Macierz Eisenhowera

6 sposobów na efektywną pracę

Bądź jak prezydent Stanów Zjednoczonych

Absolwent West Point oraz Akademii Sztabu Generalnego w Fort Leavenworth   – amerykańskich uczelni wojskowych

Podporucznik, major, generał brygady, dowódca frontu europejskiego oraz Naczelny Dowódca Alianckich Sił Ekspedycyjnych podczas II wojny światowej.

Zwierzchnik planowanego lądowania w Normandii.

Pierwszy naczelny dowódca połączonych sił zbrojnych NATO.

Macierz eisenhowera - 6 sposobów na efektywną pracę

Tak w dużym skrócie można podsumować 50-letnią karierę wojskową Generała Dwighta Davida Eisenhowera, który doświadczenie zdobywał nie tylko w teorii, ale również w praktyce, żyjąc w czasach trwania obu wojen światowych, dowodząc na Filipinach, w Pearl Harbour, w basenie Morza Śródziemnego, Afryce Północnej, Sycylii oraz Normandii.

Zdobył ponad 70 odznaczeń wojskowych w tym tak znamienite jak:

  • Medal Zwycięstwa I Wojny Światowej (1918) – medal aliancki nadawany uczestnikom I wojny światowej po stronie Ententy
  • Medal Sił Lądowych za Wybitną Służbę (1922, 1943, 1945, 1948, 1952) – trzeci w hierarchii odznaczeń Sił Lądowych Armii Stanów Zjednoczonych zaraz po Medalu Honoru i Krzyżu za Wybitną Służbę
  • Krzyż Srebrny Orderu Virtuti Militari (1944) – najwyższe polskie odznaczenie wojenne, nadawane za wybitne zasługi bojowe
  • Krzyż Wielki Orderu Odrodzenia Polski (1945) – drugie w hierarchii polskie państwowe odznaczenie cywilne zaraz po Orderze Orła Białego
  • Order Krzyża Grunwaldu I klasy (1945) – za czyny bohaterskie w walce zbrojnej z okupantem niemieckim o Wolność i Niepodległość Polski

Czy takie CV nie wystarczy, żeby przejść na zasłużoną emeryturę? Może i tak, ale wojskową – bo gen. „Ike” nie powiedział jeszcze ostatniego słowa i 20 stycznia 1953 objął stanowisko 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych, które pełnił przez kolejne 2 kadencje (łącznie 8 lat).

Człowiek honoru, obowiązku oraz czynu. Swoją konsekwencją pracował na sukces.

Jak to robił?

Wykorzystaj Macierz Eisenhowera do ustalenia priorytetów

Generał Eisenhower doskonale wiedział, że stwierdzenie „nie mam czasu” jest okłamywaniem samego siebie. Wiedział doskonale, że każdy z nas ma dokładnie tyle samo dostępnego czasu w ciągu dnia – 24 godziny – ale każdy z nas inaczej nim dysponuje.

Stwierdzenie – „Nie mam czasu” – jest stwierdzeniem niepełnym. Brakuje dopełnienia na co tego czasu nam brakuje.

Nie mam czasu na:

  • Odpisanie na maila
  • Uprawianie sportu
  • Czytanie książek
  • Zdrowe odżywianie się
  • Powiedz na głos to na co „nie masz czasu”

 

Wtedy mamy pełny obraz tego, co zaniedbujemy, a co chcielibyśmy / powinniśmy zrobić. Mówienie „nie mam czasu na …” świadczy o tym,  że wybraliśmy zagospodarowanie tego czasu na inne aktywności. I nie ma w tym absolutnie nic złego – o ile jest to wybór przemyślany i świadomy. Doba każdego z nas ma 24 godziny i jedyne co możemy robić, to odpowiednio konsumować nasz czas, tak aby kontrolować coraz to większą część otaczającej nas rzeczywistości.

Jak podnieść świadomość na temat wykonywanych przez nas aktywności?

Musimy przyporządkować je do pewnych kryteriów:

  1. Ważne
  2. Nieważne

oraz

  1. Pilne
  2. Niepilne
Lean Action Plan -plan
Pobierz bezpłatny planner

Odróżniaj rzeczy ważne od pilnych

  1. Które zadania są WAŻNE?

Ważne będą krokami do realizacji naszej misji, wizji oraz strategii – zarówno w życiu osobistym, zawodowym, jak i w działaniach naszych firm. Żeby ułatwić sobie odpowiedź na pytanie, co jest dla mnie ważne, warto przelać to na papier.

Przykład 1 – osobisty:

Moją misją jest przekazać wyznawane przeze mnie wartości w środowisku, w którym żyję (rodzina, przyjaciele, społeczność, praca, środowisko) oraz żyć w równowadze:

  • Praca – wykonywać w 100% powierzone obowiązki, współpracować, inspirować, uczyć się od innych oraz samemu przekazywać wiedzę i doświadczenie
  • Dom – dbać o wspólne relacje, wspierać w życiowej drodze, pielęgnować postawy
  • Odpoczynek – dbać o swoje zdrowie fizyczne, psychiczne oraz rozwijać swoje pasje

_

Pomimo pewnych uogólnień mamy tutaj wskazania do rzeczy, które w codziennym życiu będziemy mogli zdefiniować za ważne. Będą one ewoluowały oraz dojrzewały wraz z biegiem czasu, co będzie mogło zostać wyrażone w postaci celów do realizacji w danych okresach życia.

Oczywistym jest, że pomimo tak samo zdefiniowanej misji oraz wizji będą one realizowane w różny sposób przez 25-letniego singla w pierwszej pracy, a 40-letniego ojca 2 dzieci z dużo większym bagażem życiowych doświadczeń.

Przykład 2 – firma – Coca Cola:

Nasza misja

Nasza misja niezmiennie wskazuje nam kierunek, w którym podążamy. Opisuje cel naszej firmy i stanowi punkt odniesienia dla podejmowanych przez nas działań i decyzji.

  • Chcemy dawać światu orzeźwienie.
  • Chcemy inspirować i wywoływać uśmiech szczęścia.
  • Chcemy się wyróżniać poprzez budowanie trwałych wartości.

 

Nasza wizja

Nasza wizja wyznacza ramy działania i kieruje każdym aspektem naszej działalności. Określa i pomaga stopniowo osiągać zrównoważony, jakościowy wzrost.

  • Ludzie: chcemy być wspaniałym miejscem pracy, które inspiruje ludzi do najlepszego wykorzystania swego potencjału.
  • Portfolio produktów: chcemy oferować marki napojów wysokiej jakości, które wyprzedzają i zaspokajają pragnienia i potrzeby ludzi.
  • Partnerzy: chcemy budować trwałe wartości poprzez nieustanne rozwijanie, doskonalenie i utrzymywanie sprawdzonej sieci klientów oraz dostawców.
  • Planeta: chcemy być odpowiedzialną firmą, angażując się w budowanie i wspieranie społeczności lokalnych.
  • Zysk: chcemy maksymalizować długoterminowy zwrot dla naszych udziałowców, działając zarazem w zgodzie z naszymi ogólnymi zobowiązaniami.
  • Wydajność: chcemy być wysoce skuteczną, elastyczną i szybko rozwijającą się organizacją.

Źródło: https://www.coca-cola.pl/poznaj-nas-lepiej/dolacz-do-nas/misja-wizja-i-wartosci [29.12.2019 r.]

_

Pomimo że nie jestem wielkim zwolennikiem produktów oraz działalności Coca Coli, trzeba uczciwie przyznać, że misja oraz wizja firmy w jasny i klarowny sposób przedstawiają to, co jest ważne z jej perspektywy. Na w/w stronie można znaleźć jeszcze wartości, które jak pisze firma „są kompasem dla naszych działań i definiują sposób, w jaki poruszamy się w świecie”.

Dobrze zdefiniowane fundamenty pozwalają oddzielać rzeczy ważne od nieważnych w codziennej pracy.

Proszę się uczyć od Coca Coli 🙂

           2. Jak zidentyfikować rzeczy PILNE?

Z pomocą przy określaniu czy coś jest pilne, czy niepilne przychodzi nam jedno proste pytanie:

„Ile czasu zostało mi do wykonania tego zadania?”

Godzina, dzień, tydzień? Każda odpowiedź może oznaczać pilność w zależności od złożoności zadania.

Naturalną koleją rzeczy jest, że rzeczy z biegiem czasu stają się coraz bardziej pilne, aż do momentu wybicia godziny ich terminu. Wtedy przychodzą konsekwencje – natychmiastowe, lub odroczone w czasie.

Macierz Eisenhowera to graficzna reprezentacja i jasne oddzielenie rzeczy ważnych od pilnych, w taki sposób, aby świadomie podejmować decyzje podczas wykonywania zadań.

Jak pracować z Macierzą Eisenhowera

Przykłady zadań wpisujących się w macierz Eisenhowera:

Ćwiartka 1 – Ważne i pilne – gaszenie pożarów

  • Wiadomość od klienta o reklamacji jakościowej
  • Awaria maszyny o wysokiej krytyczności dla naszego parku maszynowego
  • Absencja kluczowych pracowników
  • Choroby
  • Awaria samochodu
  • Konieczność odwiezienia przyjaciela na dworzec w wyniku spóźnienia

Ćwiartka 2 – Ważne i niepilne – praca z własnymi priorytetami

  • Planowany przegląd maszyny o wysokiej krytyczności dla naszego parku maszynowego
  • Wyszkolenie specjalisty ds. prewencyjnego utrzymania ruchu
  • Wdrożenie nowego standardu obsługi klienta
  • Telefon do babci
  • Przeczytanie książki
  • Trening

Ćwiartka 3 – Nieważne i pilne – praca nad zadaniami innych które nie przynoszą nam bezpośrednich korzyści

  • Telefon z prośbą o przesłanie niezbędnych informacji brakujących do skompletowania wysyłki
  • Rozliczenie rocznego PITa

Ćwiartka 4 – Nieważne i niepilne – prokrastynacja

  • Beznamiętne scrollowanie facebooka
  • Otwieranie „nowych tematów” oraz niedomykanie już otwartych

Pamiętaj, że przyporządkowanie zadań do poszczególnych ćwiartek jest kwestią indywidualną, która zależy od tego, co dla Ciebie ważne. 

Jak pracować z matrycą Eisenhowera?

4 określenia ułożone w formie macierzowej to tylko narzędzie – można wszystko skrupulatnie uzupełnić i dalej tkwić w tej samej sytuacji, twierdząc, że „Na mnie to nie działa…”.

Zrozumienie, a następnie praca z macierzą Eisenhowera jest w stanie przenieść nasze życie osobiste oraz zawodowe na inny poziom.

Czym są rzeczy Ważne i Pilne? – Ćwiartka I

W tej ćwiartce możemy podzielić rzeczy na 2 kategorie:

  • Zdarzenia losowe które ciężko było przewidzieć, a którymi musimy szybko się zająć lub
  • Zadania ważne, które od zawsze miały swój termin wykonania, z którym nigdy nie było nam po drodze – te zadania nie były pilne, aż do dziś

Na zdarzenia losowe ciężko się przygotować – osłabienie chorobowe dopada każdego z nas, każdy z nas również może złapać gumę w trasie – jednak zdrowy tryb życia, aktywność fizyczna, dobre odżywianie się mogą zmniejszyć ryzyko zachorowania, tak jak koło zapasowe, komplet dobrych narzędzi do jego wymiany, latarka oraz odblaski pomogą nam sprawnie wymienić koło w trasie nawet w środku nocy.

Zadania ważne zaplanowane dawno temu, których termin ważności zbliża się nieubłaganie nie pojawiają się znienacka. Sami ciężko na nie pracujemy: natłokiem innych obowiązków, złym planowaniem lub prokrastynacją. Z początku umieściliśmy je w 2 ćwiartce, bo są dla nas ważne, a nie były pilne.

Zaplanuj przeniesienie możliwie wszystkich rzeczy występujących w tej ćwiartce do ćwiartki II i sukcesywnie pilnuj ich realizacji.

Ważne i niepilne – Ćwiartka II

To właśnie te zadania które są dla nas ważne, a których termin jest odległy – lub terminu w ogóle nie ma.

  • Kto niby ma Cię zmusić, żebyś przeczytał w końcu te wszystkie książki które nakupiłeś z nadzieją, że pomogą Ci w rozwoju kariery, a tymczasem kurzą się na półce?
  • Kto wypchnie Cię z domu w grudniowy poranek żeby pobiegać z psem przy -5 st. Celsjusza, lub rzucić karimatę na dywan i poruszać się w inny sposób, zamiast odpalać kolejny sezon serialu na Netflixie?
  • Komu zlecisz odwiedziny u mamy, taty, babci lub dziadka, którzy czasem zrzędzą, mają braki pamięci i mylą Cię z kimś innym?

Przecież w tym czasie można zrobić tak wiele różnych innych rzeczy! Czy powyższe kiedykolwiek staną się w ogóle pilne? Chyba tylko w sytuacji podbramkowej, kiedy w Twojej pracy pojawią się młodzi, ambitni, chętni na Twoje stanowisko, kiedy odbierzesz wyniki okresowych badań od kardiologa, lub Twoi bliscy będą na Ciebie czekać, ale w szpitalnym łóżku.

To zadania w zgodzie z naszymi wartościami, te które są dla nas naprawdę ważne. Kto ma nadać im bieg, jak nie Ty sam?

Nieważne i pilne – Ćwiartka III

Ta ćwiartka zawiera w sobie działania, które często są ważne, ale dla kogoś innego. Jeśli jakiekolwiek zadanie zaczyna się od „powinienem”, to jasny sygnał, że masz wątpliwości, czy to zadanie jest ważne z Twojej perspektywy.

Jeśli nie wiesz co jest dla Ciebie ważne, zawsze będziesz wykonywał zadania, które są ważne dla kogoś innego.

Nieważne i niepilne – Ćwiartka IV

Za każdym razem kiedy spoglądasz na zegarek, scrollujesz beznamiętnie Facebooka, sięgasz do kieszeni po telefon sprawdzić czy nie przyszły nowe powiadomienia lub  maile, albo zaczynasz swój dzień w pracy od rozwiązywania trywialnych problemów zegar tyka…

Czas, twoja najcenniejsza waluta zostaje ulokowana w miejscu w którym nie ma możliwości zaprocentować – czy to jest jej miejsce?

Ćwiartka III oraz IV – to z założenia rzeczy dla Ciebie nieważne. Czy powinny w ogóle mieć miejsce w Twoim kalendarzu?

6 sposobów na efektywną pracę w oparciu o Macierz Eisenhowera

  1. Zdefiniuj rzeczy dla siebie WAŻNE – to podstawowy krok do tego, aby mieć możliwość oceny zadań do wykonania i przypisania ich do odpowiedniej ćwiartki
  2. Umieszczaj rzeczy ważne jako pierwsze na liście rzeczy – pamiętaj, że układanie kamieni w słoju należy zacząć od tych największych, a dopiero z biegiem czasu dosypywać coraz mniejsze, aby w jak największym stopniu wypełnić cały słój. Jeśli to możliwe – wykonaj je jak najszybciej.
  3. Usuwaj wszystkie zbędne i bezproduktywne czynności – zastanów się 2 razy nad tym, czy to, czym się zajmujesz, wpisuje się w definicje rzeczy ważnych i przybliża Cię do realizacji planu – jeśli nie, zrezygnuj z tego

„Przygotowując się do bitwy, zawsze orientowałem się, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne.” – Dwight Eisenhower

  1. Planuj krótsze terminy realizacji, aby móc częściej wyciągać wnioski – kwartał, miesiąc tydzień – pozwolą Ci one realnie spojrzeć na swoje działania oraz bardziej się motywować. Kieruj się zasadą Davida Allena i przy złożonych projektach zadawaj sobie pytanie „Jaki jest najbliższy krok do wykonania, który przybliży mnie do realizacji celu?”
  2. Standaryzuj pracę – pozwoli to szybciej reagować na zdarzenia nagłe, które trafią do II ćwiartki oraz z biegiem czasu je automatyzować przechodząc do działania głównie w ćwiartce II
  3. Deleguj zadania lub zlecaj je na zewnątrz – nie wszystko musisz wykonywać samodzielnie. Zwiększaj kompetencje swojego zespołu, dziel się obowiązkami z innymi.

A Ty, w jaki sposób pracujesz z macierzą Eisenhowera? Podziel się ciekawymi przykładami na pgolonka@leanactionplan.pl

Chcesz otrzymać więcej wartościowych informacji?

Pokażemy Ci, jak pracować mądrzej, a nie więcej. 


    Będąc w newsletterze otrzymujesz: bezpłatny dostęp do poradników, gotowych arkuszy do wykorzystania w pracy, zaproszenia na webinary, informacje o premierach kursów i aktualnie obowiązujących zniżkach. Zapisz się i przekonaj.

    Related Post

    2021-05-26T13:28:16+01:00

    Macierz Eisenhowera

    napisano przez: Magdalena Kołodziejczak Do przeczytania w 13 min
    0