Spis treści:

1. KPI – praktyczne przykłady
2. KPI – kluczowe wskaźniki efektywności
3. Dlaczego firmom są potrzebne KPI?
4. Ile wskaźników KPI jest potrzebnych?
5. Wieża wskaźnikowa
6. Przykłady KPI
7. Jak często aktualizować wskaźniki?
8. Kto powinien aktualizować wskaźniki KPI?
9. Kurs on-line Zarządzanie procesami i wskaźniki KPI

KPI (kluczowe wskaźniki efektywności) praktyczne przykłady

Dlaczego firmom są potrzebne kluczowe wskaźniki? Ile wskaźników KPI jest potrzebnych w firmie? Co to jest wieża wskaźnikowa? Jak zarządzać wskaźnikami?

„Dzisiaj był bardzo dobry dzień, ale jutro musimy zrobić więcej…” – to pułapka, w którą często sami wpadamy, kiedy nie podpieramy naszej pracy wynikami. Co to znaczy więcej? Ile dzisiaj zrobiliśmy? O ile więcej ma być jutro? To podstawowe pytania, które rodzą się w naszych głowach po takim stwierdzeniu, a nie zapytaliśmy jeszcze o sedno sprawy.

Czy to, co robimy, jest w ogóle istotne?

Każdy z nas dysponuje dokładnie taką samą ilością czasu każdego dnia, a to w jaki sposób go wykorzystamy zależy tyko i wyłącznie od nas samych. Warto jednak wiedzieć, że czasem jedno wykonane zadanie przybliży nas do celu bardziej niż wykonanie 10 innych.

No właśnie… do celu. Peter Drucker powiedział kiedyś, że jeśli nie mamy określonego celu – każda droga nas do niego doprowadzi. Pracujemy wtedy dla samej pracy, a nie dla jej owoców. Czy znasz zatem cele waszej organizacji? Jej misję, wizję, strategię? Czy wiesz, jaką drogą do nich dotrzeć? Czy poruszasz się z odpowiednim tempem? W jaki sposób możesz się o tym dowiedzieć? W jaki sposób przekazać tę wiedzę dalej w organizacji? W jaki sposób powiązać tę drogę z codziennymi obowiązkami?

Przekucie podstawowych założeń strategicznych organizacji na wymierne cele jest procesem żmudnym oraz skomplikowanym. Odbywa się za zamkniętymi drzwiami, w gronie najwyższego kierownictwa. Ludzi tych najczęściej da się zmieścić w jednym pomieszczeniu. Determinacja oraz zaangażowanie pozwalają im każdego dnia realizować działania w kierunku osiągnięcia założonego celu.

To bardzo istotne, aby cała organizacja zmierzała w jednym kierunku. Co więc z pozostałymi członkami organizacji? Co z dziesiątkami, setkami, a czasem tysiącami pracowników, którzy każdego dnia przychodzą do pracy, aby sumiennie wykonywać swoje obowiązki?

Zbudowanie jasnego oraz jednoznacznego sposobu komunikacji celów oraz stopnia ich realizacji to wielkie wyzwanie. Co nam z zaangażowania najwyższego kierownictwa, które opracowało najbardziej spektakularny plan, jeśli cała załoga słyszy tylko „Dzisiaj był bardzo dobry dzień, ale jutro musimy zrobić więcej…”.

Z pomocą przychodzą nam wskaźniki KPI – (Key performance indicators) – kluczowe wskaźniki efektywności.

Wiele firm do jednego worka zwanego KPI wrzuca nie tylko wskaźniki efektywności (PI), ale również rezultatu (RI). Czym różnią się te 2 pojęcia? Odpowiedź jest bardzo prosta:

RI – Result Indicators – Wskaźniki Rezultatu

Result indicators (RI) to podsumowanie szeregu działań, których wynikiem jest osiągnięcie konkretnego rezultatu. Dają klarowny obraz informujący, czy nasza firma zmierza w obranym przez siebie kierunku.

Przykładem wskaźników rezultatu są wszystkie wartości finansowe. Wynik finansowy zawsze jest wynikiem pewnych działań. Sprzedaż, logistyka, produkcja, jakość – to jedynie część działów, których działania wpływają na końcowy rezultat finansowy. RI nie obrazują wysiłku poniesionego przez poszczególne jednostki w firmie, aby ten rezultat osiągnąć.

PI – Performance Indicators – Wskaźniki Efektywności

Performance indicators (PI) to wskaźniki niefinansowe, które można odnieść do działania poszczególnych jednostek / zespołów w firmie.

Przykładem wskaźników efektywności są wszystkie działania, na które pośrednio lub bezpośrednio mają wpływ poszczególne zespoły funkcyjne.

Zarówno z RI jak i PI możemy wyznaczyć takie, które w nieporównywalnie większym stopniu odzwierciedlają ich istotność – i dopiero te będziemy nazywać kluczowymi.

Aby zarządzać przedsiębiorstwem złożonym z wielu indywidualności należy posługiwać się wspólnym językiem. Najczęściej wybór pada na język danych, faktów oraz liczb, ponieważ może być on interpretowany jednoznacznie przez wiele zaangażowanych stron.

Ile wskaźników KPI jest nam potrzebnych w firmie?

„Jak najwięcej key performance indicators”?!

Wręcz przeciwnie.

Ilość wskaźników w firmie możemy porównać do deski rozdzielczej naszego samochodu. Znajdują się tam tylko i wyłącznie informacje kluczowe z punktu widzenia kierowcy. Po zapaleniu się pomarańczowej lub czerwonej kontrolki sprawa przekazywana jest do serwisu, gdzie dokonywana jest szczegółowa diagnostyka oraz usunięcie przyczyny źródłowej usterki lub awarii.

Tak samo w firmach produkcyjnych – konkretne oraz niezbędne informacje dla kadry zarządzającej muszą być podane w sposób czytelny oraz przejrzysty tak, aby po pierwszym spojrzeniu można było stwierdzić, jaki jest ich stan i podjąć kluczowe decyzje.

David Parmenter w swojej książce KPI – Kluczowe wskaźniki efektywności Tworzenie, wdrażanie i stosowanie. zaleca zasadę 10/80/10. Jest to górna granica, która pozwala na sprawne zarządzanie w oparciu o wyniki.

Przy tak dużej ilości wskaźników należy mieć świadomość, w jaki sposób są one połączone oraz jakie działania u podstaw mają wpływ na końcowy rezultat naszych działań.

Przykładowo, biorąc pod uwagę kluczowy wskaźnik rezultatu (KRI) – Wartość umów podpisanych z klientami, możemy wyszczególnić szereg działań składających się na jego uzyskanie oraz ich szczegółowy opis z wyszczególnieniem kluczowych:

1. KRI – Wartość umów podpisanych z klientami
2. RI – Ilość zapytań klientów

Te wskaźniki rezultatu podsumowują działania wielu zespołów na wielu płaszczyznach. Nie informują nas o tym, których działań należy wykonywać więcej, a których mniej.

3. PI – Ilość terminowych kontaktów z klientami w celu informacji o interesujących ich publikacjach
4. KPI – Ilość terminowych publikacji na stronie www skierowanych do osób decyzyjnych

Wskaźniki efektywności powinny być bezpośrednio powiązane z poszczególnymi grupami zadaniowymi w organizacji oraz odzwierciedlać efekty ich pracy. Odpowiedzialność jest przypisana do konkretnych osób, które mają realną informację o działaniach u podstaw, które składają się na realizację ogólnej strategii firmy.

Chcąc zaprojektować i wdrożyć system wskaźników KPI w organizacji musimy powiązać je z kluczowymi wskaźnikami rezultatu naszej organizacji. Nie ma uniwersalnych wskaźników KPI, które można skopiować i bezrefleksyjnie stosować w różnych organizacjach. Zawsze należy wyjść od realizowanej strategii. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, w jaki sposób zaprojektować KPI w różnych obszarach odzwierciedlając realne cele firmy.

Jak często aktualizować wskaźniki?

Niektóre z nich powinny być monitorowane na bieżąco, inne z częstotliwością co godzinę, jeszcze inne co zmianę lub raz dziennie. Nie ma uniwersalnej recepty na częstotliwość aktualizacji KPI. Jako managerowie musimy pojąć takie decyzje bezpośrednio dla środowiska, w którym się znajdujemy.

Za każdym razem, kiedy widzimy swój wynik mamy szansę podjąć działania korygujące lub standaryzujące i wpłynąć na sytuację, więc aktualizujmy je zatem tak często, jak tylko chcemy mieć możliwość poprawy.

Kto powinien aktualizować wskaźniki KPI?

W dobie przemysłu 4.0 systemy informatyczne dają nam możliwość agregowania, analizy oraz wizualizacji danych jak nigdy wcześniej. Rozwiązania on-line pozwalają na bieżąco śledzić parametry procesów niemal z każdego miejsca na ziemi. Czy zatem nie ma miejsca dla człowieka w tym procesie? Wręcz przeciwnie!

Budując świadomą kulturę ciągłego doskonalenia i zatrudniając pracowników, zatrudniamy nie tylko przysłowiowe „ręce do pracy”, ale i głowy do kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów. Aby skutecznie rozwiązywać te problemy, należy podnieść świadomość ludzi o realnym wpływie na zmianę swojego otoczenia. Upełnomocnienie do aktualizacji wskaźników pozwala im na ich głębokie zrozumienie oraz podjęcie realnych działań związanych z ich poprawą lub stabilizacją.

Pamiętajmy jednak, że prawdziwa odpowiedzialność jest wtedy, kiedy możemy o niej powiedzieć „Ja chcę”, a nie „Ja muszę”.

A ile wskaźników KPI jest w Waszych firmach?

Bibliografia:
„Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – Tworzenie, wdrażanie i stosowanie”, David Parmenter