Wizualizacja danych magazynowych

Spis treści:

1. Jak działa rotacja zapasów?
2. Jak podejść do tematu zapasów? 
3. Rotacja zapasów 
4. Poziom zapasów
5. Harmonogram przyjęć i wydań
6. Kurs on-line Excel na produkcji

Po krótkiej przerwie wracamy z artykułami z serii Poradniki Excel. Dziś kontynuujemy temat związany z wizualizacją danych, tym razem skupimy się jednak na informacjach związanych z funkcjonowaniem magazynu. Jakie dane związane z zapasami należy prezentować? O tym przeczytacie właśnie tutaj. 

Na początek zadam Ci pytanie – czy, Twoim zdaniem, zapasy są dobre?

Wiesz na pewno, że zapasy to jedna z siedmiu muda, zatem twoja odpowiedz będzie raczej przecząca. Jeśli jednak sam prowadzisz firmę produkcyjną lub zajmujesz stanowisko kierownicze pewnie niejednokrotnie pukałeś się w czoło, gdy słyszałeś o wyeliminowaniu zapasów. Przecież jeżeli klient nagle zechce zwiększyć wielkość zamówienia, a Ty nie będziesz miał surowców do produkcji, stracisz okazję na dodatkowy przychód. Gdy w produkcji występuje duża liczba braków, nie mając zapasów, możesz nie być wstanie zrealizować zobowiązań wobec klientów.

Zapasy są stratą i nie możesz o nich myśleć inaczej. W przeciwnym razie będziesz na prostej drodze do akceptacji problemów w twojej firmie, zamiast szukania rozwiązań i ciągłego doskonalenia.

W eliminacji tego marnotrawstwa nie chodzi jednak o pozbycie się wszystkich zapasów z dnia na dzień. Chodzi o kontrolę nad nimi i świadome utrzymywanie ich na optymalnym poziomie.

Nie bez powodu piszę o tym wszystkim na początku – przyjrzymy się danym, które powinieneś wizualizować w obrębie magazynu. Zapasy to podstawowy czynnik kształtujący wskaźniki w tym obszarze, jednocześnie pozwalający skutecznie zarządzać rezerwami zasobów.

To wskaźnik pokazujący efektywność wykorzystania zapasów w firmie.

Dzieląc wielkość sprzedaży w danym okresie (tygodniu, miesiącu, roku) przez wartość zapasów w tym okresie otrzymasz informację o tym, ile razy w wybranym przedziale czasu surowce i materiały „zamieniły się” w wyroby gotowe.

IOT(Inventory Turnover) = sprzedaż w danym okresie/średnia wartość zapasów w danym okresie

Patrząc na powyższy wykres można zauważyć spadek wartości wskaźnika w okresie od marca do maja. Może to oznaczać dwie rzeczy – zmniejszenie sprzedaży lub wzrost poziomu zapasów. Aby rozpoznać, która sytuacja ma miejsce, musisz przyjrzeć się danym wejściowym.

Obserwując przedstawione miesiące możesz zauważyć, że wielkość sprzedaży w stosunku do stycznia i lutego nie jest niższa. Wręcz przeciwnie, w marcu wystrzeliła o dodatkowy milion. Od razu w oczy rzuca się znacząca różnica w wartości zapasów w marcu, kwietniu i maju. Jest to jasny sygnał, że w magazynie znajdowało się wtedy około 2 razy więcej zapasów niż w pozostałych miesiącach. Biorąc pod uwagę brak proporcjonalnego wzrostu sprzedaży, potencjalnych przyczyn możemy doszukiwać się w produkcji i jakości materiałów.

Być może zmieniono wtedy dostawcę, a jakość oferowanych przez niego produktów okazała się marna i należało zamówić dodatkowe materiały. A może jakość wyrobów obecnego dostawcy pogorszyła się w wyniku problemów z organizacją produkcji, co również wywołało konieczność utrzymywania dodatkowych zapasów. Jeżeli te sytuacje miały miejsce to obnażają błędne decyzje. Pierwsze co powinieneś zrobić to otworzyć z dostawcą dyskusję w celu rozwiązania problemu i szukać alternatywnych źródeł dostaw.

Wskaźnik IOT możesz liczyć również dla wyrobów gotowych w ujęciu ilościowym. Wówczas do wskaźnika wykorzystasz iloraz liczby sprzedanych wyrobów do uśrednionej wielkości zapasów w okresie.

Kolejną dawkę cennych informacji dostarczy Ci wskaźnik DOH – Days on hand, czyli częstotliwości rotacji zapasów w dniach.

Poniższy wykres jest niczym innym jak odwrotnością poprzedniego wykresu. W tym przypadku słupki danych pokazują, na ile dni twoje zapasy pokrywają produkcję. Np. w kwietniu zapas był odnawiany średnio co 11 dni.

Wskaźnik DOH pomoże Ci również przy podejmowaniu decyzji o przejściu na regularny system zamawiania. Np: na stałą częstotliwość dostaw.

Jeśli chcesz mieć kontrolę nad poziomem zapasów w swojej firmie musisz śledzić jego kształtowanie się w czasie. Utrzymanie zapasów pod kontrolą będzie wymagało od Ciebie wprowadzenie systemowego podejścia do sterowania zapasami. Wymaga to dobrej komunikacji z dostawcami i określenie planu zaopatrywania.

W plikach ćwiczeniowych do dzisiejszego artykułu znajdziesz przykładowy arkusz do śledzenia poziomu zapasów, a poniżej chciałbym przedstawić Ci fragment typowego wykresu obrazującego cykl odnawiania zapasów. Przedstawia on planowane kształtowanie zapasów w poszczególnych tygodniach. Wykres wygląda ładnie i symetrycznie nie bez powodu – założono stały poziom zużycia materiałów oraz brak opóźnień w dostawach. Zapewne doskonale zdajesz sobie sprawę lub po prostu doświadczyłeś na własnej skórze, że takie założenia to ideał, do którego dąży się latami, a dla niektórych firm pozostaje on nieosiągalny.

Na kolejnym wykresie chciałbym pokazać Ci analizę faktycznego przepływu zapasów, gdzie występują różnice w zużyciu materiałów oraz opóźnienia dostaw. Takie sytuację wymagają odpowiednich reakcji, które umożliwia tylko cykliczna analiza. Zapas minimalny pozwoli Ci zabezpieczyć produkcję na ewentualne opóźnienia, ale w kolejnym okresie wielkość zamówienia musi zostać skorygowana w celu uzupełnienia koniecznego minimum. Należy mieć świadomość, że poprawne sterowanie zapasami w twojej firmie będzie możliwe jedynie, gdy komunikacja z twoimi klientami będzie na wysokim poziomie, zostaną ustalone wielkości zamówień, wokół których będziecie mogli bezpiecznie oscylować, a wszelkie większe zmiany będą sygnalizowane z odpowiednim wyprzedzeniem.

Odnawianie zapasów w cyklu tygodniowym jest wymagającym zadaniem. Obliguje nie tylko do niezwykle sprawnej komunikacji z dostawcami i klientami, ale również do dobrze zorganizowanej, pozbawionej zakłóceń, produkcji. Mam na myśli odpowiedni poziom jakości – bez konieczności zwiększania zapasów na pokrycie braków. Konieczne w tej sytuacji jest odpowiednie balansowanie produkcji w taki sposób, aby wąskie gardła nie blokowały realizacji planu. Musisz również zadbać o utrzymanie parku maszynowego w dobrej kondycji, bo ewentualne awarie i nieplanowane przestoje nie mogą powodować opóźnień w realizacji zamówień.

Prześledźmy teraz nieco bardziej szczegółowo co dzieje się na poniższym wykresie.

Dotyczy on systemu sterowania zapasami ze stałą częstotliwością dostaw równą 7 dniom.

W pierwszym tygodniu produkcja wystartowała z maksymalnym poziomem zapasów, ale w wyniku opóźnienia dostawy zapas zszedł poniżej poziomu minimalnego. W drugim tygodniu nie było opóźnień w dostawach, przez co na trzeci tydzień udało się wyrównać zapas do poziomu maksymalnego. Wszędzie tam gdzie spadamy z ustalonego poziomu maksymalnego pojawiają się opóźnienia w dostawach. Żółte linie wyznaczają poziom składania zamówienia. Zapotrzebowanie jest zgłaszane z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pozostała ilość materiałów wystarczyła do czasu zrealizowania dostawy. Poziom zamówienia odzwierciedla właśnie tę liczbę.

To bardzo proste – żeby zapasy znalazły się na magazynie muszą zostać przyjęte, a aby go opuściły należy je wydać. Najlepsze, co możesz zrobić, aby pomóc przygotować magazyn do skutecznej wysyłki i odbioru dostaw jest wizualizacja planu przyjęć i wydań. Taki harmonogram znajdziesz poniżej, w plikach do pobrania.

Nie wszystkie dane muszą być wizualizowane na wykresie. Powyższy harmonogram pokazuje liczbę pojemników danego produktu, które mają opuścić magazyn w ciągu najbliższych 2 tygodni. Dzięki takiej wizualizacji będziesz mógł odpowiednio zaplanować pracę, zaangażować więcej magazynierów do organizacji dużej wysyłki, przygotować przestrzeń magazynową na nadchodzące dostawy czy po prostu odpowiednio priorytetyzować zadania.

Chcesz usprawnić logistykę wewnętrzną w swojej firmie? Sprawdź projekt: Logistyka Lean. To projekt, który ma na celu rozwiązanie problemów takich jak wysokie koszty magazynowania, chaotyczny proces planowania, nieefektywne procesy i opór przed zmianą.

Pod tym artykułem znajdziesz pliki, które naprawdę warto wykorzystać przy wizualizacji danych dotyczących zarządzania magazynem. Nie zapominaj jednak, że musisz je dostosować do specyfiki swojej działalności i wybrać te wskaźniki, które w Twoim przypadku są istotne.

Możesz również sprawdzić aplikację Magazyn, która pozwoli na kontrolę nad stanami magazynowymi.