Jak dobrze wykorzystać budżet szkoleniowy na koniec roku?

Dyrektorze, Kierowniku! Wielkimi krokami zbliża się koniec roku, a Ty zastanawiasz się jak dobrze wykorzystać budżet szkoleniowy w ostatnim miesiącu? Historia zatoczyła znowu koło, ponieważ tak jak w zeszłym roku, plany rozminęły się w czasie? Mam dla Ciebie dobrą informację, ponieważ wcale nie jest za późno. Trzeba jednak zabrać się do tej sprawy z głową.

1. Problem budżetu rozwojowego
2. Badanie potrzeb szkoleniowych
3. Na co rozdysponować budżet szkoleniowy?
4. Jak dobrać szkolenia aby przynosiły rezultaty?
5. Jak wykorzystać budżet szkoleniowy?

Problem budżetu rozwojowego

Zanim przejdziesz do konkretnych wyborów, powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka pytań. To one będą kluczem w rozwiązaniu zagwostki. Warto by było przecież zrobić to z rozsądkiem, a nie dla świętego spokoju.

• Po pierwsze zastanów się czy po prostu chcesz wydać pieniądze z budżetu, czy faktycznie nauczyć czegoś swoich ludzi?
• Po drugie zrezygnuj z wariantu „pustych” kwalifikacji, tylko postaw na konkretne, rzetelnie nabyte kompetencje swojego zespołu.
• Po trzecie, nie daj się zwieść i miej na uwadze jakie rezultaty mają przynieść zorganizowane szkolenia.

Skoro w Twojej firmie został ustalony budżet szkoleniowy oznacza to, że zdajecie sobie sprawę z tego jak duży wpływ ma nabywanie nowej wiedzy oraz doświadczenia. Jest to element podnoszący kompetencje pracownika, który wpływa również na jego osobistą potrzebę rozwoju oraz samorealizacji, a co za tym idzie może przyczynić się do podniesienia efektywności pracy oraz większej motywacji. Niezaprzeczalnie jest to również wartością dla przedsiębiorstwa.

Badanie potrzeb szkoleniowych

Na samym początku zadałam Ci pytanie czy chcesz po prostu wydać pieniądze z budżetu, czy zadbać o rozwój pracowników. Niezależnie którą alternatywę rozdysponowania środków wybierzesz, powinieneś dokonać podstawowego badania potrzeb. Odpowiedz na pytania:

• Kim będą uczestnicy szkolenia?
• Jaki jest cel szkolenia?
• Jakie masz oczekiwania wobec uczestników szkolenia po jego zakończeniu?
• Jakie rezultaty ma ono przynieść?
• Czy jako firma macie doświadczenie z danym tematem?
• Czy uczestnicy szkolenia mają doświadczenie z wybranym tematem?

Zbierając te informacje będziesz w stanie odpowiednio dopasować rozwiązania do możliwości oraz preferencji pracowników, a także potrzeb firmy. To nie powinno być Twoje subiektywne wrażenie, a przemyślana decyzja. Dodam również, że jeżeli nie jesteś w stanie udzielić odpowiedzi na pierwsze cztery pytania, lepiej nie organizuj szkolenia w ogóle. W tym przypadku zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie przeniesienie dostępnych środków na inny cel, możesz kupić pracownikom prezenty na koniec roku lub przeznaczyć część pieniędzy na zbiórkę charytatywną. Wtedy będziesz mieć pewność, że to słuszna inwestycja.

Jeżeli natomiast nie jesteś pewien czy uporządkowałeś wystarczająco niezbędne założenia, a zależy Ci na organizacji warsztatów zapraszam Cię do pochylenia się nad przewodnikiem – Na co zwrócić uwagę przy wyborze szkoleń lean?

Na co rozdysponować budżet szkoleniowy?

Niezależnie od tego czy budżet ma swoje składowe – osobowe, dotyczące działów, czy odnosi się całej organizacji masz możliwość wyboru kilku wariantów. Decyzji dokonaj jednak tylko i wyłącznie w oparciu o plan. Jeżeli go nie masz, zarzuć tę inicjatywę od razu.

Szkolenie online

Opisując tę alternatywę mam na myśli kursy oraz szkolenia, które znajdują się na różnych platformach edukacyjnych.

• Taka forma pozwala zwykle na odtworzenie materiałów na wielu rodzajach nośników, na komputerze stacjonarnym w pracy, laptopie w domu, czy nawet na telefonie.

• Co więcej z otrzymanych zasobów można korzystać w dowolnym momencie. Daje to większą elastyczność, nie wymusza rezerwacji terminów, czy organizowania specjalnych warunków szkoleniowych.

• Oprócz tego niejednokrotnie użytkownik otrzymuje dożywotni dostęp do wiedzy, co umożliwia stopniową realizację zakresu tematycznego, a zarazem powrót do przerobionego materiału, czy nauki po jakimś czasie.

• Tego typu szkolenia online mogą być realizowane na pomocą nagrań wideo, prezentacji tekstowych lub prezentacji poszerzonych o wersję audio i często na tym się nie kończy realizacja ścieżki rozwojowej. Twórcy taki kursów często decydują się również na organizację mastermindów, wspólnych grup na kanałach społecznościowych, czy możliwość udziału w indywidualnych konsultacjach.

Taki system oprócz zalet, ma również kilka wad.

• Nie każda platforma posiada aktywne zapisy przez cały rok. Dosyć popularnym zagraniem jest cykliczna, akcyjna sprzedaż dostępów. Co oznacza, że nie zawsze na koniec roku będziesz miał, aż taki wybór jak na przykład w innym miesiącu.

• Kolejną kwestią jest możliwość podpięcia całego zespołu pod ścieżkę edukacyjną online. Oczywiście to zależy od perspektywy z jakiej popatrzymy na tę sprawę, jednak gdy masz przed sobą liczny dział, bądź nawet kilka działów, możliwość zarządzania wiedzą z poziomu zespołu byłaby dla Ciebie prostsza i bardziej przystępna.

• Na koniec jeszcze jedna rzecz – motywacja. Otóż to po otrzymaniu dostępu do szkolenia, które figuruje na platformie dożywotnio, a także nie domaga się cyklicznego, ustalonego w harmonogramie przechodzenia przez etapy, pracownik może stracić zapał i chęć do konsekwentnego realizowania materiałów.

Książki

To wariant uzupełniający, który również wpisuje się w poszerzanie kompetencji pracowników. Możesz zdecydować się na wykupienie voucherów w księgarniach lub samodzielne dobranie odpowiednich pozycji książkowych. Jeżeli zastanawiasz się, która z lektur może być połączeniem przyjemnego z pożytecznym, zachęcam Cię do zapoznania się z tymi propozycjami:

http://www.mtbiznes.pl/

https://lean.org.pl/ksiazki-lean/

https://leanactionplan.pl/biblioteka-leanowca/

https://leanbooks.pl/

Szkolenie otwarte

Choć ostatnimi czasy sytuacja w związku z organizacją tego typu szkoleń zmienia się dynamicznie ze względu na istniejące restrykcje w dobie pandemii, jest to naprawdę bardzo dobry pomysł, aby umieścić taką pozycję w budżecie szkoleniowym. Takie przedsięwzięcia umożliwiają nie tylko nabycie wiedzy od specjalisty, ale również wymianę doświadczeń z przedstawicielami innych firm, czy branż. Co więcej, szkolenia otwarte również mogą odbywać się w trybie zdalnym, online. Pytanie jak zdążyć z wydatkowaniem budżetu szkoleniowego w takim przypadku? Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tym momencie zabukować plany na realizację inicjatywy w przyszłym roku. Ma to w sobie korzyść, ponieważ staje się mobilizujące i wiążące w harmonogramie.

Szkolenie zamknięte

Szkolenia zamknięte oraz kursy online, to tak naprawdę najlepsza ścieżka rozdysponowania środków z budżetu na koniec roku. Umówienie zamkniętych warsztatów wiąże się z możliwością indywidualnego dostosowania etapu rozliczenia, a także harmonogramu i zakresu zajęć dla zespołu. Co więcej taka forma umożliwia precyzyjne dostosowanie się do potrzeb grupy docelowej, a tym samym przynosi wymierne rezultaty.

Jak dobrać szkolenia aby przynosiły rezultaty?

Po czym będziesz wiedział, że dobrze wykorzystałeś budżet szkoleniowy? Nie chodzi tutaj tylko o słuszność wyboru, ale również o jego dalszą miarę. Ważne, abyś określone wcześniej oczekiwania i plany mógł odpowiednio skonfrontować. To jakie rezultaty zobaczysz po upływie czasu, będzie odpowiedzią na pytanie czy to była dobra inwestycja.

Jak już widzisz faktycznej oceny dokonasz w perspektywie długoterminowej. Warto jednak, abyś wiedział, że już na samym początku możesz mieć wpływ na zaangażowanie pracowników i osiągnięcie celu. Twoje decyzje oraz postawa będą odgrywały kluczową rolę w powodzeniu przedsięwzięcia.

Ze szkoleniem, jest jak z pójściem do dietetyka.

Doradzi, ułoży plan żywieniowy, ale i tak całą robotę zostawi na Twoich barkach… Ze szkoleniami jest podobnie. Pamiętaj, że trener / szkoleniowiec dostarczy Ci wiedzę, narzędzia, rozwinie umiejętności ludzi oraz wpłynie na ich postawę, ale to od Was zależy, czy z tego coś wyniknie. Jak zatem o to zadbać? Przedstawiam Ci 8 sposobów aby szkolenia lean przyniosły rezultaty na produkcji.

Jeśli zależy Ci na skutecznych szkoleniach, po krótce przedstawię Ci na co powinieneś zwrócić uwagę:

• Nie tylko Ty, ale również firma szkoleniowa powinna przeprowadzić badanie potrzeb,

• Najlepszą okazją do opracowania szkolenia szytego na miarę jest organizacja spotkania inicjującego, które pozwoli Trenerowi poznać środowisko i oczekiwania, gdzie dopiero na tej podstawie zostanie wypracowany szczegółowy program,

• Najbardziej przystępną formą zajęć są warsztaty, łączą elementy praktyki, przydatnych case studies, a także nakłaniają do interakcji i współpracy między uczestnikami,

• Warunki i okoliczności przeprowadzonych spotkań również mają znaczenie (zapowiedzenie celu szkolenia, wielkość pomieszczenia w którym się ono odbędzie, odpowiednia ilość przerw, pozytywna atmosfera),

• Ewaluacja, zbieranie feedbacku, a także wprowadzanie i monitorowanie działań po szkoleniu, to również elementy, o których nie możesz zapomnieć i w których powinieneś uczestniczyć. Piszę o tym celowo w tym miejscu, ponieważ po budżecie szkoleniowym na ten rok, zapewne przyjdzie kontynuacja na kolejne lata. Jeżeli zależy Ci na rezultatach, powinieneś być częścią kultury dyscypliny i doskonalenia.

Jak pewnie dobrze już wiesz, sprawa, która z pozoru wydaje się tak prosta, jest tak naprawdę czasochłonnym przedsięwzięciem. Nie zmienia to jednak faktu, że nawet pod koniec roku warto jest poświęcić czas na przyszły, długofalowy rozwój pracowników, a także całego przedsiębiorstwa. Dlatego mam jeszcze dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek.

Jak wykorzystać budżet szkoleniowy?

• Jak mniej więcej rozkładają się ceny poszczególnych alternatyw, które omawialiśmy:

  • Szkolenie online – zależnie od tematu, obszerności zakresu materiałów, formy przygotowania, a także pozostałych udogodnień, cena waha się nawet od 79 zł – ok 2000 zł brutto, gdzie bardzo dobrej jakości materiały można już dostać w cenie ok 200 zł za jedno szkolenie lub ok 500 zł za dostęp do pakietu.

  • Książka – za 1 sensowną lekturę zapłacisz średnio koło 50 zł brutto, gdzie ceny potrafią wahać się od 29 zł do nawet 119 zł,

  • Szkolenie otwarte – tutaj cenę dostaniesz w przeliczeniu na jednego uczestnika i będzie ona oscylować w przedziale 300 zł – 5 000 zł brutto,

  • Szkolenie zamknięte – raczej przeliczane jest za ilość dni szkoleniowych (1-3 spotkań), gdzie za każdy z nich firma szkoleniowa może sobie życzyć między 3 000 zł – 10 000 zł brutto,

I pewnie teraz spytasz co Ci da wiedza na temat cen skoro mają tak rozjechane widełki? Otóż to daje Ci to pogląd jak i czy w ogóle możesz wpasować te elementy do swojego budżetu. Załóżmy więc kilka scenariuszy. Szacujesz rozdysponowanie środków według kryterium:

Celu:

• Jeśli jest on ogólny, rozwojowy – możesz postawić na kursy online oraz książki,

• Jeśli jest konkretny, jasno sprecyzowany – najlepiej sprawdzi się szkolenie zamknięte w firmie lub tematyczne szkolenie otwarte,

Ilości osób:

• Jeżeli są to pojedyncze osoby – możesz wysłać je jako indywidualnych uczestników szkolenia otwartego,

• Jeżeli masz grupę liczącą 10 osób – zdecyduj się na organizację szkolenia zamkniętego,

• Jeżeli Twoja grupa liczy 100 osób – możesz zorganizować kilka tematycznych szkoleń zamkniętych lub zapewnić pracownikom dostęp do szkoleń online,

Wysokości budżetu i ilość osób:

• Jeżeli masz do dyspozycji 10 000 zł i 15 – 20 osób – możesz zaaranżować np.: 1 szkolenie zamknięte i dostęp do wybranego kursu online dla każdego pracownika lub pakiet zespołowy na platformie edukacyjnej,

• Jeżeli masz do dyspozycji 5 000 zł i skład osobowy liczy do 10 osób – możesz sprezentować pracownikom dostęp do pakietu szkoleń online oraz książkę dla każdego z nich, bądź oddelegować część z nich z wejściówką na tematyczne szkolenie otwarte, a pozostałym zapewnić dedykowane szkolenie zamknięte.

Kilka alternatyw, różne kryteria, jeszcze więcej wariacji na ten temat. Ale mam nadzieję, że teraz jesteś bardziej przekonany, że możesz poradzić sobie ze sprawą budżetu szkoleniowego nawet pod koniec roku. Powodzenia!