Plan

Pierwszym działaniem podejmowanym w tym etapie było, wybranie Lidera danego Narzędzia. Dzięki temu narzędzie będzie „żyło” po zakończeniu działań wdrożeniowych. Osoba, którą mianowaliśmy na to stanowisko, mogła myśleć i oswajać się ze swoją przyszłą funkcją.

Etap planowania rozpoczął się szkoleniem z Zarządzania Procesami. Jego celem jest zapoznanie uczestników  z koncepcją, aby umożliwić efektywną pracę na warsztatach.

Do

Następną częścią warsztatów było definiowanie klientów w całej firmie.  Przeważnie są to działy takie jak: sprzedaż,  zakupy, produkcja, logistyka, HR, etc.

Gdy już ich określiliśmy, mogliśmy przystąpić do definiowania procesów w nich występujących. Dzięki temu dowiedzieliśmy się jakie procesy zachodzą w poszczególnych działach.

Gdy już zakończyliśmy poprzedni krok, umożliwiło to  przystąpienie do analizy ich dojrzałości oraz wpływu na kluczowe kategorie firmy. Dzięki temu określiliśmy priorytety procesów do optymalizacji.

Następnym etapem było dokładne opisanie każdego działu w formie SIPOC. Wyszczególnione tu elementy to Klient, Dostawca, wejście oraz wyjście każdego z działów. Dało nam to szczegółowy opis procesów oraz ich przepływów między sobą.

Na podstawie wcześniej uzyskanych informacji mogliśmy efektywnie przystąpić do określania wież wskaźnikowych oraz wskaźników w nich występujących, dzięki którym mogliśmy weryfikować efektywność funkcjonowania całej firmy, jak i działów w niej występujących.

Czytaj więcej o tym jak w jaki sposób określić kluczowe wskaźniki KPI w firmie produkcyjnej.

Check

Aby wszystko mogło funkcjonować bez naszego zaangażowania, niezbędne było kompleksowe wdrożenie lidera metodą TWI do momentu jego stabilnej pracy nad działaniami wyznaczonymi w ramach danego narzędzia.

Największe znaczenie miała weryfikacja sposobu uzyskiwania wskaźników. Aby wyeliminować problemy związane z ich błędnym określeniem, stworzyliśmy narzędzia, które pozwoliły na automatyczne uzyskanie określonych informacji.

Działanie, które pozostało po naszej stronie to cykliczny audyt narzędziowy, ze standardowymi pytaniami, po zakończeniu którego przedstawiany jest raport funkcjonowania narzędzia.

Act

Jednym z elementów pozwalającym utrzymać zmiany była standaryzacja czynności, które wynikają z funkcjonowania narzędzia. Elementy, które zostały „sformalizowane” to :

– aktualizacja procesów oraz ich oceny,

– uzyskiwanie wszystkich wskaźników,

– prowadzenie cyklicznych spotkań w celu koordynowania realizacji akcji/projektów, aby optymalizować kluczowe punkty działania firmy.

Po efektywnym wdrożeniu wszystkich kroków, firma wiedziała, jakie procesy występują w poszczególnych działach oraz które z nich są kluczowe (poprzez zdefiniowanie procesów i ich połączenie). Ważną korzyścią jest też wdrożenie merytorycznego zarządzania opartego na danych, a nie na opinii innych. Ten nowy styl zarządzania pozwala osiągać realne cele oraz weryfikować ich osiągalność na podstawie twardych danych.

Dzięki temu krokowi, następne działania optymalizacyjne były określane oraz weryfikowane poprzez pryzmat zdefiniowanych kluczowych informacji o funkcjonowaniu firmy.