Niezastąpiony Kierownik Produkcji

Kierowniku, czy Ty też tak masz? Znasz zależności występujące między procesami na wylot? Jako jedyny, wiesz jak ułożyć grafiki, tak aby wyeliminować problemy z rotacją pracowników? Ludzie zwracają się do Ciebie z wszelkimi dylematami? A może jesteś liderem kilku projektów w organizacji i jeśli nie klepniesz danej decyzji to wszyscy muszą czekać na Ciebie?

Jak się czujesz z taką władzą, bądź super mocą?

Tyle osób zależnych od Ciebie.

Najwyższe kierownictwa polega na Tobie.

To powinno dawać poczucie spełnienia i satysfakcji, prawda?

Pytanie jednak, czy na dłuższą metę da się tak funkcjonować? Jeśli myślisz, że bycie niezastąpionym to pewnego rodzaju nobilitacja, najwyższy czas zejść na ziemię. W rzeczywistości sprawa ma się zupełnie odwrotnie. Spróbujmy rozstrzygnąć wspólnie mit bycia niezastąpionym w pracy, poruszając takie kwestie jak:

1. 1. Budowanie poczucia własnej wartości poprzez bycie niezastąpionym
   2. Konsekwencje bycia niezastąpionym w życiu osobistym
   3. Konsekwencje utraty silnej jednostki w przedsiębiorstwie
   4. Nieodpowiednie zarządzanie personelem
   5. Poczucie obfitości i podział odpowiedzialności
   6. Jak nie być niezastąpionym, a jednocześnie skutecznym kierownikiem?

Budowanie poczucia własnej wartości poprzez bycie niezastąpionym

Zacznijmy od tego, ponieważ z pewnością dla wielu osób, poczucie, że jest się niezastąpionym, w pierwszych chwilach kojarzy się pozytywnie. Duża decyzyjność, możliwość powiedzenia ostatniego słowa, zależność innych, posłuszeństwo, respekt, autorytet i przede wszystkim unikatowa wiedza. To wszystko może wpływać na to, że będziesz pewny siebie, zbudowany, zmotywowany, a także będziesz miał w sobie poczucie komfortu i bezpieczeństwa. Na swoim stołku, w pracy, będziesz siedział niczym jak w wieży bez wyjścia. Szef nawet nie będzie próbował znaleźć nikogo na Twoje miejsce, albo po prostu nie będzie w stanie. Dalej idąc, da Ci to kartę przetargową pod ewentualne negocjacje o podwyżkę, a także poduszkę bezpieczeństwa gdybyś chciał zmienić pracę… bo przecież gdyby coś jednak nie wyszło, tam zawsze przyjmą Cię z powrotem.

Taki stan może naprawdę wzbudzać satysfakcję i poniekąd nie ma co się dziwić, ponieważ jako ludzie, chcemy czuć się poważani i doceniani. Pytanie jednak jakim kosztem to się odbywa, a także co jest główną pobudką lub przyczyną?

Możesz stać się niezastąpionym:

• Na własne życzenie, eliminując „wewnętrzną konkurencję”, rozwijając unikatowe umiejętności oraz wiedzę, bądź przejmując masowo odpowiedzialność od innych,

• Również na własne życzenie, ucinając kanały komunikacji i szanse współpracy z innymi,

• Nieświadomie, nie potrafiąc przekazywać wiedzy oraz zapanować nad przepływem informacji w organizacji,

• Nie do końca z własnej woli, a pod naporem zadań i projektów przydzielonych przez kadrę zarządzającą.

Mamy tutaj cztery potencjalne fronty, które mogłyby doprowadzić Cię do bycia jednostką Alfa. Dokładnie każdy z nich może podnosić Twoje EGO i również każdy może wpłynąć na destabilizację Twojego życia, a także kondycji firmy.

Czy naprawdę do poczucia satysfakcji i spełnienia z pracy trzeba być niezastąpionym? Oczywiście, że nie!

Konsekwencje bycia niezastąpionym w życiu osobistym

Nie traktuj tego artykułu, jako utarcia nosa. Może właśnie czujesz to, jak wiele negatywnych konsekwencji może nieść za sobą bycie niezastąpionym.

Chwilę temu rozważaliśmy sytuację, w której jako taki kierownik, mógłbyś się czuć jak w wieży bez wyjścia. Dokładnie tak. Bez wyjścia. Masz pewne stanowisko, jesteś pierwszoplanowym aktorem, a opadająca kurtyna obnaża wszystkie zagrożenia i niedogodności.

Z czym się musisz liczyć? Tak naprawdę, nawet po pracy, będziesz w pracy. Jak nie fizycznie, to myślami, bądź akcyjnie, z doskoku.

• Cały czas ciągniesz nadgodziny?
• Nie możesz iść spokojnie na urlop?
• Odbierasz telefony po 22 z produkcji?
• Przyjeżdżasz na pierwszą zmianę, a potem wieczorem i tak musisz wpaść do firmy na kontrolę?
• Odpisujesz na maile po nocach?
• Jak jesteś chory to nie idziesz na L4, albo ostatecznie i tak pracujesz z domu?

W takim ferworze pracy można być przez jakiś czas, ale na dłuższą metę jest to nie do zniesienia! Powoduje frustrację, mimowolny spadek zaangażowania, utratę wydajności. Dalej idąc, nie daje szans na prawdziwą regenerację, a także ogranicza możliwości spełniania się w sferze osobistej.

Jeżeli utracisz taką równowagę, ciężko Ci będzie utrzymać jakieś hobby, spotykać się regularnie z rodziną i znajomymi, a jako rodzic, bardzo możliwe, że przegapisz ważne momenty w rozwoju swoich dzieci. Co więcej, jeśli popadniesz w taką izolację, z upływem czasu, co raz ciężej będzie Ci od tego uciec, a wcześniej wymienione konsekwencje będą tylko narastać.

Człowiek niezastąpiony, po swojej fali ferworu, zaczyna blaknąć, płowieć, wygasać. Zaczyna mu brakować pomysłów, pokładów twórczości oraz energii. Czy wiesz w takim razie jak ważny jest reset, aby nie wypalić się zawodowo i przy tym zaczerpnąć również z życia prywatnego?

Oczywiście nie ma tajemnej recepty, która rozwieje błyskawicznie taki stan. Ale teraz, jak i w dalszej części artykułu, spróbujemy odczarować chociaż kilka punktów zaczepienia.

Po pierwsze – świadomość.

Po drugie – poczucie obfitości i podział odpowiedzialności.

Po trzecie – organizacja pracy.

Nawiązując do ostatniego punktu, niedawno omawialiśmy kluczowe umiejętności miękkie, które pozwolą kierownikowi produkcji w bardziej efektywny sposób zarządzać zespołem oraz zwiększać jego zaangażowanie. Jedną z nich była również umiejętność pracy pod presją czasu. Tutaj także warto zwrócić na nią uwagę. Otoczka pracy pod presją czasu bardzo spina się z rolą niezastąpionej jednostki, a tak naprawdę na jedno i drugie należałoby spojrzeć przez krzywe zwierciadło.

Choć z pewnością większość z nas tak myśli, umiejętność pracy pod presją sprowadza się, nie do tego, aby wykonywać wszystkie zadania jednocześnie, angażować się w nadmierną ilość projektów, uczestniczyć w gaszeniu pożarów, czy wiecznie w biegu domykać deadline’y. Przeciwnie, wskazuje ona na zdolność do obierania priorytetów, mobilizacji w kluczowych przedsięwzięciach, ale również odmawiania wykonania niektórych zadań oraz odpuszczania. Umiejętność nieulegania presji, jest umiejętnością podejmowania odpowiednich decyzji w czasie i to właśnie jeden z uwalniających elementów w amoku bycia niezastąpionym.

Konsekwencje utraty silnej jednostki w przedsiębiorstwie

Jeżeli utożsamiasz się z misją i wizją firmy, a także jesteś przełożonym, który wraz z pracownikami uczestniczy w realizacji celów organizacji oraz budowaniu jej wartości, powinieneś wiedzieć, jak ważne w tym wszystkim jest to, abyś nie był niezastąpiony. Tu wcale nie chodzi o ograniczenie obowiązków czy mocy decyzyjnej, lecz o to, aby przedsiębiorstwo mogło stabilnie funkcjonować oraz rozwijać się, zarówno z Twoim wkładem, jak i wtedy kiedy nie będzie Cię w zakładzie.

Czy zdajesz sobie sprawę z tego co grozi firmie, w której z pewnych powodów nagle zabraknie silnej, niezastąpionej jednostki?

Brak ciągłości pracy

Po pierwsze brak ciągłości pracy. Załóżmy, że nieprzewidzianie musisz się udać na miesiąc do sanatorium. Musisz, to jest niezbędne dla utrzymania Twojego zdrowia. Nie masz tam ze sobą laptopa, a z telefonu możesz korzystać tylko po zabiegach i rehabilitacjach. Co za tym idzie, jako, że jesteś niezastąpiony w firmie, nie ma tam za Ciebie zastępstwa. Brygadziści próbują łatać część zadań. Jednak nawet przy dobrym wietrze, miesiąc na wdrożenie się w Twoje obowiązki oraz zdobycie Twojej wiedzy to za mało. Może to potwierdzić choćby całe case study o wdrażaniu pracowników na produkcję – poznawanie środowiska, wchodzenie w czyjeś buty wymaga czasu. [znowu to wdrażanie pracowników podkreślone i na kolor i pod nim link https://leanactionplan.pl/8-problemow-z-wdrozeniem-pracownikow/ ]  Tym samym, tak naprawdę to Ty przyczyniasz się do wyrwy w kalendarzu organizacji. Przy drobniejszych, nisko-priorytetowych zadaniach, można by było jeszcze przymknąć na to oko. Natomiast w przypadku unikatowych działań opartych tylko i wyłącznie o Twoje doświadczenie, narażasz przedsiębiorstwo na poniesienie strat oraz ryzyko wystąpienia problemów.

Opóźnienia

Za brakiem ciągłości pracy, w naturalnej konsekwencji idą opóźnienia. Mogą one dotyczyć realizacji zleceń produkcyjnych, ale również pozostałych projektów, tj.: uruchamiania nowych linii, szkolenia pracowników, zmian w technologii czy poczynienia inwestycji. Nagle Cię nie ma, a ludzie dalej czekają, aż klepniesz decyzję, przekażesz informacje, bądź podzielisz się swoim innowacyjnym pomysłem. Zwłoka kosztuje.

Brak wiedzy

Mówiliśmy wcześniej o miesiącu…, a zastanawiałeś się kiedyś nad tym co się stanie w organizacji, jeśli Ty szczęśliwie odejdziesz do innej firmy, z całym swoim arsenałem wiedzy i doświadczenia?

W tym przypadku musimy wreszcie to powiedzieć – NIE MA LUDZIE NIEZASTĄPIONYCH – na Twoje miejsce przyjdzie ktoś inny ze swoim bagażem umiejętności i praktyk. To daje światełko dla organizacji, jednak jednocześnie zupełnie nie zmienia faktu, że jeśli nie przekażesz nikomu swojej wiedzy i tak pojawią się problemy.

Brak procedur

Wiedza opowiedziana (przekazana słownie podczas rozmowy) to jedno, a jej ustrukturyzowana forma to drugie. Przykładowo, jeśli kiedyś powiedziałeś coś pracownikowi, co miało duże znaczenie dla jakości stosowanej technologii, wcale nie oznacza to, że zapamiętał on każdą informację, był w stanie przestrzegać Twoich wskazań, czy potrafił wytłumaczyć to innym.

Utrata silnej jednostki, która była niezastąpiona i nie pozostawiła po sobie „dziedzictwa”, może skłaniać do myśli:

• Ale jak ja mam to teraz zrobić?
• Dlaczego nie mamy w organizacji bazy wiedzy?
• Dlaczego nie ma na to żadnej procedury, ani zasad postępowania?
• Gdzie on/a chował/a te dokumenty?
• Dlaczego nie ma systemu, w którym moglibyśmy odszukać podobne problemy, które on/a już wcześniej sam/a rozwiązywał/a?
• Dlaczego on nas nigdy z tego nie przeszkolił? Co my teraz zrobimy?
• Musimy teraz wszystko zaczynać od nowa, bo z jego miejsca nie ruszymy.

W tym miejscu przydałaby się klamra. Jeśli utożsamiasz się z misją i wizją…przyświecają Ci pewne wartości… to nawet gdy nie będzie Cię w firmie lub już w ogóle nie będziesz w niej pracował, najpierw zapewnij pracownikom szanse pracy w sposób niezakłócony (a Tobie również da to spokój).

Nieodpowiednie zarządzanie personelem

Przechodząc dalej, będąc kierownikiem produkcji zarządzasz zespołem. W jego skład mogą wchodzić zapewne operatorzy, brygadziści, zmianowi, ale może również przedstawiciele jakości, technologii, czy utrzymania ruchu. Wszystko oczywiście zależy od struktury organizacyjnej.

Pamiętaj, że przykład idzie z góry, a pracownicy mogą chcieć postępować tak jak Ty, budując swoją silną pozycję.

Nie twórz niezastąpionych jednostek, nie bądź jastrzębiem na czele jastrzębi. Może Ci się wydawać, że masz idealnie dobrany skład osobowy, ale przecież zmiany w otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym są nieuniknione. Musisz być elastyczny, przygotowany na zmianę planów oraz rotację pracowników. Stąd jeżeli sam widzisz w sobie znamiona bycia niezastąpionym, ale chcesz to zmienić, zarządzaj tak również ludźmi:

• Przekazuj swoją wiedzę,
• Nakłaniaj innych do dzielenia się doświadczeniem,
• Organizuj szkolenia,
• Jeżeli to możliwie, pozwól pracownikom sprawdzić się w innych zadaniach,
• Zawsze wyznaczaj zastępstwa i wymagaj, aby pracownicy również byli w stanie wyznaczyć je za siebie nawzajem,
• Uczestnicz w budowaniu systemu przekazywania, utrwalania i zbierania wiedzy.

Poczucie obfitości i podział odpowiedzialności

Jedną z cech osobowości prawdziwego lidera, która łączy w sobie odpowiednie zarządzanie zespołem, a także odrzucanie idei bycia niezastąpionym, jest poczucie obfitości. Choć brzmi zaskakująco, odnosi się do pokory kierownika, a także jego zgody na osiąganie sukcesów przez innych, nie przepisując sobie wszystkich zasług.

Aby jednak zarówno sobie samemu, jak i zespołowi przypisać osiągnięcie pewnych sukcesów, należy najpierw odpowiednio podzielić się odpowiedzialnością.

Podział odpowiedzialności

Sprowadza się on nie tylko do rozdysponowania zadań oraz wyznaczenia terminów konkretnym osobom. Wiąże się również z nadaniem roli poszczególnym jednostkom, wypracowaniem wzajemnych kanałów komunikacji oraz nadrzędną kwestią – dążeniem do osiągnięcia wspólnego celu.

Jednocześnie, nie chcąc przesadzić w drugą stronę, nie każdy w danym projekcie musi zajmować się wszystkim po trochu, aby nie daj Boże, nie doprowadzić do sytuacji, w której nie ma zastępstwa. Chcąc zachować w tym racjonalny balans, a także usprawnić pracę oraz przepływ informacji, jako kierownik możesz spróbować skorzystać z macierzy RASCI. Sprowadza się ona do określenia roli pracowników w planowanym przedsięwzięciu, uwzględniając podział na osoby: odpowiedzialne, nadzorujące, wykonawcze, konsultujące, a także informowane. Następnie, jako, że jest to macierz, wymienione funkcje wprowadza się do tabeli łączącej zadania oraz członków zespołu.

Dlaczego właśnie taka forma może być aż tak skuteczna? Ponieważ:

• Jest transparentna,
• Zabezpiecza zasoby,
• Poprawia komunikację zespołową,
• Pozwala na zapewnienie spójności we wzajemnych wymaganiach i oczekiwaniach,
• Eliminuje powielanie się obowiązków, ale również zapobiega pominięciu niezbędnych działań,
• Sprzyja wymianie doświadczeń.

Jeżeli chcesz przeczytać więcej o funkcjonalnościach macierzy RASCI oraz zobaczyć, jak może wyglądać, przejdź do artykułu  Jak monitorować realizację strategii w firmie produkcyjnej.

RASCI to tylko jedno przykładowe narzędzie wspierające podział odpowiedzialności. Jako kierownik możesz korzystać z dowolnej metody, najważniejsze jednak, abyś poprzez jej zastosowanie zapobiegał powstawaniu zakłóceń w przekazywaniu informacji, wiedzy oraz doświadczeń, a także utrzymał elastyczność pracy – Twojej oraz zespołu.

Jak nie być niezastąpionym, a jednocześnie skutecznym kierownikiem?

Czy jako kierownik produkcji wykonujesz część z poniższych zadań?

• nadzór nad bieżącą produkcją i powiązanymi z nią procesami,
• monitorowanie pracy podległego personelu,
• tworzenie i monitorowanie grafików pracy,
• tworzenie i monitorowanie raportów produkcji,
• zapewnienie prawidłowych warunków Bezpieczeństwa Higieny Pracy, a także pracy zgodnej z przepisami prawa,
• tworzenie i monitorowanie wskaźników produkcyjnych – KPI,
• monitorowanie planów produkcji zgodnie ze znajomością obciążenia operatorów i parku maszynowego,
• rozwiązywanie problemów i sytuacji o podwyższonym ryzyku (zdarzenia kryzysowe),
• nadzór nad budżetem produkcji,
• inicjowania i wdrażanie najnowszych rozwiązań technologicznych, w celu zwiększenia efektywności pracy, poprawy jakości produkcji, a także redukcji kosztów.

A może na wszystkie punkty odpowiedziałeś tak?

Czy to czasem nie za dużo? Tak naprawdę trudno powiedzieć, ponieważ wszystko jest kwestią indywidualną. Jednak niezależnie od tego jaki będziesz miał zakres obowiązków, najważniejsze, abyś w tym wszystkim był świadomy, kiedy praca przekracza Twoje możliwości, kiedy narusza ona Twoje życie prywatne, a także kiedy odbija się rosnącym ryzykiem dla organizacji. To, że będziesz dzielił się odpowiedzialnością, delegował zadania, a także skupiał się na ich egzekwowaniu i monitorowaniu, nie znaczy, że już nie będziesz unikatowym pracownikiem.

Nie trzeba być niezastąpionym, aby być docenianym liderem.

Nie trzeba być niezastąpionym, aby być skutecznym przywódcą.