Diagram żółwia

Każda firma to zbiór procesów. W pewnym momencie rozwoju firmy konieczne będzie wprowadzenie modelu zarządzania procesowego. W skrócie można powiedzieć, że procesy muszą być zdefiniowane, mierzone i monitorowane oraz optymalizowane.

Jednak czy faktycznie jest to potrzebne?

Wyobraź sobie, że w Dziale Zakupów pracują 4 doświadczone osoby. Nie ma żadnych opisanych procesów i procedur. Wszystko jednak funkcjonuje, można powiedzieć „sprawnie”. Materiały są kupowane i dostarczane w odpowiednie miejsce, a dokumenty trafiają do księgowości. Wszystko załatwia się „na gębę”. W sumie to prosty proces jednak, dlaczego ciągle występują jakieś problemy? Dodatkowo 2 osoby przechodzą na emeryturę i będzie potrzeba zatrudnić nowych pracowników. Czy taki dział będzie funkcjonował dobrze? A jak teraz funkcjonuje, skoro nie jest mierzony? Wiele firm nie wchodzi na drogę zarządzania procesowego, bo są przekonani, że „jakoś to będzie” – raz lepiej, raz gorzej. Ideą podejścia procesowego jest tworzenie procesów zgodnych z wymaganiami wszystkich zainteresowanych stron.

Procesy można opisać na kilka sposobów. My całą wiedzę zebraliśmy w kursie Zarządzanie procesami i wskaźniki KPI. W tym artykule skupimy się na jednym z narzędzi opisujących proces, czyli diagramie żółwia.

Chcesz uzyskać pomoc we wdrożeniu wskaźników KPI w swojej firmie? Sprawdź projekt: Wskaźniki KPI! To projekt, który rozpoczyna się od badania potrzeb, dzięki czemu jest dobrany idealnie do potrzeb Twojej firmy.

Jest to jedno z narzędzi, które umożliwia opisanie procesu, zawierająca kluczowe informacje na jego temat. Przestawia między innymi wszystkie czynniki, które umożliwiają realizację procesu, a także ukazuje jego efekty. Dodatkowo prezentuje pomiary skuteczności i efektywności procesu.

1. „Wejście” – szczegółowe elementy mające bezpośredni wpływ na jakość procesu

Przykłady: materiały do produkcji, półwyroby, oprzyrządowanie, zamówienia klienta, wymagania klientów, narzędzia, dane rynkowe, zapytania ofertowe, forecasty, wymagania prawne, flota samochodowa, lista dostawców, lista pracowników, wyroby gotowe, zapisy z produkcji.

2. „Co” – elementy konieczne do wykonania danego procesu

Przykłady: wyposażenie, narzędzia, maszyny, oprogramowanie, sprzęt pomiarowy.

3. „Jak” – elementy, które dają wskazówki jak wykonać dany proces (procedury, instrukcje, metody)

Przykłady: dokumentacja technologiczna, Flow Chart, Plan kontroli, FMEA, rysek techniczny, wymagania prawne, wymagania BHP, wymagania PPOŻ, procedury SZJ, misja i wizja, cele strategiczne, kodeks pracy.

4. „Kto” – osoby, które są niezbędne do przebiegu procesu.

Przykład: operator, handlowiec, kierownik produkcji, dyrektor, mechanik UR, logistyk, magazynier, prezes, technolog, kontroler jakości, prawnik, księgowy, kadrowa, zakupowiec.

Środek żółwia to opis procesu. Jeżeli opisujemy prosty proces, to można napisać jedno słowo np. cięcie, montaż, spawanie, księgowanie, planowanie produkcji, ofertowanie, zakupy. Natomiast częściej stosuje się proces jako zbiór większej liczby czynności np. sprzedaż, logistyka etc. W tym przypadku warto zapisać kluczowe czynności realizowane w ramach procesu.

1. „Wyjście” – szczegółowe elementy, które są bezpośrednim wynikiem realizacji procesu.
   Przykłady: wyroby gotowe, półwyroby, zapisy z produkcji, braki, odpady, stan magazynowy, oprzyrządowanie, dokumentacja technologiczna, dokumentacja procesu, wyniki audytów, zamówienia zakupowe, oferty, zamówienia.

2. „Kryteria” – informacje na temat sprawności i efektywności procesów, najczęściej utożsamiane ze wskaźnikami KPI (– więcej tutaj https://leanactionplan.pl/kpi/)
   Przykłady: wydajność, pracochłonność, poziom braków, awaryjność, wykorzystanie maszyn, rentowność, koszty, efektywność sprzedaży, wartość sprzedaży, satysfakcja klienta, dostawy na czas, rotacja, absencja, zadowolenie z pracy

Chcesz w łatwy sposób wspierać efektywność w swojej firmie? Sprawdź dedykowaną ku temu aplikację!

Aplikacja wspierająca efektywność – OEE Tools to rozwiązanie, które powala na zwiększenie wydajności w firmach.