Na pewno jako właściciel, menadżer wysokiego szczebla, bądź kierownik, miałeś okazję lub dalej zastanawiasz się:

… A co gdyby jednak nie skorzystać z usługi firm doradczych?

Jak inaczej moglibyśmy przejść przez proces optymalizacji i usprawnień?

To nie jest prosta decyzja. A w dodatku rozważania, jeszcze przed wcieleniem w życie, stawiają Cię przed wieloma scenariuszami.

W którym momencie to będzie strzał w kolano? Kiedy okaże się słomianym zapałem? A kiedy bardzo pozytywnie zaskoczy?

Właśnie na tym skupimy się w dzisiejszej analizie, wyłaniając podstawowe pytania oraz udzielając na nie odpowiedzi w formie za i przeciw. Możliwe, że to pozwoli Ci na lepsze złapanie gruntu.

1. Wdrożenie Lean Management samodzielnie będzie tańsze?
2. Sami się nauczymy: Wprowadzenie Lean bez wsparcia zewnętrznego
3. Przekonajmy się, czy doskonalenie jest dla nas
4. Pozostałe alternatywy dla doradztwa Lean Manufacturing

Wdrożenie Lean Management samodzielnie będzie tańsze?

Załóżmy, że przeszliście przez proces ofertowania w firmie konsultingowej. Wyszło Wam, że średnio każdy miesiąc (4-6 dni doradczych) będzie kosztował 15 tys. PLN netto. To z kolei uruchomiło pomysł: A może zatrudnimy Leanowca na etat?

Na pierwszy rzut oka wydaje się to bardzo logiczne, szczególnie ze względu na aspekt finansowy. Ale właściwie na tym ta logika się kończy jeśli startujecie od zera.

Po pierwsze, rozpoczynając przygodę z Lean w produkcji nie masz pewności, że osoba, która zostanie zatrudniona, podoła wyzwaniu. Będzie na etacie, a Ty będziesz musiał cały czas zabezpieczać budżet na jej wynagrodzenie.

Po drugie, jak pozyskać takiego człowieka, który dodatkowo będzie miał doświadczenie w Waszej branży? Specjaliści ds. Lean i menadżerowie ds. optymalizacji procesów rozchodzą się na rynku jak ciepłe bułeczki. A osoby o dłuższym stażu pracy i większym bagażu praktycznym mogą życzyć sobie wynagrodzenia w widełkach miesięcznego doradztwa.

Jeżeli chcesz rozłożyć sobie mniej więcej ten zakres wynagrodzeń, zachęcamy Cię do przejścia do kolejnej analizy: Ile zarabiają Leanowcy?

Po trzecie, musisz uwzględnić również onboarding. Każdy pracownik w Twojej firmie wymaga wdrożenia, niezależnie czy jest to operator czy Leanowiec. A za tym idą standardowe i ukryte koszty: poświęconego czasu osób trzecich na oprowadzenie po zakładzie, wprowadzenie do misji, wizji, polityki, struktury, dokumentów, kanałów komunikacji itd., szkoleń, organizacji nowego stanowiska, zakupu licencji do programów, czasu pracy osoby wdrażanej poświęconego na przystosowanie do nowego środowiska, przyswojenie wiedzy oraz jej mniej wydajną pracę w pierwszych tygodniach. A w momencie, w którym okażę się, że jednak Wasza współpraca nie przebiega zgodnie z założeniami, cała machina zostanie uruchomiona od nowa.

Doradztwo Lean, a Leanowiec na etat

Łącząc wszystkie aspekty w całość, zepnijmy je w za i przeciw.

Plusy zatrudnienia Leanowca na etat:

• możliwa oszczędność finansowa z tytułu niższego wynagrodzenia niż średnie stawki firm doradczych
• dostępność ok. 160 godzin w miesiącu, sprzyjająca płynnej komunikacji i dynamicznym działaniom
• możliwość ciągłego monitorowania postępu prac oraz doskonalenia procesów

Minusy zatrudnienia Leanowca na etat:

• brak zaplecza wspierającego (zespół konsultantów)
• brak tak szerokiej puli rozwiązań metodycznych, aplikacyjnych, narzędziowych oraz benchmarków, jak i wiedzy o panujących trendach oraz zmianach
• ryzyko ulegnięcia pożarom operacyjnym, a w tym brak odświeżającego powiewu z zewnątrz i kultury uwidaczniania problemów

Usługi doradcze, a zespół Leanowy – koszty współpracy

W formie uzupełnienia, warto w tym miejscu dodać jeszcze jedną alternatywę.

Załóżmy, że jesteście większą firmą zatrudniającą powyżej 250 pracowników. W takim przypadku zdarza się, że z jednej osoby zajmującej się strategią organizacji procesów, z czasem powstaje zespół specjalistów.

Większe przedsiębiorstwo może wymagać innego poziomu zaangażowania, a co za tym idzie wyższych kosztów współpracy. Jednak w przypadku zatrudnienia kilku osób, ceny usług firmy doradczej mogą okazać się mniejszą inwestycją. Co więcej będą sprowadzały się do działań celowych, popartych konkretną diagnozą i planem projektowym. Natomiast posiadając wewnętrzny zespół musisz liczyć się z tym, że ich zadania prawdopodobnie nie będą cały czas zorientowane na analizę problemów i usprawnianie.

Po co tutaj taki wątek? Ponieważ to bardzo ważne, abyś wiedział po co tworzyć taki zespół. Czy ma on faktycznie zajmować się optymalizacją, czy też całą resztą innych zadań? W tym przypadku możliwe, że nie będziesz potrzebował grona tylu specjalistów, a bardziej skutecznym rozwiązaniem okaże się zatrudnienie kogoś na etat i wspomaganie się usługą doradczą.

Sami się nauczymy: Wprowadzenie Lean bez wsparcia zewnętrznego

Szkolenia tematyczne jako sposób na wdrożenie Lean

Weźmy na tapet kolejny scenariusz. Na etapie rozważań może przyjść Wam pomysł:

No dobra, a może sami się tego nauczymy?

Krok 1: W takiej sytuacji możliwe, że zainwestujesz w przeszkolenie kadry. Dwa lub trzy warsztaty, trochę o koncepcji Lean Production, trochę zarządzania strategicznego, trochę Problem Solving’u. Może nawet zdecydujesz się wysłać kogoś na studia podyplomowe.

Krok 2: Pojawi się oczekiwanie: To jak już umiecie, to róbcie!

Krok 3: Po jakimś czasie spytasz: Dlaczego tego nie robicie?

• Po czwarte czy Ty i pracownicy jesteście pewni tego, że plan który skonstruujecie, bądź ścieżka, którą obierzecie, to na pewno ta właściwa? Ile testów będziecie musieli przejść? Ile prób wykonacie? Jak bardzo rozciągnie się to w perspektywie? Ile czasu będą Wam zajmowały samodzielne starania i suma summarum, jak dużo będzie Was to kosztować? Oczywiście zaangażowanie Twoje oraz pracowników, a także doświadczenie, które będzie budować w trakcie tej drogi, to wielki plus. Jednak wywarzanie otwartych drzwi nie zawsze jest takie opłacalne jak się wydaje.

Jakie mamy w takim razie za i przeciw?

Plusy szkolenia siebie i pracowników:

• budowanie świadomości o słuszności działań optymalizacyjnych
• budowanie wiedzy o doświadczenia, które można przekuć w działania
• wzrost zaangażowania pracowników

Minusy zastosowania samych szkoleń jako katalizatora działań:

• brak stabilnego gruntu to samodzielnego uruchomienia projektów optymalizacyjnych
• brak praktyki
• ryzyko niezabezpieczenia zasobów i rozmycia się odpowiedzialności

Plusy podjęcia samodzielnych działań optymalizacyjnych:

• testowanie na własnym przykładzie napędza machinę wyciągania wniosków i umacniania doświadczenia
• to wiedza, której nie stracicie
• samodzielne działanie buduje zaangażowanie i motywację do osiągnięcia rezultatu

Minusy podjęcia samodzielnych działań optymalizacyjnych:

• nie wiesz, czy podjęliście właściwe działania
• nie wiesz, czy poza Waszym planem nie istnieje zupełnie inny, bardziej skuteczny
• nie macie tak szerokiego doświadczenia jak doradca, który zwiedził 150 firm, zobaczył 2000 problemów, przemyślał 1200 rozwiązań, wykonał 200 projektów, z sukcesem zakończył 170, a z 30 nieudanych wyciągnął solidne wnioski
• kosztowo, licząc Wasz czas na naukę i testowanie, prawdopodobnie wydacie tyle samo ile na realizację usługi doradczej, a zajmie Wam to dużo więcej czasu (w skali miesięcy, a nawet lat), bez pewnego rezultatu
• brak osoby/osób, od których możesz odbijać swoje pomysły

Przekonajmy się, czy doskonalenie jest dla nas

Punkty za:

• (ponownie) budowanie świadomości odnośnie sensu usprawniania
• budowanie zaangażowania poprzez testowanie
• lepiej zbudowane zaplecze pod podjęcie współpracy

Punkty przeciw:

• Budowanie wiedzy, doświadczenia oraz świadomości będzie zawsze korzyścią. W tym przypadku jedynym pobocznym minusem jest to, że nastawienie „uczmy się najpierw sami i przetestujmy to, a potem podejmiemy decyzję” jest formą odroczenia i wydłuża czas oczekiwania na rezultaty.
• Niesie za sobą również ryzyko niedostrzeżenia kluczowego momentu potrzebnej zmiany lub konieczności rozwiązania problemu.

Pozostałe alternatywy dla doradztwa Lean Manufacturing

Do puli ostatnich, bardziej abstrakcyjnych myśli o alternatywach warto zaliczyć:

• A może uda nam się to rozwiązać jakimś narzędziem IT? Na pewno coś takiego jest!
• Przecież odpowiedni ERP to prawie jak Lean! Zbierze, przeanalizuje, wypluje…
• Zainwestujemy w szyte na miarę oprogramowanie, które rozwiąże nasze problemy

Argumenty za:

• zaplecze narzędziowe i aplikacyjne minimalizuje ręczne pisanie, przepisywanie i analizowanie danych
• tym samym może być to oszczędność czasu i eliminacja błędów
• systemy faktycznie mogą dostarczać dane, które wspierają zarządzanie produkcją oraz samo w sobie podejmowanie decyzji

Przeciw:

• wiele oprogramowań, ERP-y to wysokokosztowe rozwiązania
• żaden program nie zastąpi działania, pracy ludzkiej, nie spowoduje fizycznej zmiany w organizacji procesów oraz pracy
• samo zastosowanie narzędzia nie stanowi elementu budowania kultury organizacyjnej, ani nie wzbudzi w pracownikach poczucia utożsamiania się z wartościami firmy

Sam widzisz, że jest wiele opcji jakie możecie obrać i tak naprawdę dokładnie każda z nich wiąże się z kosztami alternatywnymi. Celem tej analizy nie jest przekonywanie Cię na siłę, że najlepiej jest podjąć współpracę z firmą zewnętrzną. Chodzi o to, abyś dokładnie rozważył za i przeciw konkretnych rozwiązań. Kiedy warto myśleć o etatach, kiedy uruchomić szkolenia, kiedy siłą zespołu wprowadzać zmiany, a kiedy zdecydować się na celowe działania oparte na doświadczeniu specjalistów.

Z pewnością masz w głowie jeszcze więcej pomysłów i pytań. Dlatego też chcielibyśmy odesłać Cię do kilku wątków uzupełniających, które mogą wesprzeć Twój proces decyzyjny.