Szukając przewagi konkurencyjnej musimy nieustannie optymalizować nasze procesy, by sprostać stale rosnącym wymaganiom klientów. Jedną ze strategii jest praca u podstaw wartości wytwarzanej w naszym przedsiębiorstwie i eliminacja wszelkich marnotrawstw w duchu Lean Management.

Czy masz już Lean?

Jak wdrożyć Lean Management?

Aby skutecznie przeprowadzić wdrożenie Lean Management w organizacji wystarczą nam tylko 3 rzeczy:

zaangażowanie najwyższego kierownictwa
zaangażowanie najwyższego kierownictwa
zaangażowanie najwyższego kierownictwa

Tylko, a właściwie aż 3 rzeczy, ponieważ bez nich wszystkie podejmowane działania będą miały wymiar krótkotrwały i miejscowy. Jasny i klarowny sygnał płynący z samej góry jest niezbędny do osiągnięcia trwałych i skutecznych zmian organizacyjnych.

Wdrożenie Lean można podzielić na 3 etapy:

Etap 1 – Punktowe stosowanie narzędzi Lean w wybranych obszarach

Ma na celu przynieść wymierne korzyści tu i teraz. Fundamenty takie jak 5S, zarządzanie wizualne, standaryzacja są niezbędne do dalszego rozwoju, warto więc zadbać o nie jak najwcześniej. W tej fazie pojawiają się również warsztaty i projekty z wykorzystaniem metodologii Lean, takie jak: SMED – skrócenie czasu przezbrojenia (np. wąskiego gardła), Layout – reorganizacja stanowisk na hali produkcyjnej oraz inne. Aby przedstawione narzędzia przyniosły jak najlepsze rezultaty, trzeba najpierw zbadać strumień wartości, w celu znalezienia kluczowych do zoptymalizowania punktów. Tu z pomocą przychodzi narzędzie mapowania strumienia wartości – VSM.

Etap 2 – Budowanie kultury uwidaczniania i rozwiązywania problemów

Widoczne są już korzyści z czynności wdrożonych w pierwszym etapie. Następuje poszerzenie zakresu wdrożenia punktowych działań w oparciu o świadomą analizę skali marnotrawstw. Na tym etapie budowana jest kultura, w której nie ma winnych, a problemy nie są traktowane jak porażki, ale jak możliwości rozwoju, angażując do zmiany wszystkich członków organizacji.

Etap 3 – Wplecenie metodologii Lean w strategię organizacji

Na tym etapie następuje kreowanie świadomych liderów, projektowana jest spójna przekrojowa strategia rozwoju Lean w oparciu o plany i cele strategiczne firmy. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, budowana jest przewaga konkurencyjna poprzez zastosowanie metod takich jak: zarządzanie strategiczne (Hoshin Kanri), zarządzanie procesami, wskaźniki, a także zarządzanie przez cele.

O ile etap 1. jest stosunkowo prosty i większość firm nie ma z nim problemu, to już przejście do kolejnych dla wielu z nich jest prawdziwym wyzwaniem.

Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie Lean w firmie?

A. osoba wyłoniona z szeregów firmy

Obecnie mamy szeroki dostęp do wielu źródeł, z których możemy czerpać informacje. Cała gama szkoleń, konferencji branżowych oraz wizyt w innych zakładach daje nam możliwość wyszkolenia osoby z własnej załogi. To bardzo słuszna koncepcja, ponieważ z założenia ta osoba zna realizowane w firmie procesy oraz zależności między nimi.

Do słabych stron tego rozwiązania zdecydowanie należy to, że taka osoba jest obarczona historią firmy, w której pracuje. Przechodzi obojętnie obok pewnych rzeczy, bo „zawsze tak było”. Utożsamia realizowane w firmie procesy z ludźmi, którzy za nimi stoją, co utrudnia obiektywizm. Z braku odpowiedniego doświadczenia działania realizowane są stosunkowo powoli.

Jest to jednak spore ryzyko, ponieważ czas wdrożenia i skuteczność pozostawiają wiele do życzenia. Jedno nieudane wdrożenie ciągnie się za firmą i demotywuje do dalszej pracy. Alternatywą dla tego rozwiązania może być…

B. specjalista zatrudniony na etat

Przy takim rozwiązaniu należy pamiętać jednak o tym, że liczba specjalistów na rynku pracy jest ograniczona. Tak szybko jak się na nim pojawiają – tak szybko znikają przyjmowani przez duże organizacje. Ponadto, jeśli nasz zakład umiejscowiony jest w niezbyt atrakcyjnej lokalizacji – ciężko będzie przekonać taką osobę do relokacji. Warto również wziąć pod uwagę wielkość naszego przedsiębiorstwa i zadać sobie pytanie, czy taka osoba jest nam niezbędna w pełnym wymiarze godzin?

Ile zarabiają Leanowcy?

C. zewnętrzna firma doradcza Lean

Jest to rozwiązanie zyskujące na popularności ze względu na dużą elastyczność oraz skuteczność. Wiedza oraz doświadczenie praktyczne firm konsultingowych znacznie skracają czas wdrożenia i, pomimo wyższych kosztów, możemy liczyć na szybszy zwrot z inwestycji niż działając na własną rękę. Firmy wdrażające Lean mają wypracowany sposób działania i szereg przetestowanych standardów, podczas gdy pracownicy firmy często działają po raz pierwszy, nie korzystając z wielu wypracowanych wcześniej przez branżę rozwiązań.

Zalety skorzystania z firmy doradczej:

Świeże spojrzenie na firmę. Czasami jedynym sposobem na dostrzeżenie problemów jest pomoc osoby spoza codziennej rutyny twojej firmy.
Benchmark. Dobre praktyki oraz rozwiązania z innych firm mogą zostać łatwo przeniesione do Twojej organizacji.
Elastyczność. Sam decydujesz, w jakim zakresie korzystasz z ich usług (liczba konsultantów / liczba dni, godzin projektowych, zakres wdrożenia).
Transfer wiedzy. Doświadczenia zdobyte w pracy z ludźmi w różnych środowiskach przyspieszają przekazywanie wiedzy.
Doświadczenie. Przekrój branż oraz procesów pozwala dobrać odpowiedniego konsultanta do realizacji konkretnych projektów.
Kontakty biznesowe. Firmy doradcze pracują z kierownictwem najwyższego szczebla innych organizacji i mogą ułatwić kontakt oraz nawiązanie współpracy.

Warto jednak pamiętać, żeby nie zostawiać wdrożenia jedynie na barkach firmy doradczej. Takie rozwiązanie będzie skutkować tym, że w momencie zakończenia współpracy – wszystkie realizowane działania zostaną zaniechane. Najlepszym rozwiązaniem jest umiejętne połączenie wariantów A+C lub A+B+C. Pozwala to na maksymalizację efektywności działań w organizacji oraz skuteczny transfer wiedzy, przez co wypracowane rozwiązania będą trwałe, a w organizacji wykreowani zostaną liderzy odpowiedzialni za poszczególne obszary wdrożenia.

Jak wybrać firmę doradczą do wdrożenia Lean?

Określ cel wdrożenia

Jakie są twoje oczekiwania? Jakie są cele do realizacji? Czy jesteśmy organizacją która chce działać punktowo, czy interesuje nas kompleksowe przeprowadzenie transformacji na wszystkich poziomach organizacji? Na każde z tych pytań może być wiele odpowiedzi. Jednak zanim przystąpimy do rozmów z firmami zewnętrznymi, należy dokładnie przemyśleć odpowiedzi na przytoczone pytania.

Rozeznaj rynek

Firm doradczych jest wiele, niektóre działają lokalnie, inne w skali ogólnopolskiej, a jeszcze inne globalnie. Sprawdź, czy firma doradcza będzie w stanie sprostać Twoim wymaganiom.

Pomimo tego, że metodyka Lean może być stosowana wszędzie, warto zwrócić uwagę na branże, w jakich firma doradcza zbierała doświadczenia. Benchmark rozwiązań z pokrewnej branży będzie atutem.

Sprawdź, czy firma ma swój zespół projektowy, czy posiłkuje się osobami z zewnątrz, które nie są bezpośrednio jej pracownikami. Czy jej zasoby będą wystarczające do realizacji założonych przez Ciebie celów?

Poproś o referencje i przykłady podobnych projektów.

Wyślij zapytanie ofertowe

Już na tym etapie można zauważyć znaczące różnice w podejściu wielu firm. Należy uważać na te, które przesyłają gotową ofertę, bez zebrania wstępnego wywiadu o potrzebach klienta. Usługi doradcze są jak dobrze skrojony garnitur – nie można oczekiwać, że będzie idealny, jeśli kupimy go przez Internet.

Poproś o szczegółową ofertę

Jeśli planujesz współpracę długoterminową, zwróć uwagę, czy oferta zawiera część audytową / diagnozy. Bez audytu – diagnozy przedsiębiorstwa firma doradcza nie jest w stanie wziąć pełnej odpowiedzialności za prowadzone działania. Istnieje ryzyko, że zamiast skupiać się na kluczowych aspektach wplatania metodologii Lean w strategię organizacji, skoncentruje się na punktowym wdrażaniu narzędzi o niskiej efektywności. Dobra firma doradcza powinna przygotować coś w rodzaju drogowej mapy wdrożenia, na której opisane są wszystkie etapy.

Zwróć uwagę na to, czy w ofercie zawarte są informacje o osobach, które będą realizowały działania doradcze. W przypadku, kiedy nie ma takiej informacji jest bardzo możliwe, że dopiero po akceptacji oferty taka osoba będzie przydzielana.

Zapoznaj się ze sposobem raportowania

W jaki sposób firma rozlicza się z wykonywanych przez siebie działań?
Czy podstawą do rozliczenia jest jedynie wystawiona faktura?
Czy w dowolnym momencie jesteś w stanie sprawdzić postęp zaplanowanych prac?
Czy zostały ustalone jasne i czytelne wskaźniki projektowe?

Przed przystąpieniem do współpracy, warto określić sposób raportowania oraz rozliczania się z wykonanej pracy. Dobrze przygotowany plan projektowy oraz odpowiednie wskaźniki pozwalają trzymać rękę na pulsie oraz reagować w przypadku odchyleń.

Ile kosztuje wdrożenie Lean?

W dalszym ciągu zakładając, że chcemy posiłkować się wsparciem firmy doradczej, przed podjęciem współpracy należy odpowiednio zabezpieczyć budżet na ten cel. Aby tego dokonać, przydatna będzie informacja o średnich rynkowych szacunkach, mając oczywiście na względzie, że każdy podmiot będzie miał swoje indywidualne widełki.

W zależności od tego co będzie przedmiotem działania, stawka firmy doradczej może ulec zmianie. W inny sposób wyliczane są usługi wykonania diagnozy, krótkoterminowego projektu, czy przedsięwzięcia długofalowego, na przykład poprowadzenia transformacji.

Biorąc pod uwagę różne konfiguracje:

• Przeprowadzenie diagnozy firmy może oscylować w granicach 20 000 – 50 000 zł netto,
• Szkolenia oraz warsztaty to wartość ok 3 000 – 10 000 zł netto za dzień szkoleniowy / warsztatowy
• Za doradztwo projektowe na poziomie dnia roboczego przyjmuje się między 2 500, a 6 500 zł netto.

Dobór ilości dni doradczych zwykle wynika od zakresu przedsięwzięcia, a także oczywiście indywidualnych potrzeb i możliwości przedsięwzięcia. Tak też:

• Przeprowadzenie warsztatów metodycznych zajmuje około 5 dni (15 000 – 50 000 zł netto),
• Dla średniego projektu, obejmującego ramy 3 miesięcy, podczas którego, w każdym z tygodni realizowany jest 1 lub 2 dni doradcze, wylicza się średnio 20 dni pracy (30 000 – 70 000 zł netto),
• Bardziej zaawansowane wdrożenie, trwające na przykład 12 miesięcy, zakłada zaangażowanie na poziomie 6 – 8 dni doradczych w miesiącu, co w takim układzie daje 15 000 – 25 000 zł netto za każdy pomniejszy okres.

Wydaje się to nie lada inwestycją, jednak zdecydowanie ma ona szybki potencjał zwrotu, a dalej idąc, uzyskania relatywnie wysokich oszczędności.

Czy warto skorzystać z usług firmy doradczej Lean?

Usługi firm doradczych stały się bardzo popularne. Wiele mniejszych i średnich firm korzysta z tego rozwiązania ceniąc sobie brak konieczności zatrudniania osoby na stałe, wysoką elastyczność oraz wymierne korzyści płynące ze współpracy. Umiejętnie wykorzystana firma doradcza pozwoli oszczędzić sporo czasu i nerwów. Nie da się ukryć, że wspólna praca na bazie relacji partnerskich pozwala uzyskać efekt synergii i osiągnąć zdumiewające efekty w krótkim czasie.