Spis treści:

1. Raportowanie pracy 
2. Czasy procesów
3. Analiza zapotrzebowania
4. Analiza efektywności
5. Wzór na efektywność procesów
6. Wycena
7. Optymalizacja procesu zbierania czasów
8. Podsumowanie

Wolisz słuchać? Sprawdź odcinek podcastu o tej tematyce: Raportowanie czasu produkcji

Raportowanie czasu pracy często budzi negatywne skojarzenia. Pracownicy mogą odbierać je jako formę kontroli – ktoś mierzy, ile trwa wykonanie zadania, sprawdza przerwy i szuka sposobu na zwiększenie norm. Tymczasem celem raportowania czasu pracy nie powinno być wyłącznie rozliczanie pracowników z każdej minuty.

Dobrze zbierane dane pokazują przede wszystkim, ile czasu rzeczywiście zajmują poszczególne zadania i procesy oraz gdzie powstają największe straty. Pozwalają porównać plan z rzeczywistym wykonaniem, lepiej planować obciążenie zespołu i określić, ile zasobów potrzeba do realizacji zleceń. Dzięki temu raportowanie czasu pracy staje się nie narzędziem kontroli pracownika, ale źródłem danych potrzebnych do podejmowania decyzji i poprawy efektywności całej firmy.

Jakie informacje są nam potrzebne do jakich decyzji? Czy jest to filar zmiany polegającej na empirycznej wiedzy, prowadzącej do stabilnego wzrostu?

Standaryzacja operacji nie polega tylko na opisaniu czynności w arkuszu A4 i szkoleniu za jego pomocą pracowników. Jednym z elementów danego narzędzia jest zbieranie czasów, które mają dużo zastosowań – od analizy rentowności nowych produktów, po analizę efektywności procesów oraz określanie zapotrzebowania na poszczególne z nich.

Poprzez odpowiednią analizę procesów powinniśmy definiować czas dla każdego z nich. Standardową jednostką takiej informacji jest czas cyklu, mówiący o tym, w jakim czasie przebiega cały cykl procesu, który dostarcza nam jedną sztukę produktu, czyli dostarcza wartość klientowi.

Jedną z metod magazynowania czasów procesów jest baza czasów. Może ona być stworzona za pomocą Excela z odpowiednimi kolumnami. Dzięki temu możemy ją wykorzystać w wielu aspektach, takich jak analiza zapotrzebowania, czy też analiza efektywności procesów.

Kolejnym miejscem, gdzie wykorzystywane są czasy procesów, jest analiza zapotrzebowania. Głównym jej celem to określenie ilości zasobów do realizacji założonego popytu. Dzieje się to właśnie na podstawie czasów procesów i częstotliwości ich występowania. Dzięki temu wiemy, ile maszyn oraz ludzi potrzebujemy do realizacji strategii, a tym samym znamy kluczowe koszty, które bezpośrednio determinują rentowność firmy.

Do takiej analizy potrzebujemy kilku informacji, m.in.:

• Czasy procesów – czas cyklu – czas poświęcony na przetworzenie jednej sztuki,
• Marszruty – lista procesów wchodząca w skład realizacji poszczególnych procesów dla rodzin produktów, jak i poszczególnych procesów,
• Zapotrzebowanie na procesy – popyt oraz zapotrzebowanie na procesy wewnętrzne.

Zmiennymi, które należy uwzględnić w określaniu zapotrzebowania, są również dostępność poszczególnych zasobów oraz współczynnik wykorzystania, taki jak OEE.

Ważne jest to, aby zwrócić uwagę na maszyny, które są obsługiwane przez pracowników i określić zapotrzebowanie na obsługę. Powinno się maksymalizować koszty wykorzystania pracowników, a nie maszyn, gdyż to oni są naszym kluczowym zasobem.

Standardowe czasy można połączyć z realnymi czasami wykonywania czynności. Aby to zrobić, trzeba zbierać czasy realne oraz mieć określone czasy standardowe – pytanie, jak to zrobić. Jeśli mówimy o czasach realnych – jest wiele sposobów. Pierwszą możliwością jest zbieranie czasów na podstawie kart pracy, gdzie każdy pracownik wpisuje za pomocą długopisu informacje co i kiedy robił. Niestety taki sposób jest obarczony dużym współczynnikiem błędu. Można również używać kodów kreskowych i za pomocą czytnika zautomatyzować uzupełnianie bazy o informacje na temat czasu realizacji procesów. Jest to sposób minimalizujący pracochłonność, jednak nieeliminujący błędu ludzkiego. Niemniej jednak każdy z tych sposobów w mniej lub bardziej precyzyjny sposób przynosi nam pewne dane. Te dane można użyć do określenia efektywność procesów, biorąc pod uwagę czasy standardowe.

Sumaryczny czas prowadzenia procesu/(czas standardowy*ilość powtórzeń)

Dzięki tej informacji możemy spojrzeć obiektywnie na efektywność wykonywania każdego z procesów. Porównywanie realnych czasów ze standardowymi czasami jest bardziej klarowne (a nie przykładowo ile sztuk zostało zrobione w danym czasie). Łatwiej zrozumieć pracownikom sens standaryzacji pracy oraz przejść na wspólną płaszczyznę pracy.

Bardzo ważnym czynnikiem, który jest kluczowy w osiągnięciu progu rentowności realizacji usługi lub produkcji jakiegoś wyrobu gotowego, jest pracochłonność. Jest to czas, który poświęcamy na generowanie i dostarczenie wartości. Dlatego tak ważne jest, aby opracować system, który potrafi wygenerować planowaną pracochłonność lub użyć standardowych czasów do produktów już istniejących. Często ofertowanie polega na określaniu pracochłonności, biorąc pod uwagę koszt materiału, jednak czy aby na pewno jest to odpowiednie podejście? Czy te dwa czynniki – materiały i pracochłonność, nie powinny być odrębnie określane? Jak wygląda powiązanie informacji na temat ilości materiałów do robocizny? Często jest to bardzo mylące i może prowadzić do ryzyka związanego z określeniem zbyt niskiej ceny lub zbyt wysokiej, eliminującej możliwość sprzedaży. Można się tego wyzbyć, zbierając czasy procesów, a następnie dobrze się nimi posiłkując, określać realną pracochłonność, co z kolei powinno obyć weryfikowane na podstawie wskaźników m.in. rentowności zleceń.

Niemniej jednak zbieranie czasów jest bardzo pracochłonnym procesem. Zwłaszcza przy procesach produkcyjnych, gdzie podział na czynności jest potrzebny do standardów wykonywania czynności, co przekłada się na pracochłonność. Teraz pozostaje nam pytanie, jak efektywnie zbierać procesy? My używamy do tego naszej aplikacji do analizy filmów. Dzięki niej ten proces przebiega dużo płynniej niż praca na normalnym Excelu. Jak ona działa?

Aplikacja jest bardzo prosta i przyjemna w obsłudze.

Narzędzie łączy ze sobą funkcję odtwarzania nagrań oraz tworzenie precyzyjnych etykiet czasowych wraz z opisem.

Aplikacja posiada regulowanie poziomu głośności i prędkości odtwarzania.

Suwaki w prawym dolnym rogu ekranu służą do przyspieszania bądź spowalniania odtwarzania oraz regulacji poziomu głośności odtwarzanego dźwięku.

Do dyspozycji są również przyciski z 5 poziomami prędkości odtwarzania.

Tabela danych podsumowująca wyniki zawiera 8 kolumn:

• Id – identyfikator porządkowy etykiety czasowej.
• Opis – Opis etykiety.
• VA, M1, M2 ­– Oznaczenie typu akcji/czynności mającej miejsce pod daną etykietą czasową.
  • VA – czynność dodająca wartość
  • M1 – czynność niedodająca wartości – konieczna do zaistnienia procesu
  • M2 – czynność niedodająca wartości – zbędna
• Koniec Akcji – czas zakończenia akcji – zrzucany automatycznie po wykonaniu akcji zrzutu czasu
• Czas Trwania – czas trwania czynności – wyliczany automatycznie jako różnica pomiędzy czasem zakończenia czynności obecnej i czasem zakończenia czynności poprzedniej.

Kolejne 4 kolumny. To kolumny dodatkowe, które użytkownik może przeznaczyć wedle własnego uznania, np. na dodatkowe uwagi.

Zrzucanie czasu

Aby wykonać etykietę (Zrzucić do komórki tabeli czas nagrania) możesz użyć jednej z metod dostępnych pod przyciskami.

Zrzut czasu bez zatrzymania nagrania – domyślny skrót klawiszowy to CTRL + Spacja.

Zrzut czasu z zatrzymaniem nagrania – domyślny skrót klawiszowy to ALT + Spacja.

Dostępne są dwie metody zapisu i wczytania:

Standardowa – zapisuje dane z tabeli do pliku CSV.

Eksport do Excela – dane są zapisywane w specjalnym szablonie pliku Excel, gdzie można poddać je dalszej obróbce.

Zapisywać plik można również z wykorzystaniem skrótu klawiszowego CTRL + S

Informacje na temat procesów można podsumować w różny sposób. Jednym z nich jest już wcześniej przedstawiony podział czynności na czynności dodające i niedodające wartości. To przekłada się na ogólny obraz możliwości optymalizacyjnych i pozwala dostrzec w którym procesach mamy największe ”luki”, dzięki czemu możemy uzyskać duże rezultaty. Oczywiście kluczowym pytaniem ,które należy sobie zadać jest „czy aby na pewno ten proces jest kluczowy w danym momencie”.

Czasy standardowe są kluczowe do zarządzania firmą. Mają one wartość strategiczną dla podejmowania decyzji w większości obszarów produkcyjnych. Jednak aby móc na nich działać, trzeba je skompletować, a w tym pomoże Wam nasza aplikacja. Pozwoli to w minimalnym czasie osiągnąć oczekiwane rezultaty i działać na podstawie danych, a nie przeczucia.

Czujesz, że potrzebujesz w swojej firmie wsparcia z procesem standaryzacji? Sprawdź warsztaty Standaryzacja, które prowadzimy. To szkolenie zamknięte, które zwieńczone jest planem działań dostosowanym do Twojej firmy i jej potrzeb.