Jak zachęcić pracowników
do zgłaszania usprawnień w firmie?
Czy warto mieć w firmie dział ciągłego doskonalenia? A czy nie lepiej, żeby cała firma była jednym wielkim działem ciągłego doskonalenia i to w dodatku każdego dnia? To nie mityczna opowieść, ale realna strategia rozwoju przedsiębiorstw przez angażowanie pracowników do zgłaszania pomysłów na usprawnienia w firmie.
Jeśli dotarłeś do tego artykułu, to zapewne dlatego, że miałeś z takim systemem już styczność. Niekoniecznie musiał nazywać się tak, jak w tytule. W środowisku funkcjonuje bowiem kilka określeń:
System Kaizen
System sugestii pracowniczych
System wniosków racjonalizatorskich
…
Mimo tego, że Kaizen jako filozofia ciągłego doskonalenia małymi krokami, jest szerszym pojęciem od koncepcji Systemu sugestii pracowniczych, różnica w nazywaniu programu zgłaszania usprawnień obecnie nieco się zatarła. System sugestii jest narzędziem, drogą do bycia zgodnym z Kaizen w organizacji.
Ale jakkolwiek byśmy tego nie nazwali chodzi o jedno – jak wyzwolić pełne pokłady kreatywności każdego członka organizacji, w celu ciągłego usprawniania otaczającej go rzeczywistości? No właśnie… a Ty? Co tutaj robisz?
Myślę, że może to wynikać z różnych powodów:
Słyszałeś, że inne firmy tak robią i chciałeś dowiedzieć się, czy to, aby na pewno dobry pomysł?
Pracowałeś lub pracujesz w firmie, która wdrożyła taki program z powodzeniem i jesteś przekonany, że to dobry pomysł?
Pracowałeś lub pracujesz firmie, która wdrożyła taki program z niepowodzeniem i wiesz, że lepiej uczyć się na cudzych błędach niż na własnych?
Albo jesteś jak biblijny Noe, który dostał objawienie od Wyższego (w tym wypadku od prezesa), że ma 40 dni na wybudowanie arki (wprowadzenie systemu Kaizen), bo jak nie to… no właśnie.
Na podstawie „Programy sugestii pracowniczych – doświadczenia polskich przedsiębiorców” – badania przeprowadzonego wśród uczestników Otwartej Konferencji Lean, która odbyła się w 2013 r. autorstwa Ł. Dekiera i A. Grycuka.
Bez względu, która opcja Cię tutaj przywiodła powiem jedno – jesteś w dobrym miejscu. Zapewne nie odpowiem na wszystkie Twoje pytania… Co więcej, postawię tuzin kolejnych, na które również sam nie znam odpowiedzi – bo jak prawdziwy konsultant powiem „to zależy”. Z tym małym wyjątkiem, że po części wiem od czego. W związku z tym, chciałbym i Ciebie na to naprowadzić w odniesieniu do Twojej własnej organizacji.
W sumie, jest jeszcze jedna możliwość, która Cię tu przyprowadziła. Chcesz zrealizować bardzo mierzalny i jeszcze bardziej namacalny cel biznesowy w postaci złotych monet na firmowym koncie wynikającym ze wszystkich usprawnień zrealizowanych dzięki temu programowi.
Oczywiście uzasadniony cel biznesowy jest zawsze potrzebny, ale jeśli w przypadku tego programu są to TYLKO oszczędności dla firmy – to nie wróżę mu dalekiej przyszłości. Dlaczego? O tym w dalszej części.
Jak przekonać pracowników do zgłaszania usprawnień firmie?
No właśnie – przecież jest to ich obowiązek. W końcu zawarliśmy pisemną transakcję, za którą kupujemy ich czas i umiejętności do wykonywania zlecanej przez nas pracy, czyż nie? Usprawnianie procesów wpasowuje się w ten scenariusz tak, jak Robert Kubica w fotel bolidu Williamsa. Dlaczego, w zdecydowanej większości przypadków, jednak tak się nie dzieje?
Odpowiedź jest prosta: kultura organizacyjna. Ale co ona ma do tego zapytasz? I przede wszystkim co to w ogóle jest?
W bardzo dużym skrócie kulturę organizacyjną można dostrzec na 4 poziomach. Są to:
Deklaracje
Sposoby działania na podstawie opinii
Sposoby działania na podstawie zachowań
Nieświadome opinie
Na podstawie: Jak odkryć ukryty wymiar kultury organizacyjnej Beata Krzywosz-Rynkiewicz
Nie czas i miejsce, żeby je tutaj rozwijać w sposób akademicki, więc posłużę się przykładem.
Wyobraź sobie hipotetyczną sytuację. Idąc ulicą, zauważyłeś leżący portfel z pieniędzmi i dokumentami – czy oddałbyś go właścicielowi z całą jego zawartością? Nie odpowiadaj na głos. To co pomyślałeś to właśnie Twoja deklaracja.
Teraz wyobraź sobie siebie w sytuacji, kiedy zostajesz zapytany dokładnie o to samo, jednak znajdując się w grupie współpracowników. Tym razem odpowiedz na głos. To właśnie jest Twój sposób działania na podstawie opinii.
W kolejnym kroku sytuacja staje się realna. W drodze do domu, na przystanku tramwajowym, w kolejce do kina, znajdujesz ten portfel. Ludzie wokół Ciebie widzą, że go podnosisz, jednak nie wiedzą, że nie jesteś jego właścicielem. Czy Twoje zachowanie będzie zgodne z odpowiedzią na któreś z powyższych pytań? To jest właśnie sposób działania na podstawie zachowań.
Przed Tobą ostatni test. Test prawdy. Jest sobota, godzina 2 w nocy. Wracasz z urodzin kolegi i w ciemnej uliczce zaraz pod domem znajdujesz ów portfel, który służy nam przykładem w tym eksperymencie. Jak zwykle jest wypchany pieniędzmi, a w środku znajdują się również dokumenty właściciela. Nikt nie patrzy. To co, oddajesz? To jest właśnie Twoja nieświadoma opinia.
Kultura organizacyjna to ciągłe przenikanie się tych 4 sfer. Nie dowiesz się o niej z pięknych plakatów wiszących w recepcji, czy po tym, że ktoś potrafi wyrecytować z pamięci misję, wizję oraz wartości firmy.
To motywy, którymi kierują się pracownicy firmy, kiedy nikt nie patrzy. To codzienne decyzje, które podejmują, kiedy nie ma obok nich przełożonego. Jeśli więc chcesz z powodzeniem wdrożyć system sugestii w Twojej firmie musisz wypracować kulturę opartą na zaufaniu oraz wspólnych wartościach, które będą nie tylko na sztandarach, ale i w rękach pracowników każdego dnia.
Jakie kroki należy wykonać przed wdrożeniem systemu sugestii?
O ile zazwyczaj motywuje się firmę do dynamicznego podejmowania decyzji przy wdrożeniach narzędzi Lean, to mówiąc o programach sugestii pracowniczych, należy być dużo bardziej ostrożnym i poświęcić więcej czasu na wypracowanie całego systemu.
Dlaczego tak? Ponieważ bardzo łatwo zniszczyć cały system już od pierwszych dni jego funkcjonowania. Warto przeznaczyć nieco więcej czasu na zbudowanie solidnego systemu oraz warunków funkcjonowania zgodnego z oczekiwaniami zarówno kadry zarządzającej (jaki cel biznesowy chcemy osiągnąć?) jak i pracowników, którzy będą sercem programu (co ja właściwie będę z tego miał?).
Znajdź odpowiedzi na najważniejsze pytania
- Jak dzięki systemowi sugestii pracowników możemy wspierać misję i wizję firmy?
- Na jakich zasadach działają podobne systemy w innych firmach?
- Jakie elementy kultury organizacyjnej możemy wykorzystać we wsparciu naszego systemu?
- Czy znany jest koordynator programu?
- Czy ta osoba ma wydzielony czas na prowadzenie działań związanych z administrowaniem systemu, czy jest to kolejna dodatkowa czynność, którą ma wykonywać w „wolnym czasie”?
- Kto może brać udział w zgłaszaniu pomysłów?
- W jaki sposób mogę zgłosić pomysł? (Dedykowany system? Zgłoszenia papierowe? ProblemBox?)
- Kto ocenia zgłoszone pomysły?
- Jakie są kryteria oceny i weryfikacji pomysłów?
- Jak wygląda komunikacja w projekcie? Kiedy i w jaki sposób dawana jest informacja zwrotna dotycząca zgłaszanych pomysłów?
- Czego oczekują sami pracownicy od funkcjonującego systemu? I jak sam system może im pomóc w ich codziennej pracy?
- Czy nasz system przewiduje nagrody? Jeśli tak, to jakie?
Stwórz system motywacyjny do zgłaszania sugestii przez pracowników
Z nagrodami należy być bardzo ostrożnym. Wiele osób zapytanych o formę nagrody odpowie prosto – pieniądze. No w ostateczności zgromadzone punkty wymieniane na nagrody rzeczowe. Pytanie jest zasadnicze. Czy tędy droga? Czy w naszym życiu robimy wszystko dla pieniędzy? Sprawdźmy.
Pozwól, że zaproponuję Ci nową posadę w mojej firmie. Potrzebuję osoby na stanowisko do biura, a właściwie pokoju o wymiarach 2 na 2 m. W pokoju znajduje się biurko i krzesło. Nie, okna nie ma. Zaproponuję Ci również 4-krotność Twojego aktualnego wynagrodzenia. Poproszę Cię jedynie o to, abyś siedział w tym pokoju przez 8 godzin każdego dnia. Tylko tyle.
Jak długo wytrzymasz w takiej pracy? Miesiąc, pół roku, rok? Rozumiem, że musisz podreperować swój budżet – kto nie musi? – ale prędzej, czy później sam zwrócisz uwagę na to, że jednak nie chodzi o pieniądze, a o coś więcej. Więź, relacje, zaufanie, poczucie odpowiedzialności, a w szczególności to, że działając jako zespół można osiągnąć dużo więcej niż w pojedynkę.
Jeśli natomiast zdecydujemy się na nagradzanie, to warto te nagrody w pewien sposób zróżnicować. Przykładowo:
Optymalizator
[oszczędności w skali roku – nakłady w skali roku] – pozwala docenić osoby, które miały największy wkład w realne oszczędności dla firmy
Spryciarz
[oszczędności w skali roku / nakłady w skali roku] – docenia osoby, które szukają nisko kosztowych usprawnień
Filar
Nagrody losowane spośród wszystkich pozostałych wdrożonych pomysłów – zauważa wszystkie pozostałe pomysły związane z ergonomią pracy, bezpieczeństwem i daje szansę każdemu, niezależnie od wiedzy, umiejętności oraz zajmowanego stanowiska.
Przykład 1
Wdrożenie kosztowało 10 000 zł i przyniosło oszczędności w skali roku na poziomie 25 000 zł
[oszczędności w skali roku – nakłady w skali roku] = 25 000 zł – 10 000 zł = 15 000 zł – Optymalizator
[oszczędności w skali roku / nakłady w skali roku] = 25 000 zł / 10 000 zł = 2,5
Przykład 2
Wdrożenie kosztowało 200 zł i przyniosło oszczędności w skali roku na poziomie 1 000 zł
[oszczędności w skali roku – nakłady w skali roku] = 1 000 zł – 200 zł = 800 zł
[oszczędności w skali roku / nakłady w skali roku] = 1 000 zł / 200 zł = 5 – Spryciarz
Skonstruuj taki system motywacyjny, który odpowie na potrzeby Twoich pracowników. Chcesz przecież, żeby w nim uczestniczyli, prawda? Idąc na ryby jako przynęty używasz tego, co smakuje Tobie, czy tego co smakuje rybom?
W tym wypadku niech przysłowiową „przynętą” będzie dobrze zaplanowany system wspierający pracowników we wdrażaniu zgłaszanych przez nich pomysłów, oparty na jasnej komunikacji oraz możliwości ich rozwoju na miarę organizacyjnych zasobów.
Wykorzystując narzędzia Lean do optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie równocześnie wpływamy na kulturę firmy. Zmienia się nastawienie ludzi na budowanie środowiska ciągłego doskonalenia oraz pełnego zaangażowania pracowników w życie firmy. System sugestii może zadziałać niczym dobry katalizator i pomóc organizacji w rozwoju, ale brak wsparcia zarządu podczas jego funkcjonowania może zamknąć kreatywność pracowników i ich chęć do usprawniania.
Korzystaj z doświadczenia i nie powielaj błędów
„Ale my już mamy (mieliśmy) taki system i nie do końca się sprawdza (sprawdził)…”
Nie od dziś wiadomo, że najlepiej uczyć się na cudzych błędach, natomiast gdyby tak było, to już dawno świat byłby blisko ideału. Najczęściej nasza podróżnicza natura w głębi duszy wyzwala zew „ahoj przygodo” tyko po to, aby kolejny raz pozwolić nam nauczyć się na własnym błędzie.
Nie zawsze będzie to oznaczało całkowitą rewolucję i rezygnację z obecnych ustaleń. Natomiast, warto przyjrzeć się szczegółom i zastanowić czy wszystkie z nich są odpowiednio przemyślane.
Przemyślenie tych aspektów pomoże w zbudowaniu odpowiedniej procedury funkcjonowania systemu sugestii oraz jego regulaminu. Warto już od początku wypracować jednolite założenia aprobowane przez kierownictwo, aby już od pierwszego etapu budowania systemu znać główne cele przyświecające jego powstawaniu, uwzględniając oczekiwania i możliwości kadry zarządzającej.
Szkolenie Online
System Sugestii – jak skutecznie wdrożyć i utrzymać
Dowiedz się, jak:
Angażować i motywować pracowników
Zapobiegać błędom
Zaprojektować i koordynować systemy sugestii pracowniczych
Wolisz naukę w formie stacjonarnej? Sprawdź warsztaty ,,Kaizen„, czyli szkolenie zamknięte w Twojej firmie. Program warsztatów opiera się na przykładach z wewnątrz firmy i realizowany jest – w przeważającej części – na hali produkcyjnej, w biurze czy obszarze magazynowym. Jeśli nie można pozwolić sobie na takie rozwiązanie, przygotowujemy dedykowane symulacje pozwalające zapoznać się z tematyką w praktyce.
Dlaczego warto wdrożyć system sugestii pracowniczych kaizen w Twojej organizacji?
Kto zna procesy i realia organizacji pracy lepiej niż ludzie, którzy mają z nimi styczność każdego dnia? Może warto poznać ich spostrzeżenia i skorzystać, z często wieloletniego, doświadczenia? Czy uważasz, że pracownicy nie lubią zmian? Pewnie każdy ma obawy przed nowym. A czy opory przed wdrożeniem nowego rozwiązania pojawią się również wtedy, gdy będzie to sugestia samego pracownika? Możliwe. Jednak tak samo możliwe jest to, że będzie on zachęcał innych pracowników do zastosowania swojego pomysłu.
Siłą napędową przedsiębiorstwa są ludzie. Jeżeli system ich sugestii zostanie dobrze uzasadniony i rzetelnie prowadzony, ludzie się z nim polubią, gdyż będą mieć realny wpływ na swoją codzienność.
Warto zainwestować w system sugestii pracowniczych kaizen oraz nieustanie podejmować działania doskonalące zbudowany system. Ta decyzja będzie kolejnym krokiem w budowaniu kultury ciągłego doskonalenia od fundamentów procesu produkcyjnego, którym są pracownicy wykonujący codziennie produkty tworzące wartość dla klienta.
W dzisiejszych czasach każda firma produkcyjna zmuszona jest do nieprzerwanego poszukiwania usprawnień, by móc sprostać wciąż rosnącym wymaganiom klientów oraz konkurentów oraz co raz cięższym realiom rynkowym. Często właściciele firm nie zdają sobie sprawy, że takie usprawnienia mają już w swoich głowach ich pracownicy i wystarczy umożliwić im dziele się nimi na rozsądnych warunkach.
System sugestii w kieszeni każdego pracownika
ProblemBox
Zapomnij o papierowych zgłoszeniach i korzystaj z komputera lub telefonu
Zgłaszaj pomysły i problemy w każdym momencie
Delegowanie i zarządzanie zadaniami w jednym miejscu
Wypełnij formularz i pobierz Poradnik – System Sugestii
