Case Study KM project

Jak uporządkowaliśmy produkcję projektową i uwolniliśmy czas właściciela?

Branża: termoizolacja

Proces: szycie materiałów ciężkich oraz nietypowych

Zatrudnienie: <50

O Kliencie

KM Project to firma zajmująca się projektowaniem i produkcją rozwiązań termoizolacyjnych dla przemysłu. Specjalizuje się w kompensatorach tkaninowych, osłonach termoizolacyjnych oraz uszczelnieniach wykonywanych pod konkretne zamówienia klientów.

To produkcja projektowa, w której każde zlecenie jest inne, a kluczowe znaczenie mają dane wejściowe, dostępność materiałów i sprawna komunikacja między biurem, zakupami i produkcją. W takim środowisku brak porządku bardzo szybko przekłada się na opóźnienia.

Sytuacja początkowa

Firma rosła, ale sposób zarządzania nie nadążał za skalą. Właściciel, Pan Michał, brał na siebie większość decyzji – od sprzedaży, przez organizację produkcji, aż po bieżące problemy zespołu.

Z czasem zaczęło to hamować rozwój firmy. Produkcja działała głównie „na bieżąco”, pilne zlecenia psuły plan, a brak wyprzedzenia wydłużał terminy realizacji.

Wyzwanie

Największym problemem był brak spójnego systemu pracy.

Nie było jasnych zasad, kto za co odpowiada, ani danych, które pozwalały podejmować decyzje w oparciu o fakty. Wiele działań opierało się na doświadczeniu pojedynczych osób i bieżącej sytuacji.

Próba odciążenia właściciela poprzez przekazanie odpowiedzialności liderowi nie przyniosła efektu. Dobry wykonawca nie był przygotowany do roli osoby zarządzającej zespołem i zmianą, przez co decyzje nadal wracały do właściciela.

Dodatkowo system premiowy nagradzał nadgodziny zamiast efektywności, co utrwalało chaos i zmęczenie zespołu.

km project

Cele

Celem było uporządkowanie fundamentów działania firmy i przygotowanie jej do wzrostu.

Skupiliśmy się na:

uporządkowaniu struktury i odpowiedzialności,
stabilizacji produkcji i procesów okołoprodukcyjnych,
odciążeniu właściciela poprzez budowę bardziej samodzielnego zespołu.

Rozwiązanie

Krok 1: Diagnoza

Zaczęliśmy od diagnozy procesów i sposobu zarządzania. Analizowaliśmy sprzedaż, zakupy, produkcję, magazyn i komunikację, żeby zobaczyć, gdzie realnie powstają opóźnienia i chaos.

Diagnoza pokazała jasno: firma ma potencjał, ale działa bez spójnego systemu, a wiele decyzji opiera się na intuicji zamiast danych.

Krok 2: Uporządkowanie procesów

Następnie skupiliśmy się na kluczowych obszarach operacyjnych.

Uporządkowaliśmy proces zakupów i materiałów, wprowadzając jasne zasady zamawiania, przyjęcia i identyfikacji surowców, co ograniczyło błędy i niepewność na produkcji.

Zamiast rysować layout przy biurku, przeprowadziliśmy warsztaty z zespołem produkcyjnym. To oni najlepiej wiedzieli, gdzie “potykają się” o materiał. Dzięki temu nowy układ hali został zaakceptowany przez ludzi od pierwszego dnia, bo był ich współautorstwem.

Kolejnym krokiem było uporządkowanie generowania zleceń produkcyjnych i zasad wyliczania zapotrzebowania materiałowego, co przygotowało firmę pod digitalizację procesu.

Krok 3: Wzmocnienie właściciela i zespołu

Równolegle pracowaliśmy z właścicielem nad sposobem zarządzania.

Wprowadziliśmy pracę na celach liczbowych i wsparliśmy go w komunikowaniu zmian zespołowi, dzięki czemu proces wdrażania był spokojny i zrozumiały dla pracowników.

Uporządkowaliśmy również kompetencje i odpowiedzialności, tworząc matrycę kompetencji i system premiowy powiązany z wynikiem pracy, a nie nadgodzinami.

Efekty współpracy

Firma zyskała większą przewidywalność działania i kontrolę nad procesami.

Terminowość realizacji przekroczyła 90%, a przestoje wynikające z błędów komunikacyjnych praktycznie zniknęły. Uporządkowanie materiałów i procesów pozwoliło lepiej planować produkcję i ograniczyć niespodziewane problemy.

Wypracowano docelowy layout hali i przygotowano proces obsługi zleceń pod digitalizację, co stanowi fundament pod dalszy rozwój.

Równie ważna była zmiana organizacyjna – zespół stał się bardziej samodzielny, a właściciel przestał być niezbędnym ogniwem w codziennym działaniu firmy.

Podsumowanie

Ten projekt nie polegał na wprowadzeniu jednego rozwiązania, ale na uporządkowaniu sposobu działania firmy jako całości. KM Project przechodził z modelu opartego na dużym zaangażowaniu właściciela i bieżącym reagowaniu na problemy do bardziej uporządkowanej organizacji, w której decyzje opierają się na danych i jasno określonych zasadach.

Dzięki uporządkowaniu procesów, odpowiedzialności i komunikacji firma zaczęła działać spokojniej i bardziej przewidywalnie. Właściciel odzyskał przestrzeń do zarządzania rozwojem, a zespół większą samodzielność w codziennej pracy. To stworzyło solidny fundament pod dalszy wzrost bez dokładania chaosu.

Wyniki