Bardzo możliwe, że trafiłeś tu ponieważ zastanawiasz się nad podjęciem współpracy. Pewnie po głowie chodzą Ci standardowe pytania: Jak to wygląda? Co może pójść nie tak? ILE TO KOSZTUJE?

Zauważyłeś też pewnie, że jest to temat tabu, nikt szczególnie nie chce się tym chwalić, a firmy owiewają to nutką tajemnicy. Najpierw musisz podjąć pierwsze rozmowy, wysłać zapytanie, poczekać na ofertę i dopiero wtedy kot wyskakuje z worka. Chcielibyśmy wygładzić ten dysonans, od razu mówiąc Ci jakie są stawki, co, ile kosztuje, bo przecież i tak się tego dowiesz i nie ma sensu wydłużać tej ścieżki.

Oczywiście sama odpowiedź nie jest już taka prosta. Bo to zależy…

Dlatego postaramy Ci się wskazać od czego to zależy, jak kształtują się warianty możliwej współpracy w perspektywie kosztowej, kiedy stawki ulegają zmianie itd.. W dużym skrócie, możesz liczyć na omówienie poniższych punktów:

1. Zapłata za czepianie się, czy owocne partnerstwo?
2. Usługi firm doradczych – jakie są typowe stawki?
3. Rozważania kosztowe dla współpracy z firmą doradczą
4. Ile kosztuje wdrożenie Lean Management? Podstawowe czynniki wpływające na cenę
5. Porównanie kosztów współpracy – przykłady
6. Analiza zwrotu z inwestycji (ROI) Czy warto inwestować w doradztwo Lean?
7. Strategia rozwoju Lean, a alternatywne koszty
8. Jakie są koszty ukryte przy współpracy z firmą doradczą?

Zapłata za czepianie się, czy owocne partnerstwo?

Jeszcze zanim przejdziemy do konkretnych liczb i zależności, chcielibyśmy wyciągnąć jeszcze jedną obiekcję.

Zdajemy sobie sprawę, że Tobie jako właścicielowi, ale także Twoim pracownikom może przyjść do głowy taka myśl:

„I co…zapłacimy kilkanaście tysięcy po to, żeby ktoś tu przeszedł i wytknął nam nasze błędy.”

„Szef zapłacił mu po to, żeby teraz mógł się nas czepiać.”

I na rynku są tacy specjaliści, z różnych branż, którzy w swoich usługach prezentują butę oraz pychę.

Wiemy, że taki dylemat może się u Ciebie pojawić, dlatego też trochę bardziej miękko chcielibyśmy pokazać Ci, że jest druga strona medalu.

• Konsultacja to usługa trudna do kupienia. Chcesz wiedzieć, jaki będzie efekt współpracy, a jednocześnie sam nie wiesz, czego nie wiesz o swojej firmie. Musisz się liczyć z tym, że aby doradca faktycznie spełnił swoją rolę, będzie musiał, kolokwialnie mówiąc, „przemielić” Ciebie i Twój zespół. Dokładne badanie potrzeb i mnóstwo pytań jest wpisane w dalszy potencjalny zwrot z inwestycji. Oczywiście nie mówimy tu o wytykaniu, ale o pytaniach bardziej i mniej przyjemnych.
• Zastanów się, ile może Cię kosztować samodzielne przejście ścieżki do rozwiązania waszych problemów lub pomysłów rozwojowych. Trzymając się zasady „przeżyj to sam” będziesz testował, próbował, możliwie popełniał kolejne błędy, tracił czas swój i personelu, wywarzając już otwarte drzwi. Czasem warto przeliczyć czy Twoje roboczogodziny jako prezesa, żeby się nauczyć, wdrożyć, egzekwować są warte tyle co zewnętrzny konsultant, który ma już doświadczenie. Ile byś zyskał wykorzystując ten czas gdzie indziej? Na etapie tworzenia firmy to właśnie czas jest Twoją walutą, a gdy już się rozrośnie rola się zmienia. Ile będzie Cię kosztowało dojście do tego samodzielnie, a ile, szybciej, z odpowiednim wsparciem?
• Konsultant powinien przyjść do Ciebie jako partner, tego powinieneś od niego oczekiwać. To nie tylko osoba, która rzuci Ci kilkoma pomysłami ze swojej teczki utartych szablonów, ale spyta, co Wy sądzicie na dany temat, czy próbowaliście już jakiś rozwiązań, jakie są Wasze doświadczenia. Co więcej, oprócz płaszczyzny mentorskiej i wykonawczej, może stać się też pozytywnym egzekutorem. Zakładając, że po badaniu potrzeb i diagnozie, współpraca przeradza się w dłuższy projekt, jego cykliczna obecność w Waszej firmie może stanowić element mobilizacji do działania. To tyczy się nie tylko działań, ale także pieniędzy. Bo faktura za usługę zewnętrzną pachnie zupełnie inaczej niż zwyczajowa wypłata.

Szerzej formę partnerstwa oraz czającą się obiekcję przed wymądrzaniem i gołosłownością za pieniądze, rozbiją przykłady analizy ROI, które znajdziesz w dalszej części. Teraz pora na same liczby.

Usługi firm doradczych – jakie są typowe stawki?

Jak różnią się ceny usług firm doradczych? Czy warto wybierać najtańszą firmę doradczą?

W formie drobnego wstępu, stawki rynkowe wahają się od 1,5 – 6,5 tys. PLN za dzień*.

Marki z międzynarodowym kapitałem np.: LEI Lean Enterprise Institute, bądź firmy konsultingowe skupiające się głównie na projektach korporacyjnych, mają zdecydowanie wyższe stawki. Ich przeciwieństwem jest działalność zbliżona do freelancingu, gdzie konsultanci działający niezależnie z reguły pracują na niższych warunkach. Jak widzisz rozstrzał jest dosyć duży, ale nie determinuje to oczywiście opcji wyboru – każda grupa może okazać się gotowa na spełnienie Twoich potrzeb.

Mówiąc o tym co u nas, zacznijmy od najprostszego podziału jaki można zastosować. W naszym przypadku są to dwie kategorie:

1. Doradztwo, projektowanie narzędzi, współpraca długoterminowa
2. Szkolenia oraz warsztaty – dedykowane, w konkretnej tematyce

Dla pierwszej kategorii nasze stawki plasują się na poziomie 3 – 5 tys. PLN za dzień doradczy.

Dla drugiej, stawka dzienna wynosi 5 – 6,5 tys. PLN.

Do tej podstawy należy jeszcze doliczyć ewentualne koszty logistyki. Mamy dwie główne lokalizacje – Kraków oraz Wrocław, ale naszą bazą wypadową mogą być różne obszary Polski – od okolic Rzeszowa, przez Poznań, Warszawę, Trójmiasto i wiele innych. W ich przypadku trzymamy się standardowych założeń:

1,15 PLN / km

300 PLN – nocleg, w razie potrzeby

Dlaczego tyle?

Pamiętaj w tym wszystkim, że jeśli o usłudze myślisz w postaci kosztu…to lepiej żebyś go nie ponosił i się za to nie zabierał. Nieodpowiednia perspektywa może okazać się dla Ciebie i dla Twoich pracowników faktyczną stratą. Jeśli natomiast myślisz o tym jako o inwestycji, że szkolenie pracowników przełoży się na korzyści w organizacji ich pracy, bądź doradztwo pozwoli Ci zrealizować wyznaczony cel np.: zwiększenie wydajności, to masz prawo w tym przypadku oczekiwać rezultatu, a także sprawdzić jaki poziom zwrotu Ci on przyniesie (ROI).

Rozważania kosztowe dla współpracy z firmą doradczą Lean

Doszliśmy do podstawy wyczerpania tematu. Jeśli jednak dasz nam jeszcze chwilę, pokażemy Ci:

od czego dokładnie zależą te ceny?

konkretne przykłady realizacji

 jak wyliczyć ROI?

jakie są alternatywne i ukryte koszty?

Ile kosztuje wdrożenie Lean Management? Podstawowe czynniki wpływające na cenę

Zależność główna

Podstawową wytyczną jest oczywiście czas trwania naszej umowy. Jeśli już na samym początku przychodzi Ci pomysł, czy będziecie mogli ugrać jakiś rabat – to właśnie czas jest elementem na to pozwalającym. Choć wolimy to nazwać oczywiście inaczej, zmniejszenie ewentualnej stawki możliwe jest jeśli po diagnozie zdecydujecie się na kontynuację, bądź nasza współpraca przybierze formę długoterminową. To klasyczna zasada i wydaje się być w porządku dla obydwóch stron. Jeśli nawiążemy przykładowo roczną współpracę, to możemy dojść nawet do najniższego progu negocjacyjnego, a po uwzględnieniu kolejnych zależności, potencjalnie jeszcze go uszczuplić.

Wróćmy jeszcze na chwileczkę do tego co wydarza się na samym początku. W przypadku diagnozy, jej czas trwania również przekłada się na finalną wartość. Najczęstsze ramy czasowe wynoszą 3 – 10 dni, co też naturalnie uzależnione jest od wielkości przedsiębiorstwa. Z tego poziomu można łatwo policzyć widełki – 9 tys. PLN za mniejsze diagnozy, 30 tys. PLN za bardziej złożone. Jeśli wymaga tego sytuacja, a zdarzyło nam się to niejednokrotnie, łączna stawka za przejście przez naprawdę ogromny projekt badawczy wyniosła ponad 100 tys. PLN.

Zależność poboczna

Porównanie kosztów współpracy – przykłady

1. Przetwórstwo stali – firma spod Krakowa

 podstawowy problem (przedmiot zgłoszenia): chaos na produkcji

problem zdefiniowany ogólnie, głównym oczekiwaniem było wsparcie z zakresu organizacji procesów oraz pracy na stanowiskach

Etap 1:
przystąpiliśmy do pełnej diagnozy, która została wyceniona na 29 tys. PLN i obejmowała 6 dni u klienta – stacjonarnie, 3 dni pracy zdalnej oraz kompleksowy raport podsumowujący

Etap 2:
z raportu wynikł pierwszy projekt trwający 3 miesiące, w obszarze skrócenia czasu trwania przezbrojenia maszyn (SMED). Zaangażowanie konsultanta objęło 1 dzień w tygodniu, a tym samym koszt usługi doradczej w perspektywie miesiąca wyniósł 13 tys. PLN, a w skali 3 miesięcy, łącznie 39 tys. PLN

Etap 3:
projekt rozwinął się we współpracę długoterminową, gdzie stawka miesięczna zeszła do poziomu 12 tys. PLN

2. Produkcja mebli – firma spod Poznania

 podstawowy problem (przedmiot zgłoszenia): planowanie produkcji

pod jego otoczką pojawiły się problemy z długim czasem przezbrojenia maszyn, występującymi niezgodnościami jakościowymi, które odbijały się na płynności produkcji i samym harmonogramie, a także brakiem narzędzia do określania zdolności produkcyjnych, przy założeniu, że poziom produkcji cały czas wzrasta

  Etap 1:

naturalnie przystąpiliśmy do diagnozy, która tym razem zwieńczona była całodniowym warsztatem zespołowym z zakresu problem solving. Spotkanie miało na celu zaangażowanie wewnętrznych specjalistów (pracowników) w analizę przyczyn źródłowych problemów, jak i wspólne wypracowanie planu działania oraz priorytetów zmian. W tej formule diagnoza składała się z 3 dni pracy stacjonarnej, 1 dnia pracy zdalnej, a także oczywiście wszelkich niezbędnych prac przygotowawczo-zakończeniowych. Wyceniona została na 15 tys. PLN.

 Etap 2:

Owocem warsztatów stał się pierwszy projekt 3-miesięczny, którego jednym z produktów było narzędzie do planowania produkcji. W tym przypadku oferta doradcza została poszerzona o zaplecze aplikacyjne, stąd też projekt został wyceniony na 14 tys. PLN miesięcznie, czyli 42 tys. PLN łącznie, przy zaangażowaniu 1 dnia w skali tygodnia.

Etap 3:
W dalszej kolejności, przedłużyliśmy współpracę, która zabazowała na stawce miesięcznej – 12 tys. PLN

Analiza zwrotu z inwestycji (ROI) Czy warto inwestować w doradztwo Lean?

W dalszym ciągu nawiązując do powyższych przykładów projektowych, powinniśmy przejść do najbardziej kluczowego elementu. Skoro całe przedsięwzięcie, okupione Waszą i naszą pracą ma być inwestycją, a nie kosztem, powinno się ono obronić poziomem zwrotu – ROI.

Zdecydowanie trudniej jest szacować takie kwestie przed podjęciem jakichkolwiek działań. Bardziej miarodajne dane możemy uzyskać po przeprowadzonej diagnozie. A oczywiście najbardziej rzetelnym punktem jest ewaluacja i policzenie ROI po zakończonym projekcie.

Mówiąc, że trochę trudniej jest wyestymować ROI przed rozpoczęciem współpracy, znowu pojawia nam się taki kot w worku. Oczywiście da się to zrobić, zakładając pewien margines błędu, który można korygować w trakcie projektu, a także finalnie po jego zakończeniu.

Weźmy kolejny przykład – estymację dla jednego z projektów.

Według naszych doświadczeń i obserwacji podobnych procesów w firmie X każda z 18 osób traciła minimum 1h dziennie na zbędne procesy, przepisywanie danych czy szukanie. W skali miesiąca to aż 360h (średnio 2 etaty), co daje wartość 12 000 zł / miesięcznie.

Przygotowane pliki automatyzujące pracę, stanowiły potencjał odzyskania 160 godzin miesięcznie.

ROI: 12 miesięcy * 6 000 zł (72 000 zł) / 8 750 zł (wartość narzędzia) = 8,2

Pomijając ROI w tym, jak i w każdym projekcie, możesz liczyć na szereg korzyści niepoliczalnych.

Dokonując jednak klamry na tym przykładzie, firma mogła się spodziewać dodatkowo:

Mniejszej liczby pomyłek przy wprowadzaniu danych

Nowej odsłony procesu, który będzie mniej frustrujący dla pracowników

Bardziej uniwersalnego narzędzie, pozwalającego wprowadzać dane nie tylko wybranych osobom

Uwolnienia czasu pracowników na procesy bezpośrednio dostarczające wartość dla klienta i rozwijające firmę

Strategia rozwoju Lean, a alternatywne koszty

Zdajemy sobie sprawę z tego, że wybór firmy, zabezpieczenie budżetu oraz pozostałych zasobów to naprawdę trudny proces decyzyjny, gdzie wokół Was cały czas toczy się proza produkcji oraz pętla zadań operacyjnych. Dlatego też czujemy się zobowiązani wspomnieć Ci o kosztach alternatywnych oraz ukrytych.

Wyłonienie osoby ze struktury firmy

Jeżeli widzisz, że w Waszych szeregach funkcjonuje jednostka o dużym potencjale zarządzania oraz wykonania działań usprawniających, to dobry punkt, aby zastanowić się czy przeniesienie na nią tej odpowiedzialności, będzie dla Was słusznym rozwiązaniem. Pomysł jest naprawdę trafiony z perspektywy unikatowej wiedzy oraz doświadczenia na temat procesów, które u Was występują oraz zależności między nimi, a także bezpośredniej znajomości z pozostałymi pracownikami, co może nieco zmniejszyć opór przed wprowadzaniem zmian. Ten „zasób z pierwszej ręki” niesie za sobą jednak ryzyko nadmiernego przyzwyczajenia do obecnego stanu rzeczy, niedostrzegania wszystkich punktów krytycznych, a także sporej dozy subiektywizmu. Jednocześnie, w obecnych czasach istnieje tak wiele źródeł rozwoju i edukacji, że odpowiednie szkolenia, udział w wizytach benchmarkingowych, czy programach certyfikacyjnych, może wyszlifować Wasz diament.

Dokonując bilans zysków i strat, uwzględnij także to, że zadania wyłonionej osoby trzeba będzie przekazać komuś innemu. Oznacza to, że poniesiesz koszt utworzenia nowego etatu dla potencjalnego managera/specjalisty, a także koszt wdrożenia osoby zastępującej. Wszelkie szkolenia, konferencje, programy to także będzie dodatkowa pozycja inwestycyjna.

Skupiając się na kosztach na jakie musisz ponieść w tym przypadku, według raportu na stronie https://wynagrodzenia.pl/ przygotowanego na rok 2023, średnie zarobki (nie mówiąc o koszcie pracodawcy) dla Specjalisty ds. Lean Manufacturing wynoszą 6910 zł brutto, dla Kierownika ds. Lean Manufacturing wynoszą 12 910 zł brutto, a dla Dyrektora ds. Produkcji 15 860 zł brutto.

W tym przypadku pamiętaj, że będzie to formą Twojego stałego zobowiązania

Jakie są koszty ukryte przy współpracy z firmą doradczą Lean?

Dotarliśmy już właściwie na sam koniec. Nie spodziewaj się tutaj wielkiej góry lodowej, ale weź pod uwagę to z czym będziecie musieli się zmierzyć:

w przypadku podjęcia działań związanych z poprawą komunikacji międzywydziałowej może się okazać, że będą potrzebne Wam nowe tablice, a w tym osprzęt do ich uzupełniania.

Można by było wymieniać jeszcze wiele innych elementów. Ale w głównej mierze chodzi nam o to, abyś miał stabilne podłoże do podjęcia decyzji, a w trakcie realizacji projektu, nie czuł się zaskoczony.

Punktowe stosowanie narzędzi Lean nie wystarczy

Czy zadając sobie pytanie ile kosztuje współpraca z firmą doradczą, spodziewałeś się tak długiej odpowiedzi?

* wszystkie stawki pomijając wynagrodzenie specjalistów Lean w rozdziale alternatywnych kosztów, stanowią wartość netto