9 największych wyzwań w zarządzaniu małą i średnią firmą produkcyjną

Ostatnio mieliśmy okazję wspólnie omówić temat „Jak wdrożyć Lean w sektorze MŚP”, a także „8 błędów w zarządzaniu firm rodzinnych„. Dzisiaj poprzez pewną matematyczną analogię chciałabym zaprosić Cię do wspólnej analizy największych wyzwań w zarządzaniu firmami z sektora MŚP. Sięgając daleko wstecz, czy pamiętasz jak na lekcjach geometrii uczyliśmy się, że nie każdy kwadrat jest prostokątem, jednak każdy prostokąt jest kwadratem? Tak też pierwszą figurą, kwadratem – będzie mała lub średnia firma, natomiast drugą figurą, prostokątem – będzie firma rodzinna. I jak pewnie się domyślasz, część zagrożeń i przedsięwzięć okupionych pokładami energii i czasu będzie się w takim razie przenikać, niezależnie od tego czy w przedsiębiorstwie funkcjonują więzy krwi.

Przechodząc do sedna, do kluczowych elementów, które dzisiaj omówimy będzie zaliczało się:

1. Kompleks małej firmy
2. Brak wiedzy
3. Niedopracowany system zarządzania
4. Dzielenie się decyzyjnością
5. Motywowanie pracowników
6. Pętla gaszenia pożarów
7. Opracowanie strategii dla przedsiębiorstwa
8. Poszukiwanie nowych rozwiązań

Kompleks małej firmy

To jedna z kluczowych barier rozwoju dla przedsiębiorstwa.  Jeżeli jako właściciel lub kierownik powtarzasz sobie i zespołowi „nie jesteśmy korporacją, u nas się tego nie da wprowadzić”, „bez sensu realizować ten projekt, bo i tak nie dorównamy do pięt tamtej firmie” – to na własne życzenie podcinasz Wam nogi. Oczywiście duże przedsiębiorstwa mają swoje punkty przewagi w postaci bardziej rozbudowanych parków maszynowych, wysokiej automatyzacji, seryjnej produkcji, prowadzonej ekspansji rynków, a także sprzedaży produktów lub usług do również dużych klientów. Jednak takie uwarunkowania konkurencji wcale nie oznaczają, że Wy jako mniejsza firma, nie możecie pracować nad wzrostem produkcji, zaangażowaniem większej ilości personelu, czy zakupieniem nowych urządzeń i maszyn.

W konfrontacji z kompleksem przekonaj się, że Twoja firma z pewnością cechuje się:

• Prostszą strukturą organizacyjną, co bardzo sprzyja w komunikacji i delegowaniu zadań,
• Dużą elastycznością w realizacji zleceń,
• Uproszczoną papierologią, bez nadmiernej ilości formalności i procedur,
• Mniejszym składem osobowym, który znacznie prościej szkolić do nowych projektów.

Resztę indywidualnych atutów zbierz na swojej własnej liście i skorzystaj z potencjału. Nie zawsze trzeba wszystko zaczynać od nowa, dosyć często bardzo dobrze sprawdzi się rozwijanie tego, co już się ma.

Brak wiedzy

To prawdziwe wyzwanie z jakim przyszło się zmierzyć niejednemu pracodawcy. Co więcej ten punkt dotyczy zarówno jego, jak i pracowników. Taką sytuację z kolei można by było przyrównać do przewracającego się domina. Jeżeli nie posiadasz wiedzy o zarządzaniu zespołem, będziesz miał problem z nawiązaniem poprawnej komunikacji i współpracy. Jeżeli nie masz wiedzy z zakresu procesów, które wykonywane są w Twoim przedsiębiorstwie, nie będziesz umiał przekazać jej swoim pracownikom, a także monitorować ich pracy, wprowadzać usprawnień, ani w rzeczowy sposób rozmawiać o organizacji wspomnianych procesów z innymi liderami (kierownikami). Jeżeli pracownicy nie będą mieli wiedzy na temat wykonywanych operacji, będą realizować czynności wolniej, powtarzać je wielokrotnie, poprawiając się i popełniając błędy. I tak ta machina będzie ciągnęła za sobą szereg konsekwencji.

Stąd za punkt honoru weź pod uwagę dokonanie wewnętrznej analizy:

• Postaraj się ocenić swoje predyspozycje przywódcze,
• Poszukuj źródeł wiedzy oraz inspiracji z zakresu zarządzania firmą, a w tym ludźmi, procesami i maszynami,
• Nie wahaj się skorzystać z tych źródeł i nigdy nie spoczywaj na laurach, cały czas próbując poszerzyć swoje doświadczenie,
• Dobieraj do swojego zespołu osoby wykazujące umiejętności przywódcze oraz posiadające doświadczenie w podobnej branży,
• Zadbaj o to, aby kierownicy również podążali ścieżką rozwojową,
• Zadbaj o komunikację w zespole – ona również będzie elementem wspólnego kucia wiedzy oraz umiejętności,
• Staraj się być transparentny – nawet w początkowym stadium prowadzenia firmy, postawienie się z pozycji „uczącego się lidera” wpłynie na zrozumienie pracowników i chęć zaangażowania się.

Zmierz się również z dalszą wizją prosperowania Twojego przedsiębiorstwa. Jeżeli posiadasz wiedzę z zakresu realizowanych procesów technologicznych, ponieważ uczestniczyłeś w ich uruchomieniu, miej na względzie, że w miarę rozwoju firmy, jej potrzeby również się zwiększą. Naturalną koleją rzeczy będzie poszukiwanie nowych rozwiązań oraz metod organizacji, a co za tym idzie będzie to kolejna lekcja do odrobienia.

Niedopracowany system zarządzania

Ten i powyższy punkt niemalże idą ze sobą w parze, jako, że wyzwaniem jest zarządzanie firmą, bez wiedzy o tym jak to zrobić. A jeszcze bardziej ekstremalnym podejściem jest prowadzenie przedsiębiorstwa bez wiedzy o tym, że potrzebuje ono systemu zarządzania. Nieodpowiednie założenia powodują luki w systemie, które mogą przejawiać się poprzez:

• Zaburzenie komunikacji między pracownikami, niesnaski, czy krzywdzące plotki (choćby w wyniku braku jasnego systemu delegowania zadań, a następnie wynagradzania, zwalniania, czy rotacji).
• Brak znajomości umiejętności pracowników – w efekcie niejednokrotnie nie wykorzystuje się potencjału danej osoby.
• Niedopasowanie struktury organizacyjnej ­
• Zamiatanie problemów pod dywan – jeżeli system jest niestabilny, w łatwy sposób można celowo nie przekazać informacji o niedogodnościach, zapomnieć o nich lub nie podjąć się rozwiązania problemu.
• Heroiczne próby prowadzenia skutecznych zebrań i spotkań raportowych, które przeradzają się w stracone godziny bez finalnych wniosków.

• Zrzucenie na siebie – jako szefa, zbyt dużej ilości obowiązków.
• Brak spójności profilu działania (nieprzemyślane wytwarzanie pod kątem zbyt dużej różnorodności produktów).

Jak w takim razie nie doprowadzić do wystąpienia takiej sytuacji? Zrobisz wielki krok do przodu identyfikując czyhające zagrożenia, a następnie określając zadania do zapobiegnięcia ich wystąpienia. Świadomość czego należy się wystrzegać jest dobrym startem do kolejnych przedsięwzięć.

Dzielenie się decyzyjnością

Podział władzy i oddanie decyzyjności innym liderom, bądź pracownikom to nie lada wyzwanie dla właściciela firmy. Jest jednak naturalną koleją rzeczy, z którą trzeba się pogodzić. To pracownicy poprzez wykonywanie swoich obowiązków nabywają unikatową wiedzę i taka sytuacja ma miejsce na każdym szczeblu struktury organizacyjnej – gdzie mamy również do czynienia z inżynierami, specjalistami, brygadzistami, czy szefami działów. Nadanie pracownikom mocy decyzyjnej wpływa na ich poczucie odpowiedzialności. Nie oznacza to jednak, że jako szef masz wyłączyć się z zaangażowania. Właśnie w tym miejscu warto jeszcze poruszyć jedną ważną kwestię. Dzielenie się decyzyjnością, podział odpowiedzialności oraz zakresów obowiązków ma silne przełożenie na budowanie prawidłowej struktury organizacyjnej. Jeżeli pozwolisz na zaniedbania, w miarę wzrostu przedsiębiorstwa problem ten będzie się jeszcze bardziej pogłębiał.

Co się stanie jeśli pracownikom ograniczy się możliwość podejmowania decyzji?

• Nie będą utożsamiać się z założeniami przedsiębiorstwa, podchodząc do swoich obowiązków tylko zadaniowo, nie wykazując motywacji,
• Odgórne wprowadzanie zmian spotka się z silnym oporem, ze względu na brak możliwości uczestniczenia w dyskusjach,
• Nie uświadczysz cennych pomysłów oraz sugestii.

Jak przekuć w takim razie to wyzwanie w rezultaty dla przedsiębiorstwa?

• Opracowując wspólnie strategię dla firmy, a następnie kaskadując poszczególne projekty i ich cele na pomniejsze wydziały i zespoły,
• Określając właścicieli procesów,
• Dokonując transparentnego i jawnego podziału odpowiedzialności,

• Angażując się w pracę zespołów, z pozycji osoby informowanej, doradzającej i chętnej do wykazania wsparcia w razie potrzeby.

Motywowanie pracowników

Nieodłącznym elementem zarządzania personelem przedsiębiorstwa jest jego umiejętne motywowanie. Zadaniem szefa jest wskazanie miejsca w którym znajdują się pracownicy, kierunku w jakim podążają, a następnie ścieżki do osiągnięcia celu. Pamiętaj przy tym, że jako osoba trzymają ster, powinieneś im towarzyszyć w tej podróży.

Jak może wyglądać motywowanie w praktyce:

• Motywacją możesz być Ty sam, jako autorytet i osoba będąca na bieżąco z wszystkimi projektami przedsiębiorstwa. Twoje zaangażowanie może stać się przykładem dla Twoich podopiecznych.
• Pozytywnym dopingiem dla pracowników będzie również wcześniej omówione „przekazanie pieczy”, a także obdarzenie ich zaufaniem. To ważny element w budowaniu kultury organizacji.
• Podnoszenie motywacji może odbywać się również w sposób bardziej narzędziowy, poprzez ustalanie reguł nagradzania. Jednak w tym przypadku dokładnie przemyśl swój plan zanim przedstawisz deklarację pracownikom. W obraniu odpowiedniej strategii pomoże Ci przewodnik „Jak zbudować skuteczny system premiowy w firmie produkcyjnej”
• Pośrednim przedsięwzięciem dla budowania motywacji będzie również odpowiednio dobrany system szkoleń i rozwoju pracowników. Poświęcenie im czasu na rozmowy, zainwestowanie w nabywanie przez nich nowych umiejętności – to zdecydowanie dobry trop.

Pętla gaszenia pożarów

Wpadnięcie w pętlę gaszenia pożarów jest jak świadome pozwolenie na to, aby pochłonęła nas czarna dziura. Tracimy kompletnie kontrolę i nie jesteśmy w stanie przewidzieć co wydarzy się w najbliższej przyszłości. Takie codzienne drobne i większe kryzysy są częstą bolączką przedsiębiorstw, szczególnie tych małych i średnich. Szef wraz z załogą nakładają klapki na oczy i postanawiają zająć się przysłowiową „bieżączką”, zamiast opracować plan, który pozwoli im zapobiegać wystąpieniu ryzyka i przewidywać pewne zjawiska. Jaki idzie z tego wniosek? Odkładanie na później tematu strategii i planów długoterminowych po prostu się nie opłaca. Czasem lepiej jest ponieść porażkę z poziomu mniejszego projektu operacyjnego, niż nie mieć celu działania na przyszłość. Ta decyzja wiąże się w pewnym sensie z wyjściem ze strefy komfortu – jednak nie bez powodu dzisiaj rozmawiamy o wyzwaniach zarządzania firmą.

Opracowanie strategii dla przedsiębiorstwa

Bardzo spójnie z poprzednich punktów możemy przejść właśnie tutaj. Analizując różne płaszczyzny zarządzania przedsiębiorstwem, prawie każda z nich doprowadzi Cię właśnie do klucza jakim jest strategia.

Dlaczego jest ona wyzwaniem? Opracowanie jej wymaga:

• Poświęcenia czasu na pracę koncepcyjną: określenie misji, wizji, kierunków, celu, wartości,
• Integracji i interakcji zespołowej – opracowywana w pojedynkę, nie przyniesie rezultatów,
• Podziału odpowiedzialności – aby każdy z pracowników znał swoje obowiązki, a także aby zapewnić jak najlepszą komunikację między zespołami,
• Zabezpieczenia zasobów,
• Dyscypliny,
• Określenia mierzalnych wskaźników oceny efektywności jej realizacji,
• Rzetelności i zaangażowania w monitorowanie jej realizacji,
• Wykraczania poza utarte schematy i poszukiwania ścieżek rozwoju dla organizacji.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym temacie, zapraszam Cię do zapoznania się z przewodnikiem po zarządzaniu strategicznym „Jak opracować strategię dla firmy produkcyjnej? – Misja, wizja i tworzenie wartości”, w którym rozstrzygniesz najważniejsze kwestie dotyczące opracowywania strategii, jej kaskadowania, doboru odpowiedniego modelu strategicznego, kluczowych aspektów jej monitorowania, a także błędów, których nie należy popełnić.

Poszukiwanie nowych rozwiązań

To ostatni element na naszej liście, który stanowi pewną kompozycję klamrową z pierwszym punktem. Otóż to „kompleks małej firmy” często pośrednio staje się ograniczeniem w poszukiwaniu nowych rozwiązań technologicznych, nowych klientów, rynków zbytu, czy metod zarządzania. A tu właśnie po raz kolejny odsłania się ukryty potencjał mniejszych firm, które mogą narzucić znacznie szybsze tempo wprowadzania zmian oraz wykazać się swoją elastycznością.

Oprócz tego pojawia się jeszcze jedna bariera. Czy jako właściciel lub kierownik firmy nie wydaje Ci się, że „jest dobrze jak jest”?, a może zastanawiałeś się czasem, czy nie zasiedzieliście się miejscu?

Pozostanie przy swoich wieloletnich standardach, bez monitorowania trendów, pozyskiwania nowych klientów oraz wprowadzania zmian, powoduje stagnację. Stanie w miejscu pomoże jedynie firmie, która w danym momencie realizuje strategię przetrwania. W każdym innym przypadku to blokada rozwoju, która powoduje:

• przewagę konkurencji,
• możliwą utratę kontrahentów,
• ponoszenie wyższych kosztów na utrzymanie obecnie wykorzystywanej technologii,
• utratę możliwości pozyskania oszczędności w wyniku wprowadzania usprawnień.

Nikt nie każe Ci dokonywać rewolucji i nagłego przewrotu w funkcjonowaniu organizacji. Miej jednak na uwadze ile znaczy „bycie na bieżąco” w obecnych czasach.

Na samym początku wspomniałam Ci o kwadratach i prostokątach. Oczywiście ten zamysł niesie za sobą konkretną refleksję. Omówiliśmy wspólnie wyzwania jakie niesie za sobą zarządzanie małymi i średnimi firmami. Wyzwaniem dodatkowym – numer 9, jest umiejętne wystrzeganie się pewnych błędów. Niedawno właśnie ten temat został wzięty na tapet z perspektywy najczęstszych problemów, które zdarzają się przy prowadzeniu przedsiębiorstw rodzinnych. W formie kontynuacji analizy kondycji Twojej firmy zapraszam Cię do zapoznania się z tym materiałem, niezależnie czy w strukturze organizacyjnej przejawiają się więzy krwi. Z pewnością znajdziesz w nim sporo elementów, które będą ciekawą konfrontacją dla sytuacji Twojego przedsiębiorstwa.

Jeżeli czujesz, że potrzebujesz wsparcia w dokonaniu analizy kondycji Twojego przedsiębiorstwa, zachęcam Cię do wykonania samodiagnozy. Nie zajmie Ci to dużo czasu, a w zamian za jego poświęcenie, otrzymasz raport z wartościowymi wskazówkami dla Waszej działalności.