Diagram żółwia

Narzędzie do opisywania procesów

Każda firma to zbiór procesów. W pewnym momencie rozwoju firmy konieczne będzie wprowadzenie modelu zarządzania procesowego. W skrócie można powiedzieć, że procesy muszą być zdefiniowane, mierzone i monitorowane oraz optymalizowane.

Jednak czy faktycznie jest to potrzebne?

Jak zrobić diagram żółtwia

“Jakoś to będzie”

Wyobraź sobie, że w Dziale Zakupów pracują 4 doświadczone osoby. Nie ma żadnych opisanych procesów i procedur. Wszystko jednak funkcjonuje, można powiedzieć „sprawnie”. Materiały są kupowane i dostarczane w odpowiednie miejsce, a dokumenty trafiają do księgowości. Wszystko załatwia się „na gębę”. W sumie to prosty proces jednak, dlaczego ciągle występują jakieś problemy? Dodatkowo 2 osoby przechodzą na emeryturę i będzie potrzeba zatrudnić nowych pracowników. Czy taki dział będzie funkcjonował dobrze? A jak teraz funkcjonuje, skoro nie jest mierzony? Wiele firm nie wchodzi na drogę zarządzania procesowego, bo są przekonani, że „jakoś to będzie” – raz lepiej, raz gorzej. Ideą podejścia procesowego jest tworzenie procesów zgodnych z wymaganiami wszystkich zainteresowanych stron.

Jak opisywać procesy?

Procesy można opisać na kilka sposobów. My całą wiedzę zebraliśmy w kursie Zarządzanie procesami i wskaźniki KPI. W tym artykule skupimy się na jednym z narzędzi opisujących proces, czyli diagramie żółwia.

Szkolenie Online
Zarządzanie procesami i wskaźniki KPI

Jak poprawnie definiować procesy?
W jaki sposób określić wpływ i dojrzałość procesów?
  Jak określić właścicieli procesów i nadzorować działania?

Zarządzanie Procesami i wskaźniki KPI - kursy online
Zobacz szkolenie

Co to jest Diagram Żółwia?

Jest to jedno z narzędzi, które umożliwia opisanie procesu, zawierająca kluczowe informacje na jego temat. Przestawia między innymi wszystkie czynniki, które umożliwiają realizację procesu, a także ukazuje jego efekty. Dodatkowo prezentuje pomiary skuteczności i efektywności procesu.

Jak wygląda diagram żółwia

CZĘŚĆ PIERWSZA: Elementy “wchodzące do żółwia” (procesu)

  1. „Wejście” – szczegółowe elementy mające bezpośredni wpływ na jakość procesu

Przykłady: materiały do produkcji, półwyroby, oprzyrządowanie, zamówienia klienta, wymagania klientów, narzędzia, dane rynkowe, zapytania ofertowe, forecasty, wymagania prawne, flota samochodowa, lista dostawców, lista pracowników, wyroby gotowe, zapisy z produkcji.

  1. „Co” – elementy konieczne do wykonania danego procesu

Przykłady: wyposażenie, narzędzia, maszyny, oprogramowanie, sprzęt pomiarowy.

  1. „Jak” – elementy, które dają wskazówki jak wykonać dany proces (procedury, instrukcje, metody)

Przykłady: dokumentacja technologiczna, Flow Chart, Plan kontroli, FMEA, rysek techniczny, wymagania prawne, wymagania BHP, wymagania PPOŻ, procedury SZJ, misja i wizja, cele strategiczne, kodeks pracy.

  1. „Kto” – osoby, które są niezbędne do przebiegu procesu.

Przykład: operator, handlowiec, kierownik produkcji, dyrektor, mechanik UR, logistyk, magazynier, prezes, technolog, kontroler jakości, prawnik, księgowy, kadrowa, zakupowiec.

CZĘŚĆ DRUGA: Proces

Środek żółwia to opis procesu. Jeżeli opisujemy prosty proces, to można napisać jedno słowo np. cięcie, montaż, spawanie, księgowanie, planowanie produkcji, ofertowanie, zakupy. Natomiast częściej stosuje się proces jako zbiór większej liczby czynności np. sprzedaż, logistyka etc. W tym przypadku warto zapisać kluczowe czynności realizowane w ramach procesu.

CZĘŚĆ TRZECIA: Elementy “wychodzące z żółwia”

  1. „Wyjście” – szczegółowe elementy, które są bezpośrednim wynikiem realizacji procesu.
    Przykłady: wyroby gotowe, półwyroby, zapisy z produkcji, braki, odpady, stan magazynowy, oprzyrządowanie, dokumentacja technologiczna, dokumentacja procesu, wyniki audytów, zamówienia zakupowe, oferty, zamówienia.
  1. „Kryteria” – informacje na temat sprawności i efektywności procesów, najczęściej utożsamiane ze wskaźnikami KPI (– więcej tutaj https://leanactionplan.pl/kpi/)
    Przykłady: wydajność, pracochłonność, poziom braków, awaryjność, wykorzystanie maszyn, rentowność, koszty, efektywność sprzedaży, wartość sprzedaży, satysfakcja klienta, dostawy na czas, rotacja, absencja, zadowolenie z pracy

Przykład diagramu żółwia – procesy produkcyjne

Diagram żółwia opisujący proces produkcji (jak zrobić)

Przykład diagramu żółwia – procesy biurowe

Jeśli chcesz być na bieżąco z najnowszymi artykułami, kursami online, promocjami i wydarzeniami – zapisz się do newslettera.

     ZOBACZ WIĘCEJ:

2020-04-27T15:55:15+00:00
12

Diagram żółwia

napisano przez: Magdalena Kołodziejczak Do przeczytania w 8 min
0