Matryca kompetencji – produkcja, usługi, UR, jakość

Czy inwestowanie w rozwój pracowników to dobry biznes?

Seneka głosił „Non scholae sed vitae discimus”, co w przełożeniu z języka łacińskiego na polski oznacza „nie dla szkoły uczymy się, lecz dla życia”. To zdanie ma swoją moc przez całą oś naszej egzystencji i wskazuje, że celem zdobywania wiedzy nie powinno być zadowolenie nauczycieli oraz zwierzchników, a osobiste poczucie spełnienia i zaspokojenie potrzeby indywidualnego rozwoju.

Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby upiec dwie pieczenie na jednym ogniu, ponieważ realizując osobistą ścieżkę, również możemy wpływać na poczucie satysfakcji osób trzecich. Aby jednak przełożony mógł ocenić jaki jest poziom postępu edukacyjnego, gdzie widoczne są pewne luki, a także jaki kierunek należy obrać, potrzebna jest miara oraz uzasadniony punkt odniesienia. W sferze zawodowej, odpowiedzią na zapotrzebowanie na tego typu wskaźniki, jest matryca kompetencji, która zgrabnie łączy sferę analityczną oraz wizualną. To pozornie nieskomplikowane narzędzie jest drogowskazem dla menadżerów, machiną uruchamiającą program szkoleń, wspierającą zarządzanie rotacją personelu, a także motywującą do ciągłego rozwoju jednostek oraz zespołów.

Stąd też, aby uzasadnić sens jej stosowania, a także zbadać jej funkcjonalności, w tym artykule omówimy:

1. Po co robić matrycę kompetencji?
2. Jak opracować matrycę kompetencji?
3. Excel – Narzędzie do tworzenia matrycy
4. Matryca umiejętności dla UR
5. Matryca umiejętności dla Produkcji
6. Matryca umiejętności dla Jakości
7. Matryca umiejętności dla pracowników biurowych
8. Korzyści ze stosowania matrycy kompetencji

Sprawdź odcinek podcastu Produkcja bez chaosu!

Po co to robić matrycę kompetencji?

Właścicielu, kierowniku, jeśli nie wiesz po co robić matrycę kompetencji, lepiej od razu porzuć myśli, że jej wprowadzenie przyniesie jakiekolwiek rezultaty do Twojej firmy. Jeśli zlecasz jej wykonanie tylko pod audyt klienta, również w tym przypadku nie licz się z pozytywnym oddźwiękiem.

Jeżeli natomiast czujesz, że ma to sens, zanim podejmiesz konkretne działania, spróbuj odpowiedzieć sobie pokrótce: „po co?”, „dlaczego?”. Naprawdę warto, ponieważ przytoczone argumenty pozwolą obrać Ci kierunek działania.

Właśnie do tego służy matryca kompetencji. Abyś nie opierał się jedynie o subiektywne oceny oraz przypuszczenia, a posiadał mapę, która da Ci rzetelne źródło informacji oraz niezbędną wiedzę menadżerską na temat tego z kim przystało Ci pracować i jak pokierować swój zespół.

Jeszcze należy Ci się jedna informacja tytułem wstępu. W Internecie, a także w różnych pozycjach literaturowych możesz znaleźć zamiennie stosowane określenia: matrycy kompetencji oraz matrycy umiejętności. Wynika to z uproszczenia toku myślowego i raczej nie jest uznawane za błąd. Chcąc jednak zrozumieć różnicę między tymi pojęciami, kompetencje mają szerszy wydźwięk i to w ich skład wchodzą wspomniane umiejętności, ale również wiedza oraz postawa.

Jak opracować matrycę kompetencji?

Co do samej zasady tworzenia matrycy, schemat postępowania jest dosyć prosty. W zależności od potrzeb organizacji, tego czy narzędzie ma być powiązane z szeregiem innych przedsięwzięć (jak np.: plany szkoleń, oceny ewaluacyjne), można wprowadzać pewne rozszerzenia oraz wariacje.

1. W pierwszym kroku określ dla jakiego obszaru bądź grupy będziesz dokonywał oceny. Logicznym działaniem wydaje się konkretny podział, jeżeli pracujesz w dużym zakładzie produkcyjnym, bądź w korporacji.

2. Następnie, skupiając się na wybranej płaszczyźnie, wypisz wszystkie umiejętności jakie przychodzą Ci do głowy. Możesz przy tym posiłkować się zakresami obowiązków, które w pewnej mierze uzupełnią Twoją checklistę. Ponadto, aby matryca była żyjącym narzędziem, warto już od początkowych etapów jej tworzenia, zaangażować w to pracowników. Anonsując im, że przygotowujecie się do takiej inicjatywy, możesz ich poprosić o dołączenie do burzy mózgów, bądź sporządzenie list wykonywanych zadań. To właśnie oni, pracując na konkretnych stanowiskach, mogą odkryć przed Tobą karty kluczowych, bądź newralgicznych obszarów działania.

3. W dalszym etapie, zebraną listę punktów wiedzy oraz umiejętności podziel według kategorii. Mogą być to np.:

• Umiejętności miękkie oraz twarde,
• Wiedza o firmie, umiejętności procesowe,

W zależności od preferencji, kryteria podziału mogą mieć też charakter indywidualny, jak np.:

• Organizacja, merytoryka, umiejętności, programy,
• Bądź w ramach konkretnego obszaru: uruchomienie maszyn, przezbrojenia, procesy produkcyjne.

4. Dalej idąc, ustal skalę, aby zachować standard przyznawania ocen w ramach poszczególnych kompetencji.

Najczęściej stosuje się pięciopoziomowy system, od 0 do 4, bądź od 1 do 5. Z czego lepszym rozwiązaniem wydaje się to pierwsze, ponieważ bardziej rzetelnie odwzorowuje sumaryczną ocenę umiejętności pracownika. Punktem spornym może być przyznanie komuś 1 punktu, jeśli nie posiada żadnych umiejętności z zakresu wybranej dziedziny.

0 lub 1 – oznacza brak umiejętności, nieposiadanie uprawnień, konieczność przeprowadzenia szkolenia,

1 lub 2 – oznacza, że pracownik zna podstawy, jest w trakcie szkolenia, wykonuje proste czynności,

2 lub 3 – oznacza, że osoba jest w stanie pracować samodzielnie, posiada umiejętności na poziomie umiarkowanym, a trudniejsze czynności wymagają wsparcia, bądź nadzoru osób trzecich,

3 lub 4 – oznacza, że pracownik ma dobrą znajomość obsługi procesów, może pracować samodzielnie, bez nadzoru,

4 lub 5 – oznacza, że osoba jest ekspertem w wybranej dziedzinie, jest w stanie wykonywać nawet najbardziej skomplikowane czynności samodzielnie, a także przede wszystkim szkolić innych z danego zakresu.

Oznaczenia cyfrowe możesz również przełożyć na symbole. Taki zabieg szczególnie sprawdza się, jeżeli matryca utworzona jest w aplikacji, bądź w arkuszu kalkulacyjnym. Zebrane dane możesz intuicyjnie przedstawić za pomocą części okręgu, „kresek zasięgu”, bądź indywidualnie dobranych wzorów.

W tym miejscu warto wspomnieć o jeszcze jednym, nieobowiązkowym, ale wartościowym kroku. W ramach poszczególnych kompetencji, do każdego z punktów skali możesz stworzyć rozszerzenie legendy. Taki zabieg pomaga, w bardziej szczegółowy i rzetelny sposób, dokonać oceny, nie tylko Tobie – jako menadżerowi, ale również pracownikom – o nich samych. O co dokładnie chodzi? Spróbujmy przytoczyć prosty przykład:

5. Po fazach przygotowań, przyszła pora na dokonanie faktycznej oceny kompetencji. Do tego tematu można podejść z kilku stron:

• Możesz dokonać oceny sam jako kierownik. Gdzie warto później skonfrontować te wyniki z pracownikami i wprowadzić ewentualne poprawki.
• Możesz poprosić brygadzistę, bądź szefa zmiany, by dodatkowo wyrazili swoje zdanie.
• Możesz poprosić pracowników, aby ocenili siebie samych, alternatywnie również innych pracowników z obszaru. Gdzie taka forma może odbywać się na indywidualnych spotkaniach, bądź zostać zlecona „do wypełnienia” przez członków zespołu w dogodnym dla nich czasie.
• Możesz również zaaranżować teoretyczne i praktyczne testy, które będą podstawą do wystawienia wspólnej oceny.

Niezależnie od tego, który z elementów wybierzesz, bądź jakie połączenia zastosujesz, warto żebyś pamiętał przy tym, że system oceny oraz jego wyniki powinny być transparentne i jasne dla wszystkich. Co za tym idzie, pracownicy muszą brać w tym udział.

Postępując zgodnie z powyższymi krokami masz szansę opracować matrycę kompetencji. Pewnie Cię nie zaskoczę, ale jeśli to zrobisz, będziesz tak naprawdę dopiero w połowie zadania.

Jak zatem dalej wykorzystać potencjał matrycy?

Chcesz się dowiedzieć więcej o tym, jak najlepiej wykorzystywać umiejętności swoich pracowników?
Sprawdź szkolenie zamknięte, które przygotowaliśmy specjalnie dla osób, które na co dzień zarządzają zespołem produkcyjnym! To szkolenie zamknięte, w formie warsztatów, które skupia się na wypracowaniu metod komunikacji i zarządzania potrzebnych w Twojej firmie.

Excel – Narzędzie do tworzenia matrycy

Chcąc rozstrzygnąć jakie narzędzie wybrać do opracowania matrycy kompetencji, zdecydowanie w rankingu popularności i powszechności stosowania na pierwszym miejscu plasuje się arkusz kalkulacyjny (Excel). Wykorzystanie tego typu rozwiązania jest nisko kosztowe, szczególnie, że większość firm korzysta z niego również do innych celów, więc nie musi się liczyć z dokupowaniem licencji. Co do intuicyjności obsługi, stworzenie matrycy sprowadza się do utworzenia tabel, wprowadzenia danych oraz prostych formuł obliczeniowych. Bardzo przydatnym dodatkiem w tym przypadku jest formatowanie warunkowe, zmieniające liczby w wybrane oznaczenia wizualne oraz wprowadzające elementy kolorystyczne. Chcąc pójść trochę dalej, w strefę bardziej analityczną, zebrane dane można podsumować za pomocą tabel przestawnych, które w jasny sposób wskażą kluczowe dla organizacji parametry (największe luki kompetencyjne, najbardziej rozwinięte umiejętności wśród pracowników itd.).

Po krótkim wprowadzeniu do najczęściej wykorzystywanego narzędzia, spróbujmy sprawdzić jego funkcjonalności na konkretnych przykładach, analizując przy tym, jak można kategoryzować umiejętności pracownicze w poszczególnych obszarach firm, a także jak wycisnąć jak najwięcej informacyjnego soku z matrycy.

Matryca umiejętności dla UR

Zgodnie z załączonym przykładem, rozstrzygniemy teraz case matrycy umiejętności dla działu utrzymania ruchu. Wybrany obszar posiada wewnętrzną strukturę, rozdzielającą stanowiska kolejno na kierownika, brygadzistę, ślusarzy, ustawiaczy, mechaników oraz elektryków. Wśród punktów oceny widoczny jest wyraźny podział na trzy segmenty:

• Umiejętność obsługi ogólnych procesów UR – gdzie niezależnie od stanowiska, różni pracownicy mogą specjalizować się i rozwijać w wybranych działaniach,
• Kwalifikacje oraz uprawnienia (w tym na kolor różowy zaznaczone te, które wymagają certyfikacji przez jednostkę zewnętrzną), które definiują czy dana osoba może podjąć się niektórych typów prac,
• Umiejętności z zakresu ustawiania wybranych urządzeń oraz maszyn, w głównej mierze nawiązujące do zakresu obowiązków ustawiaczy.

Zwieńczeniem oceny jest sumaryczna skala umiejętności przedstawiona na pomocą sformatowanego paska postępu.

Za pomocą danych oraz wizualizacji można wysnuć kilka zasadniczych wniosków:

• Pracownicy A, B oraz E w ramach procesów ustawiania maszyn mogą elastycznie rotować działania między sobą, w ramach określonych grup urządzeń. Jednak gdyby przyszło do konieczności ustawienia pierwszych czterech maszyn z listy, jedyną osobą kompetentną jest brygadzista i nikt nie jest w stanie go zastąpić, co stanowi bardzo duże ryzyko dla organizacji produkcji.
• Firma nie posiada pracowników z uprawnieniami do naprawy suwnic, co wiąże się z koniecznością wzywania zewnętrznych serwisantów.
• Jeden ze ślusarzy podjął pracę w niedalekim odstępie czasu. Na podstawie umiejętności drugiego z nich, można w precyzyjny sposób wyznaczyć, jak powinien kształtować się plan szkoleń oraz zdobywania uprawnień.

Matryca umiejętności dla Produkcji

Kolejnym przykładem zastosowania matrycy jest obszar produkcji. Jak widać, w tym przypadku wykorzystana jest inna propozycja szablonu, odmienna jest również procedura przyznawania punktów ze skali.

W kolumnach rozpisane są wybrane maszyny oraz numery konkretnych operacji. Dane wejściowe do matrycy zebrane są z kart pracy operatorów, podsumowujących ilość godzin przepracowanych na stanowisku. Na tej podstawie określone są warunki przypisujące odpowiedni poziom kompetencji za pomocą symboli. Ponadto, również w tym przypadku widoczny jest podział oceny na trzy odmienne kategorie:

Sprawdź aplikację Karty Pracy, która służy do raportowania działań na produkcji!

Matryca umiejętności dla Jakości

Kolejna alternatywa excelowej wersji matrycy umiejętności zaprezentowana jest na przykładzie oceny działu jakości. W osobnej zakładce zdefiniowane zostały uprzednio stanowiska wchodzące w skład struktury obszaru, gdzie każdemu z nich przypisano wybrany kolor:

• Na zielono – oznaczeni są brygadziści działu jakości,
• Na żółto – oznaczeni są specjaliści ds. przyrządów kontrolno-pomiarowych,
• Na różowo – oznaczeni są specjaliści ds. administracyjno-biurowych,
• Na niebiesko – oznaczeni są kontrolerzy jakości.

Taki element zarządzania wizualnego pozwala na intuicyjne poruszanie się po narzędziu zgodnie z podziałem na odmienne zakresy obowiązków.

Wśród listy procesów wprowadzone zostało dodatkowe rozgraniczenie, wskazujące którego z obszarów odnosi się wybrane działanie (produkcja, obróbka). Oprócz tego, dla każdego z pracowników dokonano sumarycznej oceny umiejętności ukazanej za pomocą wartości procentowej oraz paska postępu.

W konfrontacji do danych o umiejętnościach przygotowano również tabelę prezentującą zakres obowiązków. Zielonym symbolem zaznaczone zostały te elementy, które wchodzą w skład oczekiwanych czynności do wykonania. Wskaźnik procentowy ukazuje wynik, który mówi w jak wiele działań zaangażowanych jest dany pracownik.

Matryca umiejętności dla pracowników biurowych

Ostatni, wariacyjny model matrycy umiejętności rozstrzygniemy na przykładzie oceny pracowników biurowych.

Case opiera się o podział na cztery główne kategorie, gdzie w każdej z nich to pracownicy dokonują samodzielnej oceny, na podstawie której automatycznie przeliczana jest również zdolność zespołowa. Formuła uzupełniania matrycy przypomina ankietę, która posiada odpowiednią strukturę kryteriów oraz indywidualną interpretację poszczególnych punktów skali, co prezentuje poniższy wycinek.

Jeśli chodzi natomiast o wspomniane kategorie, ich układ po krótce prezentuje się w następujący sposób:

1. Organizacja

Istotą tego kryterium jest określenie czy pracownicy są dopasowani do organizacji, co za tym idzie czy rozumieją jej misję, wizję, czy utożsamiają się z jej celami, czy odczuwają spełnienie w pracy, a także czy posiadają znajomość odnośnie praw, zasad oraz reguł jakimi rządzą się instytucje administracji publicznej.

2. Merytoryka

Ta kategoria stanowi punkt sprawdzenia, jakim poziomem wiedzy merytorycznej dysponują pracownicy. Poszczególne punkty oceny są skaskadowane, dzieląc się na obszary, a następnie kompetencje. Najlepiej przedstawi to przykład:

• Merytoryka – Inteligentne zarządzanie – Cyfryzacja

Jak oceniasz swoją wiedzę merytoryczną w zakresie cyfryzacji, w tym e-administracji i e-usług publicznych?

• Merytoryka – Inteligentne zarządzanie – Rozwój kadr

Jak oceniasz swoją wiedzę merytoryczną w zakresie planowania rozwoju i doskonalenia kadr?

• Merytoryka – Środowisko i przestrzeń – Gospodarka przestrzenna

Jak oceniasz swoją wiedzę merytoryczną w zakresie gospodarki przestrzennej (zasady planowania i gospodarowania przestrzenią)?

3. Umiejętności

Umieszczony wyżej wycinek matrycy odnosi się właśnie tego obszaru oceny. Zgodnie z nim pracownicy oceniają między innymi:

• Terminowość,
• Szybkość uczenia się,
• Samodzielność,
• Pomysłowość,
• Myślenie procesowe,
• Moderowanie spotkań,
• Reakcję na stres,
• Poziom empatii,
• Delegowanie zadań,
• Zarządzanie projektami,
• Podejmowanie decyzji itd.

Tym samym w przejrzysty sposób można dostrzec jednostkowe predyspozycje, a także mocne i słabe strony zespołu. Jak wiadomo bowiem, w głównej mierze sfera miękka oraz interpersonalna przekłada się na jakość komunikacji oraz owocną współpracę.

4. Programy

Ostatnie kryterium odnosi się natomiast umiejętności twardych, gdzie zadaniem pracowników jest ocenienie w jakim stopniu są oni w stanie obsługiwać wybrane programy takie jak: Symfonia, Canva, czy Miro, zgodnie ze skalą:

1 – Nie wiem do czego służy ten program,

2 – Słyszałam/em o tym programie, ale nie wiem za bardzo jak go obsługiwać

3 – Co do zasady wiem jak obsługiwać ten program, ale nie robię tego na co dzień, więc musiał(a)bym się w niego wdrożyć,

4 – Wiem jak obsługiwać ten program i wykorzystuję go od czasu do czasu,

5 – Jestem biegła/y w obsłudze tej aplikacji, używam jej bardzo często i mogę przeszkolić innych z funkcjonalności.

Case study tej matrycy zostało w rzeczywistości poszerzone o kompleksowy moduł analityczny, przygotowany w oparciu o obliczenia procentowe oraz tabele przestawne. Prezentują one informacje na temat tego:

• Jaki procent pracowników posiada chociaż minimalny poziom kompetencji,
• Jaki procent pracowników posiada maksymalny poziom kompetencji,
• Które z umiejętności są najsłabszym ogniwem w organizacji,
• Jakie kompetencje są najbardziej rozwinięte wśród pracowników,
• Którzy pracownicy mogą się wzajemnie zastępować.

Jak widać, form matryc kompetencji może być tyle ile jest pomysłów oraz potrzeb w ramach każdego z przedsiębiorstw, a każdy z wymienionych przykładów może stanowić cenne źródło inspiracji.

Korzyści ze stosowania matrycy

Choć większość atutów stosowania matrycy kompetencji zostało wcześniej rozstrzygniętych, warto je zebrać w całość, ku krótkiemu podsumowaniu.

Jeżeli przygotujecie rzetelnie matrycę i zadbacie o to, aby żyła, to:

Na koniec warto dodać, że każdy kij ma dwa końce. Nieodpowiednie przedstawienie jaki cel ma wprowadzenie matrycy, niezaangażowanie w to ludzi, a także brak transparentności może negatywnie wpłynąć na morale, a także przyczynić się do sporów, niesnasek czy chęci rywalizacji.

No, ale chyba sam już dobrze wiesz, ile robi dobrze obrana perspektywa i odnalezienie sensu rozwoju osobistego.

Nie dla szkoły uczymy się, lecz dla życia. Nie potrzebne nam są puste oceny, tylko faktyczne umiejętności, które przynoszą wartości personalną, jak dla organizacji.