Wdrożenie pracowników w firmie produkcyjnej

Czy zastanawiałeś/aś się czy warto planować wdrożenie pracownika lub pracowniczki? Jeśli tak, to jak to zrobić i właściwie z jakiego powodu? Czy taki proces jest opłacalny dla Twojej organizacji? Jak podejść do całego procesu?

Jeżeli poszukujesz odpowiedzi na te pytania i chcesz prześledzić sprawdzony schemat wdrażania pracowników, w tym artykule wspólnie omówimy:

1. Ile kosztuje wdrożenie pracownika?
2. Jak przygotować się do wdrożenia pracowników?
3. Kluczowe etapy procesu wdrażania pracowników
4. Jak dzięki skutecznemu wdrożeniu pracownika zredukować rotację?

Ile kosztuje wdrożenie pracownika?

Współcześnie rotacja pracowników/pracowniczek, a co za tym idzie procesy rekrutacji i procesy wdrażania nowych osób w organizacji są bardzo częstą sytuacją. W pewnym sensie jest to jeden, niekończący się proces. Z tego powodu powinien on być usystematyzowany, a my powinniśmy pracować nad jego efektywnością i skutecznością. Jeżeli mówimy już o efektywności procesu, to kolejnym pojęciem będzie jego opłacalność. W przypadku wdrażania nowego pracownika/pracowniczki właśnie ta kwestia jest często niedoceniana. Wielokrotnie zdarza się, że nie bierzemy pod uwagę, ile tak naprawdę kosztuje wprowadzenie do naszej firmy nowej osoby, a często nie jest to wcale tanie przedsięwzięcie. Dlaczego? Jest wiele kosztów, które powinniśmy uwzględnić podczas takiego wdrożenia, a nie zawsze o tym pamiętamy. Co zatem powinniśmy uwzględnić w tej strukturze?

• Wynagrodzenie nowej osoby w trakcie okresu próbnego.

• Obsługa działu Kadr lub działu HR – jest to niezbędne ze względu na konieczność wypełnienia wszystkich formalnych procedur związanych z podjęciem pracy

• Koszty utraconych korzyści. Załóżmy, że nasza wdrażana osoba ma docelowo zostać przeszkolona na stanowisko operatora. Wybrany pracownik/pracowniczka ma za zadanie przedstawić wstępny rys funkcjonowania przedsiębiorstwa, a być może przeprowadzić szkolenie stanowiskowe dotyczące obsługi konkretnej maszyny. Co za tym idzie? Nasz obecny pracownik/pracowniczka poświęcając godziny pracy na wdrożenie nowej osoby, nie wykonuje tym samym swoich standardowych obowiązków.

• Wyposażenie nowego pracownika/pracowniczki w sprzęt oraz narzędzia. Przykładem takich narzędzi będzie np. odzież robocza czy środki ochrony osobistej, które zobowiązany jest zapewnić pracodawca.

• Dodatkowe uprawnienia. Szkolenia są integralną częścią wdrażania nowej osoby do organizacji. Przykładami szkoleń specjalistycznych mogą być szkolenia BHP, uprawnienia do korzystania z wózka widłowego.

Koszty wymienione powyżej to tylko część kosztów, których często przedsiębiorstwa nie biorą pod uwagę wyliczając rentowność wdrożenia nowej osoby do organizacji.

Zastanówmy się zatem co zrobić, aby skutecznie przeprowadzić proces oraz co zrobić, żeby nieco zredukować jego koszty i zrozumieć słuszność tej inwestycji.

Jak przygotować się do wdrożenia pracowników?

Pierwszym krokiem dla przyszłej redukcji kosztów musi być najpierw zrozumienie jak wysokie są te koszty oraz z czego wynikają. To jest z kolei możliwe tylko dzięki uprzedniemu ich monitorowaniu. Jeżeli wdrażanie nowych pracowników/pracowniczek to, jak ustaliliśmy na początku, stały proces, który odbywa się cyklicznie, to przede wszystkim chcemy wiedzieć jak często się on odbywa i jak dużo czasu nam zajmuje. Między tymi dwoma czynnikami bardzo ważne jest zachowanie odpowiedniego balansu.

Jeżeli proces odbywa się często, ale jest krótki, to znaczy, że mamy w firmie wysoki poziom rotacji. Ważne by zbadać jaki wpływ ma poziom wdrożenia właśnie na poziom rotacji pracowników/pracowniczek w firmie.

Co więcej, to bardzo ważne, by poświęcić odpowiednią ilość czasu na wdrożenie nowej osoby. Nigdy nie powinno się to odbywać „po łebkach”. Taki zakres czasu, który powinniśmy poświęcić na wprowadzenie to między 16, a 48 godzin, nie wliczając w to szkolenia stanowiskowego. Pamiętajmy, że rzetelnie wykonane wdrożenie jest inwestycją. Dodatkowym czynnikiem, na który warto zwrócić uwagę jest fakt czy będziemy współpracować z daną osobą. Jeśli tak, to warto wiedzieć, że im więcej uwagi poświęcimy na samo wdrożenie, tym prawdopodobnie mniej czasu i energii trzeba będzie później poświęcić na korygowanie pracy tej osoby. Musimy również zwrócić uwagę, na to, że każdy nowy człowiek w zespole wpływa nie tylko na swój najbliższy obszar, ale także na wyniki firmy. Tym samym, swoimi działaniami jest pośrednio zaangażowany w budowanie wyniku finansowego, uczestniczy w budowaniu kultury organizacji, a także kreuje relacje międzyludzkie.

Kluczowe etapy procesu wdrażania pracowników

Wiemy już o tym, aby przed wdrożeniem nowej osoby, odpowiednio zabezpieczyć zasoby. Co więcej, zdajemy sobie już sprawę z tego, że pracownik/pracowniczka razem z nami będzie uczestniczyć w budowaniu wartości firmy, a za tym idzie zadbanie o odpowiednią komunikację, a także poczucie komfortu pracy

Tę miękką sferę wdrożenia musi jednak uzupełnić, solidny, twardy, praktyczny grunt. Stąd w dalszych etapach procesu należy zadbać nie możemy zapomnieć o:

• Szkoleniu BHP
• Szkoleniu wstępnym
• Szkoleniu dydaktycznym
• Szkoleniu stanowiskowym
• Testach i dopuszczeniu do samodzielnej pracy
• Szkoleniu z jakości

SZKOLENIE BHP

Szkolenie BHP często kojarzy się ludziom z nudą i po prostu koniecznym obowiązkiem. Warto zaznaczyć, że jest to naprawdę elementarne szkolenie. Wprowadza ono procedury, które są weryfikowane w pracy jako pierwsze, bo już w momencie pojawienia się na stanowisku pracy, zanim wykonamy jakiekolwiek czynności. Wiąże się ono z naszym bezpieczeństwem bieżącym, doraźnym na hali produkcyjnej, ale ma również wpływ na nasze życie poza pracą. De facto to szkolenie uczy nas bezpieczeństwa i higieny pracy, co jest powiązane z całym naszym życiem. Taką perspektywę dobrze jest przedstawić nowozatrudnionej osobie. Dzięki temu zrozumie ona zasadność przeprowadzania szkolenia BHP.

SZKOLENIE WSTĘPNE

Jest to czas, w którym nowy pracownik/pracowniczka ma zrozumieć kontekst działania przedsiębiorstwa i kontekst komunikacji międzywydziałowej. Szkolenie wstępne może być prowadzone przez brygadzistę, szefa zmiany czy nawet kierownika. Nowa osoba powinna zostać zapoznana ze strukturą organizacyjną, z tym jak ukształtowane jest przedsiębiorstwo. Ponadto powinna dowiedzieć się jak wyglądają kanały komunikacji między kluczowymi dla niej wydziałami. To szkolenie będzie również poruszało kwestie bardziej detaliczne, wprowadzające w realia funkcjonowania firmy. Możemy tutaj wskazać:

• omówienie kwestii urlopowych
• kwestie wpisywania się na listy obecności
• kwestie rozliczania nadgodzin
• kwestie urlopów na żądanie
• kwestie wcześniejszego wyjścia z pracy.

Szkolenie wstępne to idealna okazja by opowiedzieć pracownikowi/pracowniczce o całej strukturze relacji firmowych, a także o niezbędnych, podstawowych procedurach, regulaminach oraz politykach firmy.

SZKOLENIE DYDAKTYCZNE

Szkolenie dydaktyczne ma za zadanie poszerzenie zakresu wiedzy pracownika/pracowniczki i jego/jej orientacji. Często jest ono łączone ze szkoleniem stanowiskowym, daje jednak szerszą perspektywę. Jest to czas poznawania zależności procesów, dowiadywania jak kształtują się rodziny produktów i ich struktury, jakie są podziały poszczególnych wyrobów. Jest to czas zaznajamiania się z elementarnymi informacjami na temat wskaźników, wstępnej orientacji z zakresu procesów produkcyjnych oraz ich wymagań, a także czas na zapoznanie się ze stosowanymi rodzajami dokumentów.

Szkolenie dydaktyczne to etap orientacyjny, globalny, całościowy, nie dedykowany jeszcze pod konkretny proces. Natomiast zawężeniem tej fazy jest szkolenie stanowiskowe, gdzie przed jego przeprowadzeniem bardzo ważnym elementem jest również wspólny obchód, czyli okazja do pierwszego spojrzenia na środowisko pracy.

Czy zauważyłeś/zauważyłaś jak wszystkie etapy szkolenia się wzajemnie zazębiają i uzupełniają? To jest też naszym powodem, dla którego warto jest planować wdrożenie. Może się wydawać, że wcielenie nowego pracownika/pracowniczki do organizacji odbywa się w momencie przywitania tego człowieka, a tak naprawdę wszystko odbywa się znacznie wcześniej. W rzeczywistości jest to bardzo złożony proces, chociaż może na taki nie wyglądać.

SZKOLENIE STANOWISKOWE

Jest to szkolenie poruszające bardziej techniczne, precyzyjne kwestie. Będzie dotyczyło konkretnego stanowiska, konkretnej maszyny lub konkretnej grupy maszyn. Ma ono na celu nauczyć w jaki sposób:

• rozpocząć pracę na danym stanowisku,
• zakończyć, czyli jak przygotować się do zakończenia zmiany
• pozostawić stanowisko w stanie, w którym je zastaliśmy.

Szkolenie to pokazuje, jak powinno wykonywać się operację w cyklu pracy, jak wygląda kwestia obsługi maszyn, jakie narzędzia będą wykorzystywane, jaka jest konkretna dokumentacja w ramach danej przestrzeni produkcyjnej. Ponadto jest to kolejna okazja do obserwacji, ale tym razem w ramach konkretnego procesu, który zostanie najprawdopodobniej przydzielony danemu pracownikowi.

Szkolenie stanowiskowe można śmiało nazwać „chrztem” pracownika/pracowniczki, ponieważ mimo iż proces wdrażania nowej osoby jest długofalowy, to właśnie to szkolenie jest pierwszą okazją, w której nowy człowiek, na nowym stanowisku wykonuje swoją potencjalną pracę. Skoro wiemy co zakłada program szkolenia stanowiskowego to czy zastanawiałeś/aś się czasem, co może czuć nowa osoba, która, w pierwszych dniach zasypana jest taką masą informacji? Aby zwiększyć skuteczność procesu wdrożenia i dać szansę pracownikowi na uporządkowanie sobie nabytej wiedzy, warto rozdzielić szkolenie stanowiskowe na kilka etapów. Co więcej, da to też szansę na konfrontację z innymi sytuacjami, jakie mogą się wydarzyć w trakcie przebiegu procesu.

TESTY I DOPUSZCZENIE DO SAMODZIELNEJ PRACY

To czas mobilizacji dla nowego pracownika/nowej pracowniczki, ponieważ jest to moment badania stanu podstawowej wiedzy i umiejętności. Tym samym, jest to również podstawa do oceny czy wdrożenie przeszło pomyślnie oraz jakie są predyspozycje nowozatrudnionej osoby. Test powie nam jak nowy pracownik/pracowniczka faktycznie zachowuje się w nowym dla siebie środowisku oraz jak powinniśmy zaplanować rozwój dla takiego człowieka.

SZKOLENIE Z JAKOŚCI

Kwestia zapewnienia jakości przekłada się na stabilność procesów oraz na kwestię organizacji pracy. Jeżeli myślimy wieloaspektowo o tym jak wygląda proces i staramy się samodzielnie skontrolować zgodność lub niezgodność wyrobów, to zapewniamy pewną płynność pracy. Oczywiście ciężko jest przedstawić pracownikowi/pracowniczce od razu całe spektrum tego czego może się spodziewać pod kątem oceny jakościowej. Jednak możemy wprowadzić te podstawowe kwestie i pokazać, jak należy reagować na niezgodności np.:

• komu należy to zgłosić
• gdzie można skonfrontować pewne dylematy
• gdzie znajdują się czerwone strefy
• gdzie jest tablica z alertami jakościowymi, które wskazują na to, że jakiś produkt w szczególności jest kłopotliwy dla organizacji w danym momencie.

Jak dzięki skutecznemu wdrożeniu pracownika zredukować rotację?

Wymieniliśmy i po krótce omówiliśmy elementy, które są podstawowe dla wdrożenia nowej osoby w firmie produkcyjnej. na skuteczność wdrożenia będzie składało się wiele czynników. Skuteczne wdrożenie to nie tylko kwestia procedur, pewnego kierunku działania, ale również kwestia podejścia, poczucia odpowiedzialności i zabezpieczenia zasobów. Jeżeli będziemy trzymać się checklisty wcześniej omówionych kroków, nie pominiemy procedur związanych z detalicznym opowiedzeniem o działaniu przedsiębiorstwa, o zasadach funkcjonowania, o kwestiach procesowych, obsługi maszyn oraz zapewnienia jakości. Tym samym zwiększamy szansę na to, że nasz nowy pracownik/pracowniczka naprawdę sprawnie przystosuje się do podjęcia regularnej pracy. To też wpłynie na bardzo ważny element, czyli na ograniczenie rotacji pracowników/pracowniczek.

Jeżeli człowiek dobrze przejdzie okres próbny, to nie będzie myślał o tym, że musi poszukiwać kolejnej drogi dla siebie, kolejnego scenariusza, tylko będzie chciał zostać w danym miejscu i po prostu się rozwijać.

Tutaj dochodzimy do ważnej konkluzji.

Wdrożenie pracownika/pracowniczki ma znacznie szerszy wymiar i płynnie przechodzi w jego/jej perspektywę rozwoju i o tym powinniśmy nieustannie pamiętać. Tak naprawdę doskonalenie umiejętności to droga, która rozpoczyna się na samym początku i trwa do samego końca. Nie sądzicie?