Budowanie kultury organizacyjnej firmy – jak wzmocnić ją w praktyce?

Wchodzisz do biur, a następnie przechodzisz przez halę produkcyjną – już na początku uderzyły Cię pewne przyjemne wibracje. To delikatne mrowienie w stopach i dłoniach to jednak nie efekt uboczny nieprzestrzegania wymagań BHP, a powiew klimatu organizacyjnego. Czy takie zjawisko jest możliwe?

I tak, i nie. Bo gdybyśmy mieli powiedzieć, że przedsiębiorstwo produkcyjne może mieć duszę, to byłaby nim właśnie kultura organizacyjna, która posiada swoje namacalne elementy. Przykładem na nie, byłoby natomiast puste opieczętowanie sloganami, które zapadają w pamięci, a jednak nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistości.

Jeżeli chcesz wzmocnić kulturę organizacyjną nie zakładaj, że stanie się to samoistnie, że menadżerowie bez wahania będą prowadzić resztę we właściwym kierunku, a pracownicy od razu wejdą w idealne buty. To nie potrwa chwili i nie będzie miało swojego końca.

Choć z kulturą przedsiębiorstwa jest jak z peleryną niewidką – spełnia swoje funkcje, jednak trudną ją dostrzec – spróbujmy dzisiaj przejść przez podstawowe pytania, które pozwolą Ci ocenić Waszą obecną sytuację w firmie i spleść te refleksje z kontekstem biznesowym.

1. Co to jest kultura organizacyjna?
2. Elementy kultury organizacyjnej firmy
3. Co mają emocje do dobrej kultury?
4. Rola lidera w tworzeniu kultury organizacyjnej
5. Miejsce pracowników w tworzeniu kultury
6. 7 głównych kroków do skutecznego budowania kultury
7. Dlaczego warto budować kulturę organizacyjną?
8. Co ma kultura organizacyjna do zadowolenia klienta?

Co to jest kultura organizacyjna?

Kultura organizacyjna to sposób w jaki ludzie zachowują się na co dzień w pracy. To z jednej strony ich sposób rozmowy, współpracy, poziom poczucia odpowiedzialności, czy nastawienie – które stanowią pewien wzór, bądź schemat. Jednocześnie, z drugiej, to również elementy tradycji, historii, anegdot firmowych, a także symboli, które stają się spoiwem rotującej kadry oraz postrzegania marki.

Kultura organizacyjna odzwierciedla sens istnienia przedsiębiorstwa. Stanowi o tym, czy pracownicy utożsamiają się z jej założeniami, a także czy mają poczucie istotności w budowaniu wartości dla klienta. Wynika to z jej całokształtu, który posiada wiele płaszczyzn oraz składowych elementów.

Elementy kultury organizacyjnej firmy

Tak też, za wspomniane wcześniej zachowania pracowników nie odpowiadają jedynie takie aspekty jak styl komunikacji, czy styl zarządzania, ale również składniki kultury organizacyjnej, które leżą u fundamentów działania firmy. Wpisuje się w nią bowiem:

• Misja, która daje odpowiedź dlaczego Twoje przedsiębiorstwo istnieje.
• Wizja, która wskazuje do czego dąży.
• Strategia firmy, która mówi w jaki sposób zrealizujesz z pracownikami to, do czego dążycie.
• Cele organizacji, które precyzują kierunek i planowany rezultat.
• System wartości firmy, który w tym miejscu należy zrozumieć dwutorowo. W pierwszym ujęciu jako sposób kultywowania i realizacji wcześniej wymienionych elementów. Natomiast w drugim jako propozycję dla klienta, w oparciu Wasze mocne strony i możliwości, które spełnią jego zapotrzebowanie i będą świadectwem prawdziwego partnerstwa.

Na tym jednak nie koniec, ponieważ ważnym elementem kultury przedsiębiorstwa będzie również respektowanie regulaminu i procedur (czyli wszelkie formalizmy), świadomość jakościowa, czy sam w sobie dress-code.

Kto by pomyślał, że tak dużo będzie można wpisać w tę definicję! A czy wiesz dlaczego tak jest? I czemu powinno to służyć?

Funkcje kultury organizacyjnej

Ponieważ nadrzędnym elementem sukcesu przedsiębiorstwa jest zbudowanie takich warunków, aby pracownicy nie przychodzili do roboty, po to, aby z niej wyjść; a klienci przybywali, chcąc kontynuować dalszą współpracę.

To kultura przedsiębiorstwa:

• Ujednolica język komunikacji i daje przejrzystość interpretacji,
• Pozwala odrzucić pracę w silosach, czyli zamykanie się na obszarową realizację celów oraz ograniczanie przepływu informacji,
• Podtrzymuje ideę współpracy,
• Jednocześnie wyznacza jasne granice dla jednostek, które nie potrafią wpisać się w wypracowane założenia,
• Informuje o zasadach, które zmniejszają ryzyko konfliktów,
• Kształtuje poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy, a także zdrowej atmosfery,

Spina wszystkie elementy w całość tworząc pewnego rodzaju ideę, bądź nawet kult, który może realnie przełożyć się na motywację pracowników firmy, a tym samym na poprawę jej efektywności

Co mają emocje do dobrej kultury?

Łącząc wszystkie refleksje w całość, warto przytoczyć w tym miejscu symboliczną wizualizację jaką jest model Edgara Schein’a. To nic innego jak piramida, która składa się z 3 elementów. Wspomniane wcześniej zasady, regulaminy, czy dress-code można nazwać artefaktem kultury organizacyjnej, który stanowi czubek piramidy. W środku znajdują się normy i wartości firmy – nie tylko te postrzegane, ale również deklarowane przez przedsiębiorstwo produkcyjne (np.: zadowolenie klienta, rozwój spójny z zasadami CSR itd.). Natomiast w podstawie, ukryte niczym fundament, znajdują się założenia. Są to te elementy kultury organizacyjnej, które tym samym najtrudniej dostrzec np.: to w jaki sposób pracownicy komunikują się z przełożonym, jak menadżerowie delegują odpowiedzialności, w jaki sposób przedstawiane są plany, cele organizacji itd.).

I gdzie w tym wszystkim znajduje się miejsce na emocje? Dlaczego właśnie one mają tak duży wpływ i stanowią o dobrej, silnej kulturze?

Bo tak jak z piramidą, domem, czy każdą z konstrukcji – do ich wybudowania wymaga zaangażowania pracowników. A to bezpośrednio sprowadza się do poczucia motywacji wewnętrznej, nie tylko na etapie kształtowania kultury organizacyjnej, ale przez cały bieg ścieżki zawodowej wszystkich członków organizacji. O osiągnięciu takiego sukcesu w swojej firmie będziesz mógł powiedzieć, w momencie, kiedy to wartości i założenia nie będą pustym komunikatem, wpisanym w codzienność pracy, lecz świadomością i odpowiedzią na sens dlaczego Twoi pracownicy budują organizację razem z Tobą.

Brzmi bardzo górnolotnie, prawda?

Ale obraz rzeczywistości jest paradoksalnie prostszy.

Rola lidera w tworzeniu kultury organizacyjnej

Aura właściwej kultury organizacyjnej nie ma swojego impulsu jak dzwony bijące na Anioł Pański, czy rytualna, pięciokrotna modlitwa muzułmanina. Stąd kontynuując wątek świadomości pracowników, nie masz co liczyć na to, że będą oni przebierać nogami na wspólne spotkania, czy odbijając się kartą przy drzwiach, będą wykrzykiwać firmowe slogany. Nic z tych rzeczy.

Jednak Ty jako lider, możesz sprawić, że to co nie jest namacalne, będzie podtrzymywało swoją moc.

W jaki sposób?

• Po pierwsze zadaj sobie pytanie, czy jako szef, właściciel, dyrektor, bądź kierownik rozumiesz Waszą definicję kultury i czy jesteś spójny z jej założeniami.
• Nie patrz ślepo na to co robią największe firmy, kształtuj z zespołem własne wartości i cele.
• Zadbaj o to, aby komunikacja kulturalna była jednoznaczna i zrozumiała dla wszystkich podopiecznych.
• Zapewnij warunki do tego, aby całokształt kultury organizacyjnej nie był wciśnięty nowemu pracownikowi jak pigułka od Działu HR, ale stanowił element onboardingu.
• Podtrzymuj kulturę pracy w ramach odpraw, spotkań operacyjnych, taktycznych, strategicznych itd. poprzez promowanie pracy zespołowej, system rozwiązywania problemów, system sugestii, dzielenie odpowiedzialności projektowej.
• Postaw na budowanie motywacji wewnętrznej nie tylko w kontekście premiowania finansowego, ale właśnie kładąc nacisk na niefinansowe aspekty takie jak: rozmowa, uznanie, docenienie, integracja, angażowanie w nowe projekty, budowanie ścieżki rozwojowej pracowników.
• Pozwól na nieformalne poziomy kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa – aby zespoły wykonawcze, operacyjne, między-obszarowe posiadały swoją, ale jednak spójną z całokształtem, odnogę działania.
• Zwróć uwagę na to, że Twoja, jak i dokładnie każda organizacja ma pracowników, którzy przejawiają różne cechy osobowości. Oznacza to, że w różny sposób trzeba będzie podejść do komunikacji, a także ich rozwoju.

Chcąc podtrzymać klimat organizacyjny, Ty też nie zamykaj się na rozwój. Poszukuj szans dla zdobywania nowej wiedzy, doświadczeń, benchmarków stając się przykładem dla podopiecznych.

Wszystko to co zrobisz, będzie miało przełożenie na działanie firmy. A jeśli zrobisz to z odpowiednim zamysłem, otrzymasz coś w zamian – nie tylko od klienta, ale również od swoich podopiecznych.

Pamiętaj, że jako lider również musisz zadbać o swój rozwój – sprawdź program rozwojowy dla liderów, kierowników i brygadzistów: Lean Lider Green Belt.

Miejsce pracowników w tworzeniu kultury

Nie istnieje przykład kultury organizacyjnej, która nie obejmuje personelu. Wartości, zasady i relacje to spoiwo. Jednak i tak głównym ogniwem są ludzie.

W jednym z przedsiębiorstw, w którym realizowaliśmy diagnozę natknęłam się na naprawdę piękny kadr, bądź ujęcie kultury organizacji. Jak się okazało, nieco wcześniej firma przeszła transformację swojej struktury. Z roli dwóch liderów produkcji, wyłoniono kilku, pomniejszych brygadzistów sprawujących pieczę nad wybranymi liniami. Ci dwaj, wspomniani panowie przekroczyli już jesień swojego życia, ale mimo to firma postanowiła utrzymać ich etaty. Decyzja wynikała z szacunku do ich doświadczenia oraz wkładu włożonego w rozwój produkcji. Realizowane przez nich zadania miały pokrywać się z dotychczasowym nadzorem procesów, a jednocześnie stanowić transfer wiedzy dla kolejnych pokoleń. Badając sytuację z zewnątrz, można by powiedzieć, że to nadmierne przetwarzanie. Jednak dla danej firmy był to wymiar symboliczny, pokazujący, że zarówno właściciele, jak i pracownicy liniowi uznają zasady dobrej kultury.

Ten case pokazuje chyba całą istotę tego, że zachowania pracowników firmy określają kulturę organizacyjną. Wskazuje, że niezależnie od wieku, stażu, czy poziomu rotacji, wzajemne uznanie, zaangażowanie i chęć budowania relacji potrafi postawić fundament, który należy następnie polewać wodą, aby nie popękał. Ważne jest, aby czuli się oni zaangażowani, wysłuchani i by wiedzieli, że mają wpływ na firmę. Warto tu wykorzystać odpowiednie narzędzia, przykładowo aplikację ProblemBox.

8 głównych zasad do skutecznego budowania kultury

Tworząc klamrę, niczym odkrywczym będzie stwierdzenie, że kultura organizacyjna kształtowana jest zarówno przez przeszłość, jak i przez każdy kolejny dzień funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednak aby poprawić jej kondycję, bądź raczej zwiększyć jej wydźwięk, warto, abyś trzymał się kilku podstawowych zasad. One również nie będą odkrywcze, ale zdecydowanie odświeżające:

1. Bądź spójny z DNA (Kultura zorientowana z kontekstem biznesowym pozwoli dążyć do realizacji celów firmy, nie zapominaj przy tym o misji, wizji, wartościach, a także zaangażowaniu pracowników w tworzenie strategii).
2. Przegoń słomiany zapał (Opracowanie i zakomunikowanie wyżej wymienionych założeń nie wystarczy)
3. Orientacja na klienta (Nie zapominaj, że prowadzenie firmy to nie performance, a działalność, zmierzająca do spełnienia oczekiwań klientów, którzy mają swój głos).
4. Zaakceptowanie emocji (Choć prościej jest pracować bardziej narzędziowo, a mniej emocjonalnie, już nawet, aby zdefiniować kulturę organizacyjną potrzebne są emocje -> motywacja wewnętrzna, zaangażowanie, poczucie istotności).
5. Cykl PDCA (Kultura organizacji powinna opierać się na iteracjach. Planowanie – Testowanie – Eksperymentowanie – Obserwacje w miejscu akcji – Wyjaśnianie obiekcji – Analiza – Weryfikacja hipotez – Odkrywanie potencjału – Wdrożenie – Standaryzacja – Usprawnianie)
6. Istota przywództwa (Oprócz zestawów cech i zachowań, które są pożądane w rolach liderskich oraz stylach zarządzania, niezwykle ważnym zadaniem jest umiejętne wystrzeganie się błędów: 4 obszary zarządzania menadżerów, które blokują rozwój firmy /8 błędów w zarządzaniu firm rodzinnych)
7. Ludzkie potrzeby (Ty też jesteś członkiem organizacji, a Wam = pracownikom, potrzebne są: poczucie bezpieczeństwa, życzliwość, zaufanie, możliwość osiągania sukcesów, relacje, posiadanie odpowiedzialności, zrozumienie, interakcja, dyscyplina i organizacja pracy, spełnienie zawodowe, rozwój).
8. Otwartość na rozwój i współpracę (Tak to słowo się powtarza, ponieważ fundamenty kultury organizacyjnej zaprocentują poprzez podjęcie współpracy z dostawcami, klientami, a także zewnętrznymi partnerami)

Dlaczego warto budować kulturę organizacyjną?

Choć tak naprawdę same funkcje kultury organizacji składają się już w solidny pakiet korzyści, warto dodać tu jeszcze kilka słów.

Po pierwsze odpowiednia kultura organizacyjna stabilizuje poziom rotacji pracowników, co naturalnie przekłada się na bardziej efektywną organizację procesów, większą przewidywalność w balansowaniu obciążenia oraz planowaniu, utrzymaniu standardów, a także budowaniu doświadczenia. Dalej idąc pozwala ona na odkrywanie oraz utrzymanie talentów i silnych jednostek, którzy przyczyniają się do wzrostu przedsiębiorstwa. Na tzw.: „wyższą kulturę firmy” zwracają również uwagę potencjalni kandydaci – jaka jest atmosfera pracy, co może zaoferować pracodawca, jak dana marka prezentuje się na rynku, jakie wartości jej przyświecają.

Ponadto kultura organizacyjna wypełnia luki – zarówno te kompetencyjne, jak i organizacyjne. Może przyczynić się do poprawy elastyczności w działaniu poprzez lepiej skonstruowane zasady oraz kanały komunikacji, a także napędzać do poszukiwania nowych rozwiązań.

Po trzecie stanowi ona obraz przedsiębiorstwa, na które patrzą podmioty zewnętrzne.

Co ma kultura organizacyjna do zadowolenia klienta?

No właśnie. Klienci świadomi kultury organizacyjnej jaka podtrzymywana jest w Waszej firmie – mogą chcieć kontynuować współpracę, bądź nie. Realizując swoje audyty rzecz jasna zweryfikują drogę projektowania wyrobów, sposób organizacji procesów, czy zapewnienia jakości, ale także system zarządzania i „opieki” nad personelem. Klient promujący się w wysoko postawionych wartościach, będzie szukał podobnie funkcjonującego dostawcy. Stąd ich diagnoza kultury organizacyjnej może postawić Was w świetle owocnego partnerstwa oraz punktu przewagi konkurencyjnej. I nawet w dobie szaleńczo rozwijających się technologii macie przed sobą możliwość wejścia na nowe rynki bez równie szalonych strategii, a poprzez ciągłe usprawnianie swojego poziomu operacyjnego, a także wysokich podstaw kultury organizacyjnej.

Jeżeli zastanawiasz się jak Wasz przykład kultury organizacyjnej można wykorzystać do wzmocnienia potencjału, zachęcam Cię do pobrania Check Listy Prezesa. To proste narzędzie, które możesz wykorzystać jako wewnętrzny mechanizm oceny, a także bazę do określenia planów projektowych.