Na co zwrócić uwagę przy wyborze szkoleń Lean?

Czy szkolenie może być szyte na miarę? Wyobraź sobie, że zapisujesz siebie lub zespół do udziału w takim przedsięwzięciu. Czy Twoje myśli lawirują po idyllicznych wizjach, że otrzymasz gotowy klucz do sukcesu lub tajny składnik prowadzący do ekspansji biznesu? Zejdź na ziemię. Ale jednocześnie przekonaj się ile wartości może Ci przynieść dobrze dopasowane spotkanie. Na początku powiem Ci o elementarnych czynnikach na, które powinieneś zwrócić uwagę.

Spis treści:

1. Jakie są oczekiwane rezultaty po warsztatach?
2. Czy forma warsztatów oraz trener mają wpływ na późniejsze rezultaty?
3. Jak przygotować dobry program warsztatów?
4. Jak powinna przebiegać realizacja warsztatów?
5. Warsztaty Lean – przykład
6. P – D – C – A

Jakie są oczekiwane rezultaty po warsztatach?

Jeżeli jesteś Kierownikiem, Menadżerem, Właścicielem, Dyrektorem i zamierzasz wysłać swoją grupę na szkolenie z zakresu Lean Management, bądź dotyczy się to budowania Twoich umiejętności, zacznij od zdefiniowania oczekiwań. Wybór motywu przewodniego nie powinien wynikać z pobudek emocjonalnych lub niepotwierdzonych rzeczowo przypuszczeń. Podczas selekcji postaraj kierować się rzeczywistą potrzebą. Zadaj kilka pytań odnośnie zakresu:

• Czy program szkolenia jest jasno sprecyzowany? Czy odnosi się wdrożenia poszczególnego narzędzia lub metody w ramach którego widzisz potrzeby rozwojowe, czy ma na celu holistyczne wprowadzenie do metodyki?
• Jakiej grupie docelowej dedykowane jest szkolenie? Czy wiąże się to z konkretną grupą stanowisk, a może poziomem zaawansowania?
• Jakie kompetencje poszerzy omawiany materiał?
• Jakie rezultaty przyniesie ono dla zespołu?
• Jak szkolenie rozkłada się w czasie oraz budżecie?

Jeżeli powiesz A, wypowiedz również B. Znając oczekiwania, zastanów się, czy i w jaki sposób będziesz w stanie sprawdzić czy przerodzą się one w faktyczne rezultaty. To naprawdę trudne. Dosyć często przed szkoleniem poznajemy korzyści jakie może ono przynieść. Pierwszy zapał po spotkaniu jest również intensywny. Jednak później pył entuzjazmu rozwiewa się w codziennym rytmie pracy. Właśnie dlatego na początku, przy doborze szkolenia, w tym miejscu zrób pauzę. Postaraj się określić potencjalne punkty weryfikacji, skonfrontuj oczekiwania z zakresem, a także późniejszym monitorowaniem efektywności utrzymania rezultatów.

Czy forma warsztatów oraz trener mają wpływ na późniejsze rezultaty?

Mając na celu pozyskanie możliwie jak największej dawki nowej wiedzy oraz doświadczenia, zwróć również uwagę na to kim jest osoba prowadząca, a także, czy do Twojej dyspozycji znajduje się opis sposobu prowadzenia szkolenia. To naprawdę bardzo ważne i bezpośrednio przekłada się na jakość. Suchy wykład, oparty na monologu z niewielką ilością praktycznych przykładów może zakończyć się edukacyjnym fiaskiem. Szkolenie z zakresu Lean Manufacturing powinien prowadzić praktyk, specjalista w swojej dziedzinie. Stoisz wtedy na stabilnym gruncie i możesz mieć pewność, że opisany wcześniej program szkolenia będzie opierał się nie tylko o zaplecze merytoryczne, ale także bogaty zasób case study i twórczą interakcję między członkami spotkania. Uwaga! Trener jest prawdziwym ekspertem, jeżeli uprzednio zbada Twoje potrzeby i dostosuje formę prowadzenia zajęć. Dopasuje przy tym zestaw ćwiczeń, elastycznie „nastroi się” na Wasze warunki i specyfikę procesów, a także wykaże umiejętności zarządzania zespołem.

Pamiętaj przy tym, że osoba prowadząca to też człowiek, tak jak i Ty oraz członkowie zespołu. Razem przeżywacie emocje czy różne stany koncentracji. Dlaczego teraz o tym piszę? Chcąc wysokiej jakości szkolenia, kultywuj formę Savoir-Vivre: nie przerywaj w trakcie zdania, nie przekrzykuj, a także…w przypadku organizacji szkoleń zespołowych przemyśl dokładnie ile osób powinno znajdować się na tym spotkaniu, a także jaka będzie dynamika współpracy w tak dobranym składzie.

W tym miejscu warto też wspomnieć o formule prowadzenia spotkania. Choć poniekąd zaaranżowane przedsięwzięcie można cały czas nazywać szkoleniem, niekiedy należałoby wręcz podkreślić jego warsztatowy charakter. Stąd też weryfikując postawę trenera, miej na uwadze również finalne oczekiwanie odnośnie kompozycji spotkania – czy ma być to wykładowe szkolenie z praktykiem, czy może interaktywny warsztat? Ktoś może powie, że to tylko semantyka, jednak w rzeczywistym obrazie realizacji posiada odmienny wydźwięk. Jeżeli chcesz, aby Twój zespół wyniósł jak najwięcej wiedzy oraz dobrych praktyk lub tyczy się to Twoich indywidualnych potrzeb rozwojowych – zdecydowanie postaw na tą drugą formę zajęć.

Jak przygotować dobry program warsztatów?

Szkolenie szyte na miarę może znajdować się w dotychczas funkcjonujących scenariuszach programów, jednak jak sama nazwa wskazuje, wymaga odpowiedniego dopasowania do potrzeb klienta. Może też być opracowane od podszewki – zaczynając od wnikliwego badania oczekiwania, poprzez przeprowadzenie dedykowanego spotkania.

W praktyce najlepszą formą na wypracowanie owocnej współpracy jest aranżacja spotkania inicjującego, które można potraktować jako dzień wstępny lub zerowy w harmonogramie szkolenia. W tym czasie na tapetę brane są takie czynności jak:

• szczegółowy wywiad metodyczny określający kierunek rozwoju i precyzujący zagadnienia do omówienia – w tym etapie Trener pomoże powiązać Twoje potrzeby z biznesem, a także rozstrzygnąć czy cel warsztatów ma rozwiązać konkretny Case, opierać się o pracę nad umiejętnościami natury miękkiej (brak zaangażowania pracowników, problemy komunikacyjne), czy odnosić się konkretnych narzędzi (mapowanie procesów (usługowych lub produkcyjnych), SMED, organizacja miejsca pracy w oparciu o 5S, Kaizen itd.),
• ankieta dla uczestników weryfikująca indywidualne kompetencje oraz potrzeby,
• doprecyzowanie planu szkolenia z uwzględnieniem harmonogramu (1, 2 lub więcej dni) podzielonego na moduły,
• rozpoznanie i poglądowa analiza procesów oraz zasad ich funkcjonowania w organizacji,
• rozmowa ukierunkowana na identyfikację występujących problemów w przedsiębiorstwie i szans ich rozwiązania, poprzez szkolenie przygotowujące do wdrożenia działań naprawczych, zapobiegających i usprawniających.

Ogół informacji oraz wstępne ustalenia pomogą Trenerowi dobrać program warsztatów w taki sposób, aby w trakcie ich realizacji zaproponować Ci rozwiązanie dla istniejącego problemu biznesowego.

Jeżeli chcesz zaczerpnąć jak najwięcej wiedzy oraz sprawdzonych praktyk ze szkolenia, zanim firma przeprowadzi z Tobą (Wami) wstępne badanie, spróbuj wykonać podobną wersję również wewnętrznie, w gronie zespołu. Wielokrotnie w przedsiębiorstwach występuje nie tylko jeden newralgiczny obszar, wręcz przeciwnie jest ich kilka. Stąd wynikiem takiego rozpoznania powinna być priorytetyzacja projektów oraz ich logiczne uporządkowanie. Nie od razu rozwiązaniem na utrapienia organizacyjne będzie szkolenie z zarządzania strategicznego. Bardzo możliwe jednak, że jeżeli rozpracujecie zasady tworzenia grup produktowych, a także poznacie sposoby na upłynnienie przepływu poprzez eliminację wąskich gardeł, wypracowane rezultaty przemówią same za siebie. Pamiętaj przy tym, że mając na spotkaniu organizacyjnym u boku doświadczonego trenera Lean, wspólnie możecie uporządkować hierarchię oraz logiczny tok edukacji.

Jak powinna przebiegać realizacja warsztatów?

Przeprowadzenie szkolenia ukierunkowanego na rozwiązanie konkretnego case’u, bądź z wybranej metody, czy narzędzia Lean Manufacturing ma doprowadzić do osiągnięcia określonych celów. Należą do nich m.in.:

• Ugruntowanie i poszerzenie wiedzy (aspekt merytoryczny),
• Przekazanie sprawdzonych praktyk wdrożenia (aspekt doświadczenia),
• Naprowadzenia na ogólną misję eliminacji marnotrawstwa (element dalekosiężnej koncepcji organizacji),
• Wskazanie istoty ciągłego doskonalenia,
• Budowanie umiejętności miękkich oraz interpersonalnych (aspekt zarządzania
  dyscypliny i kultury pracy).

Rezultaty te wypracowywane są u uczestników poprzez realizację materiałów w oparciu o wstępną diagnozę (z dnia „0”), prowadzone gry oraz symulacje, które ułatwiają przyswajanie wiedzy oraz pobudzają kreatywność, a także poprzez indywidualne zadania domowe, nakłaniające do refleksji. Elementem dającym dodatkowe poczucie satysfakcji, są również certyfikaty potwierdzające ukończenie szkolenia.

Zanim jednak spoczniemy na laurach i nagrodach za udział w projekcie rozwijania kompetencji, należy na chwilę pochylić się nad interaktywną formą nowych modeli nauczania. To właśnie symulacje procesów, a także ćwiczenia imitujące rzeczywistą sytuację w organizacji pozwalają na zrozumienie pewnych zależności i przyswojenie cennych praktyk, które następnie można zastosować bezpośrednio w procesie. Taka forma zajęć dostosowana jest odpowiednio do specyfiki przedsiębiorstwa i przeplata zagadnienia, z którymi pracownicy mają styczność wykonując swoje codzienne obowiązki. Łącząc elementy teorii oraz praktyki, przygotowując się do realizacji szkolenia konsultant dopiera odpowiednie arkusze oraz formularze, które stanowią etap rozwiązywania tematycznych case studies, a także wzorzec do późniejszego zaimplementowania podobnych rozwiązań.

Warsztaty Lean – przykład

Firma X obserwuje od dłuższego czasu problemy komunikacyjne w strukturach swoich działów w związku z ogólnie pojętym rozwiązywaniem problemów oraz wprowadzaniem działań naprawczych. Wynikiem wspólnej decyzji jest zaaranżowanie szkolenia, które może pomóc w uporządkowaniu rozchwianych schematów oraz pozyskaniu nowej wiedzy z zakresu Problem Solving. Przedstawiciele Lean Action Plan inicjują współpracę od wnikliwego wywiadu (zgodnie z wcześniejszym opisem), a następnie dostosowują plan szkolenia. Chcąc nakierować uczestników, pierwszy dzień rozpoczynają od wprowadzenia do koncepcji Lean Management opisując kluczowe założenia, ideę budowania wartości, a także eliminacji marnotrawstwa. Następnie w formie inspiracji i zaanonsowania sprawdzonych praktyk przedstawiają przykładowe systemy i rozwiązania już wdrożone w innych przedsiębiorstwach, z jednoczesnym wskazaniem na stan obecny u klienta. Dalszą część dnia nakierunkowują na burzę mózgów oraz tworzenie map myśli obrazujących analizowane zjawisko. Drugi dzień to dawka merytoryki z zakresu Problem Solving – głównych etapów rozwiązywania problemów, instrumentów Lean  Manufacturing (narzędzi i metod), które mogą posłużyć do ich badania oraz eliminacji. Jako, że nieodłącznym elementem jest praktyka, konsultanci prezentują wybrane elementy m.in.: 5Why, diagram Ishikawy, diagram Pareto, Raport A3, 5W2H, tłumacząc ich zastosowanie na przykładach zgłoszonych przez uczestników. Każdy z członków szkolenia ma możliwość czynnego udziału w rozwiązywaniu problemu, poprzez uzupełnienie analiz na arkuszach, rozpisywanie planów działań, podziału obowiązków, terminów, a także docelowego testowania ich skuteczności i mierzenia rezultatów. Wspólnie, w formie warsztatu wypracowywane są również propozycje nowych standardów komunikacji, zgłaszania i monitorowania postępów w rozwiązywaniu niedogodności. Zwieńczeniem szkolenia jest moduł Kaizen, który ma na celu wskazać pracownikom wagę ciągłego doskonalenia w realizacji codziennej pracy, a także budowaniu kultury.

To tylko zgrabny anons tego jak może wyglądać potencjalne szkolenie warsztatowe realizowane przez Lean Action Plan. Stąd zadając pytanie na co zwrócić uwagę przy wyborze kursów Lean, warto abyś spróbował podejść do interpretacji z perspektywy rozwiązania danego case’u, czy usprawnienia procesu. Na tej podstawie będzie można zbudować zakres programowy, kompleksowo dostosowany do potrzeb uczestników.

P – D – C – A

Nieodłącznym, finalnym etapem każdego szkolenia jest rozdysponowanie jego uczestnikom ankiety opinii zwrotnej. Jeżeli współpraca edukacyjna realizowana jest z firmą w regularnym cyklu, pozwala to na ewaluację i możliwie elastyczne dostosowanie się do oczekiwań. Zbierane odpowiedzi mają bardzo duże znaczenie w modyfikowaniu i udoskonalaniu materiałów dydaktycznych, jak i dokonywaniu zmiany scenariuszy symulacji. Jest to także punkt do refleksji na temat sposobu prowadzenia szkoleń przez trenerów.

Taka nauka, przynosi swoje owoce. Potwierdzeniem na to mogą być między innymi referencje, które udzielane są przez zadowolonych klientów. Jeżeli chcesz się o tym osobiście przekonać, kliknij tutaj:

“Prowadzący szkolenie wykazał się wysokim poziomem przygotowania merytorycznego jak i praktycznego. Program szkolenia został trafnie dostosowany do specyfiki naszej branży, a zdobyte umiejętności z pewnością pozwolą na usprawnienie procesów w codziennej pracy biura.”

Fragment opinii od Dyrektora Biura Logistyki firmy Torpol, po szkoleniu w zakresie metody 5S w procesach biurowych.

Natomiast jeżeli uważasz, że to dobry czas, aby skonsultować organizację szkolenia w Twojej firmie, umów się na bezpłatną konsultację.