Case Study Netuno Magazyn

Jak uporządkować pracę magazynu i ograniczyć zbędne chodzenie przy rosnącej liczbie zamówień?

Branża: dystrybutor wyrobów papierowych

Zatrudnienie: poniżej 50 pracowników

Geneza i kontekst projektu

Netuno prowadzi rozwijającą się sprzedaż e-commerce, w tym sprzedaż przez Amazon FBA oraz inne kanały wysyłkowe. Wraz ze wzrostem liczby zamówień coraz większym wyzwaniem stawała się nie sama obsługa paczek, ale organizacja pracy magazynu przy większej skali: kompletacja, sortowanie, pakowanie, przygotowanie wysyłek oraz bieżące zatowarowanie.

Projekt rozpoczął się od analizy tego, jak magazyn pracuje na co dzień i gdzie w procesie pojawiają się straty czasu, zbędne ruchy oraz brak danych potrzebnych do lepszego planowania pracy zespołu.

Sytuacja początkowa

Magazyn działał dzięki zaangażowaniu zespołu i doświadczeniu liderek, ale proces nie był poukładany pod rosnącą liczbę zamówień. Przy większym wolumenie pojawiało się przeciążenie, zmęczenie i trudność w utrzymaniu płynnego tempa pracy.

Jedna osoba często wykonywała kilka etapów procesu: pobierała wydruki, kompletowała produkty, pakowała zamówienie, reagowała na braki i odkładała paczkę. Brakowało jasnego podziału na osoby zbierające i pakujące, przez co liderki były mocno angażowane w bieżącą pracę operacyjną zamiast w planowanie i organizację zespołu.

Największe straty dotyczyły zbędnego chodzenia po magazynie. Produkty były zbierane według kolejności wydruków, a nie logicznej trasy po regałach, co powodowało powroty do tych samych miejsc i niepotrzebne przenoszenie produktów.

Dodatkowym problemem był brak prostego pomiaru pracy magazynu. Kierownictwo nie miało jednego widoku pokazującego liczbę paczek, czas zbierania, czas pakowania, obciążenie osób i realny efekt wprowadzanych zmian. Bez tych danych decyzje opierały się bardziej na odczuciach niż faktach.

Wyzwanie

Największym wyzwaniem było uporządkowanie pracy magazynu bez natychmiastowego wdrażania dużego systemu WMS i bez narzucania zespołowi rozwiązań oderwanych od realnej pracy.

Klient potrzebował praktycznych zmian, które można szybko przetestować w codziennym procesie. Chodziło o to, aby magazyn pracował mądrzej, a nie tylko szybciej.

Kluczowe było znalezienie odpowiedzi na kilka pytań:

jak ograniczyć zbędne chodzenie po magazynie,
jak przygotowywać wydruki i packing listy, aby wspierały logiczną trasę kompletacji,
jak zbierać kilka zamówień jednocześnie bez zwiększania ryzyka pomyłek,
jak wykorzystać wózki, koszyki lub mobilne regały do pracy z wieloma zleceniami,
czy warto rozdzielić role osób zbierających i pakujących,
jak mierzyć wydajność pracy magazynu bez tworzenia atmosfery kontroli i presji,
jak odciążyć liderki z bieżącej pracy operacyjnej, aby mogły więcej czasu przeznaczać na planowanie i organizację zespołu.

Cele

Celem projektu było uporządkowanie pracy magazynu i zatowarowania FBA w taki sposób, aby zespół mógł obsługiwać rosnącą liczbę zamówień z mniejszą liczbą zbędnych kroków, lepszą organizacją pracy i większą przejrzystością danych.

Projekt miał pomóc w:

ograniczeniu chodzenia i noszenia produktów w rękach,
uporządkowaniu kompletacji według lokalizacji, regałów lub gniazd,
przygotowaniu bardziej użytecznych packing list,
rozdzieleniu prostych zamówień pojedynczych od bardziej złożonych zleceń,
przetestowaniu pracy z wózkami, koszykami lub regałami przejezdnymi,
uporządkowaniu podziału pracy między zbieraniem i pakowaniem,
uruchomieniu prostych danych o wydajności magazynu,
poprawie planowania pracy zespołu,
lepszym wykorzystaniu roli liderek w organizacji procesu.

Rozwiązanie

Analiza procesu magazynowego – sprawdziliśmy cały przepływ pracy: od wydruków, przez zbieranie produktów, po pakowanie i odkładanie przesyłek.
Wprowadzenie danych o pracy magazynu – zaproponowaliśmy kartę dziennej pracy pokazującą liczbę paczek, czas pakowania, czas zbierania i obciążenie zespołu.
Uporządkowanie wydruków i packing list – rekomendowaliśmy sortowanie zleceń według lokalizacji, regałów, gniazd oraz typu zamówienia.
Ograniczenie zbędnego chodzenia – wskazaliśmy potrzebę kompletacji według logicznej trasy, a nie przypadkowej kolejności wydruków.
Test wózków, koszyków i mobilnych regałów – zaproponowaliśmy proste narzędzia do zbierania kilku zamówień jednocześnie.
Rozdzielenie zbierania i pakowania – rekomendowaliśmy test podziału pracy na osoby kompletujące, pakujące oraz liderki koordynujące proces.
Przyspieszenie startu pracy od rana – wskazaliśmy możliwość wcześniejszego przygotowania prostych zleceń, aby magazyn szybciej zaczynał kompletację.
Uporządkowanie roli liderek – przesunęliśmy akcent z bieżącego pakowania na planowanie pracy, rozdzielanie zadań i reagowanie na problemy.
Oddzielenie magazynu od planowania sprzedażowego – wskazaliśmy, że decyzje o sezonowości, zestawach i zatowarowaniu powinny wynikać z danych sprzedażowych, a nie z bieżącej pracy magazynu.

Efekty projektu

1. Nawet 0,5 godziny dziennie do odzyskania na samym chodzeniu

Podczas warsztatu wskazano, że przy zespole liczącym około 12 osób nawet 30 minut dziennie nieefektywnego chodzenia może oznaczać realną stratę porównywalną do pracy 1 osoby, która zamiast kompletować, pakować lub rozwiązywać problemy, wykonuje głównie zbędny ruch po magazynie.

Dlatego jednym z najważniejszych kierunków było ograniczenie powrotów do tych samych regałów, lepsze sortowanie wydruków i test pracy z wózkami lub koszykami do zbierania kilku zamówień jednocześnie.

2. Start pracy nawet kilkadziesiąt minut szybciej każdego dnia

W procesie porannym pojawił się problem ręcznego klikania, przygotowywania i sortowania wydruków. W trakcie rozmowy wskazano, że przy prostych zamówieniach nawet 90% czasu może pochłaniać sama obsługa systemu i klikanie, a tylko 10% realna decyzja lub praca wymagająca uwagi człowieka.

Dlatego celem było takie przygotowanie wydruków, aby zespół mógł szybciej rozpocząć kompletację. Wstępnie zakładano, że przy lepszym przygotowaniu prostych zleceń magazyn mógłby mieć nawet około 50 kwitów gotowych do pracy już około 7:10, zamiast tracić początek zmiany na czynności administracyjne.

3. Lepsze przygotowanie przed odbiorami kurierskimi od około 10:30

W magazynie ważnym ograniczeniem były godziny odbiorów kurierskich. Część paczek musiała być gotowa przed pierwszymi odbiorami, które zaczynały się około 10:30.

Dzięki szybszemu przygotowaniu wydruków, wcześniejszemu startowi kompletacji i lepszemu podziałowi pracy zespół może spokojniej przygotowywać paczki do wysyłki, zamiast nadrabiać opóźnienia pod presją kuriera.

4. Pomiar pracy zespołu zamiast oceny „na oko”

Projekt zakładał wprowadzenie prostych danych zmianowych: liczby paczek, liczby godzin przeznaczonych na pakowanie, liczby osób zbierających i pakujących oraz wyniku paczek na godzinę.

Dzięki temu kierownik może porównać, czy zespół pracuje lepiej dzień do dnia i sezon do sezonu. To pozwala sprawdzić, czy większy efekt daje model, w którym 1 osoba zbiera i pakuje, czy model, w którym praca jest rozdzielona na osoby zbierające i osoby pakujące.

5. Test proporcji: ile osób powinno zbierać, a ile pakować?

W rozmowie pojawił się przykład, że przy niektórych typach zamówień układ pracy może wymagać nawet 3 osób zbierających na 1 osobę pakującą. Wynika to z tego, że kompletacja bywa bardziej czasochłonna niż samo pakowanie, szczególnie gdy zamówienia są zróżnicowane i wymagają odwiedzenia wielu lokalizacji.

Dlatego jednym z efektów projektu miało być policzenie realnego zapotrzebowania na zbierających i pakujących. Zamiast zgadywać, ile osób powinno pracować przy danym etapie, firma może oprzeć decyzję na danych z procesu.

6. Mniej błędów dzięki 2-etapowej kontroli

Rozdzielenie zbierania i pakowania daje dodatkową korzyść jakościową. Jeżeli jedna osoba kompletuje zamówienie, a druga je pakuje, paczka przechodzi przez 2 punkty weryfikacji.

To zmniejsza ryzyko pomyłek, bo osoba pakująca może wychwycić błąd kompletacji przed wysyłką. Przy rosnącej liczbie zamówień taka kontrola jest szczególnie ważna, bo błędy magazynowe szybko przekładają się na reklamacje, poprawki i dodatkową pracę zespołu.

Podsumowanie

Największym wyzwaniem klienta nie było samo przygotowywanie wysyłek FBA ani sama liczba zamówień. Problemem był sposób organizacji pracy magazynu, który przy rosnącej skali zaczynał generować zbędne chodzenie, ręczne działania, przeciążenie liderek i brak pełnej widoczności danych.

Projekt pozwolił przesunąć myślenie z poziomu „ludzie muszą szybciej pakować” na poziom „proces musi pozwalać ludziom pracować mądrzej”.

Najważniejsze kierunki zmian to:

sortowanie wydruków i packing list według logicznej trasy,
ograniczenie powrotów do tych samych regałów,
test wózków, koszyków i mobilnych regałów,
rozdzielenie zbierania i pakowania,
mierzenie paczek, godzin i obciążenia,
szybsze przygotowanie pracy na start dnia,
wzmocnienie roli liderek,
oddzielenie decyzji sprzedażowych od pracy operacyjnej magazynu.

To case study pokazuje, że przy rosnącej liczbie zamówień e-commerce magazyn nie potrzebuje od razu dużej rewolucji systemowej. Często pierwszym krokiem jest uporządkowanie podstaw: danych, tras kompletacji, narzędzi do zbierania, podziału ról i codziennej organizacji pracy.

Case study