Case Study DNKA

Sytuacja początkowa

Wraz ze wzrostem liczby zamówień coraz trudniejsze stawało się ustalenie, które zlecenia powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności.

Priorytety były ustalane ręcznie, brakowało jednego czytelnego planu pracy, a zespół nie miał bieżącej informacji o rzeczywistym obciążeniu. W efekcie przy większej liczbie zleceń terminy zaczynały uciekać, a terminowość realizacji zamówień wyraźnie się pogarszała.

Problemem był również sposób raportowania pracy magazynu. Pracownicy ręcznie zapisywali wykonane zadania, przez co zebranie informacji o realizacji planu wymagało dodatkowego czasu.

Brakowało bieżącej odpowiedzi na podstawowe pytania:

• które zamówienia są obecnie najważniejsze,
• co powinno zostać wykonane jako następne,
• jakie jest aktualne obłożenie zespołu,
• ile zadań wykonano w ciągu dnia,
• gdzie pojawia się ryzyko opóźnienia.

Cele

Poprawić terminowość realizacji zamówień

Najważniejszym celem było ograniczenie sytuacji, w których ważne zamówienia ginęły wśród dużej liczby zleceń. Zespół miał otrzymać jasny plan uporządkowany według priorytetów i terminów.

Uporządkować planowanie pracy

Firma potrzebowała widoku pokazującego nie tylko listę zadań, ale również aktualne obłożenie pracy zespołu i kolejność ich wykonania.

Ograniczyć ręczne raportowanie

Kolejnym celem było zastąpienie ręcznego zapisywania wykonanych prac prostszym sposobem rejestrowania realizacji zleceń oraz czasu ich wykonania.

Rozwiązanie

Rozwiązanie

Krok 1: Mapowanie procesu obsługi zamówień

Pierwszym etapem było przeanalizowanie całego procesu obsługi zamówień. Sprawdziliśmy, w jaki sposób informacje o zamówieniach trafiają do zespołu, gdzie ustalane są priorytety, jak planowana jest praca oraz w jaki sposób raportowane jest wykonanie zadań. Pozwoliło to wskazać miejsca, w których brakowało wspólnego standardu i aktualnej informacji potrzebnej do zarządzania pracą.

Krok 2: Identyfikacja źródeł danych

Kolejnym krokiem było określenie, z jakich narzędzi i źródeł korzystają pracownicy podczas obsługi zamówień. Przeanalizowaliśmy m.in. informacje dostępne w poczcie oraz systemie ERP, tak aby najważniejsze dane potrzebne do planowania pracy można było zebrać w jednym miejscu.

Krok 3: Narzędzie do obsługi i planowania zleceń

Na podstawie zebranych informacji przygotowaliśmy narzędzie w Excelu zawierające kluczowe dane dotyczące obsługiwanych zleceń. Zamiast ręcznie analizować kolejne zamówienia, zespół otrzymał jeden widok pozwalający zarządzać realizacją pracy. Kluczowym elementem był automatycznie ułożony plan według priorytetów i terminów. Dzięki temu pracownicy mogli od razu zobaczyć, które zadania powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności.

Krok 4: Widoczność obciążenia i realizacji planu

Narzędzie zostało uzupełnione o automatyczny wskaźnik obłożenia pracy oraz dziennego wykonania. Pozwoliło to na bieżąco sprawdzać, ile pracy znajduje się w planie i jak wygląda jego realizacja. Kierownik nie musiał już zbierać informacji od poszczególnych osób, aby zobaczyć aktualną sytuację.

Krok 5: Rejestr pracy START/STOP

Ostatnim elementem było wdrożenie rejestru pracy z miernikiem czasu START/STOP dla realizowanych zleceń. Pracownik rozpoczynając zadanie uruchamiał pomiar, a po jego zakończeniu zatrzymywał go w systemie. Pozwoliło to ograniczyć ręczne zapisywanie wykonanych prac i jednocześnie uzyskać dane o rzeczywistym czasie realizacji poszczególnych zadań.

Podsumowanie

Podsumowanie

Rosnąca liczba zamówień nie musi prowadzić do coraz większej liczby ręcznie ustalanych priorytetów i problemów z terminowością.

W DNKa’ uporządkowaliśmy proces obsługi zamówień poprzez jeden plan pracy, jasne priorytety, widoczność obciążenia oraz automatyczne raportowanie wykonania.

Efektem była poprawa terminowości z 65% do 85% oraz ograniczenie czasu poświęcanego przez pracowników na raportowanie wykonanych zadań o 80%.

Najważniejsza zmiana polegała na tym, że zespół przestał zarządzać dużą liczbą zamówień na podstawie ręcznie ustalanych priorytetów. Plan pracy i aktualna sytuacja stały się widoczne w jednym miejscu i oparte na danych.

Efekty współpracy

Wdrożone rozwiązania pozwoliły uporządkować sposób planowania i raportowania pracy przy obsłudze zamówień.

Terminowość realizacji wzrosła z 65% do 85%.

Jednocześnie firma uzyskała:

• automatyczny plan pracy oparty na priorytetach i terminach,
• automatyczny wskaźnik obłożenia pracy,
• automatyczny wskaźnik dziennego wykonania,
• bieżącą widoczność realizacji zleceń,
• rejestr rzeczywistego czasu wykonywania zadań,
• skrócenie czasu raportowania wykonanych prac przez pracowników o 80%.