Jak zbudować skuteczny system premiowy w firmie produkcyjnej

Raport do pobrania na końcu!

Spis treści:

1. Rodzaje premii
2. 4 kroki do poprawy skuteczności systemu premiowania
3. Skuteczny system premiowy dla pracowników produkcji – przykłady
4. Ciemne strony premii – jakich błędów nie popełniać?
5. Premia z perspektywy pracodawcy i pracownika
6. Raport do pobrania

Właścicielu, prezesie, kierowniku, miewasz wrażenie, że zapał pracowników w Twojej firmie nigdy nie gaśnie? Zawsze pełna wydajność, dobry humor i chęć do przyjęcia jeszcze większej liczby obowiązków?

Spokojnie, tylko Cię podpuszczam. Jednak to zabieg celowy. Bo przecież w idealnym świecie produkcji nikt nie potrzebuje premii, żeby być zmotywowanym do działania. Zdarza się niestety tak, że część pracowników ma więcej motywacji, a reszta trochę mniej. Dobrze jest więc czasem spojrzeć na to z innej strony i zobaczyć jak nasze oczekiwania zderzają się z rzeczywistością.

Z perspektywy kadry zarządzającej najlepszym scenariuszem jest wysoka wydajność pracowników, która może przekładać się na zwiększanie mocy przerobowych zakładu produkcyjnego. Do tego, niezmiernie istotna jest również punktualność, niska absencja i brak urlopów na żądanie. Te elementy oczywiście powinny znajdować się w „standardowym pakiecie” ogólnych obowiązków operatora, ponieważ to naturalne wymagania, aby oprócz wykonywania operacji zgodnie ze sztuką, człowiek podejmujący pracę był odpowiedzialny i zaangażowany. Jednak punkt patrzenia zależy od punktu siedzenia i tutaj wręcz należałoby przytoczyć obraz z powieści „Folwark zwierzęcy” George’a Orwella – „wszyscy… są sobie równi, ale niektórzy są równiejsi od innych”. To nie jest obraza (jeżeli znasz lekturę), lecz tak naprawdę to częsty obraz jaki tworzą sobie w głowie lub mają w rzeczywistości pracownicy.

Zdarza się, że mają wrażenie, że wspomniany „pakiet standard” tak naprawdę jest „pakietem premium” i jego realizacja wymaga, aby Kierownik „dał coś więcej”, w innych przypadkach z kolei bywa, że są proaktywni i zaangażowani, a nie usłyszą nawet wdzięcznego „dziękuję”.

• Jak więc wypracować kompromis w oczekiwaniach kadry kierowniczej i pracowników?
• Jak zwiększyć motywację zespołu?
• Jak nagradzać operatorów, aby czuli się docenieni i chętni do realizacji kolejnych działań w firmie?
• Jak wdrożyć skuteczny system premiowania?

Spróbujmy to wspólnie rozpracować.

Rodzaje premii

Na samym początku warto wspomnieć jakie rodzaje premii najczęściej występują w przedsiębiorstwach:

• Premia uznaniowa – to dodatek przyznawany do wynagrodzenia zasadniczego, którego wysokość oraz częstotliwość nie jest uzależniona od regulaminu lub standardowych kryteriów oceny, wynika z dobrowolnej decyzji pracodawcy. Jako Kierownik możesz docenić pracownika za szczególny wkład w uruchomienie nowej linii produkcyjnej, projekt firmowy lub zasugerowanie i wdrożenie pomysłu, który przyniósł znaczącą optymalizację.
• Premia regulaminowa – jest to uregulowany w wewnętrznych przepisach firmy dodatek, którego pracownik może się domagać od przełożonego, po spełnieniu wskazanych warunków. Najpierw zastanów się czy w Twojej firmie jest regulamin wynagrodzeń i wiedz, że powinien być ponieważ wpływa na jasność interpretacji oczekiwań i warunków pracy, a także sprzyja wzajemnej komunikacji z załogą. Natomiast sama w sobie premia regulaminowa może odnosić się do braku spóźnień, czy wysokiej frekwencji.
• Premia okolicznościowa – jak sama nazwa wskazuje przyznawana jest pracownikom w związku ze szczególną sytuacją. Zwykle przyznawana w okresach świątecznych, w związku z jubileuszem funkcjonowania przedsiębiorstwa, bądź szczególnym wydarzeniem w życiu pracownika. Pamiętaj przy tym, że jeżeli przez cały rok, nie zdobędziesz się nawet na pochwałę słowną, a przy Bożym Narodzeniu przekażesz pracownikom bombonierki i kawę, ta premia okolicznościowa nie spotka się z dobrym odzewem.
• Premia zadaniowa – jej przyznanie pracownikowi wynika ze spełnienia jasno wyznaczonych celów, w konkretnym ujęciu czasowym. Jest ona związana ze specyfikacją danego stanowiska, prosta w interpretacji, a także sprzyja wzajemnej komunikacji między przełożonym, a podwładnym. Biorąc na tapet przykład, jako Kierownik warto, abyś zwrócił uwagę na czynne uczestnictwo pracownika w pracochłonnym projekcie przygotowującym do certyfikacji od dostawcy, bądź norm ISO, które zostało zwieńczone osiągnięciem rezultatu. Ten człowiek oraz reszta zespołu najprawdopodobniej wzięli na swoje barki ciężar, który w efekcie przyniósł korzyści dla całego przedsiębiorstwa. W przypadku premii zadaniowej dobrym pomysłem jest wcześniejsze zapowiedzenie takiej alternatywy, jednak w sposób, który nie zablokuje twórczego myślenia i zaangażowania.
• Dodatek funkcyjny – związany jest z pełnioną przez pracownika rolą w przedsiębiorstwie oraz szerokim (zdefiniowanym) zakresem obowiązków. Może być przyznany brygadzistom, kierownikom zmian oraz innym pracownikom pełniącym podobne funkcje związane np.: z zarządzaniem zespołem. Tak więc i Ty sam możesz na taką liczyć.
• Dodatek stażowy – to rodzaj uznania, który mogą otrzymać pracownicy po przepracowaniu określonego czasu. Choć nie jest on obowiązkowy w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jest traktowany jako wdzięczny gest pracodawcy. Dlatego Kierowniku, jeżeli możesz, doceń operatorów, którzy przepracowali 10 lub więcej lat w firmie – przez długi czas budowali wartość i posiadają niemałe doświadczenie.
• Dodatek za szkodliwość – choć nie powinien być traktowany jako rodzaj premii, może być wypłacany w przypadku uznania konieczności rekompensaty pracownikowi za trudne i szkodliwe warunki pracy. Zwykle wynika on z regulaminu wynagrodzenia.
• Prowizja od wyników działu lub firmy – jest formą uznania za udział w osiągnięciu jasno wyznaczonych celów.
• Premia od indywidualnych wyników pracownika
• 13, a nawet 14 pensja

Mamy rozpracowane rodzaje premii, jednak sztuka ich skuteczności to zupełnie co innego. Przytoczę Ci fragment wyników badania „Systemy premiowania pracowników”, które mieliśmy okazję przeprowadzić w 2021 roku, we współpracy ze Studenckim Kołem Naukowym „Zarządzanie”, działającym przy AGH w Krakowie.

W realizowanej ankiecie 60% pracowników wykazało, że nie jest zadowolonych z obecnie funkcjonującego systemu premiowania, co więcej, opowiedziało się również za tym, że nie jest to dla nich czynnik motywujący. Czy nie masz wrażenia, że taka sytuacja w takim razie nie przynosi takich rezultatów jak powinna?

4 kroki do poprawy skuteczności systemu premiowania

Zaznaczę na początku, że system premiowania pracowników jest dobrym pomysłem. Choć niektóre praktyki są demonizowane, jak sam widzisz choćby w badaniu spora część ludzi przedstawiła pozytywne odczucia. Może w takim razie wcale niewiele brakuje, żeby większe grono zmieniło zdanie. Zwróć uwagę na poniższe elementy i zastanów się co możesz poprawić w swojej firmie:

1. Premia finansowa czy niefinansowa

Jak się okazuje, nie zawsze pieniądz cieszy człowieka. W realizowanym badaniu wynik jednego z pytań pokazał, że ponad 85% firm preferuje jedynie premie pieniężne. A jednym ze sposobów na zbudowanie relacji i podniesienie satysfakcji z wykonywanej pracy przez pracowników, jest zwrócenie się ku ich osobistym potrzebom:

• docenienia ich wkładu i zaangażowania – dyplomy, pracownik miesiąca, nagroda rzeczowa, kwiaty,
• rozwoju osobistego – w postaci szkoleń,
• zapewnienia zdrowia – pakiety opieki medycznej, ubezpieczenia, karty fitness,
• integracji z członkami zespołu – wyjazdy, wycieczki, imprezy firmowe,
• spełnienia w sferze rozrywki i czasu z rodziną – vouchery do kina, teatru,

Postaraj się zatem znaleźć balans między pieniężnymi nagrodami, a pozostałymi alternatywami premii.

Stosując natomiast sam w sobie model finansowy, postaraj się, aby za samym dodatkiem szło coś więcej – wspólna rozmowa, uzasadnienie, pytanie o potrzeby.

2. Jednoznaczne warunki systemu premiowania

To niezwykle ważny czynnik – jednoznaczność, transparentność oraz precyzja zasad. System premiowy powinien posiadać regulamin oraz sprecyzowane kryteria obliczania. Dzięki temu staje się obiektywnym punktem oceny pracowników, a oni są świadomi czego mogą oczekiwać, czego powinni przestrzegać oraz w jaki sposób swoimi działaniami mogą wypracować nagrodę.

W ten sposób wyeliminujesz jednocześnie wewnętrzne spory, plotki, a nawet zawiści. Z pewnością niejednokrotnie zderzyłeś się z pytaniami

• „A dlaczego on dostał, a ja nie?”,
• „Dlaczego ona ma wyższą premię, a ja dostaje tak mało?”,
• „Dlaczego oni dostają nagrody co miesiąc, a my tylko co kwartał?”.

Jednoznaczność oceny wpłynie na komunikację oraz pozytywne relacje, nie tylko między Tobą, a pracownikiem, ale również po prostu, między nimi.

Choć to bardzo dobra praktyka, każdy kij ma dwa końce i w tym przypadku warto, abyś wiedział, że regulamin i przedstawione wcześniej warunki premii mogą mieć również swoją ciemną stronę. Otóż to jak się okazuje wcześniejsze przedstawienie pracownikowi „zanęty” premiowej może paradoksalnie nie wzmocnić jego motywacji, a wręcz ją osłabić¹. Dlaczego? Ponieważ stawiając mu warunek, nadajesz zleconej czynności wartość zobowiązania, a tym samym ograniczasz w pewien sposób jego autonomię. W ujęciu krótkoterminowym pracownik może być zadowolony z obiecanej / otrzymanej nagrody, natomiast w perspektywie czasu podobne działania może realizować pod wrażeniem przymusu. Takie zjawisko może stać się dla przedsiębiorstwa źródłem kosztów utraconych korzyści, ponieważ naturalna, wewnętrzna motywacja pracownika zostaje zachwiana.

To jak w końcu jest z tym regulaminem i jednoznacznością warunków? Jako kierownik powinieneś posiadać jasno sprecyzowane kryteria, które pomogą Ci w dokonywaniu oceny. Nie oznacza to jednak, że przed każdorazowo zleconym dodatkowo zadaniem powinieneś wydawać pracownikowi kwit i uroczyście mu to obwieszczać, to nada sprawie sztywności i przesadnej formalności. Postaw na transparentność i sprawiedliwość. Odrzuć losowość i przesycone deklaracje.

3. Komunikacja

To najważniejszy element, który ma wpływ na wszystkie pozostałe. Otóż to bez utrzymywania relacji, rozmów, wymiany doświadczeń nie dowiesz się czy pracownicy potrzebują systemu premiowego, czy są z niego zadowoleni, czy nie, jakie jest ich obecne podejście do codziennej pracy, a także jak rozumieją ewentualne nagrody. Dzięki wzajemnej komunikacji będziesz mieć szansę do elastycznej pracy nad motywacją pracowników, wybierając rozwiązania, które jej nie zabijają.

4. Zbieranie Feedbacku

Tutaj ponownie przytoczę wynik badania „Systemy premiowania pracowników”. Jak widzisz na wykresie, większość, ponieważ, aż 80 % pracowników zaznaczyło, że ich przedsiębiorstwa nie stosują żadnej formy badań na temat funkcjonującego systemu premiowania.

Jaki jest z tego wniosek? Jeżeli nie zbierasz feedbacku od pracowników, czy forma premii przynosi im satysfakcję, motywuje ich do działania, bardzo możliwe, że brniesz w niewłaściwą stronę. W prostym formularzu zawierającym podstawowe pytania, pracownicy mogą opowiedzieć Ci co tak naprawdę myślą, jakie są ich opinie, co zmieniłoby ich nastawienie, a także co im się podoba. To punkt do wprowadzenia usprawnień i zmian, które mogą przynieść wartość dla całego przedsiębiorstwa.

Brakiem opinii zwrotnej możesz sobie tylko zaszkodzić. Wyobraź sobie sytuację, w której (paradoksalnie) pracownicy są bardzo zadowoleni z systemu premiowania, Ty o tym nie wiesz, a odnosisz zupełnie odwrotne wrażenie. Dokonujesz tym samym bez ich zdania zmian, co w efekcie skutkuje lawinowym spadkiem wydajności pracy, większą liczbą nieobecności itd.

Feedback pracowników pokaże Ci co powinieneś naprawić, a także co naprawdę robisz dobrze.

Skuteczny system premiowy dla pracowników produkcji – przykłady

Żeby poszerzyć dodatkowo Twoją wizję na temat systemów premiowych, przedstawiam Ci poniżej zwięzłą tabelę, która prezentuje jak rozkładają się zwyczajowo premie w przedsiębiorstwach. Wysokość i częstotliwość wypłacania stawki wynika odpowiednio z wielkości zatrudnienia. Odpowiednio zmieniają się również składowe kryteria oceny. Zwróć uwagę również na korzyści oraz ryzyka jakie niosą za sobą wdrożenia takich typów systemów.

Ciemne strony premii – jakich błędów nie popełniać

Wspomniałam o tym już trochę wcześniej, że mechanizm ten ma dwie strony medalu. Z jednej strony daje błysk w oku pracownika, z drugiej może spowodować lawinę niepożądanych zjawisk. Nie powiem Ci, że premiowanie jest złe. Powiem Ci, że należy odpowiednio nim zarządzać, żeby zminimalizować ryzyko wystąpienia efektów ubocznych. Co do nich należy¹?

• Wspomniane wcześniej zabijanie motywacji, pracownik może poczuć się ograniczony, ponieważ zadanie staje się dla niego dodatkowym obowiązkiem, a nie elementem codziennej pracy.

• Czynności warunkowe związane z premią zadaniową „Jeżeli zrobisz to… to otrzymasz to…” mogą blokować kreatywność oraz twórcze myślenie, ponieważ celem pracownika staje się nie cel zadania, a nagroda. (Stąd gdy zlecasz pracownikowi wymyślenie czegoś, opracowanie nowego rozwiązania itd. postaraj się nie stawiać mu warunku).

• Narzucanie celów wynikowych (w tym i takich bez pokrycia). Może unosisz teraz brwi do góry ze zdziwienia, ale już tłumaczę o co chodzi. Praca na akord zabija zapał pracowników, praca na etat z ciągle weryfikowanymi normami wydajności również to robi, tak samo będzie ze sprzedażą do konkretnego pułapu obrotu. Człowiek staje się niewolnikiem wyniku, wpływa to na jego samopoczucie i nastawienie do pracy. Oprócz tego, aby sprostać wymaganiom jest skłonny obniżyć jakość, pominąć niektóre czynności, zaniedbać obowiązki. Co za tym idzie, może masz swój wynik, ale inne elementy się nie zgadzają. Jest tutaj jeszcze jedna kwestia, otóż to często wspomniane cele mają oddźwięk krótkoterminowy, pozornie masz rezultaty, których oczekiwałeś, ale sprawa nie spina się kompletnie w perspektywie długofalowej. Ku uspokojeniu na koniec dodam, że nie oznacza to oczywiście, że nie powinieneś wyznaczać celów i analizować wyników. Spójrz jednak na ich osiągnięcie w dłuższym ujęciu czasowym, a także spróbuj postawić czasem na inny sposób kontroli osiągania celu – bardzo prawdopodobne, że pracownik osiągnie lepszy rezultat samodzielnie sterując swoją wydajnością.

• Premia może uzależniać – czy na pewno chcesz, aby Twój pracownik stał się dekadentem lub był jak sportowiec, który nie pociągnie bez dopingu? Jeżeli dasz pracownikowi nagrodę za zadanie X, możesz być pewien, że wyciągnie po nią ponownie rękę przy następnym, podobnym zleceniu. Na początku przyniesie mu to pewną euforię, jednak z czasem przyzwyczai się do tego i będzie oczekiwał jeszcze więcej.

Podsumujmy ten temat:

Fatalne wady systemu premiowania:

• Może zabijać wewnętrzną motywację,
• Może obniżać wyniki,
• Może zaburzyć twórcze myślenie i kreatywność,
• Może pobudzać do złych występków i wypierać poprawne zachowanie,
• Bywa uzależniający,
• Może wpajać krótkowzroczność,

Premia z perspektywy pracodawcy i pracownika

Poczułeś się zrezygnowany? Nie powinieneś! To przestroga i wskazówka, żebyś zastanowił się czy podobne zjawisko nie występuje u Twojej załogi. Jakie należy z tego wyciągnąć wnioski? Kierowniku, Twoi pracownicy może nie zawsze są tak bardzo zaangażowani jakbyś tego chciał. Pamiętaj, że w takim przypadku warto mieć rozpracowane sposoby działania. Zastanów się czy praca Twoich podopiecznych jest rutynowa, czy to może czynności wymagające twórczego myślenia. W pierwszym wypadku nie bój się skorzystać z kryteriów regulaminowych, postaraj się doceniać jednak nie tylko efekt, a cały proces. To nic złego jeżeli przytakniesz operatorom, że wykonywane przez nich operacje są faktycznie nudne i żmudne. Macie wtedy szansę na zawiązanie komitywy, ponieważ nie malujesz trawy na zielono, tylko podkreślasz, że wiesz jaka jest ich praca.

Pamiętaj również o tym, że premia to nie jedyny sposób na motywowanie pracowników. Sprawdź nasze szkolenie, które skupia się na nauce liderów i kierowników, jak mogą budować zaangażowanie zespołu. Kliknij TUTAJ, aby dowiedzieć się więcej o szkoleniu.

W drugim wypadku unikaj trybu warunkowego, pozwól pracownikom puścić wodzę fantazji, natomiast sam przemyśl w jaki sposób mógłbyś docenić ich zaangażowanie. To co dla nich przygotujesz po zakończonym zadaniu będzie dla nich tak naprawdę drugą nagrodą. Pierwszą będzie satysfakcja z realizacji projektu i wypracowania rozwiązań – czyli twórcze spełnienie.

Zastanawiając się nad funkcjonowaniem systemu premiowania spójrz na niego z analitycznej strony. To są Twoje koszty, oprócz nich przy złym sposobie zarządzania pojawią Ci się koszty utraconych korzyści (zwłoka czasu, brak zaangażowania, długi proces twórczy, który nie przynosi relatywnych efektów, błędy itd.). Jeżeli nauczysz się rozpoznawać i eliminować tę drugą grupę, to będzie dla Ciebie znakomita inwestycja w zmotywowany i usatysfakcjonowany zespół.

No a co o tym wszystkim może myśleć pracownik? Wynagrodzenie jest źródłem jego stałych przychodów. To już coś. Ale kluczem w tym wszystkim jest poczucie jego bezpieczeństwa (to czy wystarczy mu na codzienne prywatne zobowiązania), a także satysfakcja z wykonywanej pracy. Oprócz ogólnego komfortu potrzebuje on również uwagi i wzajemnej komunikacji. Zanim dasz mu jakąkolwiek formę premii pieniężnej, przyjdź najpierw do niego, przywitaj się, zbij mu piątkę i spytaj jak wygląda jego praca. To, że poświęcisz mu czas, pomożesz, wytłumaczysz, docenisz, będzie pierwszym krokiem do zbudowania lub odbudowy solidnego fundamentu.

Jeżeli chcesz dopełnić swoje refleksje przeczytaj pełen raport badania „Systemy premiowania pracowników”.

W premiowaniu pracowników z pewnością pomoże ocena ich pracy – teraz dostęp do raportów z produkcji oraz kontrola czasu pracy dostępna jest w jednej aplikacji – Karty Pracy – raportowanie na produkcji. Kliknij i sprawdź aplikację TUTAJ.

¹ Zachęcam Cię do samodzielnego rozwinięcia tego wątku w ciekawej lekturze Daniela H. Pink „Drive”.