Case Study Network Interactive

Sytuacja początkowa

W Network Interactive kolejne projekty wymagały koordynacji pracy zespołu, ustalania zakresu z klientami i kontrolowania wykorzystanych godzin. Wraz ze wzrostem organizacji coraz ważniejsze stawało się to, aby kluczowe działania przebiegały według tych samych zasad.

Wiedzę i doświadczenie Project Managerów trzeba było przełożyć na standardy, checklisty i materiały, z których mogliby korzystać także nowi pracownicy. Dotyczyło to zarówno przygotowania projektu przed startem, jak i jego prowadzenia w ClickUp.

Jednocześnie informacje o projektach, godzinach i fakturach znajdowały się w różnych miejscach. Utrudniało to odpowiedź na podstawowe pytania: ile godzin zaplanowano, ile rzeczywiście wykorzystano, jakie jest obciążenie zespołu i jaki wynik generuje dany klient lub projekt.

Cele

Uporządkować start i realizację projektów

Określić, jakie informacje trzeba zebrać od klienta przed rozpoczęciem prac, oraz przygotować jasne kroki realizacji. Zapewnić PM-om wspólną podstawę do prowadzenia projektów.

Ułatwić wdrażanie nowych pracowników

Przełożyć wiedzę zespołu na instrukcje, checklisty i materiały onboardingowe. Dzięki temu nowe osoby mogą poznawać sposób pracy firmy według przygotowanego procesu.

Połączyć pracę zespołu z wynikiem projektu

Zestawić planowane i rzeczywiste godziny z przychodami oraz kosztami, aby lepiej kontrolować realizację projektów, obciążenie zespołu i wynik klienta.

Rozwiązanie

Rozwiązanie

Współpracę z Network Interactive rozwijaliśmy etapami: od uporządkowania procesu wdrożeniowego, przez standard pracy PM-ów, po narzędzia łączące realizację projektów z finansami.

Krok 1: Mapa procesu – od wymagań klienta do realizacji

Jednym z pierwszych obszarów było wdrożenie Magento B2C. Zmapowaliśmy cały proces, stworzyliśmy bazę procesów i przygotowaliśmy checklisty dla 8 najważniejszych procesów.

Powstał również standard wywiadu PM-a z klientem, przeprowadzanego po podpisaniu oferty, ale jeszcze przed rozpoczęciem prac.

Dzięki temu przygotowanie projektu zyskało określoną strukturę:

• jakie informacje należy zebrać od klienta,
• co trzeba sprawdzić przed uruchomieniem prac,
• jakie działania wykonać podczas realizacji.

Wiedza o prowadzeniu wdrożenia została przełożona na materiały, do których zespół może wracać w codziennej pracy.

Krok 2: Wspólny standard pracy PM-ów i zespołu

Kolejnym krokiem było uporządkowanie sposobu korzystania z narzędzi i przekazywania wiedzy nowym pracownikom.

• Opracowaliśmy proces onboardingu – przygotowaliśmy materiały wdrożeniowe oraz instrukcje opisujące sposób pracy.
• Ujednoliciliśmy korzystanie z ClickUp – powstał standard wspierający prowadzenie projektów według wspólnych zasad.
• Wdrożyliśmy nowych PM-ów w przygotowane procesy i narzędzia – dokumentacja stała się częścią wdrażania do pracy.
• Zestawiliśmy plan z rzeczywistym wykonaniem – wykorzystaliśmy dane z ClickUp do porównania zaplanowanego czasu z przepracowanymi godzinami.

Analizy godzin rozwinęliśmy do poziomu pracowników, klientów i projektów. Pozwoliło to dokładniej sprawdzać, gdzie realizacja odpowiada założeniom, a gdzie pojawiają się odchylenia wymagające uwagi.

Krok 3: Połączenie realizacji projektów z finansami

Dane o projektach i wykonanej pracy połączyliśmy z bazą faktur, a następnie rozbudowaliśmy analizy o przychody i koszty. Powstał panel zarządczy pokazujący m.in. realizację pracy PM-ów, realizację tygodnia, otwarte projekty i pracowników, przychód klienta na godzinę pracy, przychód na osobę oraz koszty klienta i projektu.

Dodatkowo utworzono bazę kosztów i przychodów, skrypty przenoszące dane oraz integracje analiz z panelem zarządczym i bazą faktur.

Efekty projektu

Efekty projektu

Network Interactive zyskało wspólny sposób prowadzenia projektów oraz narzędzia pozwalające zarządzać realizacją na podstawie danych, a nie rozproszonych informacji.

Najważniejsze efekty:

• 8 kluczowych procesów opisanych i wspartych checklistami,
• wspólny standard pracy PM-ów oraz korzystania z ClickUp,
• uporządkowany onboarding nowych pracowników,
• plan vs wykonanie widoczne na poziomie pracownika, klienta i projektu,
• połączenie 3 obszarów danych: projekty, realizacja z ClickUp i faktury,
• panel zarządczy uwzględniający realizację, przychody i koszty.

Najważniejszy efekt biznesowy polegał na tym, że zarządzanie projektem przestało kończyć się na zadaniach w ClickUp. Network Interactive zyskała system łączący projekt, ludzi, zaplanowane godziny, rzeczywiste wykonanie, klienta, przychody i koszty.

Podsumowanie

Podsumowanie

Network Interactive zyskało wspólny sposób prowadzenia projektów oraz narzędzia pozwalające oceniać ich realizację na podstawie danych.

Uporządkowaliśmy przygotowanie wdrożeń, opisaliśmy kluczowe procesy i ujednoliciliśmy pracę PM-ów. Nowi pracownicy otrzymali materiały oraz przygotowany proces wdrożenia. Dane z ClickUp zaczęły służyć do porównywania planowanych i rzeczywistych godzin, a połączenie ich z fakturami, przychodami i kosztami poszerzyło obraz sytuacji każdego projektu.

Najważniejszy efekt to możliwość zarządzania projektem z uwzględnieniem pracy zespołu i jej wpływu na wynik finansowy. Informacje o zadaniach, godzinach i rozliczeniach tworzą wspólną podstawę do podejmowania decyzji.

Network Interactive zyskała podstawę do bardziej powtarzalnej realizacji projektów, łatwiejszego przekazywania wiedzy i dokładniejszej kontroli wyników.