoszą się tego co chciałbyś zrobić w mierze długofalowej. Zdajesz sobie sprawę z tego co może stać się Waszym problemem w przyszłości, bądź wiesz, że realizacja pewnych działań przyczyni się do wzrostu firmy. Może być to na przykład zmiana systemu organizacji pracy, wdrożenie systemu zarządzania, kluczowa zmiana na poziomie zagospodarowania hali oraz układu maszyn itd.
Stąd też kluczem jest określenie celu działania oraz roli firmy doradczej. Jakie są Twoje oczekiwania? Czy interesuje Cię działanie punktowe, czy kompleksowe przeprowadzenie transformacji na wszystkich poziomach organizacji?
Jeśli na tym etapie nie jesteś w stanie sam tego zdefiniować – nic się nie martw! Nasz pierwszy wspólny krok rozpocznie się od badania potrzeb, które pomoże Ci sprecyzować podstawowe założenia, a nam da orientację co możemy Ci zaproponować, a także co naszym zdaniem faktycznie byłoby dla Was przydatne. Nie praktykujemy wciskania tematów na siłę, ani wmawiania potrzeb na wyrost, nie wszystko jest dla wszystkich.
Na spotkaniu w formie online, zbieramy niezbędne informacje, wypytujemy Cię o Twoje problemy, wyzwania, wasze mocne oraz słabe strony, pokazujemy przykłady z innych przedsiębiorstw, które borykały się z podobnymi bolączkami. Następnie określamy wspólny cel, po którym proponujemy rozwiązanie dostosowane pod Twoją firmę.
W tym miejscu warto dodać jeszcze jedną rzecz. Zdajemy sobie sprawę z tego, że klienci chcą podjąć taki typ współpracy, ponieważ widząc konkretny problem, jednocześnie mierzą się z jeszcze jednym (bądź wieloma):
brakiem czasu (pracownicy zajmują się gaszeniem pożarów, bieżączką operacyjną i nie są w stanie zająć się optymalizacją procesów, Ty jako właściciel nie masz czasu aby w zarządzanie firmą wpleść systemowe rozwiązywanie problemów)
brakiem kompetencji (zakładając, że to wzrost firmy obnażył brakujące umiejętności z zakresu optymalizacji produkcji, roli liderskich, wielopoziomowej komunikacji, technicznych itd. – personel nie ma skąd posiadać dobrych praktyk, ani zbudowanego doświadczenia, tylko przekuwa je poprzez własne próby)
brakiem funduszy (na rozwój kadry, ale także infrastruktury)
My, prowadząc doradztwo Lean Management, ale nie tylko, możemy uzupełnić te luki w formach zależnych od Twoich potrzeb.
Jakie to są rozwiązania? Doradztwo Lean Management i nie tylko
Jest tego sporo i pełen przekrój ubrany w ramy programowe oraz przykłady realizacji możesz prześledzić na naszej stronie – usługi lean.
Modele współpracy:
Diagnoza
Doradztwo
Doradztwo ze wsparciem projektowym
Doradztwo ze wsparciem projektowym oraz realizacją działań
Transformacja
Warsztaty i szkolenia
Narzędzia i aplikacje
Rozszerzenie oferty: platforma kursów online (Lean w produkcji, Lean w usługach, Lean w strategii, role w firmie, kompetencje miękkie, Excel, techniczne itd.)
Chcielibyśmy pokazać Ci jak wygląda przykładowe, najczęstsze podejście, którego możesz się spodziewać z naszej strony.
Konsulting Lean i modele współpracy
Poznanie faktycznych potrzeb opiera się nie tylko na samym wywiadzie, ale przede wszystkim na diagnozie. Z pewnością nie chcesz obiecywania gruszek na wierzbie, a dopiero badanie i operowanie faktami na miejscu pozwoli nam wziąć odpowiedzialność za poprawę efektywności pracy.
1. Diagnoza– czas trwania to 3 do 10 dni w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Z reguły, na początku, proponujemy 3-dniowe działanie poparte wcześniej przedstawionym harmonogramem. Stawiamy na zbudowanie zaufania oraz danie możliwości sprawdzenia, czy nasz sposób współpracy będzie odpowiadał Twoim potrzebom.
W tym czasie, w zależności od przypadku:
skupiamy się na spojrzeniu całkowitym: cele, wskaźniki, wizja rozwoju (dzień 1),
zbieramy kluczowe dane – zarówno te dostępne w systemach jak i Excelach, badając przy tym jakie czynności realizowane są w wykorzystywanych narzędziach (dzień 1),
przeprowadzamy rozmowy z pracownikami średniego i wyższego szczebla (Kierownik obszaru, Manager, lider projektu) (dzień 1),
zajmujemy się wykrywaniem krytycznych punktów, weryfikujemy największe trudności, najczęściej powtarzające się błędy (dzień 1),
budujemy mapę przepływu informacji (dzień 1),
dokonujemy obserwacji procesów oraz przeprowadzamy analizy (dzień 2),
realizujemy wspólne warsztaty wykorzystując zaangażowanie pracowników oraz wstępne mapowanie, podczas ich realizacji stawiamy na analizę przyczyn źródłowych problemów, nakreślenie stanu docelowego oraz ustalenie planu postępowania (dzień 3), to także element budowania podstaw pod dalszą współpracę z Twoim zespołem.
Efektem diagnozy jest wypracowanie długoterminowego planu działania, a także zadań przynoszących skuteczne rezultaty, w krótkim terminie (Quick Wins). To również moment na określenie potencjalnych ram czasowych dalszych działań, podziału odpowiedzialności oraz poziomu zaangażowania. Produktem końcowym są nasze rekomendacje, a także estymacja ROI, czyli poziomu zwrotu z inwestycji (jak możesz kształtować się redukcja kosztów, w których obszarach zmiany mogą mieć największy wpływ, jak przekłada się na to nasz czas pracy). Przekazujemy Ci również wszystkie analizy jakie udało nam się dotychczas wykonać.
W tym miejscu powinieneś zastanowić się w jaki sposób zabezpieczyć zasoby czasowe Twoich pracowników, jakiego (i czy w ogóle) poziomu intensywności naszych działań oczekujesz, a także czy korzyści płynące z kontynuacji współpracy są adekwatne do potrzeb.
2. Jeśli zgadzasz się co do wniosków i działań uruchamiamy wspólnie projekt pilotażowy zgodnie z wybranym kierunkiem. Jego czas trwania wynosi zwykłe około 3 miesiące. W tym okresie możemy podjąć się roli doradcy kadry kierowniczej, Menadżera Projektu, bądź wziąć część zadań na siebie. Zależy nam jednak na tym, aby był to czas wspólnej pracy, angażującej i budującej świadomość oraz kompetencje Twojego personelu. Chcemy osiągnąć tutaj konkret. Nie tylko jako wynik, ale także element budowania relacji na płaszczyźnie konsultant – kierownictwo, co pozwoli nam w dalszej mierze ocenić czy mamy spójną strategię organizacji pracy, czy gramy do jednej bramki, a także czym może to zaowocować w dalszej perspektywie.
Znamy doświadczenia biznesowe z innych firm, więc na płaszczyźnie właścicielskiej potrafimy przynieść wartość. Ale to nie wszystko, zdajemy sobie sprawę z tego, że kompetencje pracowników średniego szczebla mogą posiadać pewne luki, bądź wymagać okraszenia nowym spojrzeniem i praktyką. Dlatego też działamy razem z pracownikami, pokazujemy jak podjąć pewne kroki, czy to bezpośrednio na produkcji, czy w biurze, czy na Excelu w komputerze. Poprzez taką formę współpracy rozwijamy Wasze wewnętrzne zasoby.
Jeśli chcesz zobaczyć przykład projektu wraz z ramami czasowymi, produktami, wynikami (eliminacja 30% nadmiernego transportu, poprawa wydajności o 15%, zakładany ROI z inwestycji to: 4 – 8) oraz wstępnym kosztorysem sprawdź propozycję poniżej:
Wplecenie metodologii Lean w strategię organizacji
3. Mając za sobą formę sprawdzianu, jeśli Ty i Twoi pracownicy jesteście zadowoleni z efektów możemy przejść do bardziej kompleksowego działania jakim jest współpraca długoterminowa. Możemy nazwać to wtedy transformacją firmy, która obejmuje zmianę postaw oraz nawyków, budowanie i rozwijanie kultury organizacyjnej, a także pełno-skalowe doskonalenie procesów. Całe przedsięwzięcie składa się wtedy z mniejszych projektów, które są rozłożone odpowiednio w harmonogramie. Nie wyklucza to oczywiście bieżącego wsparcia w doraźnie pojawiających się problemach (eskalacja od klienta, odkryte wąskie gardło, opóźnienia w planie produkcji itd.). W skali długoterminowej nasza rola często przestaje funkcjonować tylko jako efektywny konsulting, a staje się czynnym i realnym udziałem w zmianach.
Na co jesteśmy otwarci?
Nie mamy w zwyczaju przyklejać wszędzie łatki i brnąć we wplecenie metodologii Lean Manufacturing na siłę. Tutaj również forma pracy opiera się o problem – rozwiązanie + praca zespołowa.
Zwykle transformacje opierają się o kilka płaszczyzn, a najczęstsze z nich to:
Redukcja kosztów (w wybranych obszarach produkcji po optymalizacji szanse oszczędności mogą wahać się do 20%, a w szczególnych przypadkach sięgać wyżej, nawet do 50%),
Poprawa jakości (zmniejszenie defektów i błędów produkcyjnych z wykorzystaniem takich metod i narzędzi Lean Manufacturing jak Poka-Yoke czy Kaizen, raportowanie niezgodności oraz kosztów jakości, analityka danych, uruchomienie procesu problem solving, szkolenie pracowników)
Skrócenie czasu cyklu
Zwiększenie pojemności produkcyjnej (poprzez eliminację marnotrawstwa i reorganizację układu maszyn, redukcję poziomu zapasów, optymalizację pracy oraz zwiększenie płynności przepływu firmy mogą zyskać nawet 25% pojemności bez konieczności inwestowania w nowe maszyny czy zwiększania zatrudnienia)
Zmniejszenie zapasów
Zwiększenie dostępności maszyn (TPM (Total Productive Maintenance), prognozowanie popytu w kontekście planowania, badanie wskaźników obciążenia i awaryjności maszyn w połączeniu z analityką dostępności personelu może przyczynić się do zdefiniowania kilku strategii działania, zwiększając dostępność maszyn od 10% do 40%, a także zwiększając elastyczność harmonogramowania produkcji przy dużej zmienności otoczenia)
Poprawa satysfakcji klienta
Jak to wygląda na co dzień?
Jesteśmy z reguły u klienta 1 raz w tygodniu, umawiając się na konkretną częstotliwość spotkań. Jeśli tego wymaga potrzeba – naturalnie możemy zwiększyć swoją dostępność.
Wsparcie zapewniamy nie tylko na miejscu, ale również w formie zdalnej.
Choć z założenia do działań przypisany jest 1 konsultant prowadzący, posiłkujemy się pełnymi mocami naszego zaplecza w zależności od potrzeb oraz specyfiki działania. Jeśli w ramach danego przedsięwzięcia potrzebne jest stworzenie aplikacji, która usprawni przepływ informacji oraz zbieranie danych – wrzucamy ten temat do naszego specjalisty, który tworzy ją dla Was. Jeśli w trakcie analizy przezbrojeń maszyn mamy wątpliwości z zakresu BHP i ergonomii pracy – konsultujemy to z kolejną osobą z zespołu itd.
Co miesiąc przekazujemy przejrzysty raport z opisem postępu projektów, wykonanych działań, poświęconego czasu pracy, a także efektów.
Wykorzystanie we współpracy innych sposobów działania
Działania konsultanta można sprowadzić pokrótce do:
Koordynowania transformacji (realizacja strategii rozwoju firmy)
Organizacji cyklicznych szkoleń
Inicjacji warsztatów (Lean w praktyce)
Koordynowania projektów
Wdrażania liderów
Raportowania działań
Do tego przychodzi jeszcze rozszerzenie oferty, w której skład wchodzi dostęp do platformy szkoleniowej. Udostępniamy ją zarówno kadrze kierowniczej, jak i pozostałym pracownikom dając elastyczność w rozwijaniu wiedzy oraz kluczowych umiejętności. Platforma posiada dedykowany panel do planowania ścieżki edukacyjnej oraz mierzenia postępów kadry. Dostępne kursy mają formę prezentacji, w większości uzupełnionej komentarzem lektorskim. Tym samym pracownicy mogą w dowolnym czasie rozpocząć, bądź przerwać naukę, dostosowując realizację programu do swoich możliwości.
Czym wyróżnia się nasze podejście? My i rynek Lean
Na pierwszy rzut oka w Internecie rynek Lean pęka w szwach. Nie możemy przypisywać sobie jaka jest, lub nie, nasza przewaga konkurencyjna, natomiast otwarcie możemy powiedzieć Ci co nas wyróżnia.
Każdą realizację dostosowujemy do potrzeb klienta, rozpoczynając od dokładnej analizy problemów.
Staramy się, aby każda taka analiza była elementem pracy zespołowej (to Ty musisz rozumieć, z czym mierzy się Twoja firma).
Co firma to inny scenariusz, więc szkolenia, warsztaty, a także ramy projektowe „szyjemy” na miarę.
Budujemy trwałe relacje z klientami, którzy będą uzyskiwać ciągłe korzyści ze wspólnych działań.
Gramy w otwarte karty. Podkreślamy, że firma doradcza do wdrożenia Lean nie może wziąć na barki całego „ciężaru” zmian.
Procesy w firmie realizują ludzie, dlatego preferujemy warsztatową formę pracy, która zwiększa szansę na utrwalenie i utrzymanie zmian, a także stawiamy na szkolenie liderów.
Rozliczamy się zawsze za zrealizowane działania (z dołu).
Oprócz wsparcia bezpośredniego oraz doradztwa, służymy zapleczem narzędziowo-aplikacyjnym, a także dydaktycznym.
Przeszliśmy już przez setki projektów, w różnych branżach (automotive, przetwórstwo stali, przetwórstwo tworzyw sztucznych, branża okienna, meblowa, FMCG, spożywcza, produkcja elektroniki, lotnicza, tekstylna i wiele innych) – korzystamy ze zdobytych dobrych praktyk, które możemy przenieść zgodnie z potrzebami organizacji (benchmark), a także pamiętamy co dało nam nauczkę i wymagało od nas poprawy.
Prezentujemy otwarcie realizowane case studies, a także głos innych klientów w postaci referencji.
Wdrożenie Lean w firmie – Jak to wygląda w praktyce?
Zdajemy sobie sprawę z tego, że konsulting Lean może budzić różne odczucia zarówno wśród właścicieli, kierowników, pracowników funkcyjnych, jak i operatorów. Wdrożenie Lean Manufacturing nie do końca wygląda też tak, jak prezentuje się internetowa otoczka. Wiele przedsiębiorstw chce być Lean, mówi, że ma Lean, a niekiedy tak naprawdę wcale nie posiada do tego predyspozycji. I to też jest w porządku. Z takimi firmami też współpracujemy i lubimy to robić.
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu wspólnych działań wcale nie jest takie proste. Dlatego wychodzimy z założenia, że warto usłyszeć nie tylko nasz głos (konsultant – kierownictwo), ale również wsłuchać się w głos naszych klientów (kierownictwo – kierownictwo).
Pozostawiamy Ci tu do podglądnięcia prelekcję prezesa jednej z firm, z którą współpracujmy od wielu lat. Opowiada on o historii sukcesu przedsiębiorstwa z branży Automotive, w której mieliśmy okazję uczestniczyć.
Ile kosztuje wdrożenie Lean?
Usługi firm doradczych stały się bardzo popularne. Wiele mniejszych i średnich firm korzysta z tego rozwiązania ceniąc sobie brak konieczności zatrudniania osoby na stałe, wysoką elastyczność oraz wymierne korzyści płynące ze współpracy. Umiejętnie wykorzystana firma doradcza pozwoli oszczędzić sporo czasu i nerwów. Nie da się ukryć, że wspólna praca na bazie relacji partnerskich pozwala uzyskać efekt synergii i osiągnąć zdumiewające efekty w krótkim czasie.
Na sam koniec, chcemy odesłać Cię do odpowiedzi na jeszcze jedno ważne pytanie: Ile kosztuje wdrożenie Lean?
W naszym poradniku dowiesz się również jak rozróżnić formułę, sprawczość oraz poziom odpowiedzialności decydując się na różne scenariusze: wyłonienia pracownika z szeregów firmy, zatrudnienia specjalisty, skorzystania z usługi firmy doradczej Lean.
ODBIERZ DARMOWĄ CHECKLISTĘ PREZESA FIRMY PRODUKCYJNEJ
Zyskasz kontrolę nad swoim czasem — oszczędzisz mnóstwo czasu i ustalisz priorytety!
Zidentyfikujesz obszary do usprawnienia – 99% prezesów korzystających z checklisty już je znalazło!
Skontrolujesz wydatki i przygotujesz się do kolejnych inwestycji.
Jakie pytania mogę zadać?
Każde! Oczywiście z zakresu naszych działań. Dotychczas zostaliśmy zapytani o:
Mam więcej zleceń niż mogę przerobić, na co zwrócić uwagę żeby realizować sprzedaż?
Mam główne wskaźniki finansowe, ale nie widzę tego co dzieje się wewnątrz firmy – od czego zacząć?
Jak zmotywować ludzi do działania?
Jak właściwie zaplanować produkcję?
Przymierzam się do budowy nowej hali produkcyjnej – jak zaprojektować dobry layout?
Jak obniżyć koszty produkcji?
Umów się na bezpłatną konsultację
Konkretnie i na temat. Odpowiedź na właściwie zadane pytanie może zaoszczędzić wiele godzin Twojej pracy. Do usłyszenia podczas rozmowy.
KONTAKT BEZPOŚREDNI
Obsługa klienta:
Piotr Golonka
Kierownik projektów, konsultant
ul. Wrocławska 87, 30-011 Kraków
pl. Solny 14 lok. 3, 50-062 Wrocław
Działamy na terenie całej Polski.
