Najczęściej warto zacząć od obszaru pilotażowego. Może to być jedno gniazdo produkcyjne, spawalnia, drukarnia, magazyn, narzędziownia, stanowisko montażowe lub obszar utrzymania ruchu.

2. Dokumentacja stanu obecnego

Przed wdrożeniem wykonujemy dokumentację fotograficzną i analizę obecnego sposobu organizacji pracy.

Sprawdzamy:

• gdzie znajdują się narzędzia,
• czy są oznaczone miejsca odkładcze,
• ile rzeczy zbędnych znajduje się w obszarze,
• czy przejścia są drożne,
• czy materiały są opisane,
• czy pracownicy wiedzą, gdzie co powinno być,
• jakie są źródła zabrudzeń,
• czy standard jest taki sam na różnych zmianach.

Ten etap jest ważny, ponieważ pozwala porównać stan przed i po wdrożeniu.

3. Szkolenie pracowników z 5S

Pracownicy muszą rozumieć, po co wdrażane jest 5S. Bez tego projekt może zostać odebrany jako dodatkowe sprzątanie albo kontrola porządku.

Podczas szkolenia wyjaśniamy:

• czym jest metoda 5S,
• jak 5S wpływa na czas pracy,
• jak ogranicza szukanie i zbędny ruch,
• jak poprawia bezpieczeństwo,
• dlaczego standard musi być prosty i widoczny,
• jak będą wyglądały audyty 5S,
• kto odpowiada za utrzymanie efektów.

Dobre wdrożenie 5S wymaga zaangażowania pracowników z obszaru. To oni najlepiej wiedzą, które narzędzia są potrzebne, które przeszkadzają i gdzie pojawiają się codzienne straty.

4. Realizacja 1S – Selekcja

1S polega na usunięciu z obszaru pracy rzeczy, które nie są potrzebne do bieżącej pracy.

W praktyce oznacza to przegląd narzędzi, materiałów, wyposażenia, dokumentów, pojemników i elementów odkładanych „na wszelki wypadek”.

Podczas 1S:

• identyfikujemy rzeczy potrzebne i zbędne,
• oznaczamy przedmioty do decyzji,
• usuwamy rzeczy nieużywane,
• oddzielamy narzędzia uszkodzone,
• zmniejszamy ilość zapasu przy stanowisku,
• porządkujemy przestrzeń roboczą.

Efektem 1S jest większa przejrzystość stanowiska i mniej rzeczy, które przeszkadzają w pracy.

5. Realizacja 2S – Systematyka

2S polega na ustaleniu miejsca dla każdego potrzebnego narzędzia, materiału i wyposażenia.

Najważniejsza zasada brzmi: to, co potrzebne najczęściej, powinno być najbliżej miejsca pracy. To, co używane rzadziej, może znajdować się dalej.

Podczas 2S wdrażamy:

• oznaczenia miejsc odkładczych,
• tablice cieni,
• opisy półek i regałów,
• oznaczenia podłogowe,
• etykiety,
• standardy ustawienia narzędzi,
• wizualizację wyposażenia,
• zasady minimalnego i maksymalnego zapasu.

Celem jest sytuacja, w której brak narzędzia, materiału lub pojemnika jest widoczny od razu.

6. Realizacja 3S – Sprzątanie i eliminacja źródeł zabrudzeń

3S oznacza czyszczenie stanowiska oraz usuwanie przyczyn zabrudzeń i nieporządku.

Nie chodzi tylko o sprzątanie po zmianie. Chodzi o to, aby zrozumieć, skąd biorą się zabrudzenia, wycieki, odpady, rozsypane materiały lub nieuporządkowane narzędzia.

W ramach 3S przygotowujemy:

• karty sprzątania,
• harmonogramy sprzątania,
• podział odpowiedzialności,
• standard czystości stanowiska,
• zasady reagowania na zabrudzenia,
• oznaczenie źródeł problemów.

W produkcji 3S często pomaga szybciej zauważyć wycieki, zużycie elementów, uszkodzenia narzędzi albo nieprawidłową pracę maszyny.

7. Realizacja 4S – Standaryzacja

4S polega na opisaniu najlepszego uzgodnionego sposobu organizacji miejsca pracy.

Bez standaryzacji 5S szybko wraca do stanu sprzed projektu. Dlatego przygotowujemy standardy, które są proste, wizualne i możliwe do utrzymania.

W ramach 4S powstają:

• karty standardu stanowiska,
• zdjęcia stanu wzorcowego,
• instrukcje odkładania narzędzi,
• standard oznaczeń,
• zasady sprzątania,
• checklisty kontroli,
• standardy dla zmian i liderów.

Dobry standard nie powinien być skomplikowany. Ma pomagać pracownikowi szybko sprawdzić, czy stanowisko jest przygotowane prawidłowo.

8. Realizacja 5S – Samodyscyplina i audyty

5S oznacza utrzymanie wypracowanego standardu przez regularne audyty, odpowiedzialność i reakcję na odchylenia.

To najtrudniejszy etap, ponieważ wymaga konsekwencji po zakończeniu działań wdrożeniowych.

W ramach 5S przygotowujemy:

• formularze audytów,
• harmonogram audytów,
• zasady oceny obszarów,
• odpowiedzialność liderów,
• tablice wyników,
• przeglądy działań poaudytowych,
• plan utrzymania standardu.

Audyty 5S powinny prowadzić do działań, a nie tylko do punktacji. Jeżeli audyt pokazuje problem, musi być jasne, kto odpowiada za jego usunięcie i do kiedy.

Zarządzanie wizualne w projekcie 5S

Zarządzanie wizualne to sposób organizacji pracy, w którym stan prawidłowy i odchylenie od standardu są widoczne od razu.

W projekcie 5S zarządzanie wizualne pomaga pracownikom szybciej ocenić, czy wszystko jest na swoim miejscu. Nie trzeba pytać, szukać ani interpretować zasad.

Przykłady zarządzania wizualnego:

• tablice cieni na narzędzia,
• oznaczenia podłogowe,
• etykiety na regałach,
• zdjęcia standardu stanowiska,
• kolorystyka stref,
• oznaczenia minimalnych i maksymalnych zapasów,
• tablice wyników audytów,
• statusy zadań poaudytowych,
• oznaczenia ciągów komunikacyjnych,
• wizualizacja miejsc odkładczych.

Dobrze wdrożone zarządzanie wizualne zmniejsza liczbę pytań operacyjnych i ułatwia wdrażanie nowych pracowników.

Efekty wdrożenia 5S zależą od skali problemu, zaangażowania zespołu i konsekwencji w utrzymaniu standardu. W wielu firmach pierwsze rezultaty pojawiają się szybko, ponieważ część strat wynika z codziennego szukania i braku stałych miejsc dla narzędzi.